Arbeitsplatzbeschreibung
Arbeitsplatzbeschreibungen sind wichtig für die interne Unternehmensorganisation. Im Beitrag und Video zeigen wir mit Tipps und Mustern, was es beim Erstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung zu beachten gibt.
Inhaltsübersicht
Arbeitsplatzbeschreibung – Überblick
Eine Arbeitsplatzbeschreibung dokumentiert detailliert alle Aufgaben und Pflichten eines Mitarbeiters. In einer solchen Beschreibung wird festgehalten, zu welchen Tätigkeiten die Arbeitnehmer verpflichtet sind und wie die Stelle in dem Unternehmen eingeordnet ist.
Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, Arbeitsplatzbeschreibungen zu erstellen — dennoch bieten sie viele Vorteile. Sie sorgen für Transparenz hinsichtlich der Anforderungen, helfen bei Personalentscheidungen und steigern die Mitarbeitermotivation.
✓ Stellenbezeichnung
✓ aktueller Stelleninhaber
✓ Einordnung (Abteilung, Vorgesetzte, Stellvertretung)
✓ Ziele der Stelle
✓ Aufgabenbereiche (Hauptaufgaben, Nebenaufgaben)
✓ Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen/Mitarbeitern
✓ Anforderungsprofil des Mitarbeiters
Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?
In einer Arbeitsplatzbeschreibung werden sämtliche Tätigkeiten und Anforderungen eines bestehenden Arbeitsplatzes in einem Unternehmen genau definiert. Das Dokument enthält dabei alle wichtigen Informationen und Fakten über die Position und erklärt, wie die Stelle in die Unternehmensorganisation eingegliedert ist.
Eine Arbeitsplatzbeschreibung befasst sich mit der Ist-Situation des Arbeitsplatzes. Sie bezieht sich detailliert auf eine bestimmte Stelle und gibt deren tatsächliche Verhältnisse wieder.
Die Stellenbeschreibung fokussiert sich dagegen eher auf den Soll-Zustand. Das heißt, sie enthält konkrete Vorstellungen des Arbeitgebers in Bezug auf die Stelle und dient damit oft als Grundlage für Stellenanzeigen.
Im Idealfall sind beide Beschreibungen deckungsgleich.
Meist wird eine Arbeitsplatz Beschreibung von Vorgesetzten oder Mitarbeitern der Personalabteilung verfasst. Arbeitgeber können aber auch ihre Mitarbeiter persönlich darum bitten, ihren Arbeitsplatz selbst zu beschreiben. Denn wer könnte eine Tätigkeitsbeschreibung besser verfassen, als derjenige, der die Stelle tatsächlich besetzt?
Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?
Das Erstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung ist keine Pflicht! Allerdings sind Arbeitgeber laut § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn eine Beschreibung seiner Tätigkeiten auszuhändigen.
In welcher Form das geschieht, ist egal. Oft wird im Arbeitsvertrag nur der Titel der Stelle genannt. Um eventuelle Missverständnisse oder Unklarheiten von vornherein auszuschließen, empfiehlt es sich daher, eine Arbeitsplatzbeschreibung zu erstellen.
Vorteile von Arbeitsplatzbeschreibungen
Obwohl sie rechtlich gesehen nicht verpflichtend sind, bieten Arbeitsplatzbeschreibungen einige Vorteile:
✓ besseres Personalmanagement
Eine konkrete Beschreibung der Arbeitsplätze kann dabei helfen, die Stellen im Unternehmen besser zu besetzen. So lassen sich genau die Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten finden.
✓ höhere Transparenz
Durch detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen wird sofort ersichtlich, wer wofür verantwortlich ist. Es gibt eine genaue Übersicht über alle Aufgaben und Zielsetzungen. Auch die Mitarbeiter wissen genau, was sie zu tun haben.
✓ Kontrollfunktion
Mögliche Fehler in der Unternehmensorganisation oder der Funktion einer Stelle können durch eine gute Arbeitsplatzbeschreibung aufgedeckt werden. Der Arbeitgeber sieht, ob seine Erwartungen an den Mitarbeiter erfüllt werden und ob es Verbesserungsmöglichkeiten in den Arbeitsschritten oder der Organisation der Stelle gibt.
✓ mehr Motivation
Wenn die Mitarbeiter einen eindeutigen Sinn in ihrer Arbeit sehen, dann sind sie oft gleich viel motivierter. Durch die klare Aufgabenbeschreibung erkennen sie ihre eigenen Position und ihren Mehrwert für das Unternehmen.
Besonders im Öffentlichen Dienst sind Arbeitsplatzbeschreibungen wichtig, denn sie helfen bei der korrekten Eingruppierung nach Tarifvertrag. Das Gehalt wird dabei nach Entgeltgruppen bestimmt, die je nach Tätigkeiten und Qualifikation des Mitarbeiters unterschiedlich hoch ausfallen.
Nachteile von Arbeitsplatzbeschreibungen
Bei all den positiven Auswirkungen einer Arbeitsplatzbeschreibung gibt es aber auch einige negative Aspekte, die damit einhergehen.
Zunächst einmal bedeutet das Erstellen solcher Beschreibungen einen erheblichen Mehraufwand, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Die Dokumente müssen regelmäßig überarbeitet und gepflegt werden, was mit Aufwand und Zeit verbunden ist.
Ein weiterer Nachteil ist, dass sich die Mitarbeiter womöglich zu sehr auf die Tätigkeitsbeschreibung fokussieren und so in ihrer Flexibilität eingeschränkt sind. Sie sehen nur noch ihren eigenen Bereich mit den festgelegten Aufgaben und verlieren den Bezug zum Unternehmen als großes Ganzes.
Arbeitgeber sollten daher den Nutzen und Aufwand von Arbeitsplatzbeschreibungen im eigenen Unternehmen immer abwägen.
Arbeitsplatzbeschreibung – Muster
Was alles in einer Arbeitsplatzbeschreibung stehen muss, erklären wir gleich Schritt für Schritt. Hier haben wir schon mal ein Muster, das als Vorlage verwendet werden kann.
Arbeitsplatzbeschreibung Vorlage – Word
Arbeitsplatzbeschreibung Vorlage – PDF
Arbeitsplatzbeschreibung – Inhalt
Da das Erstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung keine Pflicht ist, gibt es auch keine genauen Vorgaben für den Aufbau. Es gibt jedoch einige Inhalte, die auf jeden Fall enthalten sein sollten:
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Informationen zur Stelle
Zunächst muss deutlich werden, um welche Stelle es sich handelt. Dafür werden die konkrete Stellenbezeichnung und der aktuelle Stelleninhaber genannt. Anschließend wird die Stelle in das Unternehmen eingeordnet. Zu welcher Abteilung gehört die Position, wer ist der Vorgesetzte und wer ist befugt, die Stelle zu vertreten?
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Ziele & Aufgaben
Hier wird definiert, welche Zielvorgaben die Stelle hat und welche Erwartungen gestellt werden. Dazu werden auch alle Haupt- und Nebenaufgaben beschrieben, die damit verbunden sind. Zudem muss festgelegt werden, welche Befugnisse der Stelleninhaber hat und wo Rücksprachen erforderlich sind. Seine Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geklärt werden.
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Zusammenarbeit
Bereits zu Beginn der Arbeitsplatzbeschreibung wird kurz auf die Einordnung in die Unternehmensorganisation eingegangen. Im Abschnitt „Zusammenarbeit“ kann das weiter ausgeführt werden und Schnittstellen zu anderen Bereichen erläutert werden.
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Anforderungen & Qualifikationen
Am Ende der Arbeitsplatzbeschreibung wird festgehalten, welche bestimmten Kenntnisse und Fähigkeiten der Stelleninhaber mitbringen sollte. Das kann z. B. ein besonderer Abschluss sein oder auch gewisse Hard- oder Soft Skills.
Stellenbeschreibung
Jetzt weißt du, wie du den Ist-Zustand einer Stelle in der Arbeitsplatzbeschreibung festhalten kannst. Wenn du jetzt noch erfahren willst, wie man den Soll-Zustand einer Arbeitsstelle erfasst, dann schau dir unser Video zur Stellenbeschreibung an. Dort findest du viele Tipps und hilfreiche Muster.
Stellenbeschreibung
Jetzt weißt du, wie du den Ist-Zustand einer Stelle in der Arbeitsplatzbeschreibung festhalten kannst. Wenn du jetzt noch erfahren willst, wie man den Soll-Zustand einer Arbeitsstelle erfasst, dann schau dir unser Video zur Stellenbeschreibung an. Dort findest du viele Tipps und hilfreiche Muster.