Du willst eine Termin Absage formulieren, doch weißt nicht wie? Hier und in unserem Video  bekommst du die besten Tipps, um eine höfliche Absage zu schreiben!

Termin Absage einfach erklärt  

Kannst du eine Verabredung nicht wahrnehmen und willst deswegen den Termin absagen, solltest du ein paar wichtige Tipps beachten! Damit die andere Person sich nicht unwichtig oder auf den Schlips getreten fühlt, ist die Art & Weise, wie du den Termin absagst, entscheidend.

Außerdem ist auch der Zeitpunkt wichtig! Wenn du einen Termin absagen willst, tue das so früh wie möglich! Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern erspart deinem Gegenüber eventuell Organisation, Geld und Stress.

Termin Absage — Das Wichtige auf einen Blick!
So kannst du eine höfliche Termin Absage formulieren:
  • Begründe deine Absage nachvollziehbar
  • Sei ehrlich
  • Benutze einen persönlichen Sprachstil
  • Vermittle deinem Gegenüber Wertschätzung
  • Formuliere seriös
  • Achte auf die richtige Rechtschreibung und Grammatik
  • Vermeide Füllwörter und Floskeln
  • Lasse Smileys und Emoticons weg

Termin Absage Muster  

Hier siehst du zwei Vorschläge, wie du Termine elegant und professionell verschieben bzw. absagen kannst:

Termin verschieben: „Sehr geehrte/r XY, gerne hätte ich unserem Termin am … wahrgenommen, doch ich bin kurzfristig erkrankt. Deshalb muss ich ihn mit leider absagen. Wäre es möglich, unseren Termin am … nachzuholen? Mit freundlichen Grüßen XY“

Termin absagen: „Sehr geehrte/r XY, vielen Dank für die Einladung. Ich wäre sehr gerne bei Ihrer Veranstaltung dabei gewesen. Wegen einer bereits geplanten Geschäftsreise kann ich die Einladung jedoch nicht annehmen. Es würde mich sehr freuen, das nächste Mal ein Gast Ihrer Veranstaltung zu sein. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und einen schönen Abend. Mit freundlichen Grüßen XY“

Was du bei einer Termin Absage sonst noch alles beachten solltest, zeigen wir dir jetzt!

Terminabsagen mit Bedacht formulieren

Die Art & Weise, wie du deinen Termin absagst, ist sehr wichtig! Sonst kann sich dein Gegenüber fragen, ob er dir nicht wichtig genug ist oder ob du die geschäftliche Beziehung nicht wertschätzt.

Um unangenehme Situationen zu vermeiden, solltest du deine Terminabsage also schlüssig und nachvollziehbar formulieren. Hier siehst du ein paar No-Gos bei der Termin Absage auf einen Blick!

Absagegrund Vermitteltes Signal Interpretation
Ich habe einen anderen Termin übersehen.“ Chaos Du hast deinen Terminkalender nicht im Griff und schätzt den Aufwand des anderen nicht.
„Da ich so viele andere Termine habe, kann ich unser Treffen nicht wahrnehmen.“ Arroganz Du fühlst dich sehr wichtig und gibst dem anderen das Gefühl, minderwertig zu sein.
„Mir ist etwas Wichtigeres dazwischen gekommen.“ Desinteresse Der Termin war dir von Anfang an nicht wichtig und du schätzt den anderen und seine Zeit überhaupt nicht wert.
„Eine Absage ist für mich reine Routine.“ Ignoranz Dir ist es egal, was die Absage für den anderen bedeutet, du schätzt ihn und seine Zeit nicht wert.

Tipp: Signalisiere deinem Gegenüber unbedingt, dass er dir wichtig ist! Sonst kannst du deine Geschäftsbeziehung dauerhaft schädigen.

Welches Medium verwende ich für die Termin Absage? 

Willst du einen Termin absagen, geht das auf verschiedenen Wegen:

  • Telefon
  • E-Mail
  • Brief

📞 Der beste Weg für eine Terminabsage ist telefonisch. Er ist direkt, schnell und du weißt, dass dein Gegenüber rechtzeitig von der Absage erfährt. Außerdem kannst du ihm persönlich sagen, dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst. Das zeigt, dass dir die andere Person wichtig ist.

💻 Wenn du normalerweise über E-Mail mit deinem Geschäftspartner schreibst, ist auch das eine gute Möglichkeit zur Terminabsage. Du solltest dabei darauf achten, dass du die Mail so früh wie möglich abschickst! Aber Achtung! Geht es um eine sehr förmliche Einladung, solltest du doch lieber zum Telefon greifen. Sonst vermittelt es einen unhöflichen und herabwürdigenden Eindruck.

📬 Die eleganteste Terminabsage ist wohl die Absage per Brief. Sie zeigt, dass dir die andere Person und der Termin sehr wichtig sind. Aus zeitlichen Gründen ist dieser Weg aber meist nicht umsetzbar. Bei einer Absage per Post sollten noch mindestens zwei Wochen Zeit bis zum Termin bleiben.

Tipp: Wähle für die Terminabsage am besten euer übliches Kommunikationsmittel! Wenn du mit deinem Geschäftspartner immer per Telefon kommunizierst, bietet sich diese Möglichkeit auch für die Terminabsage an. 

Wichtige Gründe für Termin Absage

Wenn du einen Termin absagen willst, stellt sich natürlich die Frage, ob du den wahren Grund nennst. Grundsätzlich gilt: Sei ehrlich! Eine Geschäftsbeziehung, die auf Lügen basiert, hat schonmal keine guten Voraussetzungen. Trotzdem solltest du nicht zu ehrlich und direkt sein, wenn deine Gründe keine Zeit, keine Lust oder etwas Wichtigeres zu tun sind. Am besten sollten deine Gründe nachvollziehbar und verständlich für dein Gegenüber sein.

Doch welche Gründe sind den nun gute Gründe, um einen Termin abzusagen?

Wenn die Termin Absage sehr kurzfristig ist, sind häufige Gründe:

  • ein Unfall im Haushalt oder Straßenverkehr
  • plötzliche Erkrankung oder Verletzung
  • Unfall oder Verletzung einer nahestehenden Person
  • dringende Geschäftsreise
  • spontanes und wichtige Vorstellungsgespräch

Es gilt natürlich: Sage deinen Termin so früh wie möglich ab! Wenn du schon einige Zeit vorher von deiner Termin Absage weißt, liegt das häufig an folgenden Gründen:

  • im Voraus vereinbarter Arzttermin (keine oder nur schwere Verschiebung)
  • im Voraus geplante Geschäftsreise
  • im Voraus geplanter Urlaub
  • im Voraus vereinbartes Vorstellungsgespräch

Um deinem Gegenüber zu zeigen, dass dir euer Termin wichtig war, schlägst du am besten direkt einen neuen vor! Am Ende deiner Absage gibst du also eine Auswahl neuer Termine, an denen du das Treffen nachholen könntest.

Tipp: Schlage bei einer Absage direkt einen neuen Termin vor! Beispiel: „Ich würde unser Treffen gerne nachholen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie an einem der folgenden Termine Zeit haben: …“

Negativbeispiele Termin Absage

Die Art & Weise, wie du den Termin absagst, entscheiden wie dein Gegenüber die Absage auffasst. Deshalb solltest du Floskeln und umgangssprachliche Wörter, wie sorry vermeiden.

Aber Achtung! Verstecke dich auch nicht hinter gehobener Bürosprache! Die Formulierungen „stornieren“, „dringende Verpflichtungen“, „betriebliche Angelegenheiten“ oder „wichtige Reiseangelegenheiten“ geben deinem Gegenüber keinen richtigen Grund. Sie vermitteln eher den Eindruck, der Termin wäre dir nicht wichtig genug.

Hier siehst du ein paar Negativbeispiele — so soll deine Termin Absage nicht aussehen! 

  • Bedauerlicherweise müssen wir den Termin absagen.“
  • „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“
  • „Wegen einer anderweitigen dringenden Verpflichtung…“
  • Aufgrund von Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers…“
  • „Leider müssen wir unseren Termin am … stornieren

Wie du die perfekte Termin Absage schreibst, zeigen wir dir jetzt!

Tipps und Formulierungsvorschläge  

Beim Schreiben einer höflichen Terminabsage ist es dein Ziel, Kränkungen des anderen zu vermeiden. Er soll wissen, dass er und der Termin dir wichtig waren. Du kannst beim Termin absagen folgendem Muster folgen:

1. Zeige Interesse:

Der Termin ist dir wichtig. Durch die richtigen Worte signalisierst du Interesse und Wertschätzung für den anderen.

  • „Vielen Dank für die Einladung.“
  • „Ich habe mich sehr über Ihre Einladung gefreut.“

2. Nenne deine Gründe

Dein Partner soll nachvollziehen können, wieso du den Termin absagen musstest. Nenne also gute Gründe und verstecke dich nicht hinter ungenauen Aussagen!

  • „Ich hätte unseren Termin gerne wahrgenommen, doch leider bin ich an diesem Tag auf einer Konferenz in Wien.“
  • „Gerne würde ich Sie am … treffen, doch leider muss ich zum gleichen Zeitpunkt bei einem Vorstellungsgespräch sein.“

3. Sage den Termin ab

Nun kannst du deinen Termin endgültig absagen oder verschieben. Natürlich können beispielsweise Hochzeiten nicht nachgeholt werden. Trotzdem ist es möglich, geschäftliche Verabredungen an einem anderen Termin wahrzunehmen. Eventuell kannst du auch verspätet an einem Termin, zum Beispiel einem Meeting, teilnehmen. Auch wenn du dich nur verspätest, solltest du den anderen unbedingt darüber informieren! 

  • „Dieses Mal ist es mir deshalb nicht möglich, an unserem Treffen teilzunehmen.“
  • „Daher muss ich unsere Verabredung leider absagen.“
  • „Ich würde unseren Termin gerne verschieben.“

4. Gib einen Ausblick

Dein Partner wird sich nicht unwichtig fühlen, wenn du direkt einen neuen Termin vorschlägst. Bemühe dich deshalb, direkt einen anderen Zeitpunkt zu vereinbaren.

  • „Ich hoffe, dass wir unseren Termin nachholen können. Lassen Sie mich wissen, ob Sie stattdessen am … Zeit haben.“
  • „Ich würde mich freuen, nächstes Mal ein Gast Ihrer Veranstaltung zu sein.“

Jetzt weißt du, wie du eine höfliche Termin Absage schreibst! Willst du einen Termin verschieben, zum Beispiel ein Vorstellungsgespräch, eignet sich folgende Formulierung:

„Sehr geehrte/r XY, weil ich kurzfristig erkrankt bin, muss ich unseren Termin leider absagen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben. Ich bin weiterhin per Telefon oder Mail erreichbar und freue mich auf Ihren Terminvorschlag. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Mit freundlichen Grüßen XY.“

Gehaltsverhandlung

Jetzt kannst du eine höfliche Absage formulieren! Doch weißt du auch, wie du dein Gehalt verhandeln kannst? Die besten Tipps & Tricks findest du hier !

Zum Video: Gehaltsverhandlung
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Jetzt kannst du eine höfliche Absage formulieren! Doch weißt du auch, wie du dein Gehalt verhandeln kannst? Die besten Tipps & Tricks findest du hier !

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