Debitorenbuchhaltung
Hier und im Video erfährst du, was die Debitorenbuchhaltung ist und welche Aufgaben sie in der Finanzbuchhaltung übernimmt!
Inhaltsübersicht
Debitorenbuchhaltung einfach erklärt
Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Forderungen (= Rechnungen), die ein Unternehmen nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Leistungen an seine Kunden stellt.
Die Debitorenbuchhaltung verschafft dem Unternehmer somit einen Überblick darüber, welche Kunden ihre Rechnungen schon bezahlt haben und welche noch nicht.
In größeren Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung ein eigenständiger Bereich in der Finanzbuchhaltung.
Ein Debitor ist ein Kunde eines Unternehmens. Für die erbrachte Leistung bekommt er vom Unternehmen (= Kreditor) eine Rechnung, die er bezahlen muss.
Debitorenbuchhaltung Aufgaben — Überblick
Die Debitor Buchhaltung kümmert sich um die offenen Forderungen, die das Unternehmen an ihre Kunden stellt. Zu den Debitorenbuchhaltung Aufgaben zählen:
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Forderungsmanagement: Verbuchung von noch offenen und schon bezahlten Forderungen in die Geschäftsbücher + Prüfung eingehender Zahlungseingänge und Überwachung fälliger Zahlungseingänge
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Mahnwesen: Verschicken von Mahnungen bei fälligen Zahlungen
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Informationsmanagement: Aufbereitung von Informationen für die Geschäftsleitung als Basis für zukünftige finanzielle und strategische Entscheidungen
- Debitoren-Scoring: Einschätzung des Debitorenrisiko & Scoring
Gut zu wissen! Kauft ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung, erhält er im Anschluss eine Rechnung, die er bezahlen muss. Den Betrag, den er dem Unternehmen schuldet, bezeichnest du auch als Forderung.
Schau dir die Debitorenbuchhalter Aufgaben noch einmal im Detail an.
Forderungsmanagement
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet alle offenen Forderungen. Dafür wird für jeden Kunden ein Debitorenkonto angelegt, auf dem seine unbezahlten Rechnungen und Zahlungseingänge erfasst werden.
In regelmäßigen Abständen (meist 7-14 Tage) werden die offenen Forderungen geprüft. Das Forderungsmanagement leistet die Vorarbeit für das Mahnwesen.
Mahnwesen
Das Mahnwesen kommt zum Einsatz, wenn ein Kunde die Zahlungsfrist nicht eingehalten hat. Dabei geht das Mahnwesen erst außergerichtlich vor:
Um die Beziehung zum Kunden nicht zu schädigen, wird der Kunde vom Debitorenbuchhalter erst freundlich daran erinnert, seine offene Debitorenrechnungen zu bezahlen. Meist hat der Kunde die Zahlungsfrist einfach vergessen und die Bezahlung erfolgt kurz nach der Erinnerung.
Erst wenn die außergerichtliche Mahnung erfolglos bleibt, geht das Unternehmen gerichtlich vor. Entweder wird die Mahnung eigenständig von der Debitorenbuchhaltung durchgeführt oder es werden externe Stellen (Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte) beauftragt.
Informationsmanagement
Eine wichtige Aufgabe der Debitorenbuchhaltung ist auch das Sammeln von Informationen. Besonders die Führungsebenen eines Unternehmens wollen über ausstehende Zahlungen Bescheid wissen.
Das ist wichtig, um Schlüsse über die Liquidität zu ziehen und Investitionen zu planen. Die Debitorenrechnung ist damit ein wichtiger Bestandteil, um operative und strategische Entscheidungen zu treffen.
Debitoren Scoring
Das Sammeln von Informationen mithilfe der Debitor-Buchhaltung spielt auch beim Debitoren-Scoring eine große Rolle. Hier wird das Zahlungsverhalten von Kunden analysiert, um ihre Kreditwürdigkeit zu prüfen. So können Kunden, die oft verspätet zahlen oder häufig Mahnungen bekommen, früh identifiziert werden.
Auf Basis des Debitor-Scorings kann das Unternehmen dann entscheiden, Aufträge von unzuverlässigen Kunden abzulehnen oder eine Vorauszahlung zu verlangen.
Debitorenrisiko und Scoring
Das Debitoren-Scoring hilft dabei, risikoreiche Kunden zu erkennen, um die Liquidität eines Unternehmens sicherzustellen. Zahlungsausfälle von Kunden können diese nämlich gefährden.
Das Debitorenrisiko bezeichnet dabei die Gefahr, dass ein Kunde seine Rechnung nicht vollständig oder gar nicht begleicht. Es gibt drei Gründe dafür:
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Zahlungsverzug: Der Kunde begleicht seine Rechnung erst nach dem vereinbarten Zahlungsziel.
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Zahlungsunfähigkeit: Der Kunde kann seine Rechnung nicht bezahlen (Insolvenz).
- Zahlungswilligkeit: Der Kunde weigert sich, seine Rechnung zu bezahlen, obwohl er es könnte.
Um das Debitorenrisiko einzugrenzen, gibt es verschiedene Maßnahmen. Eine davon ist das Scoring.
Scoring
Das Scoring ist ein Instrument, um die Zahlungsfähigkeit der Kunden einzuschätzen. Dadurch werden Zahlungsausfälle früh erkannt und das Debitorenrisiko wird minimiert.
Dabei basiert das Scoring auf den bereits vorhandenen Daten von Kunden. In den Debitorenkonten kann genau abgelesen werden, welche Leistungen ein Kunde schon bezogen hat und ob er alle Rechnungen fristgerecht bezahlt hat. Anhand dieser Daten kann er einer Kategorie in der Scoring-Skala zugeordnet werden.
Bei Kunden, die in der Vergangenheit Probleme mit der Begleichung ihrer Rechnungen hatten, kann eine Vorauszahlung für die nächsten Bestellungen vorgeschrieben werden. So hilft das Scoring dabei, das Debitorenrisiko zu verringern.
Debitorenkonto & Klärungskonto
Das Debitorenkonto und das Klärungskonto sind zwei verschiedene Konten, die in der Buchhaltung verwendet werden.
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Was sind Debitorenkonten? Ein Debitorenkonto wird für jeden Kunden eines Unternehmens im Zuge der Debitorenbuchhaltung erstellt. Hier werden alle eingegangenen Zahlungen sowie noch offene Forderungen an den Kunden erfasst.
- Was sind Klärungskonten? Das Klärungskonto ist ein temporäres Konto, das verwendet wird, um unklare oder nicht zugeordnete Zahlungen vorübergehend zu erfassen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird die Zahlung dann entsprechend auf das richtige Debitorenkonto umgebucht.
Debitorenbuchhaltung — häufigste Fragen
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Was ist die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit allen Forderungen (= Rechnungen), die ein Unternehmen nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Leistungen an seine Kunden stellt. In großen Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung ein eigenständiger Bereich in der Finanzbuchhaltung.
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Welche Aufgaben hat die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung hat verschiedene Aufgaben, die sich alle mit den Forderungen eines Unternehmens befassen: Sie prüft Zahlungseingänge, überwacht fällige Forderungen, verschickt Mahnungen und verbucht Zahlungszugänge.
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Was ist die Debitorenliste?
Die Debitorenliste zeigt alle Rechnungen an, die Kunden noch nicht bezahlt haben. Sie hält also alle offenen Ausgangsrechnungen der Schuldner (Debitoren) fest. Die Debitorenliste heißt deshalb auch Offene-Posten-Liste.
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Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?
Der Unterschied zwischen den Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung besteht in der Rolle der Beteiligten: Der Kreditor ist der Lieferant von Waren oder Dienstleistungen und wird auch Gläubiger genannt. Der Debitor ist der Kunde (Schuldner), der die die Waren und Dienstleistungen bezieht und dafür bezahlen muss.
Kreditor
Während die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sich mit den Forderungen an Kunden beschäftigen, befasst sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Kreditoren. Wer alles zu den Kreditoren oder Gläubigern zählt und welche Rechte sie haben, erfährst du hier !
