Management by Exception

In diesem Beitrag haben wir eine Definition von Management by Exception für dich vorbereitet. Anschließend erklären wir dir das Vorgehen anhand eines Beispiels und zeigen dir die Vorteile und Nachteile dieses Führungsstils.

Management by Exception einfach erklärt

Das Management by Exception ist eine Managementtechnik, bei der es darum geht, dass die Mitarbeiter in Routinefällen eigenständig und eigenverantwortlich handeln und Entscheidungen treffen. Die Führungskraft greift nur in Ausnahmefällen ein, wenn zum Beispiel eine gewünschte Umsatzsteigerung von zehn Prozent, deutlich unterschritten wird. Dazu brauchen die Vorgesetzten natürlich ein sinnvolles und funktionierendes Überwachungs- und Beurteilungssystem. Außerdem müssen die Ziele und wie stark von ihnen abgewichen werden darf (Toleranzgrenze), klar festgelegt werden. 

Durch das hohe Maß an Eigenverantwortung und Entscheidungskompetenz sind die Mitarbeiter motivierter. Wenn aber etwas schief geht, muss die Führungskraft rechtzeitig eingreifen, da sonst erhebliche Schäden für das Unternehmen entstehen können. 

Management by Exception ist wie folgt definiert: 

Vorgehen

Beim Management by Exception steht das eigenverantwortliche Arbeiten der Mitarbeiter im Vordergrund. Die Angestellten erledigen alle Aufgaben in ihrem Kompetenzbereich selbstständig und treffen Entscheidungen autonom. Wenn etwas nicht so läuft wie geplant, dann greifen die Führungskräfte ein.

Damit das Management by Exception erfolgreich ist, ist es wichtig, dass du folgendes Vorgehen beachtest:

• Es müssen Ziele und Sollzustände festgelegt werden, an denen die Mitarbeiter ihre Entscheidungen ausrichten sollen (Bsp. Umsatzsteigerung um zehn Prozent).
• Außerdem müssen Größen, Kennzahlen und Erfolgskriterien definiert werden, anhand derer der Erfolg gemessen werden kann (Bsp. Umsatz, Verkaufszahlen).
• Im nächsten Schritt werden Toleranzgrenzen abgesteckt, innerhalb dieser darf sich das Ergebnis bewegen (Bsp. Umsatzsteigerung nicht kleiner fünf Prozent) . 
• Zur Kontrolle und Überwachung der Zielerreichung muss ständig ein Soll-Ist-Vergleich und eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden (Bsp. Soll: Umsatzsteigerung von zehn Prozent, Ist: Umsatzsteigerung von drei Prozent) .
• Bei einer Überschreitung oder Unterschreitung der Toleranz muss die Führungskraft sofort eingreifen (Bsp. Führungskraft erkennt, dass Umsatz nicht ausreichend steigt). 

Es gibt auch einige Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, damit das Management by Exception funktionieren kann:

• Grundsätzlich müssen alle Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens kennen und verstehen. 
• Außerdem müssen die Zuständigkeiten der Angestellten klar geregelt sein. 
• Alle Beteiligten müssen die Sollzustände, die Abweichungstoleranzen und die Erfolgskriterien überblicken. 
• Es muss ein Berichts-, Kontroll- und Informationssystem geben, anhand denen die Führungskräfte Ausnahmefälle erkennen können.

Beispiel Management by Exception

Stell dir vor, du bist zum Beispiel der Geschäftsführer eines Fast Food Restaurants mit zehn Filialen. Diese führen deine Mitarbeiter eigenverantwortlich. Du verwendest den Management by Exception Führungsstil. In diesem Geschäftsjahr möchtest du deinen Umsatz um zehn Prozent im Vergleich zum Vorjahr steigern (Ziel / Sollzustand und Erfolgskriterium). Deine Filialleiter treffen selbstständig und eigenverantwortlich Entscheidungen und führen verschiedene Maßnahmen (Bsp. Werbemaßnahmen, Rabattaktionen, Events, etc.) durch, um dieses Ziel zu erreichen. Im schlechtesten Fall soll dein Umsatz nur um fünf Prozent im Vergleich zum Vorjahr steigen (Toleranzgrenzen). 

Du vergleichst jeden Monat die Umsatzentwicklung der Filialen mit dem Vorjahr (Soll-Ist-Vergleich). 

Acht deiner Filialen erzielen eine Umsatzsteigerung zwischen 8 und 13 Prozent. Hier greifst du nicht ein und lässt deine Angestellten weiterhin selbst entscheiden. 

Eine deiner Niederlassungen steigert den Umsatz kaum. Hier kontaktierst du den Filialleiter und erarbeitest gemeinsam mit ihm eine zusätzliche Werbekampagne.

Ein weiterer deine Standorte meldet einen Wasserrohrbruch und muss für zwei Wochen wegen der Reparaturarbeiten schließen. Dies führt natürlich zu erheblichen Umsatzeinbußen. Auch hier sprichst du mit deinem Mitarbeiter.  

Vorteile und Nachteile 

Die Managementtechnik Management by Exception hat einige Vorteile und Nachteile, die wir dir jetzt genauer vorstellen möchten: 

Vorteile

• Der Mitarbeiter trifft in seinem Kompetenzbereich eigenverantwortlich Entscheidungen, die Entscheidung wird also dort getroffen, wo das thematische Verständnis am größten ist. 
• Die Führungskräfte werden entlastet, weil die Mitarbeiter selbstständig viele Entscheidungen treffen können.
• Die Angestellten sind durch ihren Freiraum, die Verantwortung und die Entscheidungskompetenz motivierter.
• Die Mitarbeiter können ihre Ideen einbringen.
• Die Arbeitnehmer lernen Schritt für Schritt mehr Verantwortung und Aufgabenbereiche zu übernehmen. 

Nachteile

• Wenn das Kontrollsystem und Bewertungssystem nicht funktioniert, können erhebliche Schäden im Unternehmen entstehen. 
• Die Führungskraft sieht immer nur, wenn etwas schlecht läuft, auf Erfolg wird nicht reagiert. 
• Bei Misserfolg wird das tatsächlich Ergebnis verschleiert, um nicht schlecht dazustehen.
• Der Entscheidungsspielraum ist auf den Kompetenzbereich und Routineaufgaben beschränkt, das kann die Eigeninitiative beeinträchtigen.
• Alle interessanten Aufgaben übernehmen die Führungskräfte selbst. 

Neben dem Management by Exception gibt es auch das Management by Objectives. . Schau dir doch jetzt unseren Beitrag zu dem Thema an.