Krankmeldung

Krankmeldung — das Wichtigste auf einen Blick

Wenn du krank bist und nicht arbeiten kannst, solltest du deinem Arbeitgeber noch vor Arbeitsbeginn Bescheid geben. Auf welchem Weg du das machst, ist in deinem Arbeitsvertrag geregelt — meistens per Telefon oder E-Mail. Teile mit, dass du arbeitsunfähig bist und wie lange du voraussichtlich fehlst. Deine genaue Diagnose musst du nicht nennen.

Spätestens am vierten Kalendertag brauchst du zusätzlich einen ärztlichen Nachweis, in manchen Betrieben auch schon früher. Bist du länger krank als gedacht, meldest du dich erneut bei deinem Arbeitgeber und kümmerst dich um eine Folgebescheinigung.

Wie du dich richtig krankmeldest, welche Fristen du einhalten musst und was für gesetzlich bzw. privat Versicherte gilt, erfährst du jetzt.

Wann brauchst du welchen Nachweis?

Dauert deine Erkrankung länger als drei Kalendertage, brauchst du spätestens am vierten Tag einen ärztlichen Nachweis. Dazu zählen auch Wochenenden und Feiertage.

➡️Beispiel: Du bist ab Freitag krank. Dann ist Freitag Tag 1, Samstag Tag 2 und Sonntag Tag 3. Spätestens ab Montag brauchst du einen ärztlichen Nachweis.

• Bist du gesetzlich versichert, läuft der Nachweis über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Praxis übermittelt sie an deine Krankenkasse, dein Arbeitgeber ruft sie dort ab. Alternativ kannst du deine AU auch als Ausdruck erhalten und sie selbst beim Arbeitgeber einreichen.
• Als Privatversicherter bekommst du die Bescheinigung nur in Papierform und reichst sie selbst ein.

Wichtig: Arbeits-, Betriebs- oder Tarifverträge können eine Nachweispflicht bereits ab dem ersten Krankheitstag vorsehen. Das ist häufig in der Probezeit der Fall. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann eine Abmahnung nach sich ziehen.

Das gehört in deine Krankmeldung

Für eine richtige Krankmeldung brauchst du einige klare Angaben:

📝Sachlich und knapp schreiben: Beschränke dich auf das Nötigste und vermeide lange Erklärungen zu Symptomen oder Umständen.

❌Keine Diagnose nennen: Du bist nicht verpflichtet, deine Erkrankung zu benennen. Stattdessen kannst du dich einfach als arbeitsunfähig melden.

⌛Zeitraum präzise angeben: Nenne ein konkretes Datum, bis zu dem du voraussichtlich fehlst, zum Beispiel „bis einschließlich Mittwoch, den 23.07.“

📁Nachweis korrekt benennen: Gib an, ob du eine eAU (gesetzlich Versicherte) oder eine Papierbescheinigung (privat Versicherte) übermittelst.

🔄️Ein Update bei Änderungen ankündigen: Sag Bescheid, dass du dich frühzeitig meldest, falls sich deine Rückkehr verzögert. 

Krankmeldung per Telefon

In vielen Unternehmen ist das Telefon der übliche Weg für die erste Krankmeldung. Ruf am besten vor Beginn deiner Arbeitszeit an und wende dich dabei an die richtige Ansprechperson. Meistens ist das deine Führungskraft oder die im Arbeitsvertrag festgelegte Stelle. Nenne am Telefon diese Dinge:

• Du bist arbeitsunfähig.
• Die voraussichtliche Dauer.
• Hinweis auf die AU (eAU oder Papierbescheinigung).
• Ob du für Rückfragen erreichbar bist.
• Kündige ein Update an, falls sich die Dauer ändert.

Gut zu wissen: Erreichst du am Telefon niemanden, kannst du deine Krankmeldung auf der Mailbox hinterlassen. Sprich dabei langsam und deutlich. Nenne am Ende deine Rückrufnummer.

Krankmeldung per E-Mail oder Messenger

Manchmal werden Krankmeldungen schriftlich erwartet, zum Beispiel per E-Mail, SMS oder einem internen Messenger-Tool. Welcher Kanal gilt, steht im Arbeitsvertrag oder ergibt sich aus dem üblichen Vorgehen in deinem Team.

In der Regel schreibst du deine Krankmeldung immer nur an eine Person (deine Führungskraft oder die Personalabteilung). Ein Gruppenchat ist kein geeigneter Ort für eine Krankmeldung.

So baust du die Nachricht auf:

• Betreff (bei E-Mail): Krankmeldung [Startdatum–voraussichtliches Enddatum], z. B. „Krankmeldung 14.07.–16.07.“
• Inhalt: Kurze Meldung, dass du arbeitsunfähig bist, mit Zeitraum und Hinweis auf den Nachweis (z. B. im Anhang)
• Erreichbarkeit: Kurzer Hinweis, ob und wie du für Rückfragen erreichbar bist
• Update: Ankündigung, dass du dich bei Änderungen der Dauer meldest

Verlängerung und unklare Dauer 

Dauert deine Krankheit länger als erwartet, solltest du deinen Arbeitgeber rechtzeitig informieren. Warte nicht, bis dein ursprünglich geplanter Rückkehrtag bereits vorbei ist. So können Vertretungen und Abläufe frühzeitig geplant werden. 

Für den Nachweis stellt dein Arzt eine Folgebescheinigung aus. Bei gesetzlich Versicherten wird die eAU erneut elektronisch übermittelt. Privatversicherte reichen die Bescheinigung wieder fristgerecht ein.

Vorlagen für alle Situationen

Für die typischsten Situationen findest du hier passende Vorlagen. Je nachdem, wie du dich meldest, kannst du sie für einen Anruf, eine E-Mail oder eine Nachricht verwenden.

Erstmeldung mit klarer Ausfalldauer:

„Ich melde mich für den Zeitraum vom [Datum] bis einschließlich [Datum] arbeitsunfähig. Meine eAU wird über meine Praxis übermittelt. Bei Rückfragen bin ich per [Kanal] erreichbar.“

Erstmeldung mit unklarer Dauer:

„Ich melde mich ab heute arbeitsunfähig. Die genaue Dauer ist aktuell noch nicht absehbar. Ich gebe so schnell wie möglich Bescheid, sobald ich mehr weiß. Meine eAU reiche ich entsprechend nach.“

Erstmeldung mit angekündigtem Arztbesuch:

„Ich melde mich für heute arbeitsunfähig. Ich werde heute noch zur Praxis gehen und die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen. Den Nachweis reiche ich entsprechend nach. Falls sich an der voraussichtlichen Dauer etwas ändert, melde ich mich rechtzeitig.“

Verlängerung mit neuem Enddatum:

„Ich möchte euch kurz informieren, dass sich meine Arbeitsunfähigkeit verlängert. Ich bin nun voraussichtlich bis einschließlich [neues Datum] krankgeschrieben. Die eAU wird entsprechend über meine Praxis übermittelt. Falls sich daran noch einmal etwas ändert, gebe ich rechtzeitig Bescheid.“

Zwischenstand bei weiterhin unklarer Dauer:

„Ich wollte kurz Rückmeldung geben: Meine Arbeitsunfähigkeit besteht weiterhin. Ein genaues Enddatum steht noch nicht fest. Ich melde mich spätestens am [Datum] mit einem weiteren Update. Die eAU reiche ich entsprechend nach.“

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Nach der Krankmeldung folgt der nächste Schritt: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen. Welche Anforderungen diese erfüllen muss und wie du sie korrekt handhabst, erfährst du in unserem Beitrag dazu!