Anrede E-Mail
Wie du die Anrede in einer E-Mail richtig formulierst, hängt stark vom Kontext ab. In diesem Beitrag und im Video zeigen wir dir, welche Anrede du wann verwenden solltest.
Inhaltsübersicht
Welche Anrede in einer E-Mail verwenden?
Die Anrede in deiner E-Mail entscheidet über den ersten Eindruck. Welche geeignet ist hängt davon ab, in welchem beruflichen Kontext du schreibst und wie gut du den Empfänger kennst.
Die folgende Tabelle hilft dir dabei, die richtige Variante zu wählen:
| Ton & Beziehung zum Empfänger | Anrede |
|
Formell und distanziert Beispielsweise für Bewerbungen, Erstkontakt, Vorgesetzte, Behörden oder externe Partner. |
Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr [Nachname] |
|
Formell, aber etwas persönlicher |
Liebe Frau / Lieber Herr [Nachname] |
|
Neutral und zeitlich passend Wenn du höflich, aber nicht zu formell sein willst — gut bei leicht distanziertem Kontakt oder wenn du den Ton noch nicht kennst. |
Guten Tag Frau / Herr [Nachname] |
|
Locker und kollegial Für die tägliche Teamkommunikation auf Augenhöhe — z. B. kurze Abstimmungen oder informelle Updates. |
Hallo Frau / Herr [Nachname] Hallo [Vorname] |
|
Informell und persönlich Nur in sehr lockeren Teams und nur, wenn der Ton sicher passt. |
Hi [Vorname] Hey [Vorname] |
|
Ganz ohne Anrede |
– |
Tipp: Wenn du unsicher bist, orientiere dich immer an der letzten Mail deines Gegenübers. Wird dort „Hallo“ oder „Liebe Frau …“ verwendet? Dann kannst du den Stil übernehmen und wirkst dabei trotzdem professionell.
Regeln für die E-Mail-Anrede
✓ Komma nicht vergessen
Am Ende der Anrede steht immer ein Komma.
✓ Danach: Zeilenumbruch
Nach der Anrede machst du eine Leerzeile, bevor du mit dem Text beginnst.
✓ Kleinschreibung nach dem Komma
Der erste Satz nach der Anrede beginnt klein — auch wenn′s ungewohnt wirkt.
➡️ Beispiel
„Liebe Frau Becker,
vielen Dank für Ihre Rückmeldung…“
Studyflix vernetzt: Hier ein Video aus einem anderen Bereich
E-Mail-Anrede an mehrere Personen
Wenn du eine E-Mail an mehrere Empfänger schreibst, kommt es auf die richtige Reihenfolge und Formulierung an — besonders, wenn die Personen unterschiedliche Rollen oder Hierarchien haben.
Namen sind bekannt:
Beginne mit der wichtigsten Person — also der höchsten Position im Unternehmen. Danach folgen alle anderen, zum Beispiel so:
➡️ Beispiel:
Liebe Frau Dr. Keller, lieber Herr Braun, liebe Frau Meier,
Gleichgestellte Personen:
Bei gleichrangigen Empfängern kannst du dich an bewährten Reihenfolgen orientieren:
- Frauen zuerst, dann Männer
- Ältere vor Jüngeren (wenn bekannt)
- alphabetisch (wenn du unsicher bist)
Gruppe ohne namentliche Anrede:
Wenn du niemanden direkt benennen kannst oder willst — zum Beispiel in größeren Teams — nutze eine neutrale Gruppenansprache:
➡️ Beispiele:
- Liebes Kommunikationsteam,
- Hallo zusammen,
- Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Vermeide dabei zu allgemeine oder informelle Varianten wie „Hi all“ oder „Hey Leute“ — die wirken schnell unprofessionell.
Tipp: Wenn du in CC noch andere Personen hast, musst du sie in der Anrede nicht erwähnen — es reicht, die im „An“-Feld genannten korrekt anzusprechen.
E-Mail-Anrede an unbekannte Empfänger
Wenn du nicht weißt, wer deine E-Mail liest — zum Beispiel bei einer Nachricht an kontakt@firma.de oder bewerbung@unternehmen.com — brauchst du eine neutrale, aber professionelle Anrede.
Am sichersten fährst du mit „Sehr geehrte Damen und Herren“. Diese Form ist klassisch, respektvoll und in vielen Branchen immer noch Standard — besonders bei Behörden, Kanzleien oder großen Unternehmen.
In Start-ups oder kreativen Agenturen kann die Anrede dagegen zu steif wirken. Deshalb solltest du darauf achten, den Ton an den Kontext anzupassen. Schau dir hierzu am besten die Website der Organisation an: Wird dort geduzt? Klingt die Sprache locker und direkt? Dann darf auch deine E-Mail etwas ungezwungener klingen.
Hier ein paar Alternativen, wenn du mehr über den Empfänger weißt — zum Beispiel die Abteilung oder das Team:
- Liebes Personalteam,
- Hallo Kundenservice,
- Liebe Kolleginnen und Kollegen,
- Hallo Projektteam Marketing,
✅ Website checken Impressum checken
Auf der Unternehmenswebsite findest du unter „Team“, „Kontakt“, „Über uns“ oder im Impressum häufig direkte Ansprechpersonen — zum Beispiel aus der Geschäftsführung oder einer bestimmten Abteilung.
✅ E-Mail-Signaturen nutzen
Wenn du schon eine Antwort bekommen hast, sieh dir die Signatur genau an — Name, Funktion und ggf. Titel stehen meistens am Ende der Mail.
✅ LinkedIn oder XING durchsuchen
Suche nach dem Unternehmen und den passenden Personen oder Positionen. Achtung: Nur öffentlich sichtbare Infos verwenden.
✅ Telefonisch nachfragen
Ein kurzer, freundlicher Anruf mit der Frage „An wen kann ich mich in Ihrer Personalabteilung wenden?“ wirkt oft professioneller, als eine anonyme Mail.
Geschlechtsneutrale E-Mail-Anreden
Wenn du nicht weißt, welches Geschlecht dein Gegenüber hat oder du bewusst inklusiv formulieren willst, dann kannst du mit geschlechtsneutralen Anreden professionell und respektvoll kommunizieren.
Einzelne Personen:
Verzichte in solchen Fällen auf „Frau“ oder „Herr“ und nenne stattdessen den vollständigen Namen:
➡️ Beispiel:
Guten Tag, Alex Meyer,
So gehst du dem Risiko aus dem Weg, eine falsche Anrede zu wählen. Wenn du nur den Nachnamen kennst, dann nutze einfach eine neutrale Variante mit Titel oder Funktion, sofern vorhanden:
➡️ Beispiel:
Guten Tag, Prof. Dr. Krause,
Mehrere Personen oder Teams:
Hier eignen sich Formulierungen, die keine geschlechtsspezifischen Bezeichnungen enthalten:
- Liebes Personalteam,
- Liebe Kollegenschaft,
- Hallo zusammen,
Auch Bezeichnungen wie „Mitarbeitende“, „Ansprechpersonen“ oder „Verantwortliche“ kannst du verwenden, wenn sie zum Kontext passen.
E-Mail-Anrede auf Englisch
Im internationalen Kontakt musst du die richtige Balance zwischen Höflichkeit und Verständlichkeit finden. Die englische Sprache bietet dafür viele Anredeformen, je nach Situation und Beziehung zum Empfänger.
Formell bis informell — die wichtigsten Anreden im Überblick:
| Situation | Englische Anrede | Deutsche Entsprechung |
| Du kennst den Namen nicht | To whom it may concern | Sehr geehrte Damen und Herren |
| Allgemeiner Erstkontakt | Dear Sir or Madam | Sehr geehrte Damen und Herren |
| Du kennst den Namen | Dear Mr Smith / Dear Ms Jones | Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau |
| Persönlich und trotzdem höflich | Dear John | Lieber John / Liebe … |
| Locker und direkt | Hi Emma / Hello David | Hallo Emma / David |
| Du schreibst an mehrere Personen | Dear all / Hi all | Liebe alle / Hallo zusammen |
Wichtig: Diese Anrede „Ms“ ist neutral und passt für alle Frauen, unabhängig vom Familienstand. In den USA schreibt man Ms. (mit Punkt), in Großbritannien Ms (ohne Punkt).
E-Mail schreiben
Du willst nicht nur die passende Anrede, sondern gleich die ganze E-Mail professionell schreiben? In unserem Beitrag dazu zeigen wir dir, wie das gelingt — von der Begrüßung bis zur Verabschiedung.
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