Delegieren
Die Verantwortung für Aufgaben abzugeben, hat viele Vorteile. Dennoch ist Delegieren oft eine Herausforderung. Wir erklären dir hier und im Video , wie du dabei vorgehen solltest!
Inhaltsübersicht
Was ist Delegieren?
Delegieren bedeutet, Aufgaben und damit Verantwortung an andere Teammitglieder abzugeben. Das gehört zu den wichtigsten Führungskompetenzen überhaupt. Denn du sparst Zeit und gibst gleichzeitig deinen Mitarbeitern Aufgaben, die zu ihren Stärken passen.
Aufgaben abzugeben ist aber oft leichter gesagt als getan. Viele fürchten schlechtere Ergebnisse, den Verlust von Kontrolle oder einen erhöhten Zeitaufwand. Solche Unsicherheiten sind zu Beginn ganz normal. Richtig zu delegieren erfordert zwar etwas Übung, ist mit ein paar Tipps aber gar nicht so schwer. Und das Beste: Du profitierst enorm davon.
Warum ist Delegieren so wichtig?
Auch wenn es vielen Menschen schwerfällt — Aufgaben zu delegieren zahlt sich aus:
✔ Bessere Ergebnisse: Wenn du Arbeit an Spezialisten abgibst, werden die Ergebnisse meist besser.
✔ Fokus auf das Wesentliche: Indem du nebensächliche Aufgaben abgibst, kannst du dich ganz auf deine wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
✔ Weniger Stress: Durch das Delegieren entlastest du dich selbst und lernst, deinen Teammitgliedern zu vertrauen.
✔ Motivation der Mitarbeiter: Mitarbeiter arbeiten oft mehr und motivierter, wenn sie merken, dass ihnen Verantwortung übertragen wird.
✔ Bessere Kommunikation: Gutes Delegieren sorgt für mehr Kooperation im Team und fördert so die Sozialkompetenzen aller Mitarbeiter.
Insgesamt erhöht Delegation schlussendlich die Produktivität des Teams als Ganzes und fördert effizientes Arbeiten. Zudem können Führungskräfte und Mitarbeiter durch Delegieren ihr Selbstmanagement verbessern und ihre Führungskompetenzen ausbauen.
Warum fällt Delegieren vielen schwer?
Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter müssen sich erst ans Delegieren gewöhnen. Typischerweise kommen folgende Zweifel auf:
- Qualität der Ergebnisse: „Andere erledigen die Arbeit bestimmt schlechter als ich.“
- Zeitaufwand: „Bis ich dem Kollegen erklärt habe, was er genau tun soll, bin ich selbst schon halb mit der Aufgabe fertig.“
- Kompetenzverlust: „Wenn ich Aufgaben abgebe, halten mich die anderen für weniger kompetent.“
- Möglichkeiten: „Mir fällt niemand ein, der die Aufgabe übernehmen könnte.“
- Schuldgefühle: „Ich fühle mich schlecht, wenn ich anderen meine Arbeit aufdrücke.“
- Kontrollverlust: „Wenn ich delegiere, verliere ich die Kontrolle.“
- Chaos: „Es wird nur unübersichtlich, wenn so viele verschiedene Personen an der Aufgabe beteiligt sind.“
Meist sind diese Gedanken nur Ausreden. Sie zu überwinden erfordert Vertrauen und Mut. Manchmal kann es helfen, erstmal klein anzufangen.
Wie viel sollte ich delegieren?
Delegieren heißt nämlich nicht automatisch, die Aufgabe vollständig abzugeben. Es lassen sich vielmehr fünf Stufen unterscheiden:
- Ausführung klar definierter Aufgaben: Der Mitarbeiter führt nur kleine, genau bestimmte Tätigkeiten aus.
- Bearbeitung mit Einarbeitung: Der Mitarbeiter muss sich zunächst in das Thema einarbeiten, um die Aufgabe zu bearbeiten.
- Bearbeitung mit eigenen Ideen: Der Mitarbeiter bringt seine eigenen Ideen in die Bearbeitung ein, erarbeitet Alternativen und kann seine Gedanken rechtfertigen.
- Bearbeitung mit Entscheidungsgewalt: Der Mitarbeiter trifft eigene Entscheidungen in Bezug auf die Aufgabe, klärt sie dann aber noch kurz mit der Führungskraft ab.
- Eigenständige Bearbeitung: Der Mitarbeiter trifft selbstständig Entscheidungen und bearbeitet die Aufgabe in Eigenverantwortung.
Oft ist es sinnvoll, Mitarbeitern erstmal weniger Verantwortung zu übertragen. Funktioniert das gut, bekommt er mehr Entscheidungsfreiraum. Orientiere dich hierbei an den individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Richtig delegieren in 8 Schritten
Um erfolgreich Delegieren zu lernen, kannst du dich an folgenden Schritten orientieren:
- Identifiziere passende Aufgaben
- Finde passende Mitarbeiter
- Formuliere die Aufgaben
- Schaffe Rahmenbedingungen
- Mache die Ziele klar
- Lass los
- Biete Unterstützung an
- Gib Feedback
In einigen Situationen kann Delegieren wirklich schwierig sein:
- Selbstständige haben oft keine Mitarbeiter. Hier kann aber Outsourcing sinnvoll sein: Routineaufgaben wie die Buchhaltung werden an externe Dienstleister weitergegeben.
- In stark hierarchischen Strukturen ist Delegieren ebenfalls schwierig. Hast du eine Aufgabe von deinem Chef bekommen, kannst sie nicht einfach weitergeben. Trotzdem kannst du Kollegen um Unterstützung bitten und von ihrer Expertise profitieren.
Identifiziere passende Aufgaben
Nicht jede Aufgabe eignet sich zum Delegieren. Grundsätzlich gilt: Je höher die Priorität einer Aufgabe und je wichtiger sie für den Geschäftserfolg ist, desto eher solltest du sie selbst erledigen. Einige Methoden können helfen, passende Aufgaben zum Delegieren zu finden.
Checkliste
Die Checkliste gibt Kriterien an, wann Aufgaben sich typischerweise zum Delegieren eignen. Es müssen nicht alle Kriterien erfüllt sein.
✔ Ein anderer Mitarbeiter hat mehr Expertise, Erfahrung oder Wissen bei der Aufgabe.
✔ Die Aufgabe passt gut zu den Zielen und Interessen eines anderen Mitarbeiters.
✔ Ein Mitarbeiter könnte sich anhand der Aufgabe persönlich oder beruflich weiterentwickeln.
✔ Die Aufgabe ist nicht extrem kritisch für das Unternehmen oder das Projekt.
✔ Die Aufgabe fällt in Zukunft noch öfter an.
✔ Es gibt genug Zeit, die Aufgabe im Notfall nochmal selbst zu machen, falls der Mitarbeiter sie nicht gut genug bearbeitet.
✔ Die Zeit reicht aus, um die Aufgaben zu erklären und Fragen zu beantworten.
Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Methode
teilt Aufgaben anhand einer Tabelle in vier Felder.
Bewerte alle Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben kannst du typischerweise gut delegieren. Nach einige Zeit brauchst du die Matrix vermutlich gar nicht mehr, weil du die Einteilung intuitiv und automatisch vornimmst.
Finde passende Mitarbeiter
Neben dem „Was“ ist natürlich auch das „Wer“ ein wichtiger Teil des Delegierens. Sehr talentierte Mitarbeiter sind nämlich oft schon reichlich mit Arbeit eingedeckt. Um erfolgreich zu delegieren, solltest du deshalb die Stärken, Schwächen und Interessen aller Mitarbeiter kennen. In einem Einzelgespräch kannst du sie herausfinden.
Beispiel: Mitarbeiter X fällt strukturiertes Arbeiten eher schwer. Dafür ist er sehr kreativ. Für deine Präsentation überträgst du ihm deshalb nicht inhaltliche Überlegungen, aber das Gestalten einer schönen Präsentation.
Zudem kannst du auch bewusst Mitarbeiter auswählen, die sich in einem bestimmten Bereich weiterentwickeln könnten.
Beispiel: Mitarbeiterin Y hat bisher im Job eher wenig programmiert. Du denkst aber, dass ihr das liegen könnte und zudem brauchst du in Zukunft jemanden im Team, der programmieren kann. Du überträgst ihr deshalb eine einfache Aufgabe, für die sie sich in eine Programmiersprache einarbeiten muss.
Formuliere die Aufgabe
Je klarer die Aufgabe für den Mitarbeiter formuliert ist, desto eher bekommst du das gewünschte Ergebnis. Unklare Aufgaben führen bei Mitarbeitern oft zu Verwirrung und Frustration. Bei der Formulierung kannst du dich an der SMART-Methode orientieren:
-
Spezifisch: Was genau soll der Mitarbeiter tun?
„Ich brauche zu den 4 Tabellenblättern der Exceltabelle XYZ je ein übersichtliches Diagramm, das den zeitlichen Verlauf der Daten darstellt.“
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Messbar: Wie kann der Erfolg der Arbeit überprüft werden?
„Ich erwarte die Diagramme als einzelne Dateien im Ordner xy.“
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Attraktiv: Welchen Mehrwert hat die Aufgabe für den Mitarbeiter?
„Durch die Aufgabe kannst du deine Skills in Excel verbessern, was in Hinblick auf unser neues, spannendes Projekt eine große Bedeutung hat.“
-
Realistisch: Ist die Aufgabe innerhalb der Zeit und mit den gegebenen Mitteln möglich?
„Es geht um eine Exceldatei und nicht um alle Dokumente des letzten Jahres.“
-
Terminiert: Welche Deadline hat die Aufgabe?
„Ich brauche die Diagramme bis kommende Woche Mittwoch um 12 Uhr.“
Eine klare Zielformulierung führt nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern zeigt auch Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter.
Tipp: Lasse den Mitarbeiter in seinen eigenen Worten wiederholen, was er tun soll. So vermeidest du Missverständnisse.
Mach die Ziele klar
Neben der SMARTen Formulierung der Aufgabe solltest du auch Informationen über das Gesamtprojekt geben. So sieht der Mitarbeiter eher den Sinn seiner Arbeit und versteht seine Rolle im Projekt. Das erhöht die Motivation.
Beispiel: „Die Diagramme werden wir später für die Präsentation vor den Kunden nutzen, um ihnen die positive Entwicklung des Projekts zu demonstrieren. Deshalb ist die Übersichtlichkeit der Diagramme von großer Bedeutung.“
Schaffe Rahmenbedingungen
Kümmere dich um Voraussetzungen, die es dem Mitarbeiter einfacher machen, die Aufgabe zu erledigen:
- Informationen über den Kontext der Aufgabe und den aktuellen Stand des Projekts
- Benötigte Tools (z. B. Programme), ggf. Einweisung darin
- Benötigte Zugangsdaten und Passwörter
- Unterlagen und Dokumente
Denke daran, dass deine Routineaufgaben für den Mitarbeiter vielleicht völlig neu sind!
Lass los
Jeder Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben anders. Gib deshalb nicht jeden Schritt vor (sog. Mikromanagement), sondern lass den Mitarbeitern Freiraum. Konzentriere dich stattdessen auf die Ergebnisse — wenn sie passen, ist der Weg dorthin zweitrangig. Zudem steigt die Motivation der Mitarbeiter, wenn sie merken, dass ihnen Vertrauen entgegengebracht wird.
Biete Unterstützung an
Vertrauen heißt nicht, dass du dich vollständig aus der Aufgabe zurückziehst. Signalisiere, dass du jederzeit bereit bist, Fragen zu beantworten. So zeigst du, dass du die Aufgabe nicht einfach nur loswerden willst.
Insbesondere bei wenig erfahrenen Mitarbeitern kannst du zudem in regelmäßigen Abständen von dir aus fragen, ob der Kollege bei der Aufgabe Unterstützung benötigt.
Gib Feedback
Zunächst solltest du die Arbeit des Kollegen würdigen und ihm für seinen Einsatz danken. So legst du eine gute Basis für die künftige Zusammenarbeit. Achte darauf, nicht selbst das Lob für dich zu beanspruchen, das eigentlich deinem Mitarbeiter zusteht.
Zudem ist auch ein detailliertes Feedback sinnvoll. Was lief gut und was könnte der Mitarbeiter noch verbessern? Nur so können die Teammitglieder ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.
Bei unerfahrenen Mitarbeitern oder besonders wichtigen Aufgaben sollst du zudem noch einen Nachbereitungszeitraum einplanen, in dem eventuelle Fehler gemeinsam mit dem Mitarbeiter korrigiert werden können.
- Richtigen Zeitpunkt wählen: Kurz vor Feierabend ist meist nicht der richtige Zeitpunkt, um Mitarbeitern Arbeit aufzudrücken. Delegiere Aufgaben deshalb besser gleich am Morgen.
- Im Team kommunizieren: Teile den anderen Teammitgliedern mit, welcher Kollege die Aufgabe übernimmt. Das schafft Klarheit und signalisiert Wertschätzung gegenüber dem verantwortlichen Mitarbeiter.
- Delegieren lernen: Delegieren ist eine Führungskompetenz , die sich erst entwickeln muss. Beginne deshalb beim Delegieren lernen mit kleineren Aufgaben und sei nicht frustriert, wenn am Anfang noch nicht alles reibungslos funktioniert.
Delegieren — häufigste Fragen
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Was ist Delegieren?
Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen. So kannst du die Arbeit im Team gleichmäßiger verteilen. Zudem kannst du Mitarbeiter in die Aufgaben einbinden, die ihren Stärken, Interessen und Zielen entsprechen.
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Was ist das Wort delegieren?
Das Wort „delegieren“ bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an andere Teammitglieder abzugeben.
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Wie wird delegiert?
Folgende fünf Tipps helfen beim Delegieren:- passende Aufgaben identifizieren
- Aufgabenstellung klar formulieren
- dem Mitarbeiter Freiraum geben
- Ergebnisse kontrollieren
- Feedback geben
Selbstmanagement
Delegieren ist nur ein kleiner Teil eines gelungenen Selbstmanagements. Was sonst noch dafür wichtig ist, erfährst du hier!
Selbstmanagement
Delegieren ist nur ein kleiner Teil eines gelungenen Selbstmanagements. Was sonst noch dafür wichtig ist, erfährst du hier!