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Wie kann ich einen Termin bestätigen?

Im Berufsalltag werden Termine oft zuerst nur mündlich ausgemacht. Eine Terminbestätigung hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass der Termin nicht vergessen wird.

Die Terminbestätigung ist meist ein kurzer Text, der per Mail oder per Post verschickt werden kann. Darin wird der mündlich oder telefonisch vereinbarte Termin noch einmal offiziell bestätigt. Der Empfänger erhält so alle besprochenen Details zum Termin sowie ggf. zusätzliche Informationen auf einen Blick.

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Terminbestätigung per Mail

Worauf es beim Terminvorschlag bestätigen ankommt, erfährst du in unserem Beitrag.

Terminbestätigung: Schriftlich oder mündlich?

In welcher Form ein Termin bestätigt wird, hängt von den Umständen ab. Bei informellen oder regelmäßig wiederkehrenden Treffen, wie einem Jour fixe , reicht eine mündliche Absprache. In der Praxis ist es aber meistens so, dass eine Terminbestätigung gar nicht notwendig ist.

Anders ist es zum Beispiel bei neuen Kollegen , Kunden oder einem Bewerbungsgespräch . Zu solchen Anlässen solltest du eine schriftliche Terminbestätigung per Mail verschicken. So machst du den Termin offiziell.

Bei sehr wichtigen Treffen oder hochrangigen Personen kannst du einen Termin auch postalisch bestätigen. Hier lässt sich die Wertigkeit des Anlasses und die Bedeutung der Person beispielsweise durch die Wahl des Briefpapiers oder der Gestaltung des Briefes signalisieren.

Zweck einer Terminbestätigung

Aber wozu eigentlich einen Termin bestätigen? Ist das nicht altmodisch und zu aufwendig? — Nein, ist es nicht. Der Aufwand lohnt sich, denn eine Terminbestätigung erfüllt viele Funktionen. Das hier sind die wichtigsten:

  • Erinnerung: In erster Linie erinnert eine Terminbestätigung an einen mündlich ausgemachten Termin. Sie enthält außerdem alle besprochenen Details. Dem Adressaten wird so nochmal die Wichtigkeit und Verbindlichkeit des Termins bewusst gemacht.

  • Employer Branding: Eine Terminbestätigung kann das Image deines Unternehmens positiv beeinflussen. Denn so zeigst du Zuverlässigkeit, Höflichkeit und Professionalität. Und das führt wiederum zu einer Verbesserung der Kundenbindung.

  • Information: Eine weitere wichtige Funktion der Terminbestätigung ist es, zusätzliche Informationen mitzuteilen. Bei der Terminbestätigung zu einem Bewerbungsgespräch könnte also beispielsweise eine Wegbeschreibung enthalten sein.

Termin bestätigen: So geht’s

Meist wird eine Terminbestätigung kurz nach der persönlichen oder telefonischen Vereinbarung des Termins verschickt. So kann sichergestellt werden, dass beide Gesprächspartner dieselben Informationen haben. Worauf du bei deiner Terminbestätigung achten solltest, zeigen wir dir jetzt.

Terminvorschlag bestätigen: Ton

Ob du deine Terminbestätigung eher nüchtern oder persönlich gestalten solltest, hängt vor allem vom Adressaten und der Unternehmenskultur ab. In jungen Unternehmen wird zum Beispiel gerne geduzt. Dadurch wird das Schreiben persönlicher und freundlicher.

Bei hochrangigen Persönlichkeiten und im konservativen, beruflichen Umfeld solltest du eher einen neutralen und formalen Ton wählen. Überlege dir im Vorfeld gut, was du mit deinem Schreiben ausdrücken möchtest und wie du den bestmöglichen Eindruck hinterlassen kannst.

Terminvorschlag bestätigen: Inhalt

Die Terminbestätigung ist in der Regel ein kurzer Text, der die wichtigsten Inhalte aus dem vorangegangenen Gespräch beinhaltet. Um sicherzugehen, dass keine Informationen fehlen, kannst du dich an den W-Fragen orientieren:

  • Was findet statt?  
    Kongress, Meeting, Vorstellungsgespräch, …
  • Worum geht es? 
    Thema, Stelle, Projekt, …
  • Wer sind die Teilnehmer? 
    Moderator, Personaler, Geschäftsführer, …
  • Wo findet der Termin statt? 
    Ort, Lage, Raum, …
  • Wann geht es los? 
    Datum, Uhrzeit, Dauer, …
  • Wie ist der Rahmen? 
    Buffet, benötigte Utensilien, Ablauf, …

Terminvorschlag bestätigen: Aufbau

Der Aufbau einer Terminbestätigung ähnelt dem eines gewöhnlichen Briefes. Während du dich beim Termin bestätigen per E-Mail an keine besonderen Vorgaben halten musst, gelten bei einer postalischen Terminbestätigung die Formalitäten eines Geschäftsbriefes .

Der Aufbau beim Termin bestätigen ist in beiden Fällen gleich:

  • aussagekräftige Betreffzeile
  • persönliche Anrede
  • Einleitungssatz
  • Mittelteil
  • Schluss
  • Grußformel

Terminbestätigung Muster

Worauf es bei einer Terminsbestätigung ankommt, weißt du jetzt. Zum Schluss zeigen wir dir jetzt noch anhand einer Terminbestätigung Vorlage, wie das Ganze aussehen könnte.

Termin bestätigen Muster

Bestätigung Ihres Termins am 01.04.2023

Sehr geehrte Frau Mustermann,

gerne bestätige ich Ihnen den telefonisch vereinbarten Termin zur Besprechung unseres Projektes am 01.04.2023. Wie besprochen findet der Termin in unseren Räumlichkeiten in der Musterstraße 1 in 12345 Musterstadt statt. Bitte melden Sie sich am Empfang. Ich hole Sie dann persönlich dort ab.

Neben Ihnen werden auch unsere Geschäftsführerin, Frau Müller und der Leiter der Marketing-Abteilung, Herr Meier, anwesend sein.

Falls Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie um eine kurze und rechtzeitige Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]


Hier siehst du, wie eine Terminbestätigung auch etwas lockerer formuliert werden kann. In diesem Beispiel geht es um ein Vorstellungsgespräch .

Terminbestätigung Vorlage

Persönliches Kennenlernen am 01.04.2023

Lieber Max,

schön, dass es klappt — am 1. April 2023 treffen wir uns in unserem Büro zu einem persönlichen Kennenlernen. Mit dabei sein werden neben mir auch unser Geschäftsführer Peter Müller und die Leiterin des Marketing-Bereichs, Maria Mustermann. Für unser Gespräch planen wir ungefähr eine Stunde ein.

Anbei schicke ich dir noch eine Wegbeschreibung, damit du unsere Räumlichkeiten leichter findest.

Wir freuen uns sehr dich kennenzulernen.

Viele Grüße

[Unterschrift]

Termin Absage

Mit unseren Mustern kannst du jetzt richtig per Mail einen Terminvorschlag bestätigen. Oft kommt es in der Arbeitswelt aber auch vor, dass du einen Termin nicht wahrnehmen kannst. Wie dir eine höfliche Termin Absage gelingt, erfährst du hier .

Zum Video: Termin Absage
Zum Video: Termin Absage

Termin Absage

Mit unseren Mustern kannst du jetzt richtig per Mail einen Terminvorschlag bestätigen. Oft kommt es in der Arbeitswelt aber auch vor, dass du einen Termin nicht wahrnehmen kannst. Wie dir eine höfliche Termin Absage gelingt, erfährst du hier .

Zum Video: Termin Absage
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