Der Personalfragebogen ist ein wichtiges Instrument, um den Überblick über Mitarbeiter und Bewerber zu behalten. In diesem Beitrag und im Video zeigen wir dir, worauf du beim Erstellen und Ausfüllen achten solltest.

Inhaltsübersicht

Was ist ein Personalfragebogen?

Der Personalfragebogen ist ein standardisiertes Dokument, mit dem ein Unternehmen wichtige berufliche und tätigkeitsrelevante Daten von neuen Mitarbeitern oder Bewerbern erhebt und festhält. Weil er dabei allen die gleichen Fragen stellt, ermöglicht der Personalbogen eine hohe Vergleichbarkeit der Daten.

Für das Mitarbeitermanagement ist der Personalfragebogen unverzichtbar. Denn die erfassten Daten werden im Geschäftsalltag immer wieder gebraucht, zum Beispiel bei der Lohnabrechnung, Versicherung oder auch Personalentwicklung.

Aber zuvor sollten die Daten ordnungsgemäß erhoben werden. Arbeitgeber müssen nämlich hohe Strafen zahlen, wenn zum Beispiel die Datenschutzrichtlinien nicht eingehalten werden. Damit das nicht passiert, zeigen wir in den nächsten Abschnitten typische Stolperfallen bei Personalfragebögen und wie du sie vermeidest.

Der Personalbogen – das Wichtigste auf einen Blick

  Darf nur Fragen enthalten, die „im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen“.
✓  Unzulässige Fragen dürfen falsch bzw. nicht beantwortet werden. 
  Der Betriebsrat muss den Inhalten des Personalbogens zustimmen
  Beim Erstellen & Verarbeiten müssen die Datenschutzrichtlinien beachtet werden.

Personalfragebogen Vorlage

Arbeitgeber sind gesetzlich nicht verpflichtet, Personalbögen in ihren Unternehmen einzusetzen. Aber dieses Dokument hat den Vorteil, dass es für Ordnung und einfachere Verwaltung sorgt.

Sollen also auch deine Mitarbeiter einen Personalfragebogen ausfüllen? Dann sieh dir unsere kostenlosen Muster an. Zur Inspiration bieten wir sowohl eine Vollversion als auch eine Kurzversion einer Personalbogen-Vorlage:

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Personalfragebogen Vorlage
  • Vorlage: Personalfragebogen zum Ausfüllen: Kurzversion (Word)
  • Vorlage: Personalfragebogen zum Ausfüllen: Vollversion (Word)

Wann wird ein Personalbogen eingesetzt?

Es gibt insgesamt zwei Fälle, in denen Personalfragebögen eingesetzt werden:

  • beim Bewerbungsprozess: „Einstellungsfragebogen“
  • nach der Einstellung: „Personalfragebogen“

In beiden Situationen wird das Dokument von den Bewerbern bzw. Mitarbeitern selbst bearbeitet. Im Gegensatz zu Mitarbeitern, sind Bewerber aber nicht dazu verpflichtet, den Personalbogen auszufüllen.

Die Fragen des Einstellungsfragebogens beziehen sich normalerweise nur auf Punkte, die für den späteren Lohn bzw. das Gehalt relevant sind. Der Grund dafür ist einfach: durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) dürfen Bewerber nicht aufgrund von Merkmalen, wie Alter, Geschlecht oder ethnischer Herkunft diskriminiert werden. Um den Vorwurf der Ungleichbehandlung zu vermeiden, sollten Arbeitgeber diese Daten also erst nach der Einstellung erheben.

Übrigens: Ein Personalfragebogen ist kein Arbeitsvertrag ! Werden im Bogen aber falsche Angaben bei zulässigen Fragen gemacht, ist der Arbeitgeber dazu berechtigt, den Arbeitsvertrag anzufechten oder sogar zu kündigen .

Personalfragebogen: Zulässige Fragen

Grundsätzlich sind in einem Personalfragebogen alle Fragen zulässig, die „im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen“. Je nach Situation schließt diese Definition aber immer unterschiedliche Punkte ein. Welche Fragen zulässig sind, ist also abhängig von dem Zeitpunkt der Erhebung und der Art der Tätigkeit.

Beispiel: Ist die Frage nach der Parteizugehörigkeit zulässig?

✗  Nein, wenn es um einen Bewerber geht. → Verstoß gegen das AGG
✗  Nein, wenn es nicht für die Tätigkeit relevant ist. → Frage liegt nicht im berechtigten Interesse
✓  Ja, wenn es für die Tätigkeit relevant ist, z. B. bei Bewerbung in der Geschäftsstelle einer Partei → Frage liegt im berechtigten Interesse und ist auch während der Bewerbung zulässig

Diese Angaben darfst du in der Regel als Arbeitgeber im Personalfragebogen erfassen:

  • persönliche Angaben: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand

  • beruflicher Werdegang: Schulabschluss, Ausbildung/Studium, Fort- & Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse

  • Angaben für die Lohnbuchhandlung (bei Einstellung):  Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkasse

  • Daten zur Beschäftigung (nach Einstellung): Eintrittsdatum, Arbeitsort, Arbeitszeit, Tätigkeitsform, Vergütung

Abhängig von der Situation können unter Umständen auch diese Angaben erfasst werden:

  • Vorliegen eines Führerscheins
  • Vorliegen eines Wettbewerbsverbots mit vorherigen Arbeitgebern
  • allgemeiner Gesundheitszustand
  • Vorliegen von Vorstrafen
  • Vorliegen einer Schwerbehinderung (nach Einstellung)
  • aktuelle Vermögensverhältnisse
  • Vorliegen von Lohn- bzw. Gehaltspfändungen

Personalfragebogen: Unzulässige Fragen

Im Personalbogen sind alle Fragen unzulässig, die die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzten. Denn sowohl Arbeitgeber als auch Betriebsrat sind gesetzlich dazu verpflichtet, die freie Entfaltung ihrer Arbeitnehmer (§75 Abs. 2 BetrVG) zu schützen

Sind die Daten für den angestrebten Job irrelevant, ist es also nicht zulässig, diese Angaben im Personalfragebogen zu erheben:

  • allgemeiner Gesundheitszustand
  • Vorliegen von Schwangerschaft, Kinderwunsch oder Heiratsabsichten
  • ethnische Herkunft
  • Zugehörigkeit zu einer Partei, Religion oder Gewerkschaft
    (Ausnahme bei Tendenzbetrieben nach §118 BetrVG)
  • aktuelle Vermögensverhältnisse
  • Vorliegen von Vorstrafen
  • Höhe der bisherigen Vergütung

Hinweis: Stellt der Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch oder Personalbogen unzulässige Fragen, hat der Bewerber bzw. Mitarbeiter das „Recht auf Lüge“. Das bedeutet, dass falsche Antworten oder das Verweigern erlaubt sind.

Eine falsche Antwort auf eine zulässige Frage ist aber eine arglistige Täuschung (§123 BGB). Als Konsequenz kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag anfechten oder den Mitarbeiter sogar entlassen.

Personalfragebogen: Beteiligung Betriebsrat

Arbeitgeber bestimmen die Gestaltung der Personalfragebögen nicht allein! Denn wenn es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt, muss dieser jeder inhaltlichen Änderung zustimmen (§94 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Das gilt sowohl für die Erstellung des Dokuments an sich als auch für spätere Anpassungen.

Zusätzlich hat der Betriebsrat das Recht, die Einführung eines Personalbogens vorzuschlagen (§92 Abs. 2 BetrVG). Dabei ist aber wichtig, dass er lediglich ein Vorschlagsrecht und kein Initiativrecht hat. Das bedeutet: In diesem Fall hat der Arbeitgeber das letzte Wort.

Personalfragebogen: Datenschutz & DSGVO

Im Personalbogen werden persönliche Daten von Arbeitnehmern erfasst. Deswegen greift hier der „Beschäftigtendatenschutz“. Das Beschäftigtendatenschutzgesetz beinhaltet wiederum eine Reihe von Regelungen, die auf dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) basieren. Auf dieser Grundlage lassen sich für die Datenerhebung mit Personalfragebögen folgende Regeln ableiten:

1. Daten dürfen nur zum Zweck des Beschäftigtenverhältnisses erhoben und verarbeitet werden.

2. Für die Erfassung und Datenverarbeitung braucht es ein freiwilliges schriftliches Einverständnis der Bewerber & Beschäftigten.

3. Die Bewerber und Beschäftigten müssen explizit auf ihr Recht auf Auskunft, Berechtigung, Löschung & Widerruf hingewiesen werden.

Außerdem gelten die Grundsätze der DSGVO bei der Datenverarbeitung. Diese beinhalten:

  • Datenminimierung: nur die Daten, die relevant sind
  • Korrektheit der Daten: fehlerfrei und aktuell
  • zeitlich begrenzte Speicherung: nur solange die Daten relevant sind
  • Datensicherheit und Vertraulichkeit

Tipp: Bei einer Verletzung der Datenschutzrichtlinien muss der Arbeitgeber hohe Strafen bezahlen. Deswegen ist es sinnvoll, vor jeder Erhebung mit einem Personalbogen eine schriftliche Bestätigung durch die Bewerber bzw. Mitarbeiter unterschreiben zu lassen.

Darin ist zum Beispiel festgelegt, dass die Daten über einen bestimmten Zeitraum gespeichert, verarbeitet und an berechtigte Dritte (z. B. Lohnbuchhaltung, Personalverwaltung) weitergegeben werden dürfen. Auch könnte hier Bewerbern angeboten werden, ihre Angaben bei weiteren Bewerbungen zu berücksichtigen.

Personalfragebogen – häufigste Fragen

  • Was ist ein Personalfragebogen?
    Der Personalfragebogen ist ein standardisiertes Dokument, mit dem ein Unternehmen alle wichtigen beruflichen und tätigkeitsrelevanten Daten von neuen Mitarbeitern oder Bewerbern erhebt und festhält. Er stellt allen die gleichen Fragen und sorgt somit für ideale Vergleichsmöglichkeiten.

  • Wer füllt Personalfragebogen aus?
    Die Fragen im Personalfragebogen werden vom Arbeitgeber zusammengestellt. Das Ziel dabei ist, alle Informationen zusammenzutragen, die für die angestrebte Tätigkeit relevant sind. Ausgefüllt wird das Dokument dabei von Bewerbern oder neuen Mitarbeitern.

  • Ist ein Personalfragebogen Pflicht?
    Nein, es gibt keine gesetzlichen Verpflichtungen, einen Personalfragebogen einzusetzen. Aber in der Praxis gibt es kaum ein gleichwertiges Instrument. Der Personalfragebogen steht dabei für Ordnung, Systematik, Vergleichbarkeit und einfache digitale Verwaltung.

Mitarbeiterführung

Der Personalfragebogen ist ein Dokument, das Mitarbeiterführung für Vorgesetzte viel einfacher macht. Dazu gehört aber noch viel mehr! Wie gute Mitarbeiterführung aussieht, zeigen wir dir im nächsten Video.

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Mitarbeiterführung

Der Personalfragebogen ist ein Dokument, das Mitarbeiterführung für Vorgesetzte viel einfacher macht. Dazu gehört aber noch viel mehr! Wie gute Mitarbeiterführung aussieht, zeigen wir dir im nächsten Video.

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