Geschäftsbrief
Mit einem Geschäftsbrief präsentierst du dein Unternehmen nach außen. Was es alles beim Layout und Inhalt deines Geschäftsbriefs zu beachten gibt, erfährst du in unserem Beitrag und im Video .
Inhaltsübersicht
Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?
Ob Angebot, Dankschreiben oder die Antwort auf eine Reklamation — für alle diese Anlässe muss ein Geschäftsbrief verfasst werden. Ein Geschäftsbrief bezeichnet dabei immer die Korrespondenz zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Ob der Geschäftsbrief per Post oder in digitaler Form, als E-Mail oder PDF versendet wird, ist dabei egal.
Für Geschäftsbriefe gibt es spezielle Vorgaben, die in der DIN 5008 Norm geregelt sind. So kann sichergestellt werden, dass geschäftliche Schreiben einheitlich gestaltet und dadurch gut lesbar sind.
Die wichtigsten Regeln sind hier schon einmal zusammengefasst:
-
Seitenränder:
- Links: 2,5 cm
- Rechts: 2,0 cm
- Oben: 4,5 cm
- Unten: 2,5 cm
- Geschäftsbrief Zeilenabstände : 1 bis 1,5 Zeilen
- Schriftgröße: 12 Punkt
- Schriftart: Arial, Times New Roman, Calibri
-
Adressfeld:
- Höhe: 8,5 cm
- Breite: 4 cm
Welche Regelungen es laut der DIN 5008 noch für deinen Geschäftsbrief gibt, zeigen wir dir jetzt.
Geschäftsbrief Aufbau nach DIN 5008
Die DIN 5008 Norm gibt Richtlinien für das Erstellen geschäftlicher Briefe und Dokumente vor. Diese Regeln betreffen die wichtigsten Elemente einer DIN A4 Seite, wie Zeilenabstände, Seitenränder, Schriftarten und Absätze. Da Normen lediglich Empfehlungen sind, müssen sie nicht eingehalten werden. Durch die Strukturierung nach der DIN 5008 Norm wirkt dein Geschäftsbrief mit diesem Aufbau aber auf alle Fälle professionell.
Hier kannst du dir eine Vorlage für deinen Geschäftsbrief herunterladen:
Geschäftsbrief Beispiel
Abstände & Seitenränder – Geschäftsbrief Layout
Damit dein Brief gut lesbar ist, solltest du auf ausreichende Seitenränder und Zeilenabstände achten. Die DIN 5008 empfiehlt einen Zeilenabstand von 1 bis 1,5 Zeilen.
Für Seitenränder gelten folgende Maße:
- Links: 2,5 cm
- Rechts: 2,0 cm
- Oben: 4,5 cm
- Unten: 2,5 cm
Schriftgröße & Schriftart – Geschäftsbrief Layout
Die Schriftgröße eines geschäftlichen Schreibens beträgt 12 Punkt. Bei sehr viel Text kannst du auch 11 Punkt verwenden. Kleiner sollte die Schrift für eine gute Lesbarkeit aber nicht sein.
Eine bestimmte Schriftart wird in der DIN 5008 nicht vorgeschrieben. Verwende aber am besten etwas Schlichtes. Gängige Schriftarten für Geschäftsbriefe sind zum Beispiel Arial, Times New Roman oder Georgia. Verspielte Schrifttypen wie beispielsweise Comic Sans oder Broadway solltest du in einem geschäftlichen Schreiben nicht nutzen.
Briefkopf – Geschäftsbrief Layout
Der Briefkopf ist das Erste, das der Empfänger liest. Dementsprechend sollte er möglichst professionell gestaltet sein.
Folgendes gilt:
- Der obere Rand des Dokuments zählt auch schon zum Briefkopf. Hier kannst du zum Beispiel dein Firmenlogo einfügen.
- Im Anschriftenfeld befinden sich die Empfängeradresse sowie Rücksendedaten. Die Adresse des Empfängers darf dabei eine Höhe von 4 cm und eine Breite von 8,5 cm nicht überschreiten. Das entspricht der Größe des Sichtfensters von Briefumschlägen.
- Auf der rechten Seite des Dokuments befindet sich der sogenannte Informationsblock. Dieser enthält die Kontaktdaten des Ansprechpartners.
Dazu gehören:- Bezugszeichen
- Name des Ansprechpartners
- Abteilung
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
- Mit einer Zeile Abstand zu den Kontaktdaten folgt rechtsbündig das Datum. Der Ort wird hierbei nur dann erwähnt, wenn er sich vom Wohnort unterscheidet.
Betreff – Geschäftsbrief Layout
Nach dem Briefkopf folgt die Betreffzeile. Sie soll dem Leser helfen, sich einen Überblick über den Inhalt des Schreibens zu verschaffen. Der Betreff sollte deswegen möglichst kurz und prägnant formuliert sein.
Diese Regeln solltest du beachten:
- Der Betreff beginnt 2 Zeilen unter dem Datum.
- Du darfst die Betreffzeile fetten, musst du aber nicht.
- Um sie hervorzuheben, kannst du eine größere Schrift verwenden (13 bis 14 Punkt).
- Der Betreff darf über mehr als eine Zeile gehen, sollte aber maximal 2 Zeilen lang sein.
- Auf das Wort „Betreff“ solltest du in der Betreffzeile verzichten.
Anrede – Geschäftsbrief Layout
Mit der Anrede beginnt der eigentliche Inhalt deines Geschäftsbriefes. Sie entscheidet, wie der Leser deinen Brief wahrnimmt. Wähle am besten eine persönliche Anrede. So zeigst du Wertschätzung und Interesse. Kennst du den Namen des Empfängers nicht, kannst du auch eine allgemeine Ansprache, wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.
Diese formalen Aspekte gelten bei der Anrede:
- Zwischen Betreff und Anrede liegen genau zwei Leerzeilen.
- Zwischen Anrede und Text liegt wiederum nur eine Leerzeile.
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Sehr geehrte(r) Frau/Herr …
- Guten Tag Frau/Herr …
- Hallo Frau/Herr …
- Hallo zusammen …
Einleitungssatz – Geschäftsbrief Aufbau
Mit einem gut formulierten Einleitungssatz kann dein Geschäftsbrief direkt einen guten Eindruck hinterlassen. Beschränke dich hier auf das Wesentliche und komme schnell zum Punkt.
- Wir haben uns sehr über Ihre positive Rückmeldung gefreut.
- Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit.
- Wir möchten uns herzlich für Ihr Interesse an unserem Produkt bedanken.
- Wie in unserem Meeting besprochen, schicke ich Ihnen heute das Angebot.
Hauptteil – Geschäftsbrief Aufbau
Für den Hauptteil deines Geschäftsbriefes kann es natürlich keine konkreten Vorgaben geben. Wichtig ist aber, dass der Text fehlerfrei und gut strukturiert ist. Sinnvolle Absätze erleichtern es dem Leser, das Schreiben zu verstehen.
Schlusssatz – Geschäftsbrief Aufbau
Der Schlusssatz schließt den Textbereich deines Geschäftsbriefes ab. Er bleibt daher besonders im Gedächtnis des Empfängers.
- Offen gebliebene Fragen beantworten wir gerne in einem persönlichen Gespräch.
- Ich freue mich sehr auf die anstehende Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Projekt.
- Gerne geben wir Ihnen Zeit, über unsere Anfrage nachzudenken.
- Wir freuen uns sehr, wenn wir Sie mit unserem Angebot überzeugen konnten.
- Wir hoffen, dass wir alle Fragen und Zweifel ausräumen konnten.
- Sollten Sie Änderungen und Anpassungen wünschen, geben Sie uns bitte Bescheid.
- Wir freuen uns auf Ihr Feedback.
- Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
- Sollte es auf Ihrer Seite noch Bedenken geben, rufen Sie mich gerne an, damit wir darüber sprechen können.
- Wir hoffen auf Ihr Verständnis in den genannten Punkten.
- Wenn Sie noch weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich wissen.
Grußformel – Geschäfsbrief Aufbau
Zum Abschluss des Geschäftsbriefes folgt die Grußformel. Damit verabschiedest du dich vom Empfänger. Der Klassiker ist hier „Mit freundlichen Grüßen“ . Je nach Branche, Anlass oder Verhältnis zum Empfänger kann die Verabschiedung auch persönlicher ausfallen.
Grußformel im Geschäftsbrief – Formalitäten:
- Zwischen Anschreiben und Grußformel liegt genau eine Leerzeile.
- Nach der Grußformel kommt kein Komma.
- Zwischen Grußformel und vorgedruckter Unterschrift befinden sich drei Zeilen – hier kannst du deine handschriftliche Unterschrift platzieren.
- Falls dein Brief Anlagen enthält, kannst du diese nach der Unterschrift erwähnen.
- Mit freundlichen Grüßen
- Beste Grüße
- Freundliche Grüße
- Weihnachtliche Grüße
- Schöne Grüße
- Mit sportlichen Grüßen
- Mit kulinarischen Grüßen
PS (Postskriptum)
Ein Postskriptum kannst du verwenden, wenn du eine Information hervorheben möchtest, die nichts mit dem eigentlichen Schreiben zu tun hat. Das kann zum Beispiel ein Hinweis auf ein aktuelles Angebot sein. Das „PS:“ setzt du dafür nach der Unterschrift.
Tipp: Die richtige Schreibweise ist „PS:“. Varianten wie „P.S.“ oder „p.s.“ sind laut Duden falsch.
Anlagen
3 Zeilen nach der Grußformel kannst du bei Bedarf den Anlagenvermerk platzieren. Du schreibst dafür das Wort „Anlagen“ in fettgedruckten Buchstaben und nennst darunter alle Anlagen deines Briefes jeweils in einer separaten Zeile.
Fußzeile
In die Fußzeile des Geschäftsbriefes kommen alle Pflichtangaben, zu denen das Unternehmen gemäß der Rechtsform verpflichtet ist. Außerdem kannst du hier Angaben zu Geschäftsräumen, Kommunikationsmitteln und Kontoverbindungen machen.
Welche Pflichtangaben es gibt, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Pflichtangaben
Zu jedem Geschäftsbrief gehören Pflichtangaben. Sie unterscheiden sich, je nachdem ob sich ein Unternehmen im Handelsregister befindet oder nicht.
Folgende Angaben musst du machen, wenn dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist:
- Firmenname und Rechtsform
- Handelsregisternummer und Registergericht
- Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH): Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen
- Bei einer Aktiengesellschaft (AG): Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende und Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen
Ist dein Unternehmen nicht im Handelsregister, musst du folgende Informationen verpflichtend angeben:
- Vor- und Nachname des Inhabers
- Geschäftsanschrift
- Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Abgekürzt oder ausgeschrieben angeben sowie den Gesellschafter
Tipps für deinen Geschäftsbrief
Wie ein geschäftliches Schreiben aufgebaut ist, weißt du jetzt. Zum Schluss haben wir noch einige Tipps für dich, die dir zu einem erfolgreichen Geschäftsbrief verhelfen.
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Fasse dich kurz
Versuche eine DIN-A4-Seite nicht zu überschreiten, denn sonst verlierst du schnell die Aufmerksamkeit deines Lesers. Kurze, einfache Sätze helfen dabei, auf den Punkt zu kommen. Außerdem sind sie für den Empfänger leichter zu verstehen.
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Das Wichtigste zuerst
Bereits in den ersten beiden Sätzen sollte die Intention deines Schreibens deutlich werden. Versteht der Leser den Grund nicht, wird den Brief womöglich nicht zu Ende lesen.
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Stelle den Empfänger in den Mittelpunkt
Besonders bei einem Angebot ist es wichtig, kundenorientiert zu schreiben. Frage dich also: Wer ist der Empfänger? Wo liegen seine Interessen? Welchen Mehrwert kannst du ihm bieten? Statt dem Pronomen Wir kannst du öfter die Formulierung Sie verwenden.
→ Zum Beispiel: „Sie erhalten bei uns eine kostenlose Beratung“ statt „Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung“.
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Keine veralteten Formulierungen
Verzichte auf veraltete Formulierungen wie „Werte(r) Frau/Herr …“, „Verehrte(r) Frau/Herr …“ oder „Hochachtungsvoll“. So wirkt dein Geschäftsbrief altbacken und gekünstelt. Auch Wörter wie hiermit solltest du vermeiden. Sie lassen dein Schreiben distanziert und unpersönlich erscheinen.
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Positiv schreiben
Achte darauf, dass deine Sätze möglichst nicht negativ klingen. Schreibe zum Beispiel statt „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“ besser „Ihr Anliegen ist uns sehr wichtig. Deswegen kümmern uns um eine schnellstmögliche Beschaffung des gewünschten Produkts“. So wirkt dein Geschäftsbrief deutlich professioneller und kundenorientierter — und vor allem positiv.
Anrede Brief
Jetzt weißt du alles rund um das richtige Geschäftsbrief-Layout, den Inhalt und den richtigen Aufbau. In welcher Situation du welche der vielen möglichen Anreden in deinem Brief am besten verwendest, erfährst du hier .
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