Handy von der Steuer absetzen • So geht's! · [mit Video]

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Handy von der Steuer absetzen? — Das geht!

Ja, du kannst dein Handy von der Steuer absetzen — allerdings nur in dem Umfang, in dem du es beruflich nutzt. Verwendest du dein Smartphone zum Beispiel zu 60 % für die Arbeit, kannst du maximal 60 % der Kosten geltend machen. Wichtig ist, dass du die beruflichen Nutzung plausibel und mit Belegen nachweisen kannst.

Absetzen kannst du dabei sowohl die Anschaffungskosten des Smartphones als auch laufende Mobilfunkkosten wie Grundgebühr, Datenvolumen und Gesprächskosten. Nutzt du das Gerät ausschließlich beruflich, kannst du die Kosten grundsätzlich vollständig ansetzen.

Wo du die Kosten einträgst, hängt von deiner Tätigkeit ab: Als Angestellter machst du sie als Werbungskosten in der Anlage N deiner Steuererklärung geltend. Als Selbstständiger erfasst du sie als Betriebsausgaben in der EÜR.

Wie setzt du dein Handy von der Steuer ab?

Wie du dein Handy steuerlich absetzt, hängt davon ab, welche Art von Kosten du geltend machen möchtest: die laufenden Kosten oder die Anschaffungskosten.

Zu den laufenden Kosten zählen alle regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben für dein Handy. Zum Beispiel deine monatliche Grundgebühr, Datentarife, Verbindungsentgelte oder Zusatzoptionen.

Für deren Absetzung hast du zwei Möglichkeiten:

Die 20% / 20€-Pauschale (der einfache Weg)
Du setzt pauschal 20 % deiner monatlichen Mobilfunkkosten an, maximal jedoch 20 € pro Monat (höchstens 240 € im Jahr). Belege musst du dafür in der Regel keine sammeln.
➡️ Beispiel: Bei Gesamtkosten von 35 € pro Monat entspricht die Pauschale (20 %) 7 € im Monat – also 84 € im Jahr.
Der Einzelnachweis (der genaue Weg)
Führt bei höherem beruflichen Nutzungsanteil fast immer zu einer höheren Erstattung. Du dokumentierst über einen Zeitraum deinen tatsächlichen beruflichen Anteil und wendest diesen Prozentsatz auf deine gesamten Jahreskosten an.
➡️ Beispiel: Nutzt du dein Handy zu 40 % beruflich und zahlst 35 € im Monat (420 € im Jahr), kannst du 40 % davon geltend machen – also 168 € im Jahr. Also deutlich mehr als die 84 € mit Pauschale.

Tipp: Nutzt du im Homeoffice sowohl WLAN als auch mobile Daten, kannst du beide Kosten anteilig absetzen. Wichtig ist nur die klare Trennung: WLAN zähl zu den Internetkosten, mobile Daten zu den Mobilkosten.

Pauschale oder Einzelnachweis — was lohnt sich für dich?

Ob du die Pauschale oder den Einzelnachweis wählen solltest, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

	Pauschale	Einzelnachweis
Monatliche Vertragskosten	bis ~33 €	ab ~33 € aufwärts
Beruflicher Nutzungsanteil	gering (unter 20 %)	mittel bis hoch (über 20 %)
Dokumentationsaufwand	minimal	mittel bis hoch
Gilt für Anschaffungskosten?	Nein, gilt nur für laufende Kosten	Ja

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Anschaffungskosten absetzen

Die Anschaffung deines Smartphones kannst du ebenfalls steuerlich geltend machen. Entscheidend ist dabei, welchen Kaufpreis du bezahlt hast.

Liegt der Nettokaufpreis bei maximal 800 €, kannst du die Anschaffungskosten im Kaufjahr sofort und vollständig absetzen.
Liegt der Nettokaufpreis über 800 €, schreibst du das Gerät über fünf Jahre ab. Diese Methode heißt AfA, was für Absetzung für Abnutzung steht. Dabei teilst du die Anschaffungskosten gleichmäßig auf 60 Monate auf. Du setzt pro Jahr dann nur einen anteiligen Betrag an, bis die fünf Jahre abgelaufen sind.

Wichtig: Egal, wie teuer dein Smartphone war — auch hier machst du nur deinen beruflichen Anteil geltend. Beträgt der berufliche Anteil 40 % und du hast 700 € netto bezahlt, setzt du also 280 € an. Hast du 850 € gezahlt, teilst du nur die 340 € auf 5 Jahre auf.

So belegst du deinen beruflichen Nutzungsanteil

Für den Einzelnachweis brauchst du einen belastbaren Prozentsatz, den du dem Finanzamt vorlegen kannst. Du musst aber nicht das ganze Jahr lückenlos dokumentieren. Es reicht ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten.

In diesen drei Monaten erfasst du Telefonie und Datennutzung getrennt voneinander.

📞Für die Telefonie eignen sich folgende Belege:

Einzelverbindungsnachweise (EVN) deines Mobilfunkanbieters
Gesprächsprotokolle mit Datum, Dauer, Gesprächspartner und Anlass

🌐Für die Datennutzung gibt es keinen EVN. Hier dokumentierst du stattdessen, wofür du dein Handy beruflich nutzt:

berufliche E-Mails, die du mobil abrufst oder beantwortest
Kollaborationstools und Unternehmens-Apps wie Teams, Slack oder ein CRM-System
Kalender- und Projektlogs, die berufliche Termine und Aufgaben nachweisen

Wichtig: Damit der ermittelte Prozentsatz anerkannt wird, muss die Dokumentation vollständig und nachvollziehbar sein. Das bedeutet, private Nutzung muss klar erkennbar abgetrennt sein.

So berechnest du den beruflichen Nutzungsanteil

Aus deinen Aufzeichnungen kannst du nun den beruflichen Nutzungsanteil berechnen. Den überträgst du anschließend auf das gesamte Kalenderjahr.

Bei der Telefonie vergleichst du dafür die Dauer deiner beruflichen Gespräche mit deiner gesamten Gesprächszeit.

Beruflicher Telefonieanteil (%) = Dauer beruflicher Anrufe ÷ Gesamtdauer aller Anrufe · 100

➡️ Beispiel: Hast du im Erhebungszeitraum beispielsweise insgesamt 300 Minuten telefoniert und davon 120 Minuten beruflich, ergibt sich:

120 ÷ 300 · 100 = 40 % berufliche Nutzung

Für die Datennutzung gehst du ähnlich vor. Die Datennutzungsstatistik deines Smartphones zeigt dir, wie viel Datenvolumen einzelne Apps verbraucht haben. Den Verbrauch deiner beruflich genutzten Apps setzt du ins Verhältnis zum gesamten Datenverbrauch:

Beruflicher Datenanteil (%) = Datenverbrauch beruflicher Apps ÷ Gesamtdatenverbrauch · 100

➡️ Beispiel: Entfallen beispielsweise 2 GB von insgesamt 5 GB auf beruflich genutzte Apps, liegt der berufliche Datenanteil ebenfalls bei 40 %.

Den ermittelten Prozentsatz überträgst du anschließend auf das Kalenderjahr. Führst du ein Gesprächsprotokoll, muss es vollständig und zeitnah erstellt werden. Nachträglich erstellte Listen werden in der Regel nicht akzeptiert. Achte außerdem auf eine klare Trennung: Normale Sprachanrufe zählen zur Telefonie, Videocalls über Teams oder Zoom zur Datennutzung.

Mobilen Datenverbrauch auf dem Smartphone finden

Deinen mobilen Datenverbrauch kannst du direkt in den Einstellungen deines Smartphones überprüfen. Beim iPhone findest du die Übersicht unter Einstellungen → Mobilfunk. Bei Android liegt sie — je nach Hersteller — meist unter Einstellungen → Netzwerk & Internet → Internet & Datennutzung. Dort kannst du auch sehen, wie viele mobile Daten einzelne Apps verbraucht haben.

Wo trägst du die Kosten in der Steuererklärung ein?

Alle Berechnungen, die du bisher angestellt hast, landen am Ende an einer Stelle: in der Anlage N deiner Steuererklärung. Als Angestellter trägst du dort sowohl die anteiligen Anschaffungskosten als auch die anteiligen laufenden Kosten unter „Weitere Werbungskosten“ ein.

Wichtig: Deine Handykosten wirken sich als Arbeitnehmer nur dann steuerlich aus, wenn du mit allen Werbungskosten zusammen den Pauschalbetrag von 1.230 € pro Jahr übersteigst. Bis zu dieser Grenze berücksichtigt das Finanzamt den Betrag automatisch, ohne dass du einzelne Posten nachweisen musst.

Liegt dein Gesamtbetrag darüber, gehst du so vor:

Anschaffung als GWG: Trage den beruflichen Anteil des Kaufpreises als einmaligen Betrag ein. Bei 700 € netto und 40 % beruflicher Nutzung sind das 280 €.
Anschaffung per AfA: Trage den beruflichen Anteil des Jahres-AfA-Betrags ein. Dabei musst du den Kaufmonat monatsgenau berücksichtigen. Hast du das Gerät im Oktober gekauft, zählst du nur drei Monate im Erstjahr.
Laufende Kosten: Rechne deine monatlichen Vertragskosten auf das Jahr hoch und wende deinen beruflichen Prozentsatz an. Das Ergebnis trägst du als weiteren Betrag ein.

Nachweise musst du in der Regel nicht direkt mit deiner Steuererklärung einreichen. Bewahre Rechnungen, Kaufbelege und Verträge aber auf — das Finanzamt kann sie bei Rückfragen anfordern.

Welche Unterlagen solltest du aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen beträgt in der Regel ein Jahr nach Bestandskraft des Steuerbescheids. Sicherer ist es, Belege mindestens drei bis vier Jahre zu behalten.

Folgende Belege solltest du aufbewahren:

✓ Kaufrechnung oder Kassenbon mit Gerätedaten und Kaufdatum
✓ Vertragsunterlagen und Tarifdetails
✓ Zahlungsnachweise für monatliche Kosten
✓ Gesprächsprotokolle oder EVN für die Telefonie
✓ Nutzungsprotokolle für die Datennutzung aus dem dreimonatigen Erhebungszeitraum

Handy von der Steuer absetzen als Selbstständiger

Bist du nebenberuflich oder hauptberuflich selbstständig, läuft die Sache etwas anders.

Als Selbstständiger erfasst du Handykosten nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben. Du trägst sie in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Bilanz ein.

Für die Aufteilung zwischen privater und beruflicher Nutzung gelten dieselben Regeln wie für Angestellte:

Beruflicher Anteil: Nur den Anteil, den du beruflich nutzt, setzt du als Betriebsausgabe an.
Nachweis: Du dokumentierst deinen beruflichen Nutzungsanteil auf dieselbe Weise, also über einen dreimonatigen Erhebungszeitraum mit Gesprächsprotokollen und Nutzungsaufzeichnungen.
Anschaffung bis 800 € netto: Das Gerät gilt als GWG und du setzt den beruflichen Anteil sofort im Kaufjahr an.
Anschaffung über 800 € netto: Du schreibst das Gerät über 60 Monate ab und trägst jeweils den beruflichen Anteil des Jahresbetrags als Betriebsausgabe ein.

Wichtig: Ein Sonderfall entsteht, wenn du gleichzeitig angestellt und selbstständig tätig bist. In diesem Fall teilst du deinen beruflichen Nutzungsanteil sauber auf beide Tätigkeiten auf. Den Anteil, der auf deine Anstellung entfällt, trägst du als Werbungskosten in der Anlage N ein. Den Anteil, der auf deine Selbstständigkeit entfällt, erfasst du als Betriebsausgabe in der EÜR oder Bilanz.

Vorsteuer nur bei USt-Pflicht

Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du die Mehrwertsteuer auf deine Handykosten als Vorsteuer abziehen. In diesem Fall sind die Nettobeträge die Grundlage für GWG-Grenze und AfA. Bist du Kleinunternehmer, entfällt der Vorsteuerabzug.

Steuern verstehen

Das Handy von der Steuer absetzen gehört zum Thema Steuern und betrifft viele Kosten im Arbeitsalltag. Wer sich mit Steuern beschäftigt, ordnet Ausgaben, Belege und Regeln für den beruflichen Alltag ein. Dabei wird klar, wie Werbungskosten deine Steuerlast senken und warum saubere Nachweise wichtig sind. Im Wirtschaftsbereich findest du passende Videos zu diesem und verwandten Themen.

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Das Handy von der Steuer absetzen gehört zum Thema Steuern und betrifft viele Kosten im Arbeitsalltag. Wer sich mit Steuern beschäftigt, ordnet Ausgaben, Belege und Regeln für den beruflichen Alltag ein. Dabei wird klar, wie Werbungskosten deine Steuerlast senken und warum saubere Nachweise wichtig sind. Im Wirtschaftsbereich findest du passende Videos zu diesem und verwandten Themen.

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