Referenzschreiben
Das Referenzschreiben ist eine gute Ergänzung für jede Bewerbungsmappe. Wie es aussehen sollte, welche Inhalte reingehören und wie es sich von einem Empfehlungsschreiben unterscheidet, erklären wir in unserem Beitrag und im Video !
Inhaltsübersicht
Was ist ein Referenzschreiben?
Bei einem Referenzschreiben handelt es sich um ein Dokument, das die Leistungen und Fähigkeiten eines Bewerbers oder Dienstleisters positiv hervorhebt und ihn auf dieser Grundlage weiterempfiehlt. Es ist nur eine DIN-A4 Seite lang und wird immer von einer dritten Person, dem Referenzschreiber, verfasst.
Im Gegensatz zu dem Empfehlungsschreiben ist das Referenzschreiben an keinen konkreten Adressaten gerichtet und wird auch allgemeiner formuliert. Ein großer Vorteil dabei ist, dass Referenzen immer wieder für Bewerbungen und andere Formen der Selbstvermarktung verwendet werden können.
Es hat aber niemand einen gesetzlichen Anspruch auf so ein Schreiben. Das Referenzschreiben ist nämlich eine freiwillige Leistung seitens der Verfasser. Außerdem ist eine Referenz immer in der Ich-Form, sowie positiv und wohlwollend formuliert.
Damit du dir besser vorstellen kannst, wie eine Referenz aussieht, haben wir hier zwei Referenzschreiben-Muster vorbereitet:
Bedeutung Referenzschreiben
Das Referenzschreiben besitzt eine hohe Glaubwürdigkeit. Denn die Verfasser sind in der Regel Arbeitgeber, Ausbilder oder sogar Kunden — also Personen in oft höheren Positionen, die den Bewerber gut beurteilen können. Das ist aber nicht der einzige Grund, warum Referenzen so hilfreich sind. Weitere Vorteile des Referenzschreibens sind:
✓ Es wird höher gewichtet als ein Arbeitszeugnis
, weil es freiwillig verfasst wird.
✓ Für Freiberufler und Berufseinsteiger
ist es oft die einzige Möglichkeit, ihre Kompetenzen nachzuweisen. Denn sie besitzen meistens keine Arbeitszeugnisse.
✓ Das Referenzschreiben kann immer wieder für Bewerbungen verwendet werden.
Wer braucht ein Referenzschreiben?
Grundsätzlich profitieren alle von einem Referenzschreiben: Praktikanten, Studenten, Berufseinsteiger, Freiberufler, Arbeitnehmer und auch Doktoranden. Denn mit einem Referenzschreiben können sich Arbeitgeber ein besseres Bild über die Stärken und Soft Skills der Bewerber verschaffen und schneller entscheiden, ob dieser zum Unternehmen passt.
Im Fall von Berufseinsteigern und Freiberuflern ist das Referenzschreiben aber mehr als eine Empfehlung. Denn diese Personengruppen können meistens nicht auf die klassischen Nachweise, wie das Arbeitszeugnis zurückgreifen. Das Referenzschreiben ist hier also oft die einzige Möglichkeit, um die eigenen Kompetenzen gegenüber anderen nachzuweisen.
Hinweis: Möchtest du in einer Bewerbung ein Referenzschreiben beifügen oder den Verfasser namentlich nennen, darfst du das nicht einfach so. Aufgrund der Datenschutzrichtlinien musst du nämlich erst eine Zustimmung der jeweiligen Person einholen.
Wohin gehört das Referenzschreiben in der Bewerbung?
In der Bewerbungsmappe können die Referenzen an mehreren Stellen verwendet werden:
- als Schreiben in den Anlagen
- als kurze Referenz im Lebenslauf
In den meisten Fällen werden Referenzschreiben hinter dem Lebenslauf, also vor den Zeugnissen platziert. Damit sie in den Bewerbungsunterlagen aber nicht untergehen, sollten sie im Anlagenverzeichnis oder im Anschreiben erwähnt werden.
Die zweite Möglichkeit ist eine Art Kurzbeleg im Lebenslauf. Dabei wird lediglich der Referenzschreiber mit seinen Kontaktdaten am Ende des Dokuments angegeben. Dadurch können Arbeitgeber den Referenzgeber einfach kontaktieren, wenn sie mehr über den Bewerber erfahren wollen. Bei englischen Bewerbungen werden solche Angaben sogar erwartet!
Tipp: Am sinnvollsten ist es, gleich zwei bis drei Referenzschreiben in einer Bewerbung zu verwenden. Das steigert nämlich die Aussagekraft und Glaubwürdigkeit.
Referenzschreiben: Aufbau & Inhalt
Der Aufbau eines Referenzschreibens ist größtenteils abhängig vom Verfasser. Denn es gibt dazu keine klaren Vorgaben. Trotzdem sind die meisten Referenzschreiben so aufgebaut:
- Briefkopf
- Ort, Datum
- Überschrift
- Fließtext
- Grußformel
- Unterschrift
Inhaltlich sollten im Referenzschreiben außerdem diese Punkte vorkommen:
✓ kurze Selbstvorstellung des Verfassers
✓ Beschreibung des Verhältnisses zum Bewerber
✓ Ausstellungsgrund des Schreibens
✓ Beschreibung von: Aufgaben, erworbenen Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfolgen, Soft Skills und sozialen Kompetenzen
✓ Erlaubnis für Rückfragen
- max. 1 DIN-A4 Seite
- aus der Ich-Perspektive geschrieben
- auf offizielles Firmenpapier gedruckt, wenn möglich
- fehlerfrei
- saubere Formatierung
- keine langweilige Floskeln
- max. 3 Referenzschreiben pro Bewerbung
Briefkopf
Der Briefkopf eines Referenzschreibens besteht aus:
- Kontaktdaten des Verfassers: Name, Anschrift, Firma/Institution, E-Mail bzw. Telefonnummer
- Kontaktdaten des Empfängers: Name, Adresse, Firma/Institution
- Ort & aktuelles Datum
- Überschrift bzw. Betreffzeile
Die Betreffzeile muss keine extravagante Überschrift sein. Es muss nur erkennbar sein, auf wen sich das Referenzschreiben bezieht. Zum Beispiel so:
„Referenzschreiben für Max Mustermann“.
Wichtig: Der genannte Empfänger ist immer der Bewerber selbst — also die Person, um deren Leistungen es in dem Referenzschreiben geht. Das ist auch einer der Unterschiede zum Empfehlungsschreiben. Denn dieses wird an einen konkreten Leser adressiert und beginnt mit einer persönlichen Anrede. Das Referenzschreiben hingegen nicht!
Einleitung
In der Einleitung ist wichtig, dass der Referenzschreiber sich und sein Verhältnis zum Empfänger kurz beschreibt. Dabei sollte auch deutlich werden, aus welchem Grund der Verfasser die Referenz geschrieben hat. Denn mit diesen Informationen können die Leser besser einschätzen, wie glaubwürdig das Dokument ist.
Formulierungsbeispiele Referenzschreiben:
-
Referenz vom Arbeitgeber: „Als Personalleiter der Musterfirma bin ich neben der Personalführung und -organisation auch als Supervisor in unserem Department of Administration aktiv. Frau Gisela Müller war seit Oktober 2019 als Head of Administration in unserer Firma tätig und dabei eine direkte Kollegin von mir. Nach drei Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit haben wir das Arbeitsverhältnis nun einvernehmlich beendet, da sich Frau Müller beruflich weiterentwickeln möchte.“
- Kundenreferenz: „Ich kenne Herrn Mustermann schon lange und unsere Geschäftsbeziehung reicht bis in das Jahr 2015 zurück. In dieser Zeit hat Herr Mustermann alle Aufträge zu meiner vollsten Zufriedenheit ausgeführt. Deswegen ist er meine erste Ansprechperson bei hochwertigen Drucken und ich empfehle ihn wärmstens weiter.“
Hauptteil
Der Hauptteil ist das Herzstück des Referenzschreibens. Denn hier hebt der Verfasser alle Punkte positiv hervor, die den Bewerber aus seiner Sicht von anderen unterscheiden. Dazu gehören:
- bisherige Aufgaben & Tätigkeiten
- Qualifikationen & Fähigkeiten des Bewerbers
- besondere Erfolge & Projekte
- positive Merkmale der Zusammenarbeit, z. B. Verhalten am Arbeitsplatz, soziale Kompetenz & Soft-Skills
Seine Argumente sollte der Referenzschreiber durch Nachweise und konkrete Beispiele untermauern. Denn so erhält der Leser des Schreibens ein genaues Bild von dem Bewerber.
Formulierungsbeispiele Referenzschreiben:
-
Referenz vom Arbeitgeber: „Während ihrer Tätigkeit bei uns hat sich Frau Müller sehr engagiert und sorgfältig um die Verwaltung der Unternehmensprozesse gekümmert. […] Bei all ihren Aufgaben ist Frau Müller durch ihre Effektivität und Effizienz positiv aufgefallen. Außerdem zeichnete sie sich durch kreative Problemlösungs-Strategien in unseren Projekten zur Unternehmensumstrukturierung aus. […] Die Stärken von Frau Müller gehen aber über ihre fachliche Kompetenz hinaus: Am Arbeitsplatz war sie aufgrund ihres vorbildlichen Verhaltens und ihrer Freundlichkeit bei allen Kollegen sehr beliebt. “
- Kundenreferenz: „Ich habe meine größten und wichtigsten Druck-Projekte alle bei Herrn Mustermann in Auftrag gegeben. Insbesondere während der Corona-Pandemie habe ich diese Entscheidung nicht bereut. Denn durch die schnelle Vorarbeit, die Herr Mustermann geleistet hat, waren wir Anfang 2021 fähig, schnell auf die Veränderungen des Marktes zu reagieren. […] Die Qualität seiner Arbeit ist aber nicht der einzige Grund für unsere andauernde Zusammenarbeit. Denn Herr Mustermann glänzt auch auf menschlicher Ebene. […]“
Schluss
Der Schluss besteht aus mehr als einer Grußformel, dem Datum und einer Unterschrift. Denn hier erteilt der Referenzschreiber nochmal explizit die Erlaubnis, dass er bei Rückfragen seitens eines Arbeitgebers kontaktiert werden darf. Das ist ein wichtiger Punkt. Denn vielleicht will der künftige Arbeitgeber sichergehen, dass alle Angaben stimmen.
Formulierungsbeispiele Referenzschreiben:
-
Referenz vom Arbeitgeber: „Ich bin überzeugt, dass Frau Müller auch in Zukunft herausragende Arbeit leisten wird. Für Rückfragen diesbezüglich stehe ich jederzeit zur Verfügung.“
- Kundenreferenz: „Bei Rückfragen zu Herrn Mustermanns Qualifikationen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Am besten erreichen Sie mich unter der oben genannten Telefonnummer.“
Referenzschreiben anfragen
Niemand ist verpflichtet, dir nach einem Praktikum, Studium oder auch Jobwechsel ein Referenzschreiben auszustellen. Das bedeutet, du kannst nur höflich darum bitten.
Aber bevor du dir Gedanken machst, wie du diese Frage formulierst, solltest du erstmal überlegen, wer als Verfasser geeignet ist. Denn grundsätzlich muss ein Referenzschreiber zwei Voraussetzungen erfüllen: Er sollte eine höhere Position als du haben und dir nahe genug stehen, um dich und deine Leistungen gut beurteilen zu können. Je nach Situation sind zum Beispiel diese Personen als Verfasser deines Referenzschreibens geeignet:
- für Arbeitnehmer: ehemalige Vorgesetzte & höhergestellte Kollegen
- für Dienstleister & Freiberufler: Kunden & Projektpartner
- für Studenten: Dozenten & Betreuer bei Praktika oder Nebenjobs
- für Praktikanten: Betreuer & direkte Vorgesetzte
- für Azubis: Betreuer & direkte Vorgesetzte
- für Schüler: Lehrer
Hast du dich für einen Verfasser entschieden, kannst du bei ihm um ein Referenzschreiben bitten. Dabei solltest du aber folgende Punkte beachten:
✓ Frage persönlich und zu einem geeigneten Zeitpunkt.
✓ Begründe deine Anfrage mit dem Verwendungszweck des Schreibens.
✓ Frage rechtzeitig, damit der Verfasser noch genügend Zeit hat.
Empfehlungsschreiben
Das Referenzschreiben ist nicht das einzige Dokument, das einen Bewerbungsprozess beschleunigen kann. Denn auch das Empfehlungsschreiben hilft bei der Entscheidung, ob ein Bewerber zum Unternehmen passt oder nicht. Im nächsten Video zeigen wir dir deswegen, wie ein klassisches Empfehlungsschreiben aussieht!
Empfehlungsschreiben
Das Referenzschreiben ist nicht das einzige Dokument, das einen Bewerbungsprozess beschleunigen kann. Denn auch das Empfehlungsschreiben hilft bei der Entscheidung, ob ein Bewerber zum Unternehmen passt oder nicht. Im nächsten Video zeigen wir dir deswegen, wie ein klassisches Empfehlungsschreiben aussieht!