Vorsteuer

Vorsteuer einfach erklärt

Wenn du als Unternehmer eine Eingangsrechnung bezahlst, zahlst du die darin enthaltende Steuer mit. Aus deiner Sicht heißt diese Steuer Vorsteuer — für den Verkäufer ist sie die Umsatzsteuer.

Die gezahlte Vorsteuer kannst du mit der Umsatzsteuer verrechnen, die du selbst von Kunden eingenommen hast. Hast du mehr Umsatzsteuer eingenommen, zahlst du die Differenz ans Finanzamt. Hast du mehr Vorsteuer gezahlt, bekommst du den Überschuss erstattet.

In Deutschland gilt ein Regelsteuersatz von 19 % und ein ermäßigter Steuersatz von 7 %. Vorsteuer kann in beiden Steuersätzen anfallen.

Bist du vorsteuerabzugberechtigt?

Vom Vorsteuerabzug sprichst du, wenn du als Unternehmen die bei Einkäufen gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommst. Den Vorsteuerabzug dürfen nur Unternehmer nutzen, die der Regelbesteuerung unterliegen. Dazu gehören zum Beispiel Gewerbetreibende, Freiberufler und Kapitalgesellschaften  wie eine GmbH.

Diese Gruppen dürfen keinen Vorsteuerabzug nutzen:

• Privatpersonen — sie sind keine Unternehmer und können keine Vorsteuer geltend machen.
• Kleinunternehmer — sie weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und sind deshalb auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
• Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen — zum Beispiel bestimmte Ärzte oder Versicherungsmakler. Wer keine Umsatzsteuer abführt, darf auch keine Vorsteuer abziehen.

Wichtig: Selbst wenn du als regelbesteuerter Unternehmer grundsätzlich berechtigt bist, kannst du nur dann Vorsteuer abziehen, wenn die Umsatzsteuer auf der Eingangsrechnung ausdrücklich ausgewiesen ist. Fehlt dieser Ausweis, entfällt der Vorsteuerabzug.

So prüfst du den Vorsteuerabzug

Bevor du die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung abziehst, prüfe kurz diese fünf Voraussetzungen:

1. Du bist Unternehmer — du betreibst ein Gewerbe, eine Freiberuflichkeit oder eine Kapitalgesellschaft und unterliegt der Regelbesteuerung.
2. Die Leistung dient deinem Unternehmen — du hast das Produkt oder die Dienstleistung für betriebliche Zwecke bezogen.
3. Die Leistung wurde tatsächlich erbracht — der Lieferant oder Dienstleister hat seine Leistung wirklich ausgeführt.
4. Der leistende Unternehmer ist umsatzsteuerpflichtig — er weist Umsatzsteuer aus und führt sie ab.
5. Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung — sie enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.

Punkt 5 muss dabei folgende Angaben entahlten: 

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt
• Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen
• Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %)
• Ausgewiesener Steuerbetrag in Euro

Sind alle fünf Voraussetzungen erfüllt, steht dem Vorsteuerabzug grundsätzlich nichts im Weg.

Gut zu wissen: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Brutto gelten vereinfachte Regeln: Sie benötigen nur Ausstellername und -anschrift, Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, den Bruttobetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz.

So berechnest du die Vorsteuer

Steht fest, dass du die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung abziehen darfst, brauchst du den genauen Betrag. Wie du ihn berechnest, hängt davon ab, ob auf der Rechnung ein Netto- oder ein Bruttobetrag steht.

Berechnung aus dem Nettobetrag

Ist der Nettobetrag ausgewiesen, multiplizierst du ihn einfach mit dem zugehörigen Steuersatz:

• Steuersatz 19 %: Vorsteuer = Nettobetrag · 0,19
• Steuersatz 7 %: Vorsteuer = Nettobetrag · 0,07

Berechnung aus dem Bruttobetrag

Viele Rechnungen — vor allem Kleinbetragsrechnungen — zeigen nur den Bruttobetrag. Hier rechnest du die Vorsteuer mit diesen Formeln heraus:

• Steuersatz 19 %: Vorsteuer = Bruttobetrag ·
• Steuersatz 7 %: Vorsteuer = Bruttobetrag ·

Gut zu wissen: Dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen vor allem Güter des täglichen Bedarfs. Dazu zählen zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, bestimmte medizinische Hilfsmittel sowie Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen.

USt-Voranmeldung: So saldierst du Umsatzsteuer und Vorsteuer

Hast du die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen berechnet, geht es an die Voranmeldung. Folge dafür diesen Schritten:

Schritt 1 — Eingangsrechnungen zusammentragen und sortieren

Sammle alle Eingangsrechnungen des Voranmeldungszeitraums. Prüfe dabei, ob die Rechnungen die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Trenne sie anschließend nach Steuersatz: 19 % auf eine Seite, 7 % auf die andere.

Schritt 2 — Vorsteuer je Steuersatz berechnen und addieren

Berechne die Vorsteuer aus jeder einzelnen Rechnung. Addiere dann alle Vorsteuerbeträge mit 19 % und alle mit 7 % getrennt. Bilde danach die Gesamtsumme beider Gruppen — das ist deine gesamte abziehbare Vorsteuer.

Schritt 3 — Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen summieren

Gehe deine Ausgangsrechnungen durch. Addiere auch hier die ausgewiesene Umsatzsteuer getrennt nach 19 % und 7 %. Das Ergebnis ist deine gesamte vereinnahmte Umsatzsteuer.

Schritt 4 — Differenz bilden

Ziehe deine gesamte Vorsteuer von deiner gesamten vereinnahmten Umsatzsteuer ab:

Vereinnahmte Umsatzsteuer − Vorsteuer = Zahllast oder Erstattung

➕ Positives Ergebnis → schuldest dem Finanzamt diesen Betrag (Zahllast)
➖ Negatives Ergebnis → bekommst ihn zurück (Erstattung).

Schritt 5 — Voranmeldung fristgerecht übermitteln und Zahlung abwickeln

Die USt-Voranmeldung gibst du elektronisch über ELSTER ab. Ob du das monatlich oder vierteljährlich tust, hängt von deiner Zahllast des Vorjahres ab. Bei einer Zahllast über 7.500 € im Vorjahr bist du monatlich zur Abgabe verpflichtet, darunter reicht die Abgabe vierteljährlich. Eine Zahllast überweist du bis zum Fälligkeitstermin ans Finanzamt. Eine Erstattung bucht das Finanzamt auf dein Konto zurück.

➡️ Beispiel zur Differenzbildung:

In diesem Beispiel beträgt die Zahllast 232,00 €. Diesen Betrag musst du ans Finanzamt überweisen.

Vorsteuerabzug ausgeschlossen: Typische Fälle

Nicht jede Eingangsrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug — auch wenn du grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt bist. Diese Fälle führen zum vollständigen Ausschluss:

❌ Private Lebensführung: Ausgaben für Dinge, die du privat nutzt, sind kein betrieblicher Aufwand. Deshalb entfällt der Vorsteuerabzug hier vollständig – egal wie hoch der Rechnungsbetrag ist.

❌ Geschenke und Aufmerksamkeiten über der Freigrenze: Geschenke an Geschäftspartner sind bis zu einem Nettowert von 50 € pro Jahr und Person abzugsfähig. Übersteigt ein Geschenk diese Grenze, entfällt der Vorsteuerabzug für den gesamten Betrag.

❌ Personensteuern und Geldstrafen: Einkommensteuer, Bußgelder und ähnliche Sanktionen sind keine unternehmerischen Ausgaben. Sie berechtigen deshalb nicht zum Vorsteuerabzug.

❌ Nicht ordnungsgemäße Rechnungen: Fehlt auf einer Rechnung auch nur eine Pflichtangabe, darfst du die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Das gilt auch dann, wenn du die Rechnung bereits bezahlt hast.

Buchungssätze

Du kennst jetzt die Vorsteuer und weißt, welche Rolle sie für Unternehmen spielt. Damit solche Vorgänge in der Buchhaltung korrekt festgehalten werden können, bruchst du Buchungssätze. Wie diese aufgebaut sind und wie du sie bildest, erfährst du in unserem Beitrag dazu.