In diesem Beitrag und im Video erfährst du, was doppelte Buchführung ist, wer sie anwenden muss und wie du damit buchst und abschließt.
Inhaltsübersicht
Was ist die doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung ist ein System zur Erfassung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Jeden Vorfall buchst du dafür auf zwei Konten gleichzeitig einmal im Soll und einmal im Haben. Das machst du immer, egal ob du eine Rechnung stellst, Waren einkaufst oder einen Kredit aufnimmst.
Du unterscheidest grundsätzlich zwischen zwei Kontenarten:
- Bestandskonten erfassen Buchungen, die das Vermögen und das Kapital des Unternehmens betreffen. Ihre Endbestände fließen am Ende des Geschäftsjahres in die Bilanz ein.
- Erfolgskonten erfassen hingegen Aufwendungen wie Miete und Erträge wie Umsatzerlöse. Ihre Salden werden am Jahresende in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) übernommen.
Die GuV zeigt dir dann, ob dein Unternehmen im Geschäftsjahr einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.
Wer ist buchführungspflichtig?
Ob du die doppelte Buchführung anwenden musst, ist im § 242 HGB geregelt und hängt von der Rechtsform deines Unternehmens ab:
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Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder UG sind immer buchführungspflichtig — unabhängig von ihrer Größe.
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Personengesellschaften wie OHG oder KG sind ebenfalls buchführungspflichtig, da sie Kaufleute sind und automatisch im Handelsregister eingetragen werden.
→ Eine Ausnahme bildet die GbR: Sie muss erst dann doppelte Buchführung anwenden, wenn sie ins Handelsregister eingetragen wird oder die gesetzlichen Voraussetzungen für die Buchführungspflicht erfüllt.
- Einzelunternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, sobald sie ins Handelsregister eingetragen sind (z. B. als eingetragener Kaufmann, e.K.) oder die gesetzlichen Schwellenwerte überschreiten.
Bist du Freiberufler oder betreibst ein Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag und unterhalb der gesetzlichen Schwellenwerte, musst du die doppelte Buchführung in der Regel nicht anwenden. In diesen Fällen reicht meist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus.
Für die Schwellenwerte prüft das Finanzamt den Jahresumsatz und den Jahresgewinn eines Unternehmens. Ab 2024 gelten in § 241a HGB zwei Grenzen. Überschreitest du mindestens eine davon, prüft das Finanzamt deine Buchführungspflicht:
→ Umsatzgrenze: 800.000 € pro Jahr
→ Gewinngrenze: 80.000 € pro Jahr
Die Pflicht beginnt dann ab der folgenden Rechnungsperiode, also ab dem nächsten Geschäftsjahr.
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Wie unterscheiden sich EÜR und doppelte Buchführung?
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die doppelte Buchführung verfolgen beide das Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ermitteln. Sie unterscheiden sich jedoch darin, wie Geschäftsvorfälle erfasst werden:
Die EÜR wird auch als einfache Buchführung bezeichnet, weil jeder Geschäftsvorfall nur einmal als Einnahme oder Ausgabe erfasst wird. Sie funktioniert rein zahlungsorientiert. Du erfasst also nur, was tatsächlich auf deinem Konto eingeht oder davon abgeht.
Den Erfolg berechnest du so:
Erfolg = Einnahmen − Ausgaben
Die doppelte Buchführung heißt so, weil jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst wird — auf zwei Konten gleichzeitig (im Soll und Haben) sowie in zwei Rechenwerken (Bilanz und GuV). Sie arbeitet im Vergleich zur EÜR periodengerecht. Entscheidend ist also der Zeitpunkt, zu dem eine Leistung erbracht oder ein Aufwand verursacht wird und nicht der Zeitpunkt des Geldflusses.
Den Erfolg berechnest du so:
Erfolg = Erträge − Aufwendungen
Übrigens: Weil die doppelte Buchführung jeden Vorfall auf zwei Konten erfasst, liefert sie detailliertere Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens. Vor allem Investoren, Banken oder Stakeholder schauen sich diese Zahlen gerne an.
Bilanz in der doppelten Buchführung
Die Bilanz ist die finanzielle Momentaufnahme deines Unternehmens zu einem Stichtag (meist der 31. Dezember). Sie fasst die Salden aller Bestandskonten zusammen und zeigt, wie dein Unternehmen finanziell aufgestellt ist.
Dafür stellt die Bilanz zwei Seiten gegenüber:
- Aktiva (linke Seite): Hier steht, wofür das Unternehmen sein Geld einsetzt, also die Mittelverwendung. Typische Positionen sind Bankguthaben, Maschinen oder Forderungen gegenüber Kunden.
- Passiva (rechte Seite): Hier steht, woher das Geld stammt, also die Mittelherkunft. Dazu zählen Eigenkapital, Bankdarlehen oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
Wichtig: Beide Seiten müssen immer gleich groß sein! Jede Mittelverwendung muss immer auch eine Mittelherkunft haben. Deshalb gilt in jeder Bilanz: Aktiva = Passiva
➡️Beispiel: Du zahlst 5.000 € als Eigenkapital auf das Geschäftskonto ein.
| Aktiva | Passiva | ||
| Bankkonto | +5.000 € | Eigenkapital | +5.000 € |
Das Bankkonto auf der Aktivseite steigt um 5.000 €. Gleichzeitig steigt das Eigenkapital auf der Passivseite um denselben Betrag. Beide Seiten bleiben ausgeglichen.
Gewinn- und Verlustrechnung in der doppelten Buchführung
Zum Ende des Geschäftsjahres wird die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) noch vor der Bilanz aufgestellt. Sie fasst alle Erfolgskonten zusammen und stellt die Aufwendungen und Erträge des gesamten Jahres gegenüber.
- Aufwendungen sind alle Kosten, die im Unternehmen anfallen, zum Beispiel Miete, Löhne oder Materialkosten.
- Erträge sind alle Einnahmen, die durch die Geschäftstätigkeit entstehen, zum Beispiel Umsatzerlöse aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
➡️Beispiel: Dein Unternehmen erzielt im Januar einen Umsatzerlös von 10.000 € und zahlt dafür Miete in Höhe von 1.500 €.
| Position | Betrag |
| Umsatzerlöse (Ertrag) | 10.000 € |
| Miete (Aufwand) | 1.500 € |
| Gewinn | 8.500 € |
Diese 8.500 € Gewinn erhöhen am Periodenende das Eigenkapital in der Bilanz um denselben Betrag.
Das Ergebnis der GuV – ein Gewinn oder Verlust – überträgst du anschließend in die Bilanz. Ein Jahresüberschuss erhöht das Eigenkapital, ein Jahresfehlbetrag verringert es. Dadurch sind Bilanz und GuV direkt miteinander verbunden.
Kontenarten in der doppelten Buchführung
Bilanz und GuV zeigen das Endergebnis eines Jahres. Im laufenden Geschäftsjahr buchst du aber nicht direkt in die Bilanz, sondern auf einzelnen Unterkonten. Und für die Buchung jedes Geschäftsvorfalls brauchst du T-Konten. Ein T-Konto hat dabei immer zwei Seiten :
Je nachdem, um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt, buchst du auf unterschiedlichen Kontenarten:
Bestandskonten
Bestandskonten erfassen, was das Unternehmen besitzt. Du unterscheidest bei ihnen zwischen Aktiv- und Passivkonten:
Aktivkonten stehen auf der linken Seite der Bilanz. Sie zeigen das Vermögen des Unternehmens. Zugänge buchst du hier im Soll und Abgänge im Haben.
→ z. B. Kasse, Bank, Forderungen gegenüber Kunden und Vorräte und Waren
Passivkonten stehen auf der rechten Seite der Bilanz. Sie zeigen, woher das Kapital stammt. Hier buchst du Zugänge im Haben und Abgänge im Soll.
→ z. B. Eigenkapital, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Darlehen
➡️Beispiel: Stell dir vor, dein Bankkonto startet mit einem Anfangsbestand von 10.000 €. Im Laufe des Monats gehen 4.760 € von einem Kunden ein. Außerdem zahlst du eine Lieferantenrechnung über 2.380 €.
Weil die Bank ein Aktivkonto ist, stehen auf der Soll-Seite Anfangsbestand und Zugänge. Auf der Haben-Seite stehen dann die Abgänge. Der Schlussbestand ergibt sich aus:
14.760 € – 2.380 € = 12.380 €
Das trägst du bei Aktivkonten auf der Haben-Seite ein, damit beide Seiten gleich hoch sind.
Die Endbestände jedes Bestandskontos trägst du dann am Ende eines Geschäftsjahres in die Abschlussbilanz. Diese Endbestände sind dann gleichzeitig auch die Anfangsbestände für die Eröffnungsbilanz im neuen Geschäftsjahr.
Erfolgskonten
Auf Erfolgskonten buchst du alle Aufwendungen und Erträge, die im Laufe einer Periode anfallen und direkt den Gewinn beeinflussen.
-
Aufwandskonten erfassen alle Ausgaben eines Unternehmens. Wie bei den Aktivkonten buchst du Zugänge hier im Soll und Abgänge im Haben.
→ z. B. Mietaufwand, Lohnaufwand oder Materialaufwand -
Ertragskonten zeigen Einnahmen und Umsätze eines Unternehmens. Hier buchst du hingegen wie bei den Passivkonten die Zugänge im Haben und die Abgänge im Soll.
→ z. B. Umsatzerlöse aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen
Erfolgskonten – Übersicht
➡️Beispiel: Dein Unternehmen zahlt im Januar Miete in Höhe von 1.500 € und erzielt Umsatzerlöse von 4.000 €.
Am Periodenende werden beide Konten über die GuV abgeschlossen. Das bedeutet, ihr Saldo wandert in die GuV und das Konto startet im nächsten Jahr wieder bei null.
| Position | Betrag |
| Umsatzerlöse (Ertrag) | 4.000 € |
| Mietaufwand (Aufwand) | 1.500 € |
| Gewinn | 2.500 € |
Der Gewinn von 2.500 € erhöht anschließend das Eigenkapital in der Bilanz. Erfolgskonten wirken immer indirekt auf die Passivseite. Ein Gewinn stärkt das Eigenkapital und ein Verlust mindert es. Die GuV erklärt also, warum sich das Eigenkapital im Vergleich zum Vorjahr verändert hat.
Buchungssätze richtig bilden
Für jeden Geschäftsvorfall musst du einen Buchungssatz bilden. Der zeigt dir, wie ein Betrag verbucht wird und welche Konten von der Buchung betroffen sind. Einen Buchungssatz bildest du immer nach diesem Schema:
Soll an Haben [Betrag]
Links steht das Konto, das im Soll gebucht wird. Rechts steht das Gegenkonto, das im Haben gebucht wird. Das Wort „an“ trennt dabei die Soll-Seite von der Haben-Seite.
Damit du diesen Satz sicher bildest, gehst du jeden Geschäftsvorfall in 5 Schritten durch:
✅ Schritt 1: Beleg lesen
Handelt es sich um einen Kauf, einen Verkauf, eine Zahlung oder etwas anderes?
✅ Schritt 2 : Betroffene Konten identifizieren
Welche zwei Konten sind betroffen?
✅ Schritt 3: Kontenarten prüfen
Handelt es sich um ein Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder Ertragskonto?
✅ Schritt 4: Soll/Haben ableiten
Auf welchen Seiten müssen Zugänge und Abgänge verbucht werden?
| Kontenart | Zugang | Abgang |
| Aktivkonto | Soll | Haben |
| Passivkonto | Haben | Soll |
| Aufwandskonto | Soll | Haben |
| Ertragskonto | Haben | Soll |
✅ Schritt 5: Buchungssatz formulieren und prüfen
Sind die Summen auf der Soll- und Haben-Seite gleich groß?
Buchungssatz — Beispiel
Du kaufst Büromaterial für 119 € brutto. Darin sind 19 € Vorsteuer enthalten. Du bezahlst sofort per Überweisung.
Du gehst dann so vor:
- Du kaufst Verbrauchsmaterial und bezahlst es direkt.
- Drei Konten sind betroffen: Büromaterialaufwand (100 € netto), Vorsteuer (19 €) und Bank (119 € brutto).
- Büromaterialaufwand ist ein Aufwandskonto. Vorsteuer ist ein Aktivkonto. Bank ist ebenfalls ein Aktivkonto.
- Der Aufwand nimmt im Soll zu. Die Vorsteuer nimmt als Aktivkonto im Soll zu. Das Bankkonto nimmt als Aktivkonto im Haben ab.
-
Büromaterialaufwand 100 € + Vorsteuer 19 € an Bank 119 €
Buchungssatz bilden – Beispiel
Verschiedene Geschäftsvorfälle buchen
Wir zeigen dir jetzt häufige Geschäftsvorfälle und wie du sie richtig buchst.
Einkauf bis Abschluss
Ausgangssituation: Ein Einzelunternehmer gründet sein Unternehmen und zahlt 10.000 € Eigenkapital auf das Geschäftskonto ein. Das ist der Anfangsbestand.
Schritt 1: Eigenkapitaleinlage buchen
→ Buchungssatz:
Bank an Eigenkapital 10.000 €
Schritt 2: Wareneinkauf auf Ziel buchen
Der Unternehmer kauft Waren für 2.000 € netto zuzüglich 380 € Vorsteuer auf Rechnung.
→ Buchungssatz:
Wareneinkauf 2.000 € + Vorsteuer 380 € an Verbindlichkeiten 2.380 €
Schritt 3: Warenverkauf auf Rechnung buchen
Der Unternehmer verkauft die Waren für 4.000 € netto zuzüglich 760 € Umsatzsteuer auf Rechnung.
→ Buchungssatz:
Forderungen 4.760 € an Umsatzerlöse 4.000 € + Umsatzsteuer 760 €
Der Ablauf vom Beleg bis zum Monatsabschluss folgt immer denselben Schritten.
- Beleg prüfen: Ist der Beleg vollständig und korrekt?
- Kontieren: Passende Konten auswählen und den Buchungssatz festlegen.
- Buchen: Buchung mit Beleg in der Buchhaltungssoftware erfassen.
- Monatsabschluss vorbereiten: Offene Posten, Kasse und Bank abstimmen sowie Abgrenzungen prüfen.
- Monatsabschluss durchführen: Abschluss erstellen und die Ergebnisse mithilfe der betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) auf prüfen.
Einkäufe mit Vorsteuer buchen
Bei einer Eingangsrechnung wird der Nettobetrag als Aufwand oder Anlagegut gebucht. Die Vorsteuer ist eine Forderung gegenüber dem Finanzamt und wird auf einem Aktivkonto erfasst. Die Gegenbuchung erfolgt meist auf Verbindlichkeiten oder Bank.
➡️Beispiel: Wareneinkauf 2.000 € netto und 380 € Vorsteuer. Es ergeben sich 2.380 € brutto auf Rechnung.
→ Buchungssatz:
Warenaufwand 2.000 € + Vorsteuer 380 € an Verbindlichkeiten 2.380 €
Verkäufe mit Umsatzsteuer buchen
Beim Verkauf entsteht ein Ertrag und gleichzeitig eine Umsatzsteuer-Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt. Bezahlt der Kunde später, wird lediglich die Forderung ausgeglichen.
➡️Beispiel: Warenverkauf 4.000 € netto und 760 € Umsatzsteuer. Es ergeben sich 4.760 € brutto auf Rechnung.
→ Buchungssatz:
Forderungen 4.760 € an Umsatzerlöse 4.000 € + Umsatzsteuer 760 €
Zahlungen buchen
Offene Forderungen und Verbindlichkeiten bleiben bestehen, bis sie bezahlt werden.
Zahlungseingang → Buchungssatz: Bank an Forderungen
Zahlungsausgang → Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank
Dadurch wird lediglich der offene Posten ausgeglichen. Der Gewinn verändert sich nicht.
Skonto buchen
Skonto ist ein Preisnachlass bei schneller Zahlung. Dadurch ändern sich sowohl der Zahlungsbetrag als auch der Umsatz bzw. Aufwand und die Umsatz- bzw. Vorsteuer.
➡️Beispiel: Ein Kunde zieht 2 % Skonto auf eine Rechnung über 4.760 €.
→ Buchungssatz:
Bank + Erlösschmälerungen + Umsatzsteuer an Forderungen
Dadurch sinken sowohl der Erlös als auch die Umsatzsteuer.
Anlagegüter korrekt buchen
Wirtschaftsgüter mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr werden aktiviert und nicht sofort als Aufwand gebucht. Die Anschaffungskosten werden anschließend über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
➡️Beispiel: Computer: 1.800 € netto + 342 € Vorsteuer.
→ Buchungssatz (Kauf):
Anlagevermögen 1.800 € + Vorsteuer 342 € an Bank 2.142 €
Monatliche Abschreibung (36 Monate)
→ Buchungssatz:
Abschreibungsaufwand 50 € an Anlagevermögen 50 €
Die Abschreibung mindert den Gewinn und reduziert gleichzeitig den Buchwert des Anlageguts.
Privatentnahmen und -einlagen buchen
Privatentnahmen und Privateinlagen betreffen ausschließlich Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Sie verändern das Eigenkapital, haben aber keinen Einfluss auf den Gewinn.
- Privatentnahme: Eigenkapital sinkt
- Privateinlage: Eigenkapital steigt
➡️Beispiel: Der Unternehmer entnimmt 500 € aus der Kasse.
→ Buchungssatz:
Eigenkapital 500 € an Kasse 500 €
Der Kontenrahmen
Damit du weißt, auf welchem Konto du einen Geschäftsvorfall buchst, brauchst du ein Ordnungssystem. Genau das leistet der Standardkontenrahmen (SKR). Er legt fest:
✓ welche Konten es gibt
✓ wie sie nummeriert sind
✓ in welche Klassen sie eingeteilt werden
Ohne einen SKR müsste jedes Unternehmen seine Konten selbst erfinden, was Auswertungen und Vergleiche unmöglich machen würde.
In Deutschland gibt es zwei verbreitete Standardkontenrahmen:
| SKR 03 | SKR 04 |
| Prozessorientiert | Abschlussorientiert |
|
Kontenklassen folgen dem typischen Ablauf eines Unternehmens: Beschaffung → Produktion → Absatz |
Kontenklassen orientieren sich an der Struktur von Bilanz und GuV |
| Kontenklasse 0: Anlagevermögen Klasse 1: Finanzkonten Klassen 4 & 5: Aufwendungen und Erträge |
Klasse 0:Anlagevermögen Klasse 1: Umlaufvermögen Klassen 4 & 5: Erträge und Aufwendungen |
| Geeignet für: kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe | Geeignet für: regelmäßige Auswertungen mit direkter Verbindung zum Jahresabschluss |
➡️Beispiel: Wenn du die Miete von deinem Bankkonto bezahlst, sieht der Buchungssatz in beiden Systemen so aus:
- Im SKR 03 (Prozessorientiert): 4210 € Miete an 1200 € Bank
- Im SKR 04 (Abschlussorientiert): 6310 € Miete an 1800 € Bank
Bücher der Buchführung
In der doppelten Buchführung gibt es drei Arten von Büchern, die jeweils eine eigene Aufgabe übernehmen:
📙 Grundbuch: Hier erfasst du jeden Geschäftsvorfall in chronologischer Reihenfolge. Das Grundbuch ist das Eingangsjournal. Es enthält Datum, Belegnummer, Betrag und den Buchungssatz.
📗 Hauptbuch: Die Buchungen aus dem Grundbuch werden anschließend in das Hauptbuch überführt. Dort ordnest du sie den einzelnen Sachkonten zu. Jedes Konto hat seine eigene Seite im Hauptbuch. So siehst du auf einen Blick, was sich zum Beispiel auf dem Mietaufwandskonto bewegt hat. Das Hauptbuch bildet die Basis für Bilanz und GuV.
📘 Nebenbücher: Nebenbücher dokumentieren einzelne Vorgänge detaillierter und stimmen sich mit dem Hauptbuch ab. Typische Nebenbücher sind:
- Kassenbuch: Erfasst alle Barein- und -ausgänge einzeln.
- Anlagenbuch: Listet jedes Anlagegut mit Anschaffungskosten, Abschreibung und Restbuchwert.
- Debitorenbuch: Zeigt, welche Kunden noch offene Rechnungen haben.
- Kreditorenbuch: Zeigt, welche Lieferantenrechnungen noch offen sind.
- Lohnbuch: Dokumentiert Gehälter, Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge für jeden Mitarbeiter.
Buchungssätze
Jetzt weißt du, wie die doppelte Buchführung aufgebaut ist und wie du die einzelnen Bestandteile einander zuordnest. Wenn du mehr über die Bildung von Buchungssätzen erfahren willst, schau dir unser Video dazu an.
