Absage Angebot
Wie schreibst du eine Angebotsabsage, die professionell wirkt und keine Nachfragen provoziert? Wir zeigen dir hier und im Video die richtige Struktur und Formulierung.
Inhaltsübersicht
So schreibst du die Absage eines Angebots
Im Geschäftsleben kommt es immer mal wieder vor, dass du ein Angebot aus verschiedenen Gründen ablehnen musst. Das kann oft eine unangenehme Situation sein. Deshalb ist es wichtig, dass du eine freundliche und kurze, aber bestimmte Absage schreiben kannst, die keinen Raum für Nachfragen lässt.
Eine gute Absage eines Angebots kommt so schnell wie möglich und folgt immer derselben Reihenfolge:
- Betreff: Schreibe das Wort „Absage“ direkt in die Betreffzeile. Ergänze das Datum und den Projektbezug sowie die Angebotsnummer (wenn es eine gibt).
- Anrede und Dank: Beginne höflich und bedanke dich kurz für das Angebot.
- Entscheidungssatz: Sage die Absage klar und eindeutig — keine Konjunktive, keine Hintertüren.
- Begründung: Nenne den Grund in ein paar Sätzen. Vermeide sensible Details wie interne Budgets oder Mitbewerberpreise.
- Muster/Unterlagen (optional): Weise kurz darauf hin, ob du überlassene Materialien zurücksendest.
- Abschluss: Schließe mit einer Grußformel und vollständigen Kontaktdaten ab.
Betreff: Absage zu Ihrem Angebot [Nr.] — [Projekt]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihr Angebot vom [Datum], [Nr.], zum Projekt [Projektname].
Wir haben uns nach Prüfung aller eingegangenen Angebote gegen Ihr Angebot entschieden.
Wir haben uns aufgrund günstigerer Gesamtkonditionen für einen anderen Anbieter entschieden.
[Optional: Die uns überlassenen Muster/Unterlagen senden wir Ihnen in den nächsten Tagen zurück.]
Mit freundlichen Grüßen
[Vollständiger Name]
[Funktion]
[Unternehmen]
[E-Mail]
So schreibst du eine Bitte um Nachkalkulation
Manchmal liegt die Entscheidung noch nicht endgültig fest. Du lehnst das aktuelle Angebot ab, willst dem Anbieter aber die Chance auf ein überarbeitetes Angebot geben.
Das gilt besonders, wenn du eine Absage an einen bewährten Geschäftspartner formulierst. Auch wenn sein aktuelles Angebot dich nicht überzeugt hat, kannst du ein klares Signal für die zukünftige Zusammenarbeit setzen, um die gute Beziehung aktiv zu pflegen.
Wichtig: Der Betreff nennt den Zweck und die Frist. So weiß der Anbieter auf den ersten Blick, was von ihm erwartet wird. Vermeide zudem doppelte Präfixe wie „Re: Re:“
Betreff: Nachkalkulation zu Angebot [Nr.] – Frist [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
vielen Dank für Ihr Angebot vom [Datum], [Nr.], zum Projekt [Projektname].
Im Vergleich der eingegangenen Angebote zeigte sich bei Ihrem Angebot Optimierungspotenzial. Wir möchten Ihnen daher die Möglichkeit geben, ein überarbeitetes Angebot einzureichen.
Bitte kalkulieren Sie folgende Eckdaten neu:
- Menge/Umfang
- Liefertermin
Senden Sie uns Ihr überarbeitetes Angebot bitte bis [Datum], [Uhrzeit] Uhr. Ohne Rückmeldung bis zu diesem Termin verbleibt es bei unserer Absage.
Wir freuen uns auf Ihr überarbeitetes Angebot.
Mit freundlichen Grüßen
[Vollständiger Name]
[Funktion]
[Unternehmen]
[E-Mail]
Wichtig: Setze die Frist so, dass du intern genug Zeit zur Prüfung des neuen Angebots hast.
Studyflix vernetzt: Hier ein Video aus einem anderen Bereich
So findest du die richtige Begründung für die Absage
Eine Begründung gehört zu einer guten Absage dazu. Diese vier Formulierungen eignen sich für eine professionelle Absage:
- Günstigere Gesamtkonditionen: Ein anderer Anbieter hat ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis geboten.
- Passender Liefertermin: Der Zeitplan eines Mitbewerbers passt besser zum Projektablauf.
- Vollständigerer Leistungszuschnitt: Ein anderes Angebot deckt den Bedarf passgenauer ab.
- Interne Priorisierung: Das Projekt wurde intern zurückgestellt oder neu bewertet.
Wähle den Typ, der auf deine Situation zutrifft, und formuliere daraus genau einen Satz. Hier sind zwei Beispiele:
- „Wir haben uns aufgrund günstigerer Gesamtkonditionen für einen anderen Anbieter entschieden.“
- „Der Leistungsumfang eines Mitbewerbers passt besser zu unserem Bedarf.“
Beide Sätze benennen den Grund klar. Gleichzeitig öffnen sie keine Tür für Nachverhandlungen oder Gegenforderungen des Anbieters, weil sie keine Zahlen und keine internen Details nennen.
Vermeide diese fünf Fehler, damit deine Absage eindeutig bleibt:
– Konjunktive: „Wir könnten uns vorstellen …“ klingt unentschlossen. Schreibe stattdessen: „Wir haben uns entschieden …“
– „Aber“-Relativierungen: „Ihr Angebot war gut, aber …“ öffnet die Tür für Nachverhandlungen.
– Vage Zeitbezüge: „Derzeit passt es nicht“ suggeriert, dass sich das bald ändern könnte.
– Offene Hintertüren: Sätze wie „Wir behalten uns eine Rückmeldung vor“ schaffen falsche Erwartungen.
– Unnötige Entschuldigungen: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen …“ wirkt unsicher. Eine sachliche Aussage reicht.
So wahrst du die Beziehung auch nach einer Absage
Eine Absage beendet den aktuellen Vorgang — sie muss aber nicht die gesamte Geschäftsbeziehung belasten. Mit zwei kurzen Sätzen am Ende deiner E-Mail gibst du dem Anbieter eine realistische Perspektive, ohne deine Entscheidung zu relativieren:
- „Für künftige Ausschreibungen behalten wir Sie gern im Blick.“
- „Bei passender Projektkonstellation kommen wir erneut auf Sie zu.“
Beide Sätze sind sachlich und freundlich. Sie signalisieren Offenheit, ohne ein konkretes Versprechen zu machen.
So regelst du Timing und Zwischenbescheid
Steht die interne Entscheidung fest, schickst du die Absage so schnell wie möglich. Wartest du zu lange, blockierst du beim Anbieter Kapazitäten, die er für andere Aufträge nutzen könnte.
Manchmal verzögert sich die interne Entscheidung aber, zum Beispiel wegen ausstehender Freigaben oder eines Abstimmungstermins. In diesem Fall schickst du einen kurzen Zwischenbescheid. Damit signalisierst du dem Anbieter, dass du seinen Vorgang im Blick hast, und vermeidest Nachfragen.
Ein Zwischenbescheid braucht eine kurze Aussage mit einem konkreten Datum: „Wir melden uns bis [Datum] mit einer finalen Entscheidung zu Ihrem Angebot [Nr.].“
Terminabsage
Angebotsabsagen sind nur die halbe Miete — genauso wichtig ist der Umgang mit bereits zugesagten Terminen. Wie du eine Terminabsage professionell formulierst und welche Regeln dabei gelten, zeigen wir dir in dem Beitrag.
Terminabsage
Angebotsabsagen sind nur die halbe Miete — genauso wichtig ist der Umgang mit bereits zugesagten Terminen. Wie du eine Terminabsage professionell formulierst und welche Regeln dabei gelten, zeigen wir dir in dem Beitrag.