Arbeitszeiterfassung Excel
Du möchtest eine Arbeitszeiterfassung in Excel erstellen oder dir direkt eine Vorlage downloaden? Dann bist du hier und im Video genau richtig!
Inhaltsübersicht
Arbeitszeiterfassung Excel einfach erklärt
Egal ob Minijob oder Vollzeitbeschäftigung, es lohnt sich, die Übersicht über die gearbeiteten Stunden zu behalten. Die Excel Arbeitszeiterfassung ermöglicht es dir, die Arbeitstage, Arbeitsstunden und Pausenzeiten zu erfassen und das verdiente Gehalt zu berechnen.
An dieser Stelle kannst du die kostenlose Zeiterfassung Excel als Vorlage downloaden.
Willst du die Tabelle für die Zeiterfassung in Excel lieber selbst erstellen, erklären wir dir in den nächsten Abschnitten, wie du die Arbeitszeittabelle anlegst.
Tabelle erstellen
- Öffne ein leeres Tabellenblatt in Excel.
- Gib in der ersten Zeile diese Spaltenüberschriften ein: Datum | Arbeitsbeginn | Arbeitsende | Pause | Stunden
- Schreibe in Zelle A2 das gewünschte Startdatum, z. B. den 01.08.2023.
- Um zusätzlich den Wochentag anzugeben, klickst du mit der rechten Maustaste auf Zelle A2. Dann gehst du auf „Zellen formatieren…“ und zu „Benutzerdefiniert“. Bei Typ gibst du „TTT, TT.MM.JJJJ“ ein. Bestätige mit OK.
Tipp: Nach dem Auswählen kannst du auch den Shortcut [Strg] + [1] (Mac: ⌘ + 1) verwenden.
Zeiterfassung Excel — Datum formatieren - Klicke wieder die Zelle A2 an und positioniere den Cursor in der unteren rechten Ecke, bis ein Plus auftaucht. Klicke und ziehe so lange, bis alle Tage des Monats angezeigt werden.
Tipp: Passe die Spaltenbreite z. B. beim Datum oben an, damit alles gut lesbar dargestellt wird. Sonst erscheint in manchen Zellen die Fehlermeldung „#######“.
Wochenenden hervorheben
Als Nächstes kannst du die Wochenenden der Arbeitszeiterfassung in Excel mit der bedingten Formatierung hervorheben.
- Markiere den Bereich A1 bis I32. Klicke unter Start auf „Bedingte Formatierung“ und „Neue Regel…“.
- Wechsle zum letzten Regeltyp. Gib in das Feld folgende Formel ein: =WOCHENTAG($A1;2)>=6. Nach dem Klick auf Formatieren kannst du einstellen, wie die Wochenenden hervorgehoben werden. Bestätige zweimal mit „OK“.
Wochenenden hervorheben
Größer-Gleich 6 zeigt Excel, dass alle 6. und 7. Wochentage, also Samstage und Sonntage, hervorgehoben werden sollen.
Die farbige Hervorhebung kannst du individuell aus Schrift-, Rahmen- und Hintergrundformatierung (Ausfüllen) gestalten.
Nach dem Markieren wählst du „Neue Regel“ und Formatvorlage „Klassisch“. Als Nächstes klickst du im Dropdown-Menü auf „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Die Formel tippst du in das Feld. Über „Formatierung mit“ und „benutzerdefiniertes Format..“ kannst du die Formatierung auswählen.
Arbeitsstunden berechnen
Danach legst du in der Excel Arbeitszeiterfassung die Formeln an, die die Arbeitsstunden berechnen . Gib beispielhaft Arbeitszeiten in die Vorlage für den 01.08.2023 ein, z. B. 8:00 bis 17:00 Uhr mit 01:00 Stunde Pause. Die gearbeitete Zeit ergibt sich aus dem Arbeitsende (C2) minus dem Arbeitsbeginn (B2) minus der Pausenzeit (D2).
Tippe diese Formel in Zelle E2: =C2–B2–D2
Wähle Zelle E2 aus und ziehe sie an der unteren rechten Ecke bis zur Zeile 32. Excel passt die Formel automatisch für alle weiteren Zeilen an.
Arbeitsstunden in Excel als Dezimalzahl angeben
Um auch Minusstunden angeben zu können, lohnt sich eine Umrechnung in Dezimalzahlen.
- Ergänze dafür „Stunden in Dezimal“ in F1.
- Tippe folgende Formel in F2: =E2*24 und bestätige mit Enter.
- Wähle F2 nochmals aus und wechsle oben im Menü zu „Zahlenformat”. Unter dem Dropdown-Menü kannst du Dezimalstellen hinzufügen oder entfernen. Im Beispiel lohnt es sich allerdings, bei zwei Nachkommastellen zu bleiben.
Zahlenformat anpassen - Übertrage die Formel wieder bis nach unten, indem du die Zelle anklickst und von der rechten Ecke ausgehend nach unten ziehst.
Plus- und Minusstunden berechnen
Zuerst musst du die übliche Arbeitszeit angeben, um Plus- oder Minusstunden berechnen zu können. Damit kannst du in Excel Überstunden berechnen.
- Beschrifte dafür Zelle K1 mit „Soll-Zeit pro Tag“ und gib in Zelle L1 beispielsweise 08:00 für 8 Stunden an.
- Benenne die Spalte G ebenfalls mit „Soll-Zeit pro Tag“ und hinterlege in G2 diese Formel: =$L$1*24. Formatiere den Wert wieder als Zahl.
Arbeitszeit Excel festlegen - Übertrage die Formel nach unten.
- Ergänze in Zelle H1 die Überschrift Plus-/Minusstunden und tippe folgende Formel in H2: =F2-G2 und übertrage sie anschließend nach unten.
Excel Überstunden berechnen - Markiere alle gefärbten Zellen ab Spalte B und drücke „Entfernen“, um die Berechnungen an den Wochenenden herauszunehmen.
Stunden addieren: AutoSumme
- Wähle Zelle F34 aus. Klicke im Menü auf Formeln und „AutoSumme”. Achte darauf, dass die richtigen Werte ausgewählt sind. Durch Markieren kannst du den Bereich anpassen. Bestätige mit Enter.
Arbeitszeiten Excel summieren mit AutoSumme - Wiederhole das mit den Spalten E, G und H.
- Zelle E34 musst du noch anders formatieren, damit die Stunden auch wirklich summiert angegeben werden. Wähle die Zelle aus und wechsle im Menü „Zahlenformate“ im Dropdown-Menü zu „Weitere Zahlenformate“. Tippe unter „Benutzerdefiniert“ bei Typ „[h]:mm“ ein, damit die Stunden summiert werden und Sekunden ignoriert werden. Bestätige mit „OK“.
Gehalt berechnen
Außerdem kannst du die Arbeitszeiterfassung in Excel nutzen, um deinen Verdienst zu berechnen.
- Beschrifte Spalte I entsprechend und ergänze den Stundenlohn beispielsweise in L2.
- Tippe zur Berechnung die Formel in I2: =F2*$L$2, um die gearbeiteten Stunden mit dem Stundenlohn zu multiplizieren.
Gehalt berechnen - Übertrage die Formel nach unten und nutze AutoSumme, um in Zelle I34 das Monatsgehalt auszurechnen.
Monatsgehalt aus Zeiterfassung Excel
Super, die Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage ist jetzt fertig! Wenn du möchtest, kannst du natürlich noch weiter formatieren.
Darstellung mehrerer Monate
Um die Arbeitszeiterfassung Vorlage für mehrere Monate zu verwenden, kannst du das Tabellenblatt mit Steuerung bei gleichzeitigem Klicken und Ziehen des Blattes nach rechts kopieren. Lass los, wenn das kleine Dreieck zu sehen ist.
Durch Doppelklicken auf den Namen lässt sich das Blatt umbenennen.
Damit der Übertrag der Excel Zeiterfassungs-Vorlage problemlos funktioniert, haben wir ein paar Profi-Tipps für dich gesammelt. Kopiere dir die Formeln einfach in deine Tabelle.
- Datum: Schreibe in Zelle A3: =A2+1 und ziehe die Formel bis A29. In Zelle A30 soll die Formel stehen: =WENN(MONAT(A29+1)>MONAT(A29);““;A29+1). A31 und A32 enthalten die gleiche Formel, nur dass in A31 statt „+1“ immer „+2“ steht, in A32 analog dann „+3“. Das sorgt dafür, dass du in anderen Monaten nur das Datum in A2 ändern musst, alle anderen passen sich automatisch an. Auch kurze Monate wie der Februar werden automatisch angepasst.
- Stunden: Ersetze die vorhandene Formel in E2 durch diese: =WENN(A2=““;““;WENN(WOCHENTAG(A2;2)>=6;““;C2-B2-D2)) und übertrage sie nach unten. Die WENN-Funktion prüft, ob es sich um einen Samstag oder Sonntag handelt und lässt diese Zellen dann leer.
- Soll-Zeit in Dezimal: hier analog in G2 =WENN(A2=““;““;WENN(WOCHENTAG(A2;2)>=6;““;$L$1*24))
- Stunden in Dezimal: Die neue Formel in F2 prüft auch hier, ob eine Stundenanzahl angegeben wurde und rechnet nur dann: =WENN(ISTZAHL(E2);E2*24;““).
- Plus-/Minusstunden: für H2 analog =WENN(ISTZAHL(E2);F2-G2;““).
- Verdienst: für I2 analog =WENN(ISTZAHL(E2);F2*$L$2;““).
Excel Alter berechnen
Wie du in Excel Arbeitszeiten berechnen kannst, weißt du jetzt. Für die Berechnung des Alters aus dem Geburtsdatum gibt es eine eigene Funktion. Wie die aufgebaut ist, erfährst du hier.
