Im Auftrag unterschreiben
Wie unterschreibst du für jemand anderen und was gilt es dabei zu beachten? Hier und im Video zeigen wir dir alles Wichtige rund um die Unterschrift im Auftrag: von den richtigen Kürzeln bis zur passenden Vollmacht.
Inhaltsübersicht
Unterschrift im Auftrag: das Wichtigste auf einen Blick
Wenn du im Auftrag unterschreibst, gibst du eine Erklärung stellvertretend für jemand anderen ab. Du handelst dann also nicht im eigenen Namen, sondern als Vertreter einer anderen Person oder eines Unternehmens.
Um die Vertretung kenntlich zu machen, nutzt du das Kürzel „i. A.“. Dabei verwendest du immer deinen eigenen Namen. Andernfalls kannst du dich wegen Urkundenfälschung strafbar machen!
Hinweis: Die Infos in diesem Beitrag beziehen sich auf das deutsche Recht.
- Schreibe deinen Namen
- Setze das Kürzel „i. A.“ vor deinen Namen
➡️ Beispiel:
i. A. Max Mustermann
Je nach Kontext kann aber auch eine andere Abkürzung notwendig sein, zum Beispiel bei Verträgen oder wichtigen Entscheidungen.
Was bedeuten die Abkürzungen i. A., i. V. und ppa.?
Mit einem Kürzel zeigst du, dass du für jemand anderen unterschreibst und in welcher Rolle du das tust.
i. A. — im Auftrag
Das Kürzel „i. A.“ steht für „im Auftrag“. Du verwendest es, wenn du nicht selbst entscheidest, sondern eine Anweisung weitergibst. Typisch ist das bei Freigaben, Informationsschreiben oder Rückmeldungen im Namen von Vorgesetzten. Juristisch gesehen trittst du hier als Bote auf, ohne dich rechtlich zu verpflichten.
➡️ Beispiel: Eine Assistentin verschickt ein Meeting-Protokoll im Namen der Abteilungsleitung.
Unterschrift: i. A. Laura Berger
i. V. — in Vollmacht
„i. V.“ heißt „in Vollmacht“ und zeigt an, dass du rechtlich bindend für eine andere Person oder ein Unternehmen handeln darfst. Du gibst also eine eigene Willenserklärung ab, zum Beispiel bei Vertragsabschlüssen oder offiziellen Schreiben. Dafür brauchst du eine eindeutige Vollmacht.
➡️ Beispiel: Ein Teamleiter unterzeichnet einen Kooperationsvertrag, weil er per Handlungsvollmacht dazu berechtigt ist.
Unterschrift: i. V. Thomas Kühn
ppa. — per Prokura
Die Abkürzung „ppa.“ steht für „per procura autoritate“ und darf nur verwendet werden, wenn du offiziell als Prokurist im Handelsregister eingetragen bist. Mit „ppa.“ machst du deutlich, dass du mit einer besonders weitgehenden Vertretungsbefugnis für das Unternehmen unterschreibst. Diese Form der Unterschrift wird vor allem bei wichtigen Geschäftsentscheidungen genutzt.
➡️ Beispiel: Eine Prokuristin unterzeichnet einen langfristigen Liefervertrag für das Unternehmen.
Unterschrift: ppa. Sandra Neumann
- i. A. (im Auftrag): Für einfache Mitteilungen oder interne Freigaben ohne rechtliche Bindung.
- i. V. (in Vollmacht): Bei rechtlich relevanten Entscheidungen mit Vollmacht.
- ppa. (per procura): Nur mit offiziell eingetragener Prokura.
Wichtig: Prüfe unbedingt, welches Kürzel passt und frage im Zweifel nach. So schützt du dich und dein Unternehmen vor unnötigem Risiko.
Studyflix vernetzt: Hier ein Video aus einem anderen Bereich
Wer darf überhaupt wann für andere unterschreiben?
Für jemanden im Auftrag zu unterschreiben, kann z. B. dann notwendig sein:
- wenn deine Vorgesetzte nicht da ist
- in Notfällen oder bei spontanen Vertretungen
- bei regelmäßig delegierten Aufgaben
- bei Projekten mit Handlungsspielraum
- in juristischen Vertretungssituationen
Grundsätzlich darf jeder für jemand anderen unterschreiben, sofern er oder sie eine entsprechende Vollmacht erhalten hat.
Gut zu wissen: Wer ohne Vollmacht für andere unterschreibt, kann selbst haftbar gemacht werden (§ 179 BGB).
Welche Vollmachten sind notwendig?
Damit du „i. V.“ oder „ppa.“ überhaupt verwenden darfst, brauchst du eine passende Vollmacht. Die Art der Vollmacht entscheidet darüber, was du unterschreiben darfst und in welchem Umfang. Hier bekommst du einen schnellen Überblick über die wichtigsten Formen.
Einzel- oder Spezialvollmacht
Diese Vollmacht gilt nur für einen ganz bestimmten Fall — zum Beispiel, um einmalig einen Vertrag zu unterzeichnen oder eine Rechnung freizugeben. Sie endet, sobald die konkrete Aufgabe erledigt ist.
➡️ Beispiel: Du bekommst die Erlaubnis, ein Angebot für ein bestimmtes Projekt zu unterzeichnen.
Art- oder Gattungsvollmacht
Damit darfst du eine bestimmte Art von Geschäften regelmäßig erledigen — etwa Bestellungen, Zahlungen oder Standardverträge. Diese Vollmacht ist schon deutlich umfangreicher.
➡️ Beispiel: Du darfst alle monatlichen Rahmenverträge mit Dienstleistern unterschreiben.
Generalvollmacht
Mit einer Generalvollmacht kannst du fast alle rechtlich zulässigen Geschäfte für eine andere Person oder ein Unternehmen abschließen. Ausgenommen sind nur höchstpersönliche Entscheidungen wie z. B. eine Heirat. Diese Form ist selten und setzt großes Vertrauen voraus.
➡️ Beispiel: Du bist berechtigt, alle vertraglichen und organisatorischen Entscheidungen für eine Geschäftsleitung zu treffen.
Untervollmacht
Eine Untervollmacht gibst du weiter, wenn du selbst schon eine Vollmacht hast — aber jemand anderen mit einer Teilaufgabe betrauen möchtest. Das geht aber nur, wenn deine eigene Vollmacht das ausdrücklich erlaubt.
➡️ Beispiel: Du hast eine Gattungsvollmacht und gibst eine Einzelvollmacht an eine Kollegin weiter, um eine Abwesenheit zu überbrücken.
Gut zu wissen: Eine Vollmacht kann schriftlich oder mündlich erteilt werden — schriftlich ist aber sicherer, vor allem bei wichtigen Unterlagen wie Verträgen oder rechtlichen Erklärungen.
- Handlungsvollmacht: Mit einer Handlungsvollmacht darfst du bestimmte Geschäfte regelmäßig und selbstständig für ein Unternehmen erledigen. Sie muss nicht im Handelsregister eingetragen sein und ist typisch für Teamleitungen, Einkäufer oder Projektverantwortliche. Wer mit Handlungsvollmacht unterschreibt, nutzt in der Regel das Kürzel „i. V.“.
- Prokura: Die Prokura ist eine besonders weitreichende Vollmacht im Handelsrecht. Sie erlaubt fast alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte für ein Unternehmen. Eine Prokura muss ausdrücklich erteilt und im Handelsregister eingetragen werden. Wer Prokura hat, unterschreibt mit dem Kürzel „ppa.“.
Was passiert, wenn du ohne ausreichende Vollmacht unterschreibst?
Unterschreibst du ein Dokument, für das du keine (passende) Vollmacht hast, kann das rechtlich problematisch werden:
- Zivilrechtliche Haftung: Die Gegenseite darf davon ausgehen, dass deine Unterschrift gültig ist. Wenn das nicht stimmt, haftest du selbst — zum Beispiel auf Schadensersatz (§ 179 BGB).
- Strafrechtliche Folgen: Wird nachgewiesen, dass du absichtlich falsche Angaben gemacht oder eine Befugnis vorgetäuscht hast, kann das als Betrug oder Urkundenfälschung gewertet werden und strafrechtlich verfolgt werden.
Tipp: Wenn du regelmäßig im Auftrag unterschreibst, sichere dich immer schriftlich mit Dokumentationen ab. Lass dir Befugnisse klar bestätigen — idealerweise mit Datum, Umfang und Unterschrift.
Mit deiner Unterschrift gibst du eine Willenserklärung ab, du stimmst dem Inhalt des Dokuments rechtlich zu. Wenn du das für jemand anderen tust, trittst du als Stellvertreter auf.
Die rechtliche Grundlage dafür findest du in den §§ 164 ff. BGB — dort ist geregelt, wann eine Vertretung wirksam ist.
Nicht nur du als unterzeichnende Person, auch das Unternehmen selbst muss dafür sorgen, dass klare Vollmachtsregelungen bestehen. Dazu gehört:
- Die Auswahl geeigneter Personen für Unterschriftsbefugnisse
- Eine schriftliche Dokumentation der jeweiligen Vollmachten
- Regelmäßige Kontrolle, ob die Befugnisse eingehalten werden
Fehlt so eine Struktur, liegt ein Organisationsversäumnis vor und das kann auch das Unternehmen haftbar machen.
Im Auftrag digital unterschreiben
Im Auftrag zu unterschreiben ist möglich — einfacher und oft effizienter ist es aber, wenn die Person einfach selbst digital unterschreibt. Das geht jederzeit von überall und ist genauso rechtsgültig wie per Hand.
Gerade bei Geschäftsreisen oder kurzfristigen Entscheidungen kann eine digitale Signatur eine klassische Vollmacht ersetzen.
Wenn du trotzdem im Auftrag digital unterschreibst, achte auf eine klare Kennzeichnung: Setze den Zusatz „i. A.“ oder „i. V.“ gut sichtbar ins Dokument, am besten direkt ins Signaturfeld oder daneben.
➡️ Beispiel
– In E-Mails:
Mit freundlichen Grüßen
i. A. David König
Assistent der Bereichsleitung
– In Verträgen oder offiziellen Dokumenten:
Unterschrift
i. V. Sabine Kramer
Projektleitung Einkauf
Im Auftrag unterschreiben — häufigste Fragen
(ausklappen)
Im Auftrag unterschreiben — häufigste Fragen
(ausklappen)-
Wie unterschreibe ich korrekt für jemand anderen?Du setzt das passende Kürzel — zum Beispiel „i. A.“ (im Auftrag) oder „i. V.“ (in Vollmacht) — vor deinen eigenen Namen. Wichtig ist: Du brauchst dafür eine entsprechende Vollmacht oder Erlaubnis der Person, für die du unterschreibst.
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Was bedeutet „i. A.“ bei einer Unterschrift und wann benutze ich es?„i. A.“ steht für „im Auftrag“. Du verwendest es, wenn du eine nicht rechtsverbindliche Erklärung weitergibst — zum Beispiel eine interne Freigabe oder ein Informationsschreiben.
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Was bedeutet „i. V.“ bei einer Unterschrift und wann benutze ich es?„i. V.“ bedeutet „in Vollmacht“. Du nutzt es, wenn du rechtsverbindlich im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens unterschreibst — zum Beispiel bei Verträgen.
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Was passiert, wenn ich ohne Vollmacht unterschreibe?Wenn du ohne gültige Vollmacht für jemanden unterschreibst, kann das rechtlich nicht wirksam sein und du haftest im Zweifel selbst (§ 179 BGB).
-
Darf ich beim Unterschreiben im Auftrag meinen eigenen Namen verwenden?Du musst sogar deinen eigenen Namen verwenden. Wer mit dem Namen einer anderen Person unterschreibt, riskiert strafrechtliche Folgen — z. B. wegen Urkundenfälschung.
„In Vertretung“ Abkürzung
Du kennst „i. V.“ als Kürzel für „in Vollmacht“ — aber das ist nicht die einzige Bedeutung. Hier zeigen wir dir, was noch dahintersteckt.
„In Vertretung“ Abkürzung
Du kennst „i. V.“ als Kürzel für „in Vollmacht“ — aber das ist nicht die einzige Bedeutung. Hier zeigen wir dir, was noch dahintersteckt.