Personalbeschaffung
Alles was du zur Definition, den Arten und dem Ablauf der Personalbeschaffung wissen musst, zeigen wir dir hier und im Video !
Inhaltsübersicht
Personalbeschaffung Definition
Die Personalbeschaffung ist ein Teilbereich der Personalwirtschaft und hat die Funktion, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Die vom Unternehmen benötigten Arbeitskräfte müssen in qualitativer, quantitativer, räumlicher und zeitlicher Hinsicht beschaffen werden. Oftmals wird auch von Personalgewinnung oder Personalrekrutierung gesprochen.
Der Bedarf an Personal kann auf mehrere Arten entstehen: Mitarbeiter scheiden aus dem Unternehmen aus (Fluktuation) oder das Unternehmen erweitert sich. Damit beginnt der Prozess der Personalbeschaffung.
Ziele der Personalbeschaffung
Hauptziel der Personalbeschaffung ist es immer, passende Kandidaten mit geeigneter Qualifikation zu finden und für das Unternehmen zu überzeugen. Die Planung, Suche und Einstellung der benötigten Mitarbeiter sollte dabei möglichst kostengünstig erfolgen.
Die Personalbeschaffung ist ein weitreichender Prozess, der aus folgenden Zwischenzielen und ihren jeweiligen Aufgaben besteht:
- Personalplanung: Personalbedarf ermitteln
- Arten der Personalbeschaffung: Interne und externe Beschaffungswege für die Suche nach potenziellen Mitarbeitern
- Personalauswahl: Entscheidung für einen geeigneten Mitarbeiter durch das Bewerbungsverfahren
- Onboarding: Einarbeitung des neuen Mitarbeiters
Was die einzelnen Zwischenziele genau beinhalten, zeigen wir dir jetzt!
Voraussetzung der Personalbeschaffung: Die Personalplanung
Erstmal ist die Voraussetzung dafür, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden können, die Planung und Koordination des bestehenden Personals in der Personalplanung. Wird hierbei festgestellt, dass ein Bedarf an Personal herrscht, wird der Prozess der Personalbeschaffung eingeleitet.
Die Personalplanung versucht vorausschauend so zu planen, dass dem Unternehmen in der Zukunft genügend Mitarbeiter zur Erreichung seiner Ziele bereitstehen.
Der Personalbedarf ist dann die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen braucht, um möglichst optimal zu arbeiten.
Wenn du mehr über den Personalbedarf erfahren willst und wie du ihn berechnen kannst, klicke hier auf unseren Beitrag zum Personalbedarf berechnen !
Arten der Personalbeschaffung
Die Art der Personalbeschaffung ist abhängig von den Ergebnissen der Personalbedarfsplanung:
Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
Welche Qualifikationen müssen diese Mitarbeiter mitbringen?
Wie ist es möglich, diesen Bedarf auf dem kostengünstigsten Weg zu decken?
Je nach Anforderungen der offenen Stelle unterscheidest du zwischen zwei Wegen der Personalgewinnung: der internen und externen Beschaffung.
Interner Beschaffungsweg
Mit der internen Personalbeschaffung werden qualifizierte Bewerber aus den Mitarbeitern im Unternehmen gesucht. Die Beschaffung der Mitarbeiter aus dem eigenen Personal ist die kostengünstigste und wirtschaftlichste Variante.
Es gibt verschiedene Maßnahmen oder Instrumente der internen Personalbeschaffung, um spezifische Bewerbungskandidaten zu finden. Im Allgemeinen sollten sie miteinander kombiniert werden, um einen möglichst großen Kreis an potenziellen Bewerbern zu erschließen.
Folgende Maßnahmen sind bei der internen Personalbeschaffung möglich:
- Interne Stellenausschreibung im Intranet oder „Schwarzen Brett“
- Personalentwicklung durch Beförderung, Weiterbildung, Ausbildung, Praktika oder Lehrstellen
- Direkte Gespräche mit qualifizierten Mitarbeitern und deren Führungskräften
- Nutzung interner bestehender Lebenslauf-Datenbanken oder Talent-Pools
- Mehrarbeit: Umwandlung bestehender Verträge in unbefristete oder Vollzeitverträge, Urlaubsverschiebung, Überstunden
Vor- und Nachteile des internen Beschaffungswegs:
| Vorteile | Nachteile |
| Kosten- und Zeitersparnis gegenüber externe Beschaffungsart | Kleinere Anzahl an möglichen qualifizierten Kandidaten als bei der externen Beschaffung |
| Mitarbeiter sind mit der Unternehmenskultur bereits vertraut (Cultural fit) | Gesteigerte Konkurrenz unter bestehenden Mitarbeitern |
| Möglichkeit des beruflichen Weiterkommens innerhalb des Unternehmens | Langsame Senkung des Leistungsniveaus, mögliche Lücken im bestehenden Personal |
| Kürzere Einarbeitungszeit, da Vertrautheit mit betrieblichen Abläufen | „Frischer Wind“ und neue Perspektiven von außen fehlen |
Aktive Beschaffung
Die aktive Beschaffung kennzeichnet sich durch das proaktive Handeln des Unternehmens. Das bedeutet, dass Unternehmen gezielt versuchen, Bewerber für eine offene Stelle anzuwerben. Meist geschieht das durch das Veröffentlichen der Stellenanzeige über verschiedene Kanäle wie zum Beispiel Jobbörsen, Zeitungsanzeigen, Personalberater.
Bei der Erstellung solcher Anzeigen kann ein Unternehmen materielle und immaterielle Anreize setzen. Das macht die Stelle attraktiver. Auch ist es wichtig festzulegen, wie der Bewerber mit dem Unternehmen in Kontakt treten soll. Beispielsweise kann die Kontaktaufnahme online oder analog erfolgen.
Passive Beschaffung
Die passive Variante zielt dagegen auf Initiativ- und Blindbewerbungen ab. Die Bewerber bieten sich also unaufgefordert dem Unternehmen an, weil sie zum Beispiel von dem guten Ruf des Unternehmens gehört haben. Zielgruppenorientierte Employer Branding Maßnahmen helfen dabei dem Unternehmen, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.
Vor- und Nachteile des externen Beschaffungswegs
| Vorteile | Nachteile |
| Große Auswahl an potenziellen Kandidaten | Höhere Kosten für Recruiting |
| Neues Know-how und Ideen kommen in das Unternehmen | Gefahr der Fehlbesetzung erheblich höher |
| Keine internen Fort- und Weiterbildungskosten |
Enttäuschung interner Mitarbeiter, die für die Stelle möglicherweise geeignet gewesen wären |
| Kritisches Hinterfragen der bestehenden Prozesse | Lange Einarbeitungszeit |
Personalauswahl
Sobald das Unternehmen genügend Bewerbungen erhalten hat, muss eine Auswahl getroffen werden. Der Auswahlprozess erfolgt anhand einer Vielzahl von Bewertungskriterien. Das sind zum Beispiel die Gehaltsvorschläge der Kandidaten, ihre Referenzen oder ihr Auftreten. Dabei sollte der Auswahlprozess immer objektiv, zuverlässig und bedingungsgleich sein, damit jeder Kandidat faire Chancen hat.
Zuerst werden beim Auswahlprozess die Bewerbungen genauer gesichtet und analysiert. Danach werden Vorstellungsgespräche geplant und durchgeführt. Zum Schluss entscheidet sich das Unternehmen für den Kandidaten, der die Anforderungen am besten erfüllt.
Ein wichtiges Instrument der Personalauswahl ist das Assessment-Center, welches in letzter Zeit besonders an Bedeutung gewonnen hat.
Es dient der standardisierten Beurteilung mehrerer Bewerber. Ziel ist es, die Analysefähigkeit, Auffassungsgabe und andere Fähigkeitsmerkmale des Kandidaten herauszufinden. Es werden meist verschiedene Tests mit dem Bewerber im Assessment-Center durchgeführt.
Welche Übungen in Assessment-Centern häufig vorkommen und wie du dich am besten darauf vorbereitest, erfährst du in diesem Beitrag !
Einarbeitung/ Onboarding
Sobald das Vertragsangebot des Unternehmens vom Bewerber angenommen wurde, beginnt die Einarbeitung oder auch das Onboarding. Erst wenn dieses erfolgreich abgeschlossen ist, ist der Personalbeschaffungsprozess beendet.
Die Einarbeitung umfasst dabei nicht nur das Kennenlernen des neuen Mitarbeiters, sondern auch deren Einführung in die Arbeitsabläufe und die Unterstützung bei zusätzlichen Qualifizierungsmaßnahmen, um den Mitarbeiter möglichst gut im Unternehmen willkommen zu heißen.
Was du für die Planung einer Einarbeitung beachten solltest und wie sie möglichst gut gelingt, erfährst du in unserem Beitrag hier !
Personalbeschaffung — häufigste Fragen
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Was ist Personalbeschaffung?
Die Personalbeschaffung hat das Ziel, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Dabei muss die Anzahl an benötigten Mitarbeitern, ihre Qualifikationen, die zeitliche und räumliche Komponente beachtet werden. Oft wird sie auch als Personalgewinnung oder Recruiting bezeichnet. -
Welche Arten der Personalbeschaffung gibt es?
Personalbeschaffung wird unterschieden in interne oder externe Beschaffungswege. Der externe Beschaffungsweg wird aufgeteilt in die aktive und passive Personalbeschaffung.
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Welche Aufgaben hat Personalbeschaffung?
Der Personalbeschaffungsprozess beginnt mit damit, den Personalbedarf zu errechnen. Darauf folgt die Suche nach geeigneten Kandidaten über interne und externe Wege und die Auswahl des besten Bewerbers. Abschließend wird die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters organisiert.
Vorstellung neuer Mitarbeiter
Nachdem du jetzt alles Wichtige über die Bedarfsplanung, Suche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter weißt, ist dir sicherlich auch klar, dass die richtige Vorstellung beim neuen Mitarbeiter essenziell ist. Schau dir dafür hier direkt unser passendes Video an!
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