Desk Sharing
Desk Sharing oder auch Shared Desk bzw. Flexible Office wird immer häufiger genutzt. Aber wie genau funktioniert es und lohnt sich das überhaupt? Das erklären wir im Beitrag und Video .
Inhaltsübersicht
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing (dt.: Schreibtisch teilen) ist ein Konzept der Arbeitsorganisation. Dabei teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. Sie haben also keinen eigenen Arbeitsplatz. So werden Arbeitsplätze effizienter genutzt, indem Mitarbeiter den Arbeitsplatz frei wählen können.
Denn nur selten sind in der modernen Arbeitswelt alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro. Zum einen können Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit oder Außendienst entstehen, zum anderen hat der Anteil von Homeoffice stark zugenommen.
Beim Desk Sharing soll daher Bürofläche gespart werden, wobei trotzdem jeder Mitarbeiter einen Arbeitsplatz hat.
Desk Sharing beschreibt ein Konzept, bei dem sich Mitarbeiter die Schreibtische in einem Büro „teilen“. Sie haben also keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern arbeiten von dem Schreibtisch aus, der gerade frei ist.
Wie funktioniert Desk Sharing?
Desk Sharing kann je nach Unternehmensgröße verschieden umgesetzt werden. Bei kleineren Unternehmen sucht sich einfach der erste Mitarbeiter seinen Platz aus. Das geht schnell und erfordert keinen zusätzlichen Planungsaufwand.
Bei größeren Unternehmen kann das jedoch zu Chaos führen. Denn die Suche nach einem Arbeitsplatz in der Nähe des eigenen Teams kostet bei einem Büro mit 300 Arbeitsplätzen nur Zeit und Nerven. Deshalb verwenden größere Unternehmen meistens eine spezielle Software oder eine App für die Planung. Mitarbeiter können darin im Voraus einen Arbeitsplatz buchen. Ein solcher Plan könnte etwa so aussehen:
Hier wird auch der große Unterschied zum traditionellen Modell, bei dem jeder einen festen Arbeitsplatz hat, deutlich. Denn einer der drei Arbeitsplätze würde im traditionellen Ansatz durch die Abwesenheit im Homeoffice immer leer stehen. Der kann durch Desk Sharing, auch Hot Desking genannt, eingespart werden.
Übrigens: Die Idee des Desk Sharing stammt aus dem Silicon Valley. Die Unternehmen „Google“ und „Facebook“ sind zwei prominente Vertreter dieses Konzeptes.
Vorteile und Nachteile von Desk Sharing
Wer sich überlegt, das Desk-Sharing Konzept einzuführen, sollte erst die Vor- und Nachteile abwägen. Ob die Umsetzung sinnvoll ist, hängt davon ab, in welcher Situation sich das Unternehmen befindet. Desk Sharing hat sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen viele Vorteile:
- ✅ Platz- und somit Kostenersparnis
Indem weniger Arbeitsplätze für eine gleichbleibende Anzahl von Mitarbeitern notwendig sind, lassen sich unter anderem Miete, Heizung und Materialkosten sparen. Die Ressourcen können dafür zum Beispiel für die Modernisierung der bestehenden Arbeitsplätze eingesetzt werden.
- ✅ Fachübergreifendes Arbeiten
Durch den regelmäßigen Wechsel des Arbeitsplatzes wird immer neben neuen Kollegen gearbeitet. Das sorgt für neue Vernetzungen und kreative Ideen und kann auch die Arbeitsatmosphäre verbessern.
- ✅ Positiver Beitrag für das Employer Branding
Moderne Organisationsstrukturen sind attraktiv auf dem Arbeitsmarkt. Potenzielle Bewerber könnten daher ein Unternehmen, das Desk Sharing in Kombination mit Homeoffice anbietet, als positiver wahrnehmen.
- ✅ Gleichberechtigung
Da jeder eine Chance auf jeden Arbeitsplatz hat, führt das zu einem Abbau von wahrgenommener Hierarchie. Diese Gerechtigkeit führt dann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Das klingt alles vielversprechend. Doch so wie alle neuen Trends hat auch dieser seine Schattenseiten. Die folgenden Nachteile sollten daher nicht aus den Augen verloren werden.
- ❌ zeitintensive Organisation
Das ständige Umziehen des Arbeitsplatzes sowie das Anmelden in Apps für das Buchen von Tischen kann auch ziemlich viel Zeit beanspruchen. Beachtet werden muss auch, dass der Arbeitsplatz nach der eigenen Arbeit wieder für die nächste Person komplett aufgeräumt werden muss.
- ❌ sinkendes Wohlbefinden
Durch Desk Sharing gibt es im Büro auch keinen Arbeitsplatz, der als „eigener Bereich“ wahrgenommen wird. Eine individuelle Einrichtung ist nicht möglich und Mitarbeiter können sich daher weniger wohlfühlen. Auch das Gefühl von Privatsphäre kann verloren gehen.
- ❌ Produktivitätsverlust
Mehr Zeit für das Finden des Arbeitsplatzes bedeutet auch weniger Zeit für das Arbeiten selbst. Das kann zu einem Verlust der Leistung und somit höherer Frustration führen.
- ❌ Schwächung des Teamzusammenhalts
Zwar steigert es das fachbereichsübergreifende Arbeiten, aber das geht zulasten des eigenen Teams. Vor allem introvertierte Mitarbeiter können sich schnell isoliert und verloren fühlen, wenn sie keinen festen Kollegenkreis um sich haben.
Wo eignet sich Desk Sharing?
Neben den Vor- und Nachteilen gibt es auch andere Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst einmal macht Desk Sharing nur unter den folgenden zwei Bedingungen Sinn:
- Das Unternehmen hat flache Hierarchien und arbeitet prozessorientiert
- Ein großer Anteil der Mitarbeiter ist immer außer Haus (z. B. durch Homeoffice oder Außendienst)
Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, empfiehlt sich das Einholen eines Meinungsbildes. Dazu kann zum Beispiel eine anonyme Online-Umfrage durchgeführt werden, bevor das Desk Sharing eingeführt wird. Denn wenn Mitarbeiter dieser Veränderung kritisch gegenüber stehen, führt das zu einem Verlust der potenziellen Chancen und zu sinkender Arbeitsmotivation.
Tipp: Bei der Umsetzung sollte der Betriebsrat eingebunden werden. So können Konflikte vermieden werden.
Beispiele für Unternehmen, in denen Desk Sharing gut funktioniert, sind:
- Unternehmen der digitalen Branche (z. B. Telekommunikation oder Medien)
- Technologieunternehmen
- Betriebe mit flexiblen Arbeitszeiten oder Schichtbetrieb
- Unternehmen mit einem hohen Anteil von Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern im Homeoffice
6 Tipps für das Desk Sharing
Bevor Pläne umgesetzt werden, ist der wichtigste erste Schritt, die Mitarbeiter einzubeziehen. Wenn das Vorhaben auf starke Ablehnung stößt, sollte besser nach anderen Lösungen gesucht werden.
Damit die Umsetzung in einem Unternehmen gut funktioniert, sind hier 6 Tipps:
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Ausstattung Arbeitsplatz
Die Ausstattung an jedem Arbeitsplatz muss für jeden potenziellen Mitarbeiter vollständig sein. Dazu gehört auch, Updates bei allen Arbeitsplätzen gleichermaßen durchzuführen. Wenn Equipment fehlt, müssen Mitarbeiter das zunächst kompensieren, was viel Zeit kostet und somit Produktivität und Motivation senkt. Am besten erhält jeder Mitarbeiter einen Laptop mit einem Headset, um sie an den jeweiligen Arbeitsplatz direkt anschließen zu können.
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Zugriff auf Ressourcen unabhängig vom Arbeitsplatz
Jeder Mitarbeiter sollte auf alle benötigten Ressourcen auch dann zugreifen können, wenn er den Arbeitsplatz wechselt. Je weniger Papier verwendet wird, umso besser. Denn alles, was physisch ist, kann leicht verloren gehen und muss herumgetragen werden. Als Lösung bieten sich Kollaborationstools an, mit denen Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese auch teilen können. Auch Cloud-Lösungen können helfen, da sie Daten auf einem externen Server speichern. Dadurch können Daten von jedem Ort aus abgerufen werden.
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Nutze eine geeignete Software
Eine intuitive und wenig zeitintensive Software für die Buchung von Arbeitsplätzen ist die Grundlage in größeren Unternehmen. Es lohnt sich hier, das Feedback von Mitarbeitern einzuholen, um einen groben Eindruck zu bekommen.
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Clean Desk Policy
Jeder Mitarbeiter muss den Arbeitsplatz so hinterlassen, wie er ihn vorgefunden hat. Das vermeidet Konflikte und steigert die Akzeptanz des Desk Sharing. Auch der Datenschutz wird besser gewährleistet, weil Mitarbeiter sich jedes Mal ausloggen müssen, wenn sie einen Computer teilen.
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Biete Stauraum
Da keiner seine Arbeitsutensilien am Arbeitsplatz lassen kann, ist es wichtig, den Mitarbeitern Stauraum zur Verfügung zu stellen. Gängige Lösungen sind Rollcontainer oder Spinde.
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Beachte Ergonomie
Mitarbeiter haben alle körperliche Unterschiede. Deshalb haben sie auch verschiedene Bedürfnisse, was die Höhe der Tische und die Ausrichtung der Monitore betrifft. Sie sollten deshalb einfach anpassbar sein. Das Gleiche gilt auch für Bürostühle.
Wenn diese Tipps gut umgesetzt werden und sich das Unternehmen regelmäßig über das Desk Sharing mit den Mitarbeitern austauscht, sind die Weichen für eine erfolgreiche Implementierung gestellt.
Remote Work
Eine Voraussetzung für Desk Sharing ist Remote Work. In unserem Video erklären wir, wie Remote Work richtig funktioniert und was es hier zu beachten gibt.
Remote Work
Eine Voraussetzung für Desk Sharing ist Remote Work. In unserem Video erklären wir, wie Remote Work richtig funktioniert und was es hier zu beachten gibt.