Gap-Analyse

Gap-Analyse Definition

Die Gap-Analyse ist eine Methode aus der Unternehmensplanung. Mit ihr kann ein Unternehmen mögliche Leistungslücken aufspüren und verbessern. Das englische Wort „gap“ bedeutet übersetzt „Lücke“. Daher heißt die Methode auch Lückenanalyse.

Die Lücke ist dabei der Unterschied zwischen dem aktuellen Ist-Zustand und dem angestrebten Soll-Zustand eines Leistungsfaktors, wie Umsatz oder Verkaufszahlen. Ein Unternehmen kann damit also seine Zielvorgaben mit den aktuellen Zahlen vergleichen und daraus Optimierungsmaßnahmen ableiten.

Die Ergebnisse der Analyse werden im Lückenanalysebericht oder einem Graph festgehalten.

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Wie du sie durchführst und wie du den Graphen zeichnest, zeigen wir dir in diesem Artikel!

Anwendungsbereiche der Gap-Analyse

Anwendung findet die Gap-Analyse in vielen Unternehmensbereichen, da mit ihr die unterschiedlichsten Aspekte analysiert werden können. Das sind zum Beispiel:

• Kundenzufriedenheit
• Umsatz
• Gewinn
• Mitarbeiteranzahl
• Kundenanzahl
• Mitarbeiterqualifikation
• Lieferkettenkosten 

Ziel der Analyse ist es, bestehende Mängel bzw. Lücken aufzudecken und zu beseitigen. So kann das Unternehmen besser wirtschaften und den Gewinn vergrößern. 

Hinweis: Wichtig ist, dass sich die Zielgröße in Zahlen ausdrücken lässt. Bei einem abstrakteren Aspekt, wie Kundenzufriedenheit, kann zum Beispiel die Anzahl an Beschwerden oder positiver Bewertungen als Zielgröße dienen. 

Reaktionsmöglichkeiten auf Lücken

Je nachdem, wie das Ergebnis der Lückenanalyse ausfällt, hat das Unternehmen verschiedene Reaktionsmöglichkeiten:

1. Es kann Maßnahmen ergreifen, um die Lücke zu schließen und den Soll-Zustand zu erreichen.
2. Es kann die Zielsetzung (Soll-Zustand) anpassen, um die Lücke zu verkleinern oder ganz zu schließen.

Idealerweise sollte das Unternehmen Maßnahmen ergreifen. Fehlen ihm aber die Mittel, wie Geld, muss es die Zielsetzung anpassen.

Lückenarten bei der Gap-Analyse

Bei der Gap-Analyse wird zwischen der operativen und strategischen Lücke unterschieden. Die operative Lücke kann dabei noch in Leistungslücke und Wettbewerbslücke unterteilt werden. 

Operative Lücke

Die operative Lücke beschreibt die Lücke zwischen dem Ist-Zustand und dem Zustand nach Ergreifen kurzfristiger Maßnahmen. Hier stehen betriebliche Abläufe im Fokus. Sie lässt sich durch Leistungssteigerung, Kosteneinsparung oder effizientere Arbeitsabläufe schließen. Dabei gibt es zwei Fälle:

• Leistungslücke: Zum Schließen der Lücke wird ungenutztes Potenzial in der Produktion genutzt, zum Beispiel durch bessere Produktionsplanung oder Entlassungen. 
  
  
• Wettbewerbslücke: Hier steht das Gewinnen von Marktanteilen im Vordergrund, zum Beispiel durch Marketingmaßnahmen oder Verdrängung von Wettbewerbern.
  

Strategische Lücke 

Die strategische Lücke ist die Differenz zwischen dem Soll-Zustand und dem Zustand nach Schließen der operativen Lücke.

Sie lässt sich nur schließen, indem das Unternehmen neue Strategien erarbeitet. Daher ist sie auch langfristiger angelegt. Maßnahmen können das Erhöhen des Absatzes, die Erweiterung des Sortiments oder das Erschließen neuer Märkte sein. 

Gap-Analyse Durchführung

Die Gap-Analyse lässt sich in vier Arbeitsschritte bzw. Bestandteile gliedern, die aufeinander folgen. Was zu den einzelnen Abschnitten gehört zeigen wir dir jetzt.

1. Ist-Zustand bestimmen

Der Ist-Zustand beschreibt die Zielgrößen, die auf Lücken analysiert werden sollen. Das können Prozesse, Abläufe oder bestimmte Merkmale sein. Er kann sich auf das ganze Unternehmen oder einzelne Prozesse  beziehen und wird für einen Betrachtungszeitraum festgelegt. 

• Zielgröße: so sachlich und spezifisch wie möglich
• Quellen: Berichte, bestimmte Leistungskennzahlen (KPIs ), Kundenbefragungen oder Beobachtungen bestehender Prozesse

2. Soll-Zustand benennen

Der Soll-Zustand beschreibt den idealen Zielzustand. Bei der Bestimmung sollten konkrete Zahlen oder allgemeine Aussagen formuliert werden. 

• Konkret: „Die Anzahl verkaufter Produkte soll in den nächsten 12 Monaten von 1000 auf 3000 pro Monat steigen.“
• Allgemein: „Die Büroräume sollen in den nächsten 6 Monaten behindertengerechter werden.“

3. Analyse

Bei der Analyse wird der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand verglichen:

• Beurteilen, ob es eine Lücke gibt und wie groß sie ist.
• Wenn ja, Merkmale und Ursachen der Lücke nennen.
• Dabei neutral formulieren und so klar und spezifisch wie möglich beschreiben.
• Konkrete Zahlen („nur 1000 verkaufte Produkte“) oder qualitative Merkmale („es gibt keine Vorgaben für behindertengerechte Büros“) nennen. 

4. Plan erarbeiten

Im letzten Schritt sollten aus den Ergebnissen der Analyse Lösungen zum Schließen der Lücke erarbeitet werden. Der Plan umfasst dabei mehrere Stufen, die zum Soll-Zustand führen sollen:

• Formulierung so konkret wie möglich beschreiben.
• Überzeugende Argumente für die Lösung nennen. 
• Aktive Formulierung und möglichst klare Beschreibung der Ziele verwenden, am besten mit Nennung eines Zeitraums („Um die Anzahl verkaufter Produkte von 1000 auf 3000 im Monat zu erhöhen, muss die Produktion innerhalb der nächsten 6 Wochen 10 neue Mitarbeiter einstellen.“). 

Darstellung und Interpretation der Ergebnisse mittels Graph

Die Ergebnisse der Gap-Analyse lassen sich auch in einem Graph darstellen und interpretieren:

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1. Koordinatensystem erstellen: Die x-Achse zeigt die Zeit, die y-Achse die Zielgröße 
   
   
2. Soll-Zustand eintragen: Entwicklung der Zielgröße im dargestellten Zeitraum 
   
   
3. Ist-Zustand eintragen: Entwicklung der Zielgröße ohne korrigierende Maßnahmen
   
   
4. Lücke bestimmen: Die Differenz zwischen dem gewünschten Soll-Zustand und dem prognostizierten Ist-Zustand bestimmen 
   
   Achtung! Hier ist nicht die operative Lücke gemeint! Der ermittelte Wert dient zum Erarbeiten operativer Maßnahmen.
   
   
5. Kurzfristige, operative Maßnahmen zum Schließen der Lücke erarbeiten: z.B. Werbemaßnahmen
    
6. Prognose der Wirksamkeit: Können die kurzfristigen Maßnahmen die Lücke verkleinern oder sogar schließen? 
   → Es können verschiedenen Maßnahmen durchgeführt werden, die jeweils ins Koordinatensystem eingetragen werden.
   → Die Differenz zwischen dem Ist-Zustand und der Kurve der kurzfristigen Maßnahmen ist die operative Lücke.
   
   
7. Strategische Lücke bestimmen: Das ist die Differenz zwischen dem angestrebten Soll-Zustand und dem Zustand nach Schließen der operativen Lücke, also zwischen mittlerer und oberer Kurve. 
   
   
8. Maßnahmen zum Schließen der strategischen Lücke erarbeiten: z.B. neue Produktsortimente
   
   
9. Prognose der Wirksamkeit: Können die Maßnahmen die Lücke schließen?
   → Die Prognose wird in den Graph eingetragen. Entsprechend verändert sich dann der Abstand zwischen den Kurven für kurzfristige Maßnahmen und Soll-Zustand.
   
   
10. Kontrollpunkte bestimmen: Zu welchen Zeitpunkten soll die Wirksamkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen überprüft werden?

Nachteile der Gap-Analyse

Die Gap-Analyse kann sehr nützlich für Unternehmen sein. Dennoch hat sie auch ein paar Nachteile:

• Faktoren, die nicht mittels Zahlen dargestellt werden können, sowie Umwelteinflüsse finden keine Berücksichtigung.
• Die Prognosen müssen nicht zwangsläufig eintreffen.
• Um Gegenmaßnahmen zu bestimmen, bedarf es weiterer Analysemethoden, wie der Ansoff-Matrix. 

Gap-Analyse — häufigste Fragen

• Was ist die Gap-Analyse Definition?
  Die Gap-Analyse oder Lückenanalyse ist eine Methode, mit der Unternehmen die Leistung bestimmter Zielgrößen analysieren. Dadurch werden Lücken (gaps) zwischen Ist-Zustand und Wunsch-Zustand aufgedeckt. In einem nächsten Schritt werden Maßnahmen zum Schließen der Lücken erarbeitet.

• Welche Bestandteile umfasst die Gap-Analyse?
  Die Gap-Analyse umfasst Ist-Zustand, Soll-Zustand, Beschreibung der Lücke und Lösungen zum Schließen der Lücke. Die Ergebnisse können in Form eines Berichts oder als Graph dargestellt werden. 

Ansoff-Matrix

Nun weißt du alles über die Gap-Analyse. Um Strategien zum Schließen einer Lücke zu entwickeln, kannst du die Ansoff-Matrix verwenden. Was das genau ist, erfährst du hier .