Termin Absage
Du musst einen Termin absagen, aber bist dir nicht sicher, wie du die Absage am besten formulierst? Hier und im Video erfährst du, worauf du bei einer Termin Absage achten solltest!
Inhaltsübersicht
Wie sage ich höflich einen Termin ab?
Du hast einen festen Termin vereinbart, doch dann wirst du krank! In diesem Fall musst du deinen Termin natürlich professionell absagen. Damit dein Gegenüber sich respektiert fühlt und ihr den Termin einfach zu einem anderen Zeitpunkt wahrnehmen könnt, ist eine gut formulierte Terminabsage wichtig.
Achte bei deiner Terminabsage deshalb auf folgende Punkte:
✓ Nenne einen nachvollziehbaren Grund für die Absage. Du musst hier nicht zu sehr ins Detail gehen, sondern kannst aus „persönlichen Gründen“ oder wegen eines „unvorhergesehenen Zwischenfalls“ absagen.
✓ Entschuldige dich für die Unannehmlichkeiten und schlage gleichzeitig einen neuen Termin vor. So zeigst du Wertschätzung für die andere Person und ihre Zeit.
Termin Absage Muster — E-Mail
Mögliche Muster für eine Terminabsage per E-Mail sind:
-
„Ich muss unseren Termin für [Datum & Uhrzeit] leider absagen, da ich erkrankt bin. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und würde unseren Termin gerne nachholen. Mein Vorschlag wäre der [Datum & Uhrzeit].“
- „Wegen eines unvorhergesehenen Zwischenfalls muss ich unseren Termin für [Datum & Uhrzeit] leider absagen. Ich entschuldige mich für die dadurch entstehenden Unannehmlichkeiten und würde gerne den [Datum & Uhrzeit] als alternativen Termin vorschlagen. Danke für Ihr Verständnis.“
- „Gerne hätte ich unseren Termin am [Datum & Uhrzeit] wahrgenommen, doch aus persönlichen Gründen muss ich ihn leider absagen. Wäre es möglich, unseren Termin am [Datum & Uhrzeit] nachzuholen? Mit freundlichen Grüßen.“
Tipp: Sage den Termin so früh wie möglich ab. Sonst besteht die Gefahr, dass dein Gegenüber unnötig seine Zeit und Ressourcen für euren Termin freihält, obwohl er gar nicht stattfinden kann.
Tipps und Formulierungsvorschläge
Beim Schreiben einer höflichen Terminabsage ist es dein Ziel, Kränkungen des anderen zu vermeiden. Er soll wissen, dass er und der Termin dir wichtig sind. Du kannst beim Termin absagen folgendem Muster folgen:
1. Zeige Interesse
Der Termin ist dir wichtig. Durch die richtigen Worte signalisierst du Interesse und Wertschätzung für den anderen.
- „Vielen Dank für die Einladung.“
- „Ich habe mich sehr über Ihre Einladung gefreut.“
2. Nenne deine Gründe
Dein Partner soll nachvollziehen können, wieso du den Termin absagen musstest. Nenne also nachvollziehbare Gründe und verstecke dich nicht hinter ungenauen Aussagen!
- „Ich hätte unseren Termin gerne wahrgenommen, doch leider bin ich an diesem Tag auf einer Konferenz in Wien.“
- „Gerne würde ich Sie am … treffen, doch leider muss ich zum gleichen Zeitpunkt bei einem Vorstellungsgespräch sein.“
Tipp: Musst du den Termin aufgrund eines sehr persönlichen Zwischenfalls (z. B. Todesfall) absagen, musst du den Grund nicht konkret angeben. Hier reicht die Formulierung „aus persönlichen Gründen“.
3. Sage den Termin ab
Nun kannst du deinen Termin endgültig absagen oder verschieben. Eventuell kannst du auch verspätet an einem Termin, zum Beispiel einem Meeting, teilnehmen. Auch wenn du dich nur verspätest, solltest du den anderen unbedingt darüber informieren!
- „Dieses Mal ist es mir deshalb nicht möglich, an unserem Treffen teilzunehmen.“
- „Daher muss ich unsere Verabredung leider absagen.“
- „Ich würde unseren Termin gerne verschieben.“
4. Gib einen Ausblick
Dein Partner wird sich nicht unwichtig fühlen, wenn du direkt einen neuen Termin vorschlägst. Bemühe dich deshalb, direkt einen anderen Zeitpunkt zu vereinbaren.
- „Ich hoffe, dass wir unseren Termin nachholen können. Lassen Sie mich wissen, ob Sie stattdessen am … Zeit haben.“
- „Ich würde mich freuen, nächstes Mal ein Gast Ihrer Veranstaltung zu sein.“
Vorstellungsgespräch verschieben
Jetzt weißt du, wie du eine höfliche Terminabsage schreibst! Willst du zum Beispiel ein Vorstellungsgespräch verschieben, eignet sich folgende Formulierung:
„Sehr geehrte/r XY,
weil ich kurzfristig erkrankt bin, muss ich unseren Termin leider absagen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben. Ich bin weiterhin per Telefon oder E-Mail erreichbar und freue mich auf Ihren Terminvorschlag. Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen XY.“
Warum ist eine höfliche Termin Absage wichtig?
Jeder weiß, dass Pläne sich ändern können. Aber die Art und Weise, wie du absagst, ist entscheidend. Dementsprechend kann es einen großen Unterschied darin machen, wie dein Gegenüber auf die Absage reagiert.
Besonders bei wichtigen Terminen kann eine Absage nämlich eine enttäuschende Nachricht für dein Gegenüber sein. Drücke deshalb aus, dass du den Termin nur ungern absagst und es keine leichtfertige Entscheidung für dich war. Um dem anderen zu zeigen, wie wichtig er und der Termin für dich sind, schlägst du direkt einen alternativen Termin vor.
So sorgst du dafür, dass eure Beziehung nicht geschädigt wird und ihr immer noch ein gutes Verhältnis pflegt.
So kannst du eine höfliche Terminabsage formulieren:
- Begründe deine Absage ehrlich und nachvollziehbar.
- Benutze einen persönlichen Sprachstil.
- Vermittle deinem Gegenüber Wertschätzung.
- Biete einen Ersatztermin an.
- Formuliere seriös.
- Achte auf die richtige Rechtschreibung und Grammatik.
- Vermeide Füllwörter und Floskeln.
- Lasse Smileys und Emoticons weg.
Was ist der beste Weg für eine Absage?
Der beste Weg für eine Terminabsage ist telefonisch. Er ist direkt, schnell und du weißt, dass dein Gegenüber rechtzeitig von der Absage erfährt.
Wenn du normalerweise über E-Mail mit deinem Geschäftspartner schreibst, ist auch das eine gute Möglichkeit zur Terminabsage. Dabei solltest du darauf achten, dass du die E-Mail so früh wie möglich abschickst!
Tipp: Wähle für die Terminabsage am besten euer übliches Kommunikationsmittel! Wenn du mit deinem Geschäftspartner immer per Telefon kommunizierst, bietet sich diese Möglichkeit auch für die Terminabsage an.
Was sind gute Gründe, um einen Termin abzusagen?
Wenn die Terminabsage sehr kurzfristig ist, sind häufige Gründe:
- ein Unfall im Haushalt oder Straßenverkehr
- plötzliche Erkrankung oder Verletzung
- Unfall oder Verletzung einer nahestehenden Person
- dringende Geschäftsreise
- spontanes Vorstellungsgespräch
Es gilt natürlich: Sage deinen Termin so früh wie möglich ab!
Terminabsage — häufigste Fragen
-
Wie kann ich einen Termin wegen Krankheit absagen?
„Sehr geehrte/r XY, weil ich kurzfristig erkrankt bin, muss ich unseren Termin leider absagen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben.“
-
Wie kann ich eine höfliche Absage formulieren?
„Sehr geehrte/r [Name], wegen unvorhergesehener Umstände muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich unseren Termin am [Datum & Uhrzeit] nicht wahrnehmen kann. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und würde gerne einen neuen Termin, den [Datum & Uhrzeit], vorschlagen.“
-
Wie formuliere ich eine Termin Absage?
Beim Formulieren einer Terminabsage solltest du auf diese Punkte achten:- Nenne nachvollziehbare Gründe, aber gehe nicht zu sehr ins Detail.
- Sage so früh wie möglich ab.
- Entschuldige dich für die Unannehmlichkeiten und schlage einen neuen Termin vor.
- Bedanke dich für das Verständnis.
Gehaltsverhandlung
Jetzt kannst du eine höfliche Absage formulieren! Doch weißt du auch, wie du dein Gehalt verhandeln kannst? Die besten Tipps & Tricks findest du hier!
Gehaltsverhandlung
Jetzt kannst du eine höfliche Absage formulieren! Doch weißt du auch, wie du dein Gehalt verhandeln kannst? Die besten Tipps & Tricks findest du hier!