Beschwerde schreiben
Du bist unzufrieden mit einem Produkt oder einer Lieferung und willst eine Beschwerde schreiben. Wir zeigen dir, warum es sich lohnt und wie du den Beschwerdebrief am besten formulierst!
Inhaltsübersicht
Warum eine Beschwerde schreiben?
Die Liefertermine werden nicht eingehalten, das Produkt ist beschädigt oder das Hotelzimmer wurde nicht ordentlich geputzt — all das sind gute Gründe, eine Beschwerde zu schreiben! Denn schließlich gilt die Regel: Der Kunde ist König.
Um die Probleme bei Lieferungen oder Dienstleistungen zu klären, reicht es oft schon, einfach anzurufen. Doch wenn das keine Wirkung zeigt, ist der Beschwerdebrief der nächste Schritt.
Welche Funktionen hat eine Beschwerde?
Du denkst, eine Beschwerde lohnt sich nicht? Das stimmt nicht! Einen Beschwerdebrief oder eine Beschwerde E-Mail zu schreiben, hat verschiedene Funktionen:
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Unzufriedenheit ausdrücken
In den meisten Fällen passieren Fehler ohne Absicht. Wenn du dem Verkäufer deine Unzufriedenheit also gar nicht mitteilst, hat er keine Chance zu reagieren oder den Fehler zu beheben. Wichtig ist dabei, dass du nicht ausfallend wirst. Schildere dein Problem sachlich und klar.
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Sachverhalt dokumentieren
Einen Beschwerdebrief oder eine Beschwerde E-Mail zu schreiben hat den Vorteil, dass du alles dokumentieren kannst! Wann und wie häufig bist du wegen der Sache bereits tätig geworden? Du hast Belege, dass dein Gegenüber von deiner Beschwerde wusste und trotzdem nichts unternommen hat. Deshalb sind Beschwerdebriefe auch effektiver als Anrufe.
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Ernst der Lage verdeutlichen
Mündliche Beschwerden oder Anrufe werden häufig abgetan und es wird nichts unternommen. Liegt jedoch ein Beschwerdebrief im Briefkasten, erhöhst du den Druck für den Verkäufer oder Dienstleister und verdeutlichst den Ernst der Lage.
Unterschied Beschwerde und Reklamation
Bist du mit einem Produkt oder einer Dienstleistung unzufrieden, kannst du eine Beschwerde schreiben. Du solltest jedoch schon im Vorhinein wissen, ob es sich tatsächlich nur um eine Beschwerde oder doch um eine Reklamation handelt. Da gibt es nämlich einen juristischen Unterschied!
Beschwerde
Bei einer Beschwerde drückst du deine Unzufriedenheit über Arbeitsabläufe oder abweichende Produktvorstellungen aus. Wenn du beispielsweise einen hochwertigen Schreibtisch kaufst, der bei der Lieferung jedoch überhaupt nicht hochwertig aussieht, kannst du eine Beschwerde schreiben. Ein anderer Grund für eine Beschwerde ist ein Liefertermin, der nicht eingehalten wurde.
Reklamation
Bei einer Reklamation drückst du ebenfalls deine Unzufriedenheit aus, jedoch handelt es sich hier um tatsächliche Mängel am Produkt. Entweder das Produkt funktioniert nicht oder es wurde die falsche Ware geliefert — in solchen Fällen hast du Anspruch auf eine Entschädigung, denn es besteht eine Garantie!
Auch wenn beide Begriffe umgangssprachlich synonym verwendet werden, sollten sie beim Beschwerdebrief Schreiben berücksichtigt werden. Denn nur bei einer Reklamation hast du Anspruch auf ein neues Produkt.
Häufig bieten Unternehmen bei einem Beschwerdebrief jedoch aus Gefälligkeit (Kulanz) einen Rabatt, zum Beispiel wenn du länger auf ein Produkt warten musstest.
Wie sieht ein Beschwerdebrief aus? — Beschwerdebrief Beispiel
Beim Verfassen eines Beschwerdebriefs solltest du auf einige Dinge achten. Diese Informationen sollten in einen Beschwerdebrief:
- Eckdaten (Name, Datum, Adresse, Bestell- oder Kundennummer)
- Anlass der Schreibens (Betreff: Beschwerde für Bestellung 123)
- Anrede (höfliche Formulierung, am besten direkten Adressaten)
- Genaue Beschreibung des Sachverhalts (Warum beschwerst du dich?)
- Beschwerde ausdrücken (Unzufriedenheit sachlich deutlich machen)
- Mögliche Verbesserungsvorschläge und Entgegenkommen
- Grüße und handschriftliche Unterschrift
Beim Beschwerdebrief Schreiben ist es besonders wichtig, auf einen höflichen Ton zu achten. Nur so kannst du erwarten, auch höflich und zuvorkommend behandelt zu werden. Beleidigungen sind ein absolutes No-Go und bringen nichts!
Gehe außerdem immer davon aus, dass der Verkäufer den Fehler unabsichtlich begangen hat. Es gilt die sogenannte Unschuldsvermutung: Meist steckt keine Absicht hinter solchen Fehlern. Vielleicht hat ein Mitarbeiter einfach vergessen, die Informationen weiterzuleiten oder den Auftrag weiterzugeben. Solche Fehler sagen nicht unbedingt etwas über die allgemeine Qualität und Zusammenarbeit mit dem Unternehmen aus.
Tipps zum Beschwerdebrief schreiben
Damit der Beschwerdebrief höflich bleibt, aber trotzdem Wirkung zeigt, solltest du auf diese Tipps achten. Sie helfen dir, eine perfekte Beschwerde zu formulieren.
✓ Höflich sein
Beschreibe dein Problem sachlich und höflich. Dann kannst du davon ausgehen, dass dein Gegenüber versucht, dir zu helfen.
✓ Die richtige Person adressieren
Schreibe deine Beschwerde zuerst an den zuständigen Sachbearbeiter. Ihn findest du meist auf der Website oder im Schriftverkehr. So vermeidest du, dass er vorgeführt wird, obwohl er nur einen kleinen Fehler gemacht hat. Erst, wenn das nicht funktioniert, kannst du dich an den Vorgesetzten wenden.
✓ Klare Formulierungen
Schweife bei der Beschreibung des Sachverhalts nicht aus, sondern komme auf den Punkt. Mit wem, wann, wo und wie gab es ein Problem? Was lief anders als vereinbart?
✓ Erst überlegen, dann Schreiben
Schreibe deine Beschwerde am besten am Abend und lies sie dir am nächsten Tag nochmal durch. Dadurch schaust du nochmal mit ganz anderen Augen darauf und du kannst manche Formulierungen gegebenenfalls entschärfen.
✓ Entgegenkommen
Damit du dein Produkt oder die Dienstleistung doch noch zu deiner Zufriedenheit bekommst, kannst du dich entgegenkommend und kompromissbereit zeigen. So kommst du mit deinem Gegenüber am schnellsten zu einer Lösung.
✓ Mit Lob beginnen oder aufhören
Beginne die Beschwerde freundlich. Dadurch weiß dein Gegenüber, dass die Zusammenarbeit normalerweise immer problemfrei funktioniert hat und Fehler passieren können. So ist dein Gegenüber auch bemüht, das Problem schnellstmöglich zu beheben.
Typische Fehler beim Beschwerdebrief schreiben
Einige Fehler solltest du unbedingt vermeiden!
✗ Beleidigungen und Sarkasmus: Dadurch fühlt sich dein Gegenüber persönlich verletzt und macht vermutlich dicht — selbst wenn du mit deiner Beschwerde recht hast.
✗ Zu ausführliche Beschreibungen: Weit auszuholen und vorangegangene Telefonate Wort für Wort zu zitieren, lenkt nur von der eigentlichen Beschwerde ab. Außerdem führt es nicht zur schnellen Lösung des Problems.
Beschwerdebrief Muster
Doch wie schreibt man eine Beschwerde jetzt genau? Keine Sorge! Hier siehst du ein Beschwerdebrief Muster, wenn es auf der Arbeit zu Problemen mit einem Geschäftspartner gekommen ist. Natürlich kannst du die Vorlage durch kleine Veränderungen auch bei privaten Problemen nutzen. Außerdem haben wir hier eine kostenlose Beschwerdebrief Vorlage in Word für dich.
Absender
Firma
Vorname Nachname
Abteilung
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Dienstnummer/Bestellnummer/Kundennummer
Adressat
Vorname Nachname
Straße und Hausnummer
PLZ Ort
Datum TT.MM.JJJJ
Beschwerdebrief aufgrund nicht erfolgter Lieferung
Sehr geehrte/r _________,
nachdem ich mich bereits telefonisch am ________ dieses Monats mit Ihrem Mitarbeiter XY in Kontakt gesetzt habe, ist immer noch nichts passiert. Deshalb melde ich mich nun schriftlich, um sicherzustellen, dass die Lieferung (ursprünglicher Liefertermin ________) uns in naher Zukunft erreicht.
Sie können meine Enttäuschung sicherlich nachvollziehen. Besonders in Anbetracht der Tatsache, dass mir Ihr Mitarbeiter XY in unserem Telefonat versichert hatte, das Problem an die zuständige Abteilung weiterzuleiten. Ich bin verwundert, da die Zusammenarbeit in der Vergangenheit immer problemlos funktioniert hat.
Sollte die Lieferung in der Zwischenzeit ankommen, betrachten sie diese Beschwerde als erledigt. Sollte die Lieferung bis zum ________ ausbleiben, werde ich vom ursprünglichen Kaufvertrag zurücktreten.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Beschwerdebrief schreiben — häufigste Fragen
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Wie beschwert man sich höflich?
Damit deine Beschwerde eine Wirkung hat, beachte einfach die folgenden Tipps:- Atme durch
- Trete höflich auf und werde nicht ausfallend
- argumentiere logisch und konkret, versuche nicht auszuschweifen
- biete dein Entgegenkommen an und stelle gleichzeitig deine Forderungen
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Wie mache ich eine Beschwerde?
Eine Beschwerde kann mündlich, schriftlich, per Post, Email oder Fax erfolgen. Am besten ist eine schriftliche Beschwerde, da hier alle Daten festgehalten werden. Am besten machst du eine Kopie deines Beschwerdebriefs.
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Wie beende ich eine Beschwerde?
Eine Beschwerde beendest du beispielsweise mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichem Gruß“, „Mit verbindlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“.
Termin absagen
Jetzt weißt du, wie du eine Beschwerde schreiben kannst und wie eine Beispiel Beschwerde aussieht! Doch wie kannst du einen Termin freundlich absagen? Das zeigen wir dir hier !
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