Jour fixe
Was ist ein Jour fixe und wie wird er am besten verwirklicht? Die wichtigsten Regeln und Tipps zur Umsetzung eines Jour fixe in deinem Unternehmen bekommst du in diesem Beitrag!
Was ist ein Jour fixe?
Der Jour fixe ist ein regelmäßiger, meist wöchentlicher Termin in einem Unternehmen. Dabei findet sich derselbe Personenkreis immer wieder zu Besprechungen zusammen, um über die aktuelle Lage und anstehende Projekte zu beraten.
Andere Bezeichnungen für das Treffen sind Wochenmeeting, Regeltermin oder Regelkommunikation.
Der Begriff Jour fixe kommt aus dem Französischen und bedeutet so viel wie „fester Termin“. Die einzig richtige Schreibweise ist „Jour Fixe“. Andere Schreibweisen (z. B. Jour-fixe, Jourfixe, joure fix, schur fix) sind falsch!
Im Englischen sind die Begriffe „regular meeting“ oder „fixed day“ üblich.
Wieso ist ein Jour fixe nützlich?
Der Jour fixe ermöglicht Unternehmen einen regelmäßigen Austausch über verschiedene Themen. Denn Kommunikation ist das A und O für eine gelungene Zusammenarbeit. Wichtige und kritische Probleme werden nicht verschoben, sondern besprochen und gelöst. Der Fortschritt der Probleme und Lösungen kann durch den Jour fixe wöchentlich geprüft werden.
Übrigens: Das Konzept der Jours fixes kommt ursprünglich aus dem Projektmanagement.
Wofür eignet sich ein Jour fixe?
Der Jour fixe kann verschiedene Ziele verfolgen. Wichtig ist dabei, dass der Zweck des Treffens allen Teilnehmern klar ist. Die häufigsten Anlässe sind:
- Austausch über Fortschritt, Zwischenergebnisse und laufende Projekte
- aktuelle Probleme, die eine durchdachte Lösung erfordern
- Möglichkeit für Fragen und Feedback
- Verbesserung der Arbeitsatmosphäre
Bei dem wöchentlichen Meeting können also die Projekte und Probleme eines Unternehmens besprochen werden. Dadurch sind alle über den aktuellen Stand und die Fortschritte informiert. Zusätzlich bietet es den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich mit Anregungen und Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.
Auch die Arbeitsatmosphäre wird durch den regelmäßigen Kontakt untereinander verbessert. Dies stärkt nicht nur den Teamgeist, sondern vermeidet auch Konflikte.
Wie wird ein Jour fixe vereinbart?
Ein Jour fixe ist ein zeitlich festgelegter, verpflichtender Termin. Zum Beispiel immer dienstags um 9:00 Uhr. Dabei ist es wichtig, dass alle Teilnehmer sich diesen Termin freihalten. So können auch Personen anwesend sein, die normalerweise einen sehr vollen Terminkalender haben. Ist ein Teilnehmer krank oder verhindert, muss möglichst früh Bescheid gegeben werden, so dass gegebenenfalls ein Stellvertreter bestimmt werden kann.
Da das Treffen immer wöchentlich stattfindet, ist eine explizite Einladung nicht nötig. Eine kleine Erinnerung per Handy oder Mail schadet jedoch nicht.
Am besten sind Ablauf des Meetings, Moderation und Protokollführung im Voraus schon festgelegt. Das ermöglicht einen reibungslosen Ablauf.
Wie läuft ein Jour fixe ab?
Ein Jour fixe dauert etwa eine halbe Stunde und ist damit sehr zeiteffizient. Der Ablauf folgt immer dem gleichen Schema:
- Wurden die Ziele vom letzten Termin erreicht?
- Welche neuen Themen und Probleme sind aufgekommen?
- Wie werden diese in der kommenden Woche angegangen?
Für den Ablauf des Jour fixe sind ein Moderator und ein Protokollführer unentbehrlich. Der Moderator strukturiert das Gespräch und verhindert Auseinandersetzungen. Der Protokollant schreibt während des Meetings alle wichtigen Ergebnisse mit und verschickt sie anschließend an die Teilnehmer.
Das Jour fixe Meeting findet in der Regel in einem separaten Konferenzraum oder online statt. Zur Visualisierung der Themen und Ideen ist der Raum meist mit einem Whiteboard, Beamer oder Bildschirm ausgestattet.
Vor- und Nachteile des Jour fixe
Ein Jour fixe Termin hat viele Vorteile, wenn er richtig durchgeführt wird. Dazu zählen
✅ große Effizienz und Themenfokussierung durch kurze Dauer
✅ maximale Anwesenheitsquote durch wiederkehrenden, festgelegten Termin
✅ Vermeidung von Aufschiebung der Probleme
Jedoch gibt es auch einige Nachteile, wenn der Ablauf nicht klar strukturiert ist oder die Termine in unpassenden Zeitabständen durchgeführt werden.
❌ keine Effizienz durch unpassende Zeitabstände
❌ Senkung der Mitarbeitermotivation durch schlechte Durchführung
Häufige Fehler beim Jour fixe
Um nur von den Vorteilen des Jour fixe zu profitieren und die Nachteile zu vermeiden, sollten einige Fehler vermieden werden:
Unwichtige Ausreden: Das Jour fixe Meeting ist ein verpflichtender Termin, der Priorität haben sollte. Eine Ausrede wie „Ich habe noch etwas anderes zu tun.“ oder „Ich fühle mich heute nicht so gut.“ sind keine Gründe für eine Absage. Nur bei wirklich wichtigen Anlässen wie einem Trauerfall ist ein Fehlen gerechtfertigt!
Zeitverschwendung: Das Meeting dauert meist nur eine halbe Stunde, in der die wichtigsten Themen besprochen werden müssen. Unwichtige Sachen oder Kleinigkeiten ziehen das Meeting unnötig in die Länge und verringern die Effizienz.
Sinnlose Treffen: Die Regelmäßigkeit des Jour fixe Meetings ist eines seiner vielen Vorteile, doch nicht immer ist ein wöchentliches Treffen nötig. Hat sich in der letzten Woche nichts getan, ist ein neues Meeting vermutlich nicht notwendig.
Regeln für den Jour fixe
Das Jour fixe Meeting folgt einigen festen Regeln. Hier sind sie nochmal auf einen Blick zusammengefasst:
| Regel | Beschreibung |
| ⏰ Ort & Zeitpunkt | Der Termin findet immer zur selben Zeit am selben Ort statt. Veränderungen müssen unbedingt kommuniziert werden! |
| 👨💻 Teilnehmer |
Die Teilnehmer beim Jour fixe Termin sind immer dieselben. Ihre Anwesenheit ist verpflichtend und nur bei gutem Grund entschuldigt. Werden Gäste eingeladen, muss dies im Vorraus mit den anderen Teilnehmern abgesprochen werden. |
| 💭Agenda | Der Ablauf des Jour fixe Meetings folgt immer demselben Schema. Der Moderator sorgt für den reibungslosen Ablauf. |
| 📬Einladung | Eine explizite Einladung ist nur für den ersten Jour fixe Termin nötig. Für die folgenden Termine muss keine Einladung verschickt werden. |
| 📋Protokoll | Im Protokoll werden alle Ergebnisse und Anmerkungen festgehalten. Es wird am Ende an alle Teilnehmer weitergegeben. |
Rollenverteilung im Jour fixe
Beim wöchentlichen Meeting gibt es den Organisator oder Moderator, den Protokollführer und alle anderen Teilnehmer. Hier siehst du nochmal ihre wichtigsten Aufgaben:
Organisator/Moderator: Der Organisator kümmert sich um alles Organisatorische. Er versendet Einladungen an Gäste, führt die Agenda durch und sorgt für einen verfügbaren Konferenzraum.
Protokollführer: Die wichtigsten Erkenntnisse, Ideen und Aufgaben fasst der Protokollführer im Jour fixe Protokoll zusammen. Dieses wird am Ende an alle Teilnehmer weitergeleitet, damit sie immer auf dem neusten Stand sind.
Unternehmensziele
Ein Jour fixe Meeting hilft dabei, der Umsetzung der Unternehmensziele näherzukommen. Welche Unternehmensziele es gibt und wie sie am besten formuliert werden, erfährst du in unserem Video dazu!
