Produktion & Logistik

Warenwirtschaft

Was ist Warenwirtschaft? In diesem Beitrag haben wir eine Definition für dich vorbereitet und erklären dir die Aufgaben und Ziele.

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Inhaltsübersicht

Warenwirtschaft einfach erklärt

Das Ziel der Warenwirtschaft (kurz: WaWi) ist der wirtschaftliche Umgang mit materiellen Gütern. Das bedeutet, dass du stets die richtige Menge und Qualität eines Produktes zur passenden Zeit am gewünschten Ort verfügbar hast und dabei möglichst geringe Kosten entstehen und die benötigten Informationen bereitgestellt werden.

Dazu werden alle Warenströme deines Unternehmens erfasst, verwaltet, geplant und gesteuert. Wenn du zum Beispiel Ware erhältst und diese in dein Lager bringst, dokumentierst du diesen Vorgang in deiner Warenwirtschaft. 

Außerdem analysierst und optimierst du die Lagerhaltung (Verwaltung, Planung und Veränderung der Lagerbestände) und die Warenbewegungen (Alle Warenströme, die dein Unternehmen betreffen). Auch das Ziel der Nachhaltigkeit in Bezug auf zum Beispiel nachhaltige Rohstoffe und umweltfreundliche Verpackung rückt bei vielen Unternehmen immer weiter in den Vordergrund. 

Zur Organisation der Warenwirtschaft werden häufig Warenwirtschaftssysteme genutzt. 

Die Definition von Warenwirtschaft lautet wie folgt: 

Definition

Die Warenwirtschaft (Englisch: merchandise management) organisiert die Güterströme eines Unternehmens mit dem Ziel, einen wirtschaftlichen Umgang mit den Waren zu gewährleisten und Optimierungen einzuleiten. 

Aufgaben und Bereiche

In der Warenwirtschaft werden alle Güterbewegungen verwaltet, geplant und gesteuert. Diese finden sowohl innerhalb des Unternehmens statt als auch zwischen dem Unternehmen und Kunden, Lieferanten oder Zweigstellen.

Die Aufgabe der Warenwirtschaft ist also die Organisation der Bereiche Wareneingang, Warenausgang, Warenvertrieb, Wareneinkauf, Warenbestand und Warenlagerung im Unternehmen. Es wird somit der gesamt Prozess der betrieblichen Leistungserstellung erfasst. 

% Abbildung Ablaufdiagramm; Evtl. erst später und dann visualisiert mit Beispiel (Einkauf -> Eingang -> Lagerung -> Vertrieb -> Versand -> Ausgang); Bildunterschrift: Bereiche der Warenwirtschaft; Alt-Text: Wareneingang, Warenausgang, Warenvertrieb, Wareneinkauf, Warenbestand, Warenlagerung

Stell dir vor, du bist zum Beispiel der Geschäftsführer eines Getränkemarkts mit drei Filialen. Deine Warenwirtschaft umfasst folgende Bereiche:

Bereich der Warenwirtschaft Beispiel 
Wareneinkauf Du kaufst bei verschiedenen Getränkeherstellern ein.
Wareneingang Die Getränkekästen werden geliefert.
Warenlager Bis du die Getränke an deine Filialen weiter transportierst, lagerst du sie in deinem großen Hauptlager. 
Warenvertrieb Du weißt, wie viele Kästen deine Filialen jeweils verkaufen.
Warenversand Du kümmerst dich darum, dass die Getränke rechtzeitig in den Filialen ankommen. 
Warenausgang Die Getränke verlassen dein Hauptlager zu den Filialen. 

Um diese Materialbewegungen effizient organisieren zu können, arbeitet die Warenwirtschaft außerdem eng mit den Unternehmensbereichen Logistik und Disposition zusammen. 

Ziele

Die Warenwirtschaft verfolgt die drei Ziele materielle Liquidität, Optimierung der Lagerhaltung und Nachhaltigkeit. 

Materielle Liquidität

Ein wichtiges Ziel der Warenwirtschaft ist die materielle Liquidität des Unternehmens. Einfach gesagt bedeutet das, dass immer

  • das richtige Produkt 
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort
  • in der richtigen Menge
  • und in der richtigen Qualität 
  • mit der benötigten Information 
  • zu einen möglichst geringen Preis 

zur Verfügung stehen soll. 

Optimierung der Lagerhaltung und der Warenströme

Auf der einen Seite sollen immer die notwendigen Waren und Vorräte vorhanden sein, gleichzeitig möchtest du das gebundene Kapital im Lager trotzdem so gering wie möglich halten oder sogar noch weiter reduzieren. 

Wenn du zum Beispiel in deinem Lager 10.000 Kästen Bier hast, du aber monatlich nur 500 Kästen verkaufst, dann ist es sinnvoll dieses Lager abzubauen, da du so die Lagerkosten senken kannst. Natürlich ist es aber trotzdem sinnvoll, einen Lagerbestand von etwa 1.000 Kästen zu behalten, um Lieferengpässe deines Bierlieferanten zu überbrücken. 

So analysierst du alle Warenströme und kannst dann Optimierungsmöglichkeiten und potentielle Kostenersparnisse identifizieren. 

Nachhaltigkeit

Das dritte Ziel der Warenwirtschaft ist die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz. Dieser Aspekt rückt bei vielen Unternehmen immer mehr in den Vordergrund: Zum einen, weil die Regulationen beständig verschärft werden, und zum anderen weil viele Unternehmen auf ein Image der Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit setzen. 

So wird zum Beispiel beim Wareneinkauf auf nachhaltige Waren geachtet, beim Warenversand auf eine recyclebare Verpackung und einen umweltfreundlicheren Transport. 

Warenwirtschaftssystem Erklärung 

Warenwirtschaftssysteme sind Programme, die dem Unternehmen als Steuerungsinstrument dienen. Gerade bei größeren Unternehmen sind die Warenbewegungen häufig sehr komplex. Um hier den Überblick zu behalten, kann Software helfen, alle Warenströme zu erfassen, zu planen, zu analysieren und Optimierungsprozesse einzuleiten. Ein solches System kann sowohl von Industrieunternehmen, vom Einzelhandel als auch von Gastronomen verwendet werden.

Wichtige Funktionen des Warenwirtschaftssystems sind die Rechnungslegung und buchhalterische Vorgänge, die Steuerung von Ware, Inventur und statistische Daten und Auswertungen. Es werden alle Prozesse erfasst und sind jederzeit abrufbar. Außerdem kann das System verschiedene Abteilungen deines Unternehmens miteinander verbinden und du kannst Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Das ermöglicht deinem Unternehmen eine flexiblere Handlungsfähigkeit. 

Abgrenzung Warenwirtschaft und Materialwirtschaft

Die Begriffe Warenwirtschaft und Materialwirtschaft werden häufig synonym verwendet. Andere grenzen aber die Aufgaben und Ziele der beiden Bereiche voneinander ab und verwenden für Handelsunternehmen (nur Weiterverkauf, keine Produktion) die Bezeichnung Warenwirtschaft und für produzierende Unternehmen den Begriff Materialwirtschaft. 

Zusammenfassung 
  • Die Warenwirtschaft erfasst und organisiert die Warenströme eines Unternehmens. 
  • Dazu werden alle Güterbewegungen im gesamten Prozess der betrieblichen Leistungserstellung aufgezeichnet.
  • Das Hauptziel ist, dass die richtige Ware in der richtigen Qualität und Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist, dass die notwendige Information bereitsteht und der Preis dafür möglichst gering ist. 
  • Mit Warenwirtschaftssystemen kann die Warenwirtschaft strukturiert werden.

 

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