E-Mail schreiben
Du willst wissen, wie du eine perfekte E-Mail schreiben kannst? Wir haben in unserem Beitrag und im Video die besten Tipps fĂŒr dich und zeigen dir alles Schritt fĂŒr Schritt!
InhaltsĂŒbersicht
Wie schreibe ich eine E-Mail?
Eine E-Mail zu schreiben ist vor allem im Arbeitsalltag praktisch: So kannst du schnell und einfach wichtige Informationen austauschen!
Schlecht formulierte E-Mails können aber auch viel Zeit fressen â bei Absender und EmpfĂ€nger. Du solltest dich in deiner E-Mail daher möglichst kurz halten und auf das Wesentliche beschrĂ€nken. Bleib dabei aber trotzdem höflich! Damit zeigst du dem EmpfĂ€nger Respekt und deine E-Mail wird eher ernst genommen und beantwortet.
AuĂerdem musst du immer darauf achten, fĂŒr wen deine E-Mail bestimmt ist. Denn in einer persönlichen E-Mail kannst du dich sehr viel freier und kreativer ausdrĂŒcken als in einer geschĂ€ftlichen E-Mail.
- Die richtige E-Mail-Adresse verwenden
- AussagekrĂ€ftige Betreffzeile formulierenÂ
- Passende BegrĂŒĂung wĂ€hlen
- Mit der Einleitung zum Inhalt hinfĂŒhren
- Im Hauptteil kurz & prĂ€gnant Informationen ĂŒbermitteln
- Mit einem positiven Schlusssatz abrunden
- Freundliche GruĂformel nutzen
- E-Mail mit deiner Signatur âunterschreibenâ
E-Mail schreiben â Form
Der Aufbau einer persönlichen und einer geschĂ€ftlichen E-Mail ist derselbe. Dazu gehören:Â
- die Kopfzeile mit der Sender- und EmpfÀngeradresse
- der BetreffÂ
- die Anrede
- der inhaltliche Teil mit Einleitung, Hauptteil und Schluss
- die GruĂformel mit deiner Signatur bzw. deinem Namen
Du kannst einer E-Mail auĂerdem einen Anhang hinzufĂŒgen. Das können zum Beispiel Dateien oder Fotos sein.Â
Unser Beispiel zeigt dir den Aufbau einer typischen, geschÀftlichen E-Mail:
Wie genau du eine solche Mail schreiben kannst, zeigen wir dir jetzt Schritt fĂŒr Schritt!
Studyflix vernetzt: Hier ein Video aus einem anderen Bereich
E-Mail richtig schreiben â Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung
Im Beispiel hast du gesehen, wie eine fertige, einfache E-Mail aussehen kann. Wir zeigen dir jetzt Schritt fĂŒr Schritt, wie du so eine geschĂ€ftliche E-Mail schreiben kannst.
Schritt 1: Die richtige E-Mail-Adresse
Vor allem bei geschÀftlichen E-Mails oder bei Bewerbungen muss nicht nur die EmpfÀnger-Adresse stimmen. Deine eigene E-Mail-Adresse sollte seriös sein und deinen eigenen Vor- und Nachnamen enthalten.
E-Mail-Adressen, wie z. B. einhorn74@domain.de wirken nicht besonders professionell. Achte auch darauf, dass du beim Schreiben mit einer Person immer die gleiche E-Mail-Anschrift verwendest.Â
ââ einhorn74@domain.de
ââ vorname.nachname@domain.de
Schritt 2: Der Betreff
Im Betreff bringst du den Anlass deiner E-Mail genau auf den Punkt. So erkennt der EmpfÀnger auf einen Blick, worum es inhaltlich in deiner Nachricht geht. Du fasst also in wenigen Worten den Inhalt deiner E-Mail zusammen.
Der Betreff wird auch schon in der Ăbersicht des Posteinganges angezeigt. Er hilft also auch dem EmpfĂ€nger zu entscheiden, ob eine E-Mail dringend ist oder ob es reicht, sie spĂ€ter zu lesen. AuĂerdem lassen sich E-Mails mit guten Angaben in der Betreffzeile leichter wieder finden und sortieren.
E-Mail Formulierungen â Beispiele Betreffzeile:
ââ  Bewerbung als Werkstudent im Bereich Social Media
ââ  Zusammenfassung des GesprĂ€chs vom 20. September
ââ  Terminabsprache Projekt-MeetingÂ
In diesen Beispielen wird dem EmpfÀnger direkt klar, um was es in der E-Mail geht.
Vermeide Betreffzeilen, die nicht direkt auf das Thema eingehen, zu lang sind oder im schlimmsten Fall passiv-aggressiv
klingen:
ââ Was soll das?
ââ Eine Frage
ââ Ich wĂŒrde mich gerne ab 01.12 als Werkstudentin im Bereich Social Media bewerben
ââ Re: AW: Re: AW: Re: AW: Terminabsprache Meeting Â
Tipp: Wie du eine gute Betreffzeile fĂŒr deine Bewerbung formulierst, zeigen wir dir hier !
Schritt 3: Die BegrĂŒĂung
Ăhnlich wie bei Briefen wird auch bei der E-Mail zwischen einer formellen und einer informellen Anrede unterschieden. Â
In geschÀftlichen E-Mails verwendest du eine formelle Anrede:
ââ  Sehr geehrte(r) Frau/Herr Muster,
ââ  Sehr geehrte Damen und Herren,
In privaten E-Mails darf es stattdessen eine persönliche Anrede sein:
ââ  Hallo/Hi,
ââ  Guten Tag,
ââ  Liebe(r) âŠ,
Bei Gruppen kannst du auch z. B. âHallo zusammen â schreiben.Â
Wenn du dir unsicher bist, entscheide dich immer fĂŒr eine formelle Anrede. Denn neben der BegrĂŒĂung zeigst du mit der Anrede, dass du deinen EmpfĂ€nger wertschĂ€tzt. Mit der höflichen Formulierung âSehr geehrteâŠâ bist du da immer auf der sicheren Seite.
Regeln fĂŒr die Anrede
-
Reihenfolge bei mehreren EmpfĂ€ngern:Â
Wenn es keine Hierarchie gibt, wird aus Höflichkeit zuerst die Frau genannt. Bei hierarchischen Strukturen wird die höhergestellte Person, z. B. der Chef, zuerst genannt.
-
Unbekannter Ansprechpartner bzw. unbekanntes Geschlecht:
Am besten ist es natĂŒrlich, du ermittelst die Ansprechperson. Wenn das nicht möglich ist, kannst du die unpersönliche Anrede âSehr geehrte Damen und Herrenâ verwenden. Oder du entscheidest dich fĂŒr eine genderneutrale Variante, wie âGuten Tagâ.
-
Komma oder Ausrufezeichen:Â
Verwende bestenfalls ein Komma. Damit beendest du die Zeile, fĂŒgst danach einen Absatz ein und schreibst klein weiter. Eine andere Alternative ist das Ausrufezeichen. Darauf solltest du bei geschĂ€ftlichen E-Mails aber eher verzichten.
-
Titel:
TrĂ€gt deine EmpfĂ€nger-Person einen akademischen Titel im Namen, musst du diesen auch in der Anrede nennen. Titel, die du erwĂ€hnen musst, sind: âDoktor/inâ (kannst du als âDr.â abkĂŒrzen) und âProfessor/inâ (in der Anrede immer ausschreiben). Niedrigere akademische Grade, wie âBachelorâ, âMasterâ oder âDiplomâ brauchst du nicht in der Anrede zu erwĂ€hnen. Besitzt jemand mehrere akademische Grade, reicht es, wenn du nur den höchsten Titel verwendest.
Schritt 4: Die Einleitung
Bevor du mit deinem eigentlichen Anliegen beginnst, kommt eine kleine Einleitung. Sie sollte möglichst positiv sein, um die Stimmung des EmpfÀngers aufzuheitern.
DafĂŒr eignen sich besonders persönliche und individuelle Fragen oder Kommentare. Du könntest z. B. nach dem Urlaub oder einer ĂŒberstandenen Krankheit fragen. Ebenso kannst du die Einleitung nutzen, um zum Thema hinzufĂŒhren oder um dich selbst vorzustellen. Es bietet sich auch immer gut an, ein vorangegangenes GesprĂ€ch aufzugreifen.
AbhÀngig von der Situation gibt es mehrere Möglichkeiten, wie eine Einleitung aussehen kann:
ââ  Hiermit möchte ich mich bei Ihnen fĂŒr die ausgeschriebene Werkstudentenstelle bewerben.
ââ  Vielen Dank fĂŒr Ihre schnelle Antwort.
ââ  Haben Sie vielen Dank fĂŒr das nette GesprĂ€ch letzte Woche.
ââ  Hatten Sie einen schönen Urlaub?
Schritt 5: Der Hauptteil
Der Hauptteil ist der wichtigste Teil deiner E-Mail. Hier versuchst du deine Inhalte einfach und kompakt zu vermitteln.
Diese Tipps helfen dir, damit dein Leser die Nachricht schnell und richtig versteht:
| Kurze SÀtze | Kurze SÀtze sind einfacher zu lesen als lange SchachtelsÀtze. So fÀllt es dem Leser also leichter, Informationen aufzunehmen. |
|  Fettungen und Kursivierungen | Durch optische Hervorhebungen lassen sich wichtige Daten und Fakten schneller finden. |
| Sinnvolle AbsÀtze | Mit AbsÀtzen kannst du den Text strukturieren. Als Faustregel gilt: UngefÀhr 3 SÀtze pro Absatz. |
| Listen | Listen helfen, wichtiges Informationen schnell zu erkennen. Du kannst sie fĂŒr Daten oder Fakten nutzen. |
| Einfache Worte | Verwende einfache Wörter, die jeder benutzt. So kannst du dir sicher sein, dass der EmpfĂ€nger deine Nachricht versteht. Bei Experten kannst du natĂŒrlich auch Fachwörter nutzen. |
| Positive Botschaften | Setze auf positive Sprache. Vor allem, wenn du Kritik ĂŒbst oder dir etwas von deinem EmpfĂ€nger wĂŒnscht, wird er dir so viel eher entgegenkommen. |
Schritt 6: Der Schluss
Der Schlusssatz rundet deine E-Mail ab. Achte darauf, dass der Schluss freundlich ist. Auch wenn du dich in deiner E-Mail ĂŒber etwas beschwerst, sollte dein letzter Satz versöhnlich und höflich sein. Du kannst deinen Schlusssatz auch verwenden, um eine Handlungsaufforderung unterzubringen.
Beispiele:
ââ Ich freue mich sehr, schon bald wieder von Ihnen zu hören.
ââ Weitere Informationen zum vorgestellten Angebot finden Sie auch auf unserer Homepage.
ââ Ich wĂŒnsche Ihnen ein schönes Wochenende.
Schritt 7: GruĂformel
Die GruĂformel am Schluss der E-Mail ist mindestens genauso wichtig wie die BegrĂŒĂung am Anfang. Achte auch hier darauf, dass du freundlich und höflich bleibst.
Die sicherste Variante ist hier âMit freundlichen GrĂŒĂenâ â es ist aber auch die langweiligste Option. Wenn du einen positiven Eindruck hinterlassen willst, versuche deine GruĂformel persönlicher zu gestalten.
Zum Beispiel so:
ââ Freundliche GrĂŒĂe / Herzliche GrĂŒĂe / Beste GrĂŒĂe
ââ Viele GrĂŒĂe nach MĂŒnchen
ââ Einen guten Start in die Woche
ââ Mit sonnigen GrĂŒĂen aus Lissabon
Schritt 8: Signatur
Als Letztes kommt deine Signatur, also dein Name. In einem GeschÀftsbrief solltest du hier noch den Namen des Unternehmens, die Kontaktdaten des Unternehmens, deine Position im Unternehmen sowie die Website oder Social-Media-KanÀle der Firma nennen.
In Outlook kannst du dir zum Beispiel eine vorgefertigte Signatur einrichten. Das ist vor allem bei geschÀftlichen E-Mails sinnvoll.
E-Mail schreiben â Dos and Donâts
Hier siehst du jetzt noch einige Dos and Donâts beim Schreiben einer E-Mail:
| Â Dos | Donâts |
|
â Â Korrekturlesen |
â Tipp- und Rechtschreibfehler â Falsche Anrede â Falscher oder fehlender Anhang â Emotionaler Ton/Ironie â Lange SchachtelsĂ€tze â (Unbekannte) AbkĂŒrzungen verwenden â Schlechte Formatierung â Ăbertrieben lang â Unnötige E-Mails |
E-Mail schreiben â hĂ€ufigste Fragen
(ausklappen)
E-Mail schreiben â hĂ€ufigste Fragen
(ausklappen)-
Wie schreibe ich eine E-Mail?
So erstellst und versendest du E-Mails:
- Ăffne die Mail-App auf dem Computer oder Handy.
- Klicke links oben auf den Button âSchreibenâ.
- Im Feld âAnâ gibst du den EmpfĂ€nger ein. Unter âCcâ und âBccâ kannst du weitere EmpfĂ€nger anhĂ€ngen.
- Im âBetreffâ weist du auf das Thema der Mail hin.
- Schreibe deine Nachricht.
- Klicke unten auf das Feld âSendenâ.
-
Wie schreibt man eine E-Mail?
E-Mails schreiben sich nach folgendem Prinzip:
- Mail-App auf Handy oder Computer öffnen.
- Links oben auf âSchreibenâ klicken.
- Bei âAnâ EmpfĂ€nger angeben. Weitere EmpfĂ€nger bei âCcâ oder âBccâ hinzufĂŒgen.
- In Betreffzeile auf Inhalt der Mail hinweisen.
- Nachricht schreiben.
- Unten auf âSendenâ klicken.
Sehr geehrte Damen und Herren
Super, du weiĂt jetzt wie du eine E-Mail richtig schreibst. Falls du die Anrede âSehr geehrte Damen und Herrenâ verwenden möchtest, zeigen wir dir hier , was du dabei beachten solltest.
Sehr geehrte Damen und Herren
Super, du weiĂt jetzt wie du eine E-Mail richtig schreibst. Falls du die Anrede âSehr geehrte Damen und Herrenâ verwenden möchtest, zeigen wir dir hier , was du dabei beachten solltest.