Aufbauorganisation
Dieser Artikel klärt die Frage: Was ist eine Aufbauorganisation? Zuerst behandeln wir die beiden Teilgebiete der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese. Danach grenzen wir die Begriffe Aufbau und Ablauforganisation ab. Außerdem gehen wir auf die im Rahmen der Aufbauorganisation entstandenen Organisationsformen ein.
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Inhaltsübersicht
Aufbauorganisation Definition
Die Aufbauorganisation ist das hierarchische Grundgerüst eines Unternehmens. Diese hierarchische Struktur wird durch ein Organigramm abgebildet und definiert die Rahmenbedingungen für die Verteilung von Aufgaben und Befugnissen innerhalb der Organisation.
Was ist eine Aufbauorganisation
Somit wird das Unternehmen durch die Aufbauorganisation strukturiert, wodurch festgelegt wird, wer die Führung und Verantwortung übernimmt. Außerdem wird klar geregelt, welche Abteilungen existieren und wie die Aufgaben unter den Mitarbeitern verteilt sind.
Dabei werden die einzelnen organisatorischen Einheiten in der Aufgabenanalyse voneinander abgegrenzt und in der Aufgabensynthese logisch angeordnet. Hierdurch ergeben sich verschiedene Organisationsformen und die so entstandene Aufbauorganisation wird dann in einem Organigramm dargestellt.
Aufgabenanalyse
Bevor eine Strukturierung erfolgen kann, müssen zunächst alle Aufgaben analysiert werden. In einem ersten Schritt werden die Hauptaufgaben zur Erfüllung des Unternehmenszieles identifiziert und diese anschließend in kleinere Teilaufgaben zerlegt. Diese Aufgliederung kann anhand verschiedener Kriterien erfolgen.
Gliederungskriterien können sein:
- Objekte – Fertigprodukte, Halbfabrikate, Rohstoffe usw.
- Funktionen / Verrichtung – Vertrieb, Produktion, Einkauf usw.
- Phasen – Planung, Durchführung, Kontrolle einer Aufgabe usw.
- Rangstufen – Entscheidungsaufgaben haben höheren Rang als Ausführaufgaben
In der Praxis ist meist eine Kombination dieser Möglichkeiten beobachtbar. Ein konkretes Beispiel könnte so aussehen:
Das primäre Unternehmensziel einer Kühlschrankfabrik ist es Gewinne zu erwirtschaften. Zu den Hauptaufgaben, welche zur erfüllung des Unternehmensziels notwendig sind zählen:
- die Produktion von Kühlschränken,
- deren Vertrieb,
- Aufgaben in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Marketing und so weiter.Die Hauptaufgabe Produktion kann nun weiter in Teilaufgaben untergliedert werden. Um letztendlich einen gebrauchsfertigen Kühlschrank produzieren zu können, müssen zunächst die Ressourcen durch die Teilaufgabe Ressourcenbeschaffung beschafft werden.
Einzelteile können intern hergestellt oder von externen Firmen zugekauft werden. Alle benötigten Komponenten müssen in der Teilaufgabe Montage zusammengebaut werden. Elementare Aufgaben hierbei könnten beispielsweise die Verkabelung oder die Anbringung der Türe sein.
Aufgabensynthese
Nun müssen die in der Aufgabenanalyse zerlegten Haupt- und Teilaufgaben zueinander in Beziehung gebracht und logisch angeordnet werden. Dementsprechend geht es in der Synthese also darum die einzelnen Aufgaben zu Stellen, Einheiten oder Abteilungen zu gruppieren. Die Teilaufgaben kann man anhand verschiedener Ausprägungen kombinieren, wobei die Zahl, der Umfang und die Art je nach Aufgabe variieren. Durch diese zielgerichtete, unternehmensspezifische Zusammenfassung entstehen verschiedene Organisationsformen.
Aufbau und Ablauforganisation
Die Ablauforganisation definiert die dynamischen Arbeitsprozesse innerhalb der statischen Struktur der Aufbauorganisation. Im Vordergrund der Ablauforganisation steht die zeitliche und kapazitätsbedingte Koordination von Ressourcen und die Erstellung von Prozessabläufen. Somit werden die Fragen wann, wo und wie eine Tätigkeit abläuft beantwortet. Die Aufbauorganisation hingegen beantwortet die Fragen: wer und was. Man betrachtet also Grunde die gleichen Objekte, nur aus einem anderen Blickwinkel. Um diese Fragen beantworten zu können, ist es fundamental die in einem Unternehmen anfallenden Tätigkeiten und Aufgaben genau zu kennen.
Organisationsformen
Durch die unterschiedlichen Wege zur Über- und Unterordnung, kann letztendlich zwischen verschiedenen Organisationsformen unterschieden werden. Eine Möglichkeit zur Unterscheidung ist die Einteilung in Systeme der Ein- oder Mehrfachunterstellung.
Einliniensystem
Einliniensysteme , welche auch Liniensystem oder Linienorganisation genannt werden, sind Organisationsformen, die durch strikt hierarchische Leistungsbeziehungen gekennzeichnet sind. Konkret bedeutet das, dass ein Mitarbeiter immer nur von der direkt übergeordneten Stelle Weisungen bekommt. Durch diesen einfach strukturierten Aufbau entstehen keine Kompetenzüberschneidungen. Außerdem sind Verantwortungsbereiche klar abgegrenzt, was Entscheidungen und die Kontrolle erleichtern.
In der Regel sind diese Systeme in überschaubaren Unternehmen vorzufinden, da bei zunehmender Größe auch die Ebenen des Organigramms zunehmen. Zu viele Ebenen können durch zu lange Kommunikationswege den Informationsfluss behindern oder gar verfälschen. Außerdem steigt die Herausforderung an die Führungsebenen, da die Anzahl der nachfolgenden Stellen zunimmt. Grundsätzlich werden die Stellen bei Einliniensystemen nach ihrer Art und Spezialisierung gegliedert. Bei der Stellenbildung entstehen so die Organisationsprinzipien der divisionalen oder der funktionalen Aufbauorganisation.
Beispiel: Divisionale Aufbauorganisation
Bei der divisionalen Organisation wird auf der zweiten Ebene, welche ausschlaggebend für die Bestimmung der Organisationsform ist, nach Geschäftsbereichen gegliedert. Diese Bereiche können Produkte, Regionen, aber auch Projekte sein. Diese Form ist auch als Spartenorganisation bekannt.
Beispiel: Ein Unternehmen gliedert die zweite Ebene anhand seiner Hauptabsatzmärkte auf. So entstehen auf der zweiten Ebene die Stellen Deutschland, USA und China. Letztendlich teilt sich die Ebene drei nun jeweils auf in Vertrieb, Finanzwesen, Produktion und so weiter.
Beispiel: Funktionale Aufbauorganisation
Die zweite Ebene bei der funktionalen Organisation wird unterteilt nach Funktionsbereichen des Unternehmens, das heißt Abteilungen sortiert nach Tätigkeiten. Somit sind im Umkehrschluss die so entstandenen Stellen für mehrere Produkte oder Regionen verantwortlich, aber nur in ihrem Bereich.
Beispiel: Ein Unternehmen gliedert die zweite Ebene in Vertrieb, Finanzwesen und Produktion. Die Ebene drei teilt sich nun jeweils auf in die drei Produkte des Unternehmens PKWs, LKWs und Motorräder.
Stabliniensystem
Stabliniensysteme sind eine Erweiterung von Einliniensystemen. Den einzelnen Stellen können bei diesem System zusätzlich so genannte Stäbe zugeordnet werden. Das sind auf ein spezifisches Themengebiet wie IT oder Finanzen spezialisierte Abteilungen, welche den zugeordneten Stellen hilfreiche Informationen zur besseren Entscheidungsfindung und Führung liefern.
Mehrliniensystem
Mehrliniensysteme sind durch einen nicht strikten hierarchischen Aufbau gekennzeichnet. Eine Stelle kann mehreren anderen untergeordnet sein und es können auch Beziehungen zwischen den Stellen einer Ebene bestehen. Durch diese Struktur ist es möglich komplexere Zusammenhänge abzubilden und es entstehen kürzere Kommunikationswege. Die Verantwortungsbereiche hingegen sind aufgrund der Komplexität womöglich nicht mehr klar zuordenbar und es kann zu Kompetenzkonflikten kommen.
Beispiel: Matrixorganisation
Die Matrixorganisation ist ein Mehrliniensystem. Diese Organisationsform kombiniert die divisionale mit der funktionalen Form und bildet die Schnittstellen in einer Matrix ab. Das Ziel ist es die Vorteile der beiden Einliniensysteme zu nutzen und Synergieeffekte zu erzielen.
Beispiel: Ein Unternehmen gliedert seine Funktionsbereiche nach Vertrieb, Produktion und Finanzwesen auf. Diese Abteilungen werden als vertikale Linien dargestellt. Außerdem gliedert das Unternehmen seine Geschäftsbereiche in PKWs, LKWs und Motorräder. Diese Bereiche werden in horizontalen Linien dargestellt. An den Schnittpunkten befinden sich nun die einzelnen Stellen mit klar definierten Zuständigkeitsbereichen.
Aufbauorganisation Ziele
Durch die strukturierte Aufgabenteilung der Aufbauorganisation innerhalb der verschiedenen Systeme lassen sich folgende Ziele realisieren:
- logischer Aufbau der Wertschöpfungskette
- Prozessoptimierung
- Verbesserte Koordination zwischen den Bereichen
- Minimierung der Ausgaben
- Maximierung des Gewinns
Zusammenfassung Aufbauorganisation
- Die Aufbauorganisation ist das strukturierende, hierarchische Grundgerüst eines Unternehmens
- Aufgaben und Befugnisse werden in einem Form eines Organigramm dargestellt
- Unterteilung in Aufgabenanalyse und -synthese
- Es resultieren verschiedene Organisationsformen
- Das Ziel ist die Optimierung sämtlicher Prozesse