E-Mail schreiben
Du willst wissen, wie du eine perfekte E-Mail schreiben kannst? Wir haben in unserem Beitrag und im Video die besten Tipps für dich und zeigen dir alles Schritt für Schritt!
Inhaltsübersicht
Wie schreibe ich eine E-Mail?
Eine E-Mail zu schreiben ist vor allem im Arbeitsalltag praktisch: So kannst du schnell und einfach wichtige Informationen austauschen!
Schlecht formulierte E-Mails können aber auch viel Zeit fressen — bei Absender und Empfänger. Du solltest dich in deiner E-Mail daher möglichst kurz halten und auf das Wesentliche beschränken. Bleib dabei aber trotzdem höflich! Damit zeigst du dem Empfänger Respekt und deine E-Mail wird eher ernst genommen und beantwortet.
Außerdem musst du immer darauf achten, für wen deine E-Mail bestimmt ist. Denn in einer persönlichen E-Mail kannst du dich sehr viel freier und kreativer ausdrücken als in einer geschäftlichen E-Mail.
- Die richtige E-Mail-Adresse verwenden
- Aussagekräftige Betreffzeile formulieren
- Passende Begrüßung wählen
- Mit der Einleitung zum Inhalt hinführen
- Im Hauptteil kurz & prägnant Informationen übermitteln
- Mit einem positiven Schlusssatz abrunden
- Freundliche Grußformel nutzen
- E-Mail mit deiner Signatur „unterschreiben“
E-Mail schreiben – Form
Der Aufbau einer persönlichen und einer geschäftlichen E-Mail ist derselbe. Dazu gehören:
- die Kopfzeile mit der Sender- und Empfängeradresse
- der Betreff
- die Anrede
- der inhaltliche Teil mit Einleitung, Hauptteil und Schluss
- die Grußformel mit deiner Signatur bzw. deinem Namen
Du kannst einer E-Mail außerdem einen Anhang hinzufügen. Das können zum Beispiel Dateien oder Fotos sein.
Unser Beispiel zeigt dir den Aufbau einer typischen, geschäftlichen E-Mail:
Wie genau du eine solche Mail schreiben kannst, zeigen wir dir jetzt Schritt für Schritt!
E-Mail richtig schreiben – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Im Beispiel hast du gesehen, wie eine fertige, einfache E-Mail aussehen kann. Wir zeigen dir jetzt Schritt für Schritt, wie du so eine geschäftliche E-Mail schreiben kannst.
Schritt 1: Die richtige E-Mail-Adresse
Vor allem bei geschäftlichen E-Mails oder bei Bewerbungen muss nicht nur die Empfänger-Adresse stimmen. Deine eigene E-Mail-Adresse sollte seriös sein und deinen eigenen Vor- und Nachnamen enthalten.
E-Mail-Adressen, wie z. B. einhorn74@domain.de wirken nicht besonders professionell. Achte auch darauf, dass du beim Schreiben mit einer Person immer die gleiche E-Mail-Anschrift verwendest.
✗ einhorn74@domain.de
✓ vorname.nachname@domain.de
Schritt 2: Der Betreff
Im Betreff bringst du den Anlass deiner E-Mail genau auf den Punkt. So erkennt der Empfänger auf einen Blick, worum es inhaltlich in deiner Nachricht geht. Du fasst also in wenigen Worten den Inhalt deiner E-Mail zusammen.
Der Betreff wird auch schon in der Übersicht des Posteinganges angezeigt. Er hilft also auch dem Empfänger zu entscheiden, ob eine E-Mail dringend ist oder ob es reicht, sie später zu lesen. Außerdem lassen sich E-Mails mit guten Angaben in der Betreffzeile leichter wieder finden und sortieren.
E-Mail Formulierungen – Beispiele Betreffzeile:
✓ Bewerbung als Werkstudent im Bereich Social Media
✓ Zusammenfassung des Gesprächs vom 20. September
✓ Terminabsprache Projekt-Meeting
In diesen Beispielen wird dem Empfänger direkt klar, um was es in der E-Mail geht.
Vermeide Betreffzeilen, die nicht direkt auf das Thema eingehen, zu lang sind oder im schlimmsten Fall passiv-aggressiv
klingen:
✗ Was soll das?
✗ Eine Frage
✗ Ich würde mich gerne ab 01.12 als Werkstudentin im Bereich Social Media bewerben
✗ Re: AW: Re: AW: Re: AW: Terminabsprache Meeting
Tipp: Wie du eine gute Betreffzeile für deine Bewerbung formulierst, zeigen wir dir hier !
Schritt 3: Die Begrüßung
Ähnlich wie bei Briefen wird auch bei der E-Mail zwischen einer formellen und einer informellen Anrede unterschieden.
In geschäftlichen E-Mails verwendest du eine formelle Anrede:
✓ Sehr geehrte(r) Frau/Herr Muster,
✓ Sehr geehrte Damen und Herren,
In privaten E-Mails darf es stattdessen eine persönliche Anrede sein:
✓ Hallo/Hi,
✓ Guten Tag,
✓ Liebe(r) …,
Bei Gruppen kannst du auch z. B. „Hallo zusammen „ schreiben.
Wenn du dir unsicher bist, entscheide dich immer für eine formelle Anrede. Denn neben der Begrüßung zeigst du mit der Anrede, dass du deinen Empfänger wertschätzt. Mit der höflichen Formulierung „Sehr geehrte…“ bist du da immer auf der sicheren Seite.
Regeln für die Anrede
-
Reihenfolge bei mehreren Empfängern:
Wenn es keine Hierarchie gibt, wird aus Höflichkeit zuerst die Frau genannt. Bei hierarchischen Strukturen wird die höhergestellte Person, z. B. der Chef, zuerst genannt.
-
Unbekannter Ansprechpartner bzw. unbekanntes Geschlecht:
Am besten ist es natürlich, du ermittelst die Ansprechperson. Wenn das nicht möglich ist, kannst du die unpersönliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden. Oder du entscheidest dich für eine genderneutrale Variante, wie „Guten Tag“.
-
Komma oder Ausrufezeichen:
Verwende bestenfalls ein Komma. Damit beendest du die Zeile, fügst danach einen Absatz ein und schreibst klein weiter. Eine andere Alternative ist das Ausrufezeichen. Darauf solltest du bei geschäftlichen E-Mails aber eher verzichten.
-
Titel:
Trägt deine Empfänger-Person einen akademischen Titel im Namen, musst du diesen auch in der Anrede nennen. Titel, die du erwähnen musst, sind: „Doktor/in“ (kannst du als „Dr.“ abkürzen) und „Professor/in“ (in der Anrede immer ausschreiben). Niedrigere akademische Grade, wie „Bachelor“, „Master“ oder „Diplom“ brauchst du nicht in der Anrede zu erwähnen. Besitzt jemand mehrere akademische Grade, reicht es, wenn du nur den höchsten Titel verwendest.
Schritt 4: Die Einleitung
Bevor du mit deinem eigentlichen Anliegen beginnst, kommt eine kleine Einleitung. Sie sollte möglichst positiv sein, um die Stimmung des Empfängers aufzuheitern.
Dafür eignen sich besonders persönliche und individuelle Fragen oder Kommentare. Du könntest z. B. nach dem Urlaub oder einer überstandenen Krankheit fragen. Ebenso kannst du die Einleitung nutzen, um zum Thema hinzuführen oder um dich selbst vorzustellen. Es bietet sich auch immer gut an, ein vorangegangenes Gespräch aufzugreifen.
Abhängig von der Situation gibt es mehrere Möglichkeiten, wie eine Einleitung aussehen kann:
✓ Hiermit möchte ich mich bei Ihnen für die ausgeschriebene Werkstudentenstelle bewerben.
✓ Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
✓ Haben Sie vielen Dank für das nette Gespräch letzte Woche.
✓ Hatten Sie einen schönen Urlaub?
Schritt 5: Der Hauptteil
Der Hauptteil ist der wichtigste Teil deiner E-Mail. Hier versuchst du deine Inhalte einfach und kompakt zu vermitteln.
Diese Tipps helfen dir, damit dein Leser die Nachricht schnell und richtig versteht:
| Kurze Sätze | Kurze Sätze sind einfacher zu lesen als lange Schachtelsätze. So fällt es dem Leser also leichter, Informationen aufzunehmen. |
| Fettungen und Kursivierungen | Durch optische Hervorhebungen lassen sich wichtige Daten und Fakten schneller finden. |
| Sinnvolle Absätze | Mit Absätzen kannst du den Text strukturieren. Als Faustregel gilt: Ungefähr 3 Sätze pro Absatz. |
| Listen | Listen helfen, wichtiges Informationen schnell zu erkennen. Du kannst sie für Daten oder Fakten nutzen. |
| Einfache Worte | Verwende einfache Wörter, die jeder benutzt. So kannst du dir sicher sein, dass der Empfänger deine Nachricht versteht. Bei Experten kannst du natürlich auch Fachwörter nutzen. |
| Positive Botschaften | Setze auf positive Sprache. Vor allem, wenn du Kritik übst oder dir etwas von deinem Empfänger wünscht, wird er dir so viel eher entgegenkommen. |
Schritt 6: Der Schluss
Der Schlusssatz rundet deine E-Mail ab. Achte darauf, dass der Schluss freundlich ist. Auch wenn du dich in deiner E-Mail über etwas beschwerst, sollte dein letzter Satz versöhnlich und höflich sein. Du kannst deinen Schlusssatz auch verwenden, um eine Handlungsaufforderung unterzubringen.
Beispiele:
✓ Ich freue mich sehr, schon bald wieder von Ihnen zu hören.
✓ Weitere Informationen zum vorgestellten Angebot finden Sie auch auf unserer Homepage.
✓ Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.
Schritt 7: Grußformel
Die Grußformel am Schluss der E-Mail ist mindestens genauso wichtig wie die Begrüßung am Anfang. Achte auch hier darauf, dass du freundlich und höflich bleibst.
Die sicherste Variante ist hier „Mit freundlichen Grüßen“ — es ist aber auch die langweiligste Option. Wenn du einen positiven Eindruck hinterlassen willst, versuche deine Grußformel persönlicher zu gestalten.
Zum Beispiel so:
✓ Freundliche Grüße / Herzliche Grüße / Beste Grüße
✓ Viele Grüße nach München
✓ Einen guten Start in die Woche
✓ Mit sonnigen Grüßen aus Lissabon
Schritt 8: Signatur
Als Letztes kommt deine Signatur, also dein Name. In einem Geschäftsbrief solltest du hier noch den Namen des Unternehmens, die Kontaktdaten des Unternehmens, deine Position im Unternehmen sowie die Website oder Social-Media-Kanäle der Firma nennen.
In Outlook kannst du dir zum Beispiel eine vorgefertigte Signatur einrichten. Das ist vor allem bei geschäftlichen E-Mails sinnvoll.
E-Mail schreiben – Dos and Don’ts
Hier siehst du jetzt noch einige Dos and Don’ts beim Schreiben einer E-Mail:
| Dos | Don’ts |
|
✓ Korrekturlesen |
✗ Tipp- und Rechtschreibfehler ✗ Falsche Anrede ✗ Falscher oder fehlender Anhang ✗ Emotionaler Ton/Ironie ✗ Lange Schachtelsätze ✗ (Unbekannte) Abkürzungen verwenden ✗ Schlechte Formatierung ✗ Übertrieben lang ✗ Unnötige E-Mails |
Sehr geehrte Damen und Herren
Super, du weißt jetzt wie du eine E-Mail richtig schreibst. Falls du die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden möchtest, zeigen wir dir hier , was du dabei beachten solltest.
Sehr geehrte Damen und Herren
Super, du weißt jetzt wie du eine E-Mail richtig schreibst. Falls du die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden möchtest, zeigen wir dir hier , was du dabei beachten solltest.