Ergebnisprotokoll
Du wurdest von deinem Chef gebeten, ein Ergebnisprotokoll zu verfassen? Kein Problem, denn in diesem Beitrag und im Video zeigen wir dir anhand einer Vorlage und vielen Tipps, wie das gelingt!
Inhaltsübersicht
Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Ergebnisprotokolle brauchst du bei Besprechungen, Diskussionen oder Tagungen, um die wichtigsten Ergebnisse der Sitzung schriftlich festzuhalten. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll wird hier also nicht der gesamte Gesprächsverlauf aufgeschrieben. Stattdessen werden nur die relevanten Beschlüsse der Besprechung festgehalten.
Das Ergebnisprotokoll ist also eine Zusammenfassung des Meetings. Es dient dadurch als Gedächtnisstütze für die Teilnehmenden des Meetings und ermöglicht Dritten, einen Einblick in die Inhalte der Besprechung zu erhalten.
Darüber hinaus stellt das Ergebnisprotokoll eine Art To-Do-Liste mit Arbeitsaufträgen dar, die bis zum nächsten Meeting erledigt werden sollten. In der nächsten Besprechung kann damit kontrolliert werden, inwiefern die getroffenen Beschlüsse bereits umgesetzt wurden.
- Einblick in die relevanten Beschlüsse
- Zusammenfassung von Entscheidungen
- Ergebnisse von Abstimmungen
- Arbeitsaufträge für die Zeit bis zum nächsten Meeting
- in übersichtlichen Stichpunkten
Ergebnisprotokoll – Protokoll Vorlage & Beispiel
Um in Zukunft den Aufbau deines Ergebnisprotokolls immer parat zu haben, kannst du dir unsere Ergebnisprotokoll Vorlage als Word-Datei herunterladen. Damit du dir vorstellen kannst, wie ein fertiges Ergebnisprotokoll aussehen könnte, haben wir hier auch ein ausgefülltes Beispiel für dich.
Wie die Spalten benannt werden und die Ergebnisse notiert sein sollen, unterscheidet sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen. Unsere Muster kannst du als Orientierung dafür verwenden.
Ergebnisprotokoll Aufbau
Der Zweck eines Ergebnisprotokolls ist also recht einleuchtend, aber wie sieht so ein Protokoll aus? Damit du in Zukunft ein gutes Ergebnisprotokoll schreiben kannst, zeigen wir dir nun, wie ein Protokoll aufgebaut ist. Es ist gewöhnlicherweise in drei Teile gegliedert: den Protokollkopf, das Kernstück und die Unterschriften.
1. Protokollkopf
Der erste Teil des Protokolls ist der Protokollkopf. Hier stehen alle Formalia und grundlegende Informationen über den Ablauf des Meetings. Wenn du ein Protokoll schreiben sollst, sind wichtige Inhalte für den Protokollkopf zum Beispiel:
- Ort, Datum und Uhrzeit der Besprechung
- Namen aller anwesenden Teilnehmer
- Name der Besprechungsleitung
- Name des Protokollführenden
- Anlass/Thema der Besprechung
- ggf. Anlagen (z. B. Tabellen, Modelle, Preislisten)
Übrigens: Falls jemand das Meeting früher verlässt oder nicht durchgehend anwesend ist, solltest du das in der Teilnehmerliste deines Protokolls vermerken.
2. Kernstück
Wenn die Formalia abgehakt sind, kommt der eigentlich interessante Teil! Im Kernstück des Protokolls steht zuerst die vollständige Tagesordnung der Besprechung niedergeschrieben. Das ist sozusagen das Inhaltsverzeichnis für das Ergebnisprotokoll.
Anschließend verwendest du die einzelnen Tagesordnungspunkte als Überschriften, um darunter die entsprechenden Ergebnisse der Besprechung zu notieren. Ob die Beschlüsse wortwörtlich oder in Stichpunkten aufgeschrieben werden, ist Geschmackssache. Damit das Ergebnisprotokoll eine gute Gedächtnisstütze für alle Beteiligten darstellt, sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Welche Aufgaben gibt es zu erledigen?
- Wer ist verantwortlich?
- Bis wann soll das Ziel erreicht sein?
Außerdem solltest du die Ergebnisse von Abstimmungen notieren, also wie viele Stimmen es für und gegen einen Vorschlag gab. Wenn ein Antrag vorliegt, sollte dieser mit seiner wortwörtlichen Formulierung in das Protokoll übernommen werden. Auch der Name des Antragstellers wird hier vermerkt.
Wichtig: Deine eigene Meinung solltest du in einem Ergebnisprotokoll nicht einbringen. Achte darauf, die Ergebnisse der Besprechung sachlich und neutral aufzuschreiben.
Normalerweise reicht es, nur das Ergebnis einer Diskussion im Protokoll festzuhalten. In Ausnahmefällen ist es aber hilfreich, die Für- und Gegenargumente für einen Beschluss kurz zu notieren. Dadurch wird anhand des Ergebnisprotokolls ersichtlich, welche Aspekte eines Problems beleuchtet wurden, bevor es zu einer Entscheidung kam.
3. Unterschrift
Wenn das Protokoll übersichtlich strukturiert und frei von Rechtschreibfehlern ist, unterschreiben erst der Protokollant und anschließend der Sitzungsleiter. Dadurch bezeugen beide, dass die Inhalte des Ergebnisprotokolls der Wahrheit entsprechen.
Ergebnisprotokoll vorbereiten und nachbereiten
In Besprechungen kann es manchmal hitzig zugehen. Damit du einen kühlen Kopf bewahrst und dein Ergebnisprotokoll richtig schreiben kannst, solltest du dich unbedingt auf die Sitzung vorbereiten.
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Tagesordnung durchlesen
Damit du vorab schon ein Gefühl dafür bekommst, welche Themen dich erwarten, solltest du dir die Tagesordnung der Besprechung mitteilen lassen. So kannst du besser abschätzen, wie gut du mit den Themen vertraut bist und ob dir noch Hintergrundwissen fehlt.
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Themen recherchieren
Wenn du dich nicht mit den Inhalten der Sitzung auskennst, solltest du dich in den Hintergrund der Themen einlesen. Denn so fällt es dir leichter zu beurteilen, welche Informationen für das Ergebnisprotokoll wirklich relevant sind, und welche eher überflüssig.
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Protokoll vorbereiten
Damit du während der Sitzung nicht in Stress gerätst, sollte dein Protokollkopf inklusive der Namen aller Teilnehmer schon angelegt sein. Auch die Tagesordnungspunkte und Überschriften kannst du bereits notieren. Wenn du dir nicht sicher bist, wie viel Platz du unter jedem Tagesordnungspunkt brauchst, schreibe am besten nur eine Überschrift pro Seite.
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Konzentration mitbringen
Ein Protokoll richtig zu schreiben, erfordert viel Aufmerksamkeit. Du solltest daher nicht müde oder hungrig in die Besprechung gehen, um aktiv zuhören zu können. Achte darauf, dass du dich von nichts ablenken lässt, um alles Wichtige aus der Besprechung mitzubekommen.
- Wenn du etwas nicht verstanden hast, frage unbedingt nach, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Damit du beim Mitschreiben nicht in Zeitnot gerätst, lohnt es sich, Abkürzungen zu verwenden. Die kannst du dann mit den Rechtschreibfehlern nach der Besprechung ausbessern bzw. ausschreiben.
- Wenn du Ergänzungen zu bestimmten Stichpunkten machst, markiere diese am besten farbig, damit du den Überblick über deine Notizen behältst.
- Ob du von Hand oder am Laptop mitschreibst, bleibt dir überlassen.
Wenn die Sitzung beendet wurde und alle Ergebnisse notiert sind, geht es an die Nachbereitung! Bevor du deine Unterschrift unter das Protokoll setzt, solltest du den Text noch einmal überprüfen.
- Korrigiere Rechtschreib– oder Tippfehler. Wenn du Abkürzungen
in der Endfassung deines Protokolls verwendest, sollten diese leicht verständlich sein.
- Achte darauf, dass die jeweiligen Beschlüsse unter den richtigen Tagesordnungspunkten aufgeführt werden. Gerade bei chaotischen Besprechungen ist es wichtig, dass die Ergebnisse im Protokoll thematisch richtig einsortiert werden, auch wenn das von der chronologischen Reihenfolge des Meetings abweicht.
- Manchmal lässt sich erst nach Ende der Besprechung beurteilen, was die wirklich aussagekräftigen Ergebnisse der Diskussionen waren. Gehe also deine Notizen noch mal durch und hebe die relevanten Punkte zum Beispiel mit farbigen Markierungen hervor. Falls jemand die Besprechung verpasst hat, soll er dein Ergebnisprotokoll als Zusammenfassung der Sitzung lesen und verstehen können.
Du hast alles überprüft und strukturiert? Super! Erst jetzt solltest du selbst unterschreiben und das Ergebnisprotokoll anschließend dem Sitzungsleiter zur Unterschrift vorlegen.
Ergebnisprotokoll schreiben – Dos and Don’ts
| Dos | Don’ts |
|
✓ relevante Ergebnisse zusammenfassen |
✗ gesamten Gesprächsverlauf notieren |
Jour Fixe
Ergebnisprotokolle können für viele verschiedenen Besprechungsanlässen sehr nützlich sein. Ein Beispiel dafür ist der Jour fixe, der im Normalfall wöchentlich abgehalten wird. Was es mit dem Jour Fixe eigentlich auf sich hat, erklären wir dir hier .
Jour Fixe
Ergebnisprotokolle können für viele verschiedenen Besprechungsanlässen sehr nützlich sein. Ein Beispiel dafür ist der Jour fixe, der im Normalfall wöchentlich abgehalten wird. Was es mit dem Jour Fixe eigentlich auf sich hat, erklären wir dir hier .