Erinnerungsschreiben
Wie du ein Erinnerungsschreiben klar formulierst, zeigen wir dir hier Schritt für Schritt.
Inhaltsübersicht
Erinnerungsschreiben — die wichtigsten Regeln im Überblick
Ein Erinnerungsschreiben ist eine kurze Nachricht, mit der du freundlich auf etwas hinweist. Das können zum Beispie eine noch offene Aufgabe, ein ausstehendes Treffen, eine vergessene Antwort oder eine ausstehende Zahlung sein.
Richtig eingesetzt, wirken Erinnerungsschreiben professionell und verbindlich. Damit dir das gelingt, solltest du ein paar Regeln beachten:
- Klarheit: Schreib gleich am Anfang in die Betreffzeile, worum es geht – zum Beispiel: „Erinnerung: Rückmeldung zu unserem Meeting vom 15. Januar“.
- Freundlichkeit: Bleib sachlich und höflich. Auch wenn du schon länger wartest, splltest du Vorwürfe vermeiden.
- Empathie: Zeige Verständnis für mögliche Verzögerungen. Ein Satz wie „Ich weiß, dass gerade viel los ist“ reicht oft schon.
- Struktur: Mach es deinem Gegenüber leicht zu reagieren. Nenne eine klare Frist, bis wann du dir eine Rückmeldung wünschst – z. B. „Bitte gib mir bis spätestens Freitag eine Rückmeldung“.
- Persönlich formulieren: Sprich dein Gegenüber mit Namen an und nimm Bezug auf das konkrete Projekt oder den letzten Austausch.So machst du es ihr leicht, deine Anfrage einzuordnen.
In den nächsten Abschnitten zeigen wir dir, wie du ein solches Schreiben Schritt für Schritt formulierst.
So schreibst du ein Erinnerungsschreiben
Ein wirkungsvolles Erinnerungsschreiben folgt immer einem festen Aufbau. Hier siehst du, wie du dein Schreiben am besten gliederst:
1. Betreffzeile
Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger liest. Formuliere deshalb den Betreff eindeutig.Dehalb musst du den Betreff eindeutig formulieren. Schreibe klar, worum es geht, damit keine Missverständnisse entstehen.
➡️„Erinnerung: Rückmeldung zur Projektabstimmung vom 12. Januar“
➡️“Hinweis: Fehlende Unterlagen zur Budgetfreigabe“
2. Begrüßung & Einleitung
Sprich dein Gegenüber direkt aber höflich an. Verwende zum Beispiel:
➡️ „Sehr geehrte Frau Schulz,“ (formell)
➡️ „Hallo Daniel,“ (kollegial oder intern)
In der Einleitung nennst du den Grund deiner Nachricht. Verzichte auf Umschweife und sag konkret, worauf du dich beziehst.
➡️ „Ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte mich noch einmal melden, da ich bisher keine Rückmeldung von dir erhalten habe.“
3. Hauptteil & Handlungsaufforderung mit Frist
Jetzt erklärst du knapp die wichtigsten Informationen der Erinnerung. Nenne das Thema, den Anlass und was noch offen ist.
➡️ „Es geht um die Entscheidung zur Angebotsfreigabe, über die wir letzte Woche gesprochen haben.“
➡️ „Mir fehlt noch deine finale Rückmeldung zur Terminverschiebung.“
Danach formulierst du in deinem Erinnerungsschreiben eine klare Handlungsaufforderung mit Termin:
➡️ „Könntest du mir bitte bis Donnerstag eine kurze Rückmeldung geben?“
➡️ „Falls du noch Fragen hast, gib mir gerne bis morgen Bescheid.“
4. Freundlicher Abschluss
Bedanke dich und biete Unterstützung an. So bleibst du professionell und sympathisch.
➡️ Vielen Dank vorab — ich freue mich auf deine Antwort.
➡️Wenn du Unterstützung brauchst, melde dich gerne jederzeit.
Ein ausformuliertes Erinnerungsschreiben könnte dann zum Beispiel so aussehen:
➡️ Beispiel
Betreff: Erinnerung: Rückmeldung zur finalen Freigabe des Flyers
Hallo Jana,
ich hoffe, dein Wochenstart war nicht zu stressig. Ich wollte mich noch einmal melden, da ich bisher keine Rückmeldung auf meine letzte E-Mail vom 25. Januar erhalten habe. Es geht um die finale Freigabe des Flyers für den Messeauftritt. Damit wir wie geplant in den Druck gehen können, bräuchte ich deine Rückmeldung zur letzten Version.
Könntest du mir bitte bis Mittwoch, 12 Uhr, kurz Bescheid geben, ob wir so in Produktion gehen können oder ob du noch Änderungswünsche hast?
Vielen Dank dir vorab – melde dich gerne, wenn du noch Fragen hast.
Beste Grüße
Jonathan
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Musterbeispiele für Erinnerungsschreiben
Erinnerungsschreiben lassen sich in vielen Situationen einsetzen. Damit du direkt loslegen kannst, findest du hier sechs typische Anwendungsfälle:
Betreff: Erinnerung an ausstehende Zahlung
Sehr geehrte/r [Name],
dies ist eine freundliche Erinnerung an die offene Rechnung Nr. [Rechnungsnummer], die am [Fälligkeitsdatum] fällig war.
Bitte überweisen Sie den Betrag von [Betrag] bis spätestens [neues Datum], damit wir den Vorgang abschließen können.
Falls Sie Rückfragen haben, melden Sie sich gerne jederzeit bei mir.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Betreff: Erinnerung: Ihr Termin am [Datum]
Hallo [Name],
ich möchte Sie kurz an unseren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] erinnern.
Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, ob der Termin für Sie wie geplant passt oder ob es Änderungen gibt.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Beste Grüße
[Dein Name]
Betreff: Erinnerung: Frist zur Einreichung von [Dokument]
Liebe/r [Name],
ich möchte Sie daran erinnern, dass das [Dokument / die Unterlagen] bis zum [Fristdatum] benötigt werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass die Unterlagen rechtzeitig vorliegen, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.
Vielen Dank für Ihre Mithilfe.
Freundliche Grüße
[Dein Name]
Betreff: Kurze Erinnerung: [Thema]
Hallo [Name],
nur eine kurze Erinnerung an [Aufgabe / Thema], das wir bis [Datum] eingeplant hatten.
Wenn du mir dazu bis [Zeitpunkt] eine kurze Rückmeldung gibst, kann ich direkt weiterarbeiten.
Falls du noch etwas brauchst, sag einfach Bescheid.
Danke dir!
Liebe Grüße
[Dein Name]
Betreff: Rückfrage zur finalen Entscheidung bezüglich [Thema]
Text:
Guten Tag [Name],
ich wollte noch einmal bezüglich [Thema] nachfragen, da ich bisher keine Rückmeldung auf meine Nachricht vom [Datum] erhalten habe.
Für die weitere Planung wäre eine Entscheidung oder ein kurzes Feedback hilfreich — idealerweise bis [Datum].
Sollten noch Rückfragen bestehen, stehe ich gerne zur Verfügung.
Vielen Dank im Voraus!
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Zweite Erinnerung, wenn keine Antwort kommt
Wenn du auf deine erste Nachricht keine Rückmeldung bekommst, kannst du nach ein paar Tagen noch einmal nachfragen. Zeige Verständnis und gib deinem Gegenüber eine klare Frist, damit das Thema nicht weiter offenbleibt.
So könnte deine zweite Erinnerung aussehen:
Betreff: Zweite Erinnerung: Rückmeldung zu [Thema]
Hallo [Name],
Da ich zu meiner Nachricht vom [Datum] noch keine Antwort erhalten habe, wollte ich sicherheitshalber noch einmal nachfragen. Ich kann mir vorstellen, dass bei dir gerade viel los ist. Vielleicht ist meine Mail im Alltag untergegangen.
Könntest du mir bitte bis [neues Datum] kurz Bescheid geben, damit ich weiterplanen kann?
Vielen Dank für deine Unterstützung!
Beste Grüße
[Dein Name]
Terminbestätigung
Ein Erinnerungsschreiben ist oft nur der erste Schritt im Austausch. Wie du Termine danach klar bestätigst und Missverständnisse vermeidest, erfährst du hier.
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Ein Erinnerungsschreiben ist oft nur der erste Schritt im Austausch. Wie du Termine danach klar bestätigst und Missverständnisse vermeidest, erfährst du hier.