Ablauforganisation

Du möchtest wissen, was man unter der Ablauforganisation versteht? Wir geben dir eine Definition und veranschaulichen die Organisationsform mithilfe von Beispielen. Im Anschluss betrachten wir die Aufgaben und Ziele der Ablauforganisation.

Du  bist eher der visuelle Typ? Dann schau dir doch einfach ganz entspannt unser Video an!

Ablauforganisation Definition

Die Ablauforganisation ist eine Organisationsform der Organisationstheorie. Grundsätzlich gilt es einen geordneten Ablauf der Teilaufgaben in einem Unternehmen herzustellen. Unter Berücksichtigung der Faktoren Raum, Zeit, Sachmittel und Personen entsteht ein dynamischer Arbeitsprozess der zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit führt. Das klingt alles sehr abstrakt. Stell dir vor, du stellst Hammer in einer kleinen Fabrik in „Ablaufhausen“ her. Im Grunde versuchst du die Prozesse deines Unternehmens so zu gestalten, dass die Transportwege kurz sind, keine Zeit verloren geht, die Maschinen voll ausgelastet und deine Mitarbeiter glücklich sind. Wenn die einzelnen Arbeitsschritte optimal miteinander verknüpft sind, läuft dein Unternehmen viel besser.

Im Gegensatz hierzu beschäftigt sich die Aufbauorganisation mit den statischen Strukturen des Unternehmens wie Stellen oder Abteilungen. Die Zusammenhänge und Unterschiede von Aufbau und Ablauforganisation haben wir auch nochmal separat für dich vorbereitet.

Ablauforganisation Beispiel

Die Grafik zeigt einen spezifischen Arbeitsprozess innerhalb deines Unternehmens. Um die Abwicklung einer Hammer-Bestellung bestmöglich durchzuführen, hast du einen optimalen Arbeitsablauf erstellt. Die einzelnen Schritte zur Abwicklung deines Auftrags werden entsprechend der zeitlichen und inhaltlichen Abfolge nacheinander ausgeführt.

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1. Anfragebearbeitung: Ein großer Baumarkt bestellt 800 Hammer bei dir. Nun musst du prüfen, ob die nachgefragte Menge im gegebenen Zeitraum produziert werden kann. Eventuell musst du den Kunden zusätzlich beraten.
2. Angebotsbearbeitung: Nach Prüfung der Anfrage wird das Angebotsdokument erstellt und an den Baumarkt geschickt. Das Dokument enthält den Kaufpreis, die Lieferzeit und den Leistungsumfang.
3. Disposition: Im dritten Schritt musst du die Gesamtaufgabe (Herstellung von 800 Hammern) in Teilaufgaben zerlegen. Die Teilaufgaben werden verteilt und entsprechend den einzelnen Abteilungen und Stellen zugewiesen.
4. Auftragsbearbeitung: Die 800 Hammer werden in deinem Unternehmen produziert.
5. Auftragsnachbereitung: Selbstverständlich willst du am Ende wissen, wie zufrieden der Kunde ist. Außerdem überprüfst du den Zahlungseingang des Auftrags.

Und Voila! Der Auftrag wurde perfekt abgewickelt und der Kunde ist zufrieden, weil der Ablauf der einzelnen Schritte perfekt organisiert war.

Ablauforganisation Aufgaben

Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist die räumlich-zeitliche Strukturierung der einzelnen Arbeitsschritte. Die Ordnung kann dabei nach unterschiedlichen Gesichtspunkten erstellt werden. Grundsätzlich verfolgst du immer alle Aspekte, aber oft ist eine Aufgabe wichtiger als eine andere. Weil du deine Hammer nur an einem Standort fertigst, ist der räumliche Arbeitsablauf weniger wichtig als in einem multinationalen Konzern mit vielen Standorten.

Du betrachtest die Herstellung des Hammerstiels etwas genauer:

1. Arbeitsinhalt: Verrichtung und Arbeitsobjekte definieren inhaltlich einen Arbeitsschritt. Dem Arbeitsinhalt entsprechend werden die Arbeitsschritte dann angeordnet. In deinem Unternehmen werden kleine rechteckige Holzblöcke zu wunderschönen Hammerstielen geschnitzt. Hans sägt die Holzblöcke und Gisela schnitzt die Hammerstiele. Für einen perfekten Arbeitsablauf sägt Hans zuerst die entsprechende Holzblockgröße. Im Anschluss werden Sie von Gisela geschnitzt.
2. Räumlicher Arbeitsablauf: Die Teilaufgaben werden nach räumlichen Gegebenheiten angeordnet. Die Anordnung soll kurze Transportwege und einen schnellen Durchlauf sichern. Dementsprechend sollten die Arbeitsplätze von Hans und Gisela möglichst nah aneinander liegen.
3. Zeitlicher Arbeitsablauf: Ziel ist eine optimale zeitliche Anordnung der Teilaufgaben. Hierzu müssen Beginn, Ende und Gesamtdauer der Teilaufgabe bekannt sein. Dementsprechend kann die Frist des Auftraggebers berücksichtigt und eingehalten werden. Nach intensiver Beobachtung erkennst du, dass Hans die Holzblöcke doppelt so schnell sägt, wie Gisela sie schnitzen kann. Um den Arbeitsablauf zu optimieren stellst du Anna als zweite Schnitzerin ein. Dann werden im selben Zeitintervall zwei Blöcke von Hans zugesägt und zwei Blöcke von Gisela und Anna geschnitzt.
4. Zuordnung der Arbeit: Teilaufgaben können grundsätzlich an Gruppen oder einzelne Personen vergeben werden. In unserem Beispiel beauftragst du entweder die gesamte Gruppe (Hans, Gisela, Anna) mit der Herstellung von 8 fertigen Hammerstielen oder weist die einzelnen Aufgaben getrennt zu. „Hans säge 8 Blöcke“. „Anna und Gisela schnitzt jeweils vier Hammerstiele“.

Ablauforganisation Ziele

Aber warum machst du dir denn den ganzen Aufwand? Welche Vorteile ergeben sich aus der Anwendung der Ablauforganisation?

Hauptziel der Ablauforganisation ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Um dieses Hauptziel zu erreichen, verfolgst du einzelne Unterziele:

• Optimale Kapazitätsauslastung: Damit Gisela nicht völlig überfordert mit der schnellen Arbeit von Hans ist, stellst du eine zweite Schnitzerin ein. Dadurch ist die Überbelastung von Gisela vermieden.
• Reduzierung der Durchlauf-,Warte-,Verteil- und Leerzeiten: Vor der Einstellung der zweiten Schnitzerin mussten Holzblöcke gelagert werden, da Gisela langsamer schnitzte als Hans sägte. Nach der Einstellung müssen keine Holzblöcke mehr gelagert werden und du sparst Lagerkosten.
• Erhöhte Termintreue: Durch die exakte zeitliche Planung ist die Festlegung des Liefertermins sehr genau. Die Ablauforganisation sichert dadurch eine termingerechte Lieferung an den Kunden.

Weitere Ziele:

• Komplexitätsminimierung
• Optimierung der Arbeitsplatzanordnung
• Verbesserung der Qualität des Produkts und der Arbeitsverhältnisse
• Kostenreduktion

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Zielkonflikt

Das Ziel der optimalen Kapazitätsauslastung und das Ziel minimaler Durchlaufzeit stehen im Konflikt. Um eine gute Kapazitätsauslastung zu erreichen, muss vor jedem Arbeitsplatz ein hoher Auftragsbestand bereitstehen, damit die Gefahr von Leerlauf gering ist. Dadurch erhöhen sich allerdings für den einzelnen Auftrag die Liege- und damit auch die Durchlaufzeiten.

Dieser Konflikt ist auch bekannt als Dilemma der Ablauforganisation.

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