Kick Off Meeting
Du möchtest wissen, was ein Kick Off Meeting ist und wie du es optimal in dein Projekt integrieren kannst? Dann ist unser Beitrag genau der richtige für dich! Schau dir hier das Video an!
Inhaltsübersicht
Was ist ein Kick Off Meeting
Das Kick Off Meeting, oder auch Kick Off Veranstaltung, ist Teil der Startphase eines Projekts. Es ist der Grundbaustein für die weiteren Schritte, weil dabei die relevanten Informationen ausgetauscht werden. Deshalb solltest du darauf achten, dass möglichst alle beteiligten Personen daran teilnehmen können.
Der Umfang eines Kick Off Meetings kann sich sehr stark unterscheiden. Es ist nämlich abhängig davon, wie groß dein Projekt ist, über welchen Zeitraum es sich erstreckt und wie viele Personen daran mitarbeiten. Du wirst also die Kick Off Veranstaltung für eine kleine Marketingkampagne anders gestalten als die für die Entwicklung eines neuen Produkts.
Wichtig: Du kannst Kick Off Meetings nicht nur bei Projekten einsetzen, sondern auch zu Beginn des Geschäftsjahres in einem Unternehmen. Im Prinzip ist es inhaltlich gleich aufgebaut wie bei einem Projekt, nur dass es sich auf das kommende Geschäftsjahr bezieht.
Ziele des Kick Off Meetings
Bei der Kick Off Veranstaltung steht der Informationsfluss im Mittelpunkt. Welche konkreten Ziele du während des Meetings verfolgen solltest, zeigen wir dir jetzt:
- Kennenlernen innerhalb des Teams
- Gleicher Wissensstand bezüglich Projektzielen und -ablauf bei allen Beteiligten
- Beseitigung von Unklarheiten
- Teamgeist steigern
- Motivation erhöhen
Teilnehmer
Als Erstes überlegst du dir, wer überhaupt an der Kick Off Veranstaltung teilnehmen wird. Wichtig ist auf jeden Fall, dass so viele beteiligte Personen wie möglich dabei sind. Denn sie benötigen die Informationen für die Umsetzung des Projekts.
Daneben kannst du auch den Auftraggeber zum Kick Off Meeting einladen, wenn das einen Mehrwert hat. Das ist zum Beispiel bei Marktforschungsprojekten üblich. Denn hier kann der Auftraggeber selbst am besten beschreiben, welches Ergebnis er sich wünscht.
Außerdem werden während der Veranstaltung einige Aufgaben anfallen. Ein Beispiel dafür ist das Schreiben eines Protokolls. Deshalb solltest du dir im Vorhinein überlegen, welche Rollen während der Kick Off Veranstaltung zu übernehmen sind und die geeigneten Personen dafür einplanen.
Tipp: Das Protokoll darf bei deinem Kick Off Meeting auf keinen Fall fehlen und soll nach der Veranstaltung unbedingt an die Teilnehmer gesendet werden. Denn darin sind die wichtigsten Fakten zusammengefasst.
Zeitrahmen
Auch bei der Dauer gibt es große Unterschiede. Manche Kick Off Meetings gehen ein paar Stunden, andere hingegen mehrere Tage. Derart lange Veranstaltungen sind aber eher eine Seltenheit. Du kannst sie zum Beispiel einsetzen, wenn sich das Team noch nicht gut kennt und eine enge Zusammenarbeit für das Projekt wichtig ist.
Unabhängig von der Dauer solltest du den Zeitpunkt der Veranstaltung aber früh genug bekannt geben, damit so viele Personen wie möglich an der Kick Off Veranstaltung teilnehmen können.
Tipp: Ein paar Tage vor der Veranstaltung kannst du einen Reminder versenden, um die Teilnehmer nochmal an den Termin zu erinnern.
Ort
Der Veranstaltungsort ist abhängig von der Personenzahl und der Dauer. Wenn du dich für eine externe Location entscheidest, verleiht das dem Event einen besonderen Charakter. Das kann die Motivation der Mitarbeiter erhöhen. Vor allem, wenn es sich um eine eher kurze Veranstaltung handelt, kannst du es aber natürlich auch in den Räumlichkeiten des Unternehmens veranstalten.
Eine andere Möglichkeit ist es, das Kick Off Meeting online stattfinden zu lassen. Denn auf diese Weise können auch externe Personen leichter daran teilnehmen. Noch ein Vorteil davon ist, dass deine eigenen Räumlichkeiten frei sind und somit für andere Zwecke genutzt werden können.
Themen
Du solltest dir auch Gedanken darüber machen, welche Themen du behandeln möchtest. Fixe Bestandteile eines Kick Off Meetings sind zum Beispiel die Projektziele. Wichtig dabei ist, dass du immer den Bezug zu den Unternehmenszielen herstellst, damit die Mitarbeiter verstehen, warum das Projekt umgesetzt wird. Ebenfalls solltest du bei der Kick Off Veranstaltung die Projektstrategie thematisieren. Das ist die Vorgehensweise, mit der du deine Ziele erreichst. Daneben spielen auch die Aufgabenbereiche der Teammitglieder eine wichtige Rolle.
In der Kick Off Meeting Agenda verschriftlichst du alle Themen, die während des Meetings behandelt werden müssen. Dabei solltest du auch die einzelnen Unterpunkte zu jedem Thema festhalten, damit du nichts vergisst. Auf die richtige Reihenfolge musst du ebenfalls achten. Denn die Agenda veranschaulicht neben den Themenbereichen, auch den Ablauf der Veranstaltung.
Außerdem können noch weitere Informationen hinzufügt werden. Beispiele dafür sind der zeitliche Rahmen, die Codierung und die dafür verantwortliche Person. Es ist sinnvoll, die Agenda zusammen mit dem Projektplan bereits vor der Veranstaltung an die Teilnehmer auszusenden. Denn so wissen alle, was sie erwartet.
Wenn du wissen möchtest, wie eine Kick Off Meeting Agenda genau aussieht, kannst du einen Blick in unser Beispiel werfen. Beachte aber, dass die Inhalte deines Meetings durchaus anders oder noch konkreter sein können.
Kick Off Meeting Agenda |
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| 1. | Eröffnung | |
| 1.1. | Begrüßung | Max Mustermann |
| 1.2. | Agenda | Max Mustermann |
| 2. | Vision | |
| 2.1. | Bedeutung für das Unternehmen | Maxi Musterfrau |
| 2.2. | Projektziele | Heinrich Helm (extern) |
| 2.3. | Zusammenhang Projektziele & Unternehmensziele | Maxi Musterfrau |
| 3. | Strategie | |
| 3.1. | Projektplan | Max Mustermann |
| 3.2. | Coaching | Marie Meixner (extern) |
| 4. | Aufgabenbereiche | |
| 4.1. | Aufgabenverteilung | Maxi Musterfrau |
| 4.2. | Teambuilding | Maxi Musterfrau |
| 5. | Verabschiedung | |
| 5.1. | Quiz | Max Mustermann |
| 5.2. | Offene Fragen | Max Mustermann |
Gestaltungsmöglichkeiten
Nun hast du die Eckdaten für die Kick Off Veranstaltung festgelegt. Zu guter Letzt kannst du dir überlegen, ob du besondere Programmpunkte einbauen möchtest. Denn ein Monolog ist schnell ermüdend und langweilt die Teilnehmer.
Stattdessen könntest du beispielsweise ein spezielles Coaching zur Weiterbildung einbauen, das inhaltlich zum Projekt passt. Aber auch ein lustiges Quiz, um die Situation aufzulockern, ist eine passende Möglichkeit.
Tipp: Du kannst das Meeting direkt mit einer Eisbrecherfrage starten. Die sind ganz einfach einzubauen und kreieren einen interessanten Einstieg.
Nachbereitung
Nach Abschluss der Kick Off Veranstaltung gibt es noch ein paar Aufgaben, die du nicht vergessen darfst. Zum Beispiel ist es wichtig, die Veranstaltung zu evaluieren. So findest du heraus, was gut und was schlecht gelaufen ist.
Du kannst dir auch überlegen, eine Umfrage an die Teilnehmer auszusenden. Das ist vor allem sinnvoll, wenn es ein großes Event mit besonderen Programmpunkten war. Danach weißt du nämlich, was den Teilnehmern gefallen hat und was du beim nächsten Mal noch verbessern kannst.
Im Zuge dessen solltest du auch das Protokoll nachbereiten und an alle schicken. Am besten sendest du es auch an jene Personen, die beim Kick Off Meeting nicht dabei sein konnten. Denn so wissen auch sie über die relevanten Inhalte Bescheid.
Ablauf eines Projekts
Jetzt weißt du also, dass du dein Projekt am besten mit einem Kick Off Meeting startest. Aber wie sieht der weitere Ablauf eines Projekts eigentlich aus? Genau das erfährst du hier in unserem Beitrag!
