Abwesenheitsnotiz
Du bist im Job einige Zeit nicht erreichbar und möchtest, dass deine E-Mails währenddessen mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden? Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispielen.
Inhaltsübersicht
Abwesenheitsnotiz im Überblick
Ob Urlaub, Krankheit oder Teilzeit — es gibt viele Gründe, nicht am Arbeitsplatz zu sein. Damit deine unwissenden Kontakte nicht unnötig lang auf eine Antwort warten müssen, kannst du eine Abwesenheitsnotiz erstellen.
Eine Abwesenheitsnotiz (oder auch Out-of-Office Nachricht) ist ein vorformulierter Text, der automatisch als Antwort auf eine eingehende E-Mail verschickt wird. In der kompakten Nachricht sollen die wichtigsten Informationen über deine Abwesenheit vermittelt werden:
✓ Wie lange bist du nicht erreichbar?
✓ Was passiert mit der Mail in der Zeit?
✓ Gibt es einen Vertreter?
✓ Wann kann der Absender mit einer Nachricht rechnen?
✓ Wahlweise: Was ist der Grund der Abwesenheit?
Die Abwesenheitsnotiz ist Teil einer professionellen E-Mail-Kommunikation. Denn es zeugt von Höflichkeit und Respekt, zeitnah auf E-Mails zu reagieren.
Wie das Ganze aussehen könnte, siehst du direkt hier in unserem Abwesenheitsnotiz Beispiel:
Wie du eine Abwesenheitsnotiz schreibst und was du beachten solltest, erfährst du jetzt im Beitrag oder direkt im Video .
Wie schreibt man eine Abwesenheitsnotiz?
Wie schreibst du also eine Abwesenheitsnotiz? Generell sollte eine Abwesenheitsnotiz sachlich und kurz formuliert sein. Dabei sollte sie höflich klingen und die wichtigsten Informationen für den Empfänger auf den Punkt bringen.
Im Idealfall besteht eine Abwesenheitsnotiz aus diesen 7 Bestandteilen:
- Betreff
- Anrede & Dank
- Abwesenheitszeitraum
- Behandlung der Nachricht
- Mögliche Vertretung
- Rückkehr
- Schlussformel
Wir erklären dir jetzt Schritt für Schritt die einzelnen Abschnitte und zeigen dir Beispiele für passende Formulierungen.
1. Betreff
Der Betreff sollte dem Empfänger deutlich machen, worum es geht. Setze deswegen am besten direkt das Wort „Abwesenheitsnotiz“ in die Betreffzeile. Hast du englische Kontakte, kannst du auch „Out of Office Message“ schreiben.
2. Anrede & Dank
Zu Beginn des Textes der Abwesenheitsnotiz begrüßt du den Absender kurz und freundlich. Zeige auch deine Wertschätzung, indem du dich für die E-Mail bedankst:
- Sehr geehrte Damen und Herren , vielen Dank für Ihre Nachricht.
- Guten Tag, herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
3. Abwesenheitszeitraum
Der wichtigste Teil der Abwesenheitsnotiz ist der Abwesenheitszeitraum. Denn der Empfänger kann so sein weiteres Vorgehen bestimmen: Kann die Angelegenheit warten oder muss ein anderer Kollege kontaktiert werden?
Sei deswegen möglichst konkret und gib den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit an. Den Grund für deine Abwesenheit kannst du angeben — musst du aber nicht.
Beispiel-Formulierungen für den Zeitraum:
- Vom 1. April bis 17. April bin ich leider nicht erreichbar.
- Derzeit bin ich im Urlaub und deswegen vom 10. September bis 15. September nicht zu erreichen.
- Über Ostern machen wir Pause. Ab dem 30. März bin ich wieder für Sie da. Wir wünschen Ihnen erholsame Feiertage.
- Ich bin vom 01.03.2023 bis 01.01.2024 in Elternzeit. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem 02.01.2024.
- Ab Montag, den 15. Mai bin ich wieder für Sie erreichbar.
4. Behandlung der Nachricht
Als Nächstes klärst du den Empfänger darüber auf, was mit seiner Nachricht während deiner Abwesenheit passiert. Wird sie weitergeleitet? Oder wird sie erst gelesen, wenn du wieder da bist?
Das könntest du schreiben:
- Aus Vertraulichkeitsgründen wird diese Mail nicht weitergeleitet.
- Diese E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.
- Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Maria Muster weitergeleitet.
- Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Ihre Mail nicht an andere Kollegen weiterleiten können.
5. Mögliche Vertretung
Solltest du in deiner Abwesenheit eine Vertretung haben, nennst du in deiner Abwesenheitsnotiz Name und Kontaktdaten deines Vertreters.
Zum Beispiel so:
- In dringenden Fällen können Sie sich gerne an meinen Kollegen Max Mustermann (mustermann@muster-firma.de) wenden.
- In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Maria Muster vertreten, die Sie unter 01234/567890 erreichen können.
Beachte: Um zu vermeiden, dass die E-Mail-Adresse deines vertretenden Kollegen für Phishing missbraucht wird, kannst du statt dem @ ein (at) schreiben. So können Betrüger diese Information nicht ohne weiteres als E-Mail-Adresse ausfindig machen.
6. Rückkehr
Außerdem ist es für den Empfänger der Abwesenheitsnotiz nützlich zu wissen, wie dein Vorgehen nach deiner Rückkehr ist. So kann er entscheiden, ob er auf dich wartet oder sich vorher an deine Vertretung wendet.
Passende Formulierungen:
- Sollten Sie sich nicht schon mit meiner Vertretung in Verbindung gesetzt haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.
- Mit meiner Antwort können Sie ab dem Zeitpunkt meiner Rückkehr am 4. November rechnen.
- Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen E-Mails beantworten. Dabei komme ich schnellstmöglich auf Sie zurück.
7. Schlussformel
Den Abschluss eines jeden Schreibens bildet die Grußformel und der Name. Halte deine Verabschiedung am besten eher neutral, denn du kannst sie bei einer Abwesenheitsnotiz nicht individuell an den Empfänger anpassen.
Neutrale Verabschiedungen sind zum Beispiel:
- Mit freundlichen Grüßen
- Beste Grüße
- Viele Grüße
Abwesenheitsnotiz: Beispiele für jeden Anlass
Um dir das Schreiben einer Abwesenheitsmail noch ein bisschen zu erleichtern, haben wir verschiedene Beispiele für dich, die du als Abwesenheitsnotiz Vorlage verwenden kannst. Denke aber daran, deine Out-of-Office-Nachricht individuell an deine Situation anzupassen.
Tipp: Teste deine Abwesenheitsnotiz am besten vorher mit einem Kollegen. So kannst du sichergehen, dass sie während deiner Abwesenheit funktioniert.
Formelle allgemeine Abwesenheitsnotiz
Du möchtest eine allgemeine Abwesenheitsnotiz, die sowohl für Kunden als auch für Kollegen passend ist? Hier siehst du eine elegante Abwesenheitsnotiz Vorlage, die immer geht.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Vom 10. Juni bis 17. Juni bin ich leider nicht erreichbar. In dringenden Fällen können Sie sich gerne an meine Kollegin Maria Muster (muster@beispiel-firma.de) wenden.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Abwesenheitsnotiz Urlaub Muster
Unter Kollegen kann die Out-of-Office-Nachricht auch mal etwas informeller sein. In dieser Outlook Abwesenheitsnotiz Vorlage ist ein automatischer Antworttext für den Urlaub formuliert.
Liebe Kollegen,
wenn ihr das hier lest, bin ich im Urlaub. Ab dem 15. September bin ich wieder für euch da. In der Zeit vertritt mich freundlicherweise Max Mustermann (mustermann@beispiel-firma.de). Wendet euch in dringenden Fällen an ihn.
Sonnige Grüße aus Thailand
Mia Muster
Abwesenheitsnotiz Muster bei Krankheit
Auch bei Krankheit kann es sinnvoll sein eine Abwesenheitsnotiz zu verfassen — egal, ob du nur kurz krank bist oder für einen längeren Zeitraum ausfällst. Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz in Outlook bei Krankheit:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aus persönlichen Gründen bin ich voraussichtlich erst am 25.05. wieder für Sie erreichbar. Sollte es bis dahin dringende Anliegen geben, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (mustermann@beispiel-firma.de).
Mit freundlichen Grüßen
Maria Muster
Automatische E-Mail Antwort Vorlage für Feiertage
Wie du eine Abwesenheitsnotiz für Feiertage formulieren kannst, siehst du in dieser Abwesenheitsnotiz Outlook Vorlage hier.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Über die Festtage machen auch wir eine Pause. Wir sind ab dem 2. Januar wieder für Sie da und beantworten dann schnellstmöglich Ihre E-Mail. Bis dahin bitten wir Sie um etwas Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet.
Wir wünschen Ihnen erholsame Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr!
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Automatische Antwort Vorlage bei Elternzeit
In Elternzeit bist du oft für eine längere Zeit nicht erreichbar. Auch dafür kannst du eine automatische Antwort in Outlook und Co. verfassen.
Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich voraussichtlich bis zum 23.03.2024 in Elternzeit. In diesem Zeitraum habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte wenden Sie sich deshalb mit Ihrem Anliegen an meinen Kollegen Max Mustermann (mustermann@musterfirma.de), welcher mich im o. g. Zeitraum vertritt.
Beste Grüße
Martin Muster
Automatische Antwort Vorlage bei Teilzeit
Arbeitest du in Teilzeit, bist du möglicherweise an einigen Tagen der Woche nicht erreichbar. Eine Abwesenheitsnotiz könnte in diesem Fall so aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich am 25.04. wieder per Mail. Ich kümmere mich dann selbstverständlich zeitnah um Ihr Anliegen. Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Abwesenheitsnotiz Muster beim Ausscheiden aus dem Unternehmen
Wenn du deinen Job wechselst, kann es sinnvoll sein, am Anfang für deine alte Stelle eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. So wissen alle Kunden und Kollegen, dass du nicht mehr dort arbeitest und kennen direkt ihren neuen Ansprechpartner. Das könnte ein Text für die Abwesenheitsnotiz bei Outlook sein:
Sehr geehrte Damen und Herren,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite nicht mehr für die Muster GmbH. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (mustermann@musterfirma.de). Er hilft Ihnen gerne weiter.
Beste Grüße
Maria Muster
Automatische E-Mail Antwort Vorlage auf Englisch
Hast du internationale Kunden, solltest du deine Abwesenheitsnotiz auf Englisch verfassen. Das wirkt professionell und kann von jedem verstanden werden. Hier siehst du eine automatische Antwort Outlook Vorlage:
Dear Sir/Madam,
Thank you for your mail. I will be out of the office until 2023-08-15.
My emails are not being redirected. If you need immediate assistance, please contact my colleague Max Mustermann. He can be reached via email: mustermann@musterfirma.de.
Best regards
Mia Muster
Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
Oft wird für die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen das Programm Outlook verwendet. Wir erklären dir deswegen jetzt, wie du eine Outlook Abwesenheitsnotiz einrichtest.
- Öffne Outlook.
- Wähle dann in der Top-Navigation „Datei“ aus.
- In dem neu geöffneten Fenster klickst du auf „Automatische Antworten“.
- Danach wählst du die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
- Im angezeigten Menü kannst du den Zeitraum (Anfang und Ende) festlegen.
- Als Nächstes folgt der Nachrichtentext. Über den Reiter „Innerhalb meiner Organisation“ erstellst du eine Abwesenheitsnotiz für deine Kollegen. Wählst du „Außerhalb meiner Organisation“ ist die Abwesenheitsmail für alle.
- Mit Klick auf „OK“ ist die Einrichtung abgeschlossen.
Tipp: Vergiss nicht, die AutoReply-Funktion wieder zu deaktivieren, wenn du zurück im Büro bist.
Abwesenheitsnotiz: Häufige Fehler
Die folgenden Fehler solltest du bei deiner Abwesenheitsnotiz vermeiden:
✗ Fehlende Informationen
Fehlen wichtige Informationen, wie z. B. der genaue Zeitraum, kann der Empfänger wenig mit der Antwort anfangen. Die Abwesenheitsnotiz wird dadurch unbrauchbar.
✗ Zu viele Informationen
Aber auch zu viele Informationen sind ein Fehler, denn unnötige Details z. B. zu deinem Urlaub helfen dem Leser nicht weiter. Außerdem könnten Kriminelle dies für Einbrüche in deinem Unternehmen oder deiner Wohnung nutzen.
✗ Zahlendreher und Rechtschreibfehler
Rechtschreibfehler wirken immer unseriös. Aber ein Tippfehler bei den Kontaktdaten der Vertretung oder ein Zahlendreher beim Datum können sogar die ganze Abwesenheitsnotiz unnütz machen.
✗ Keine Unterscheidung der Empfänger
Es ist wichtig, die Abwesenheitsnotiz an unterschiedliche Empfänger anzupassen. Kollegen benötigen beispielsweise andere Informationen als Kunden.
✗ Unfreundlicher Ton
Achte auf einen freundlichen Ton. Du willst ja nicht den Eindruck machen, als würden dich die Mails in deiner Abwesenheit nerven.
✗ Handynummer
Verzichte darauf, deine eigene Handynummer für besonders dringende Fälle anzugeben. Denn jeder empfindet sein Anliegen als besonders dringend. Das kann zu vielen Anrufen trotz Abwesenheit führen.
Abschiedsmail an Kollegen
Wie du eine Abwesenheitsnotiz verfasst, weißt du jetzt. Du bist nicht nur vorübergehend abwesend, sondern wechselst deinen Job? Dann musst du eine Abschiedsmail an deine Kollegen verfassen. Wie das geht, erfährst du hier .
Abschiedsmail an Kollegen
Wie du eine Abwesenheitsnotiz verfasst, weißt du jetzt. Du bist nicht nur vorübergehend abwesend, sondern wechselst deinen Job? Dann musst du eine Abschiedsmail an deine Kollegen verfassen. Wie das geht, erfährst du hier .