Ablauf eines Projekts
Du möchtest ein Projekt für ein Unternehmen durchführen, weißt aber nicht, wie du dabei Schritt für Schritt vorgehen sollst? Keine Sorge. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie das geht.
Inhaltsübersicht
Die wichtigsten Phasen in der Projektplanung
Ein Beratungsprojekt lässt sich im Allgemeinen in vier Phasen einteilen: Die Definitionsphase, die Planungsphase, die Steuerungs- bzw. Durchführungsphase und die Abschlussphase.
Am besten erklären wir dir das mal anhand eines konkreten Beispiels. In unserem Fall möchte ein Unternehmen eine Konkurrenzanalyse durchführen.
Die Definitionsphase
Wir starten mit der Definitionsphase. Nachdem Du erfolgreich Kontakt mit deinem Kunden aufgenommen hast, setzt Du dich als Projektleiter mit diesem zusammen und klärst dessen Zielvorstellungen ab. Wenn diese stehen, stellst du einen sogenannten Business Case auf.
Damit untersuchst Du das Projekt und definierst seine Wirtschaftlichkeit und Durchführbarkeit sowie die potentiellen Auswirkungen auf das Geschäft deines Kunden. So kannst du checken, ob die Ressourcen deines Kunden auch auf die erfolgversprechenden Projekte konzentriert werden. Im Anschluss suchst du dir dein Team. Hier musst Du darauf achten, dass die Projektmitglieder fachlich auf das Projekt passen.
Danach besprichst du mit deinem Team die Phasen der Konkurrenzanalyse und ihr definiert die zu erreichenden Meilensteine. Anschließend erstellt ihr ein Angebot, das ihr deinem Kunden vorlegt. Wenn es ihm zusagt, kann dein Team mit der Arbeit beginnen. Normalerweise startest Du mit einem Kick-Off-Workshop mit dem Kunden zusammen. Hier bekommst Du alle nötigen Daten des Kunden. Weiterhin werden dabei die Zielvorstellungen nochmals bestätigt oder auch abgeändert.
Planungsphase
Anschließend gehst Du in die Planungsphase über. Hier führst Du einen Startworkshop durch, also ein Teammeeting ohne deinen Kunden. Hier erstellt dein Team ein sogenanntes Pflichtenheft, in dem ihr in konkreter Form beschreibt, wie ihr die Zielvorstellungen deines Kunden lösen wollt. Auf der Grundlage eures Pflichtenheftes wird dann der Projektstrukturplan deiner Konkurrenzanalyse erstellt. Auch Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten innerhalb deines Teams werden zugeteilt. Graphisch sieht das in verkürzter Form ungefähr so aus:
Die Arbeitspakete verteilst du also so: Wer analysiert die Konkurrenz im Inland, wer die im Ausland, wer ist zuständig für die Aufarbeitung der Ergebnisse und so weiter. Hier ist eine gute Kommunikation ebenso wichtig, wie das Setzen konkreter Deadlines. Diese hältst Du, wie alle anderen Termine, in deinem Terminplan fest. Wichtig in einem Projekt ist immer auch die Ressourcenplanung. Sie bezieht sich sowohl auf materielle und zeitliche Ressourcen, als auch auf die dir zur Verfügung stehenden Human Resources. Du musst von Anfang an planen, wann Du welche Ressourcen benötigst und ob sie dir dann auch zur Verfügung stehen.
Die Steuerungs- und die Durchführungsphase
Der Übergang in die Steuerungs- bzw. Durchführungsphase erfolgt häufig fließend. In dieser Phase ist dein Projektteam mit Analysen beschäftigt. Zuerst solltet ihr die relevanten Konkurrenten herausfiltern. Die Angebote der direkten Konkurrenten stellt ihr dann ins Verhältnis zu den Dienstleistungen bzw. zum Produkt eures Kunden. Dieser Teil der Konkurrenzanalyse soll es euch möglich machen, Alleinstellungsmerkmale eures Kunden herauszufiltern und Verbesserungspotenziale zu finden.
Im letzten Schritt der Konkurrenzanalyse befasst ihr euch dann mit den eigentlichen Stärken und Schwächen der Konkurrenten eures Kunden, da sie für eure Strategieempfehlung und das künftige Marketing wichtig sind. Eure Ergebnisse werden nach Abschluss eurer Analyse aufgearbeitet.
Abschlussphase
Direkt im Anschluss geht ihr in die Abschlussphase eures Projekts über. Ihr übergebt die Ergebnisse eurem Kunden. Das findet im Normalfall in Form einer Präsentation direkt im Büro eures Kunden statt. Natürlich habt ihr sehr gut gearbeitet und gute Ergebnisse erzielt. Der Kunde ist daher mehr als zufrieden und euer Projekt ist nun so gut wie fertig. Ihr regelt nun noch die finanziellen Dinge mit eurem Kunden. Ihr führt also den sogenannten Finanzabschluss durch.
Anschließend verfasst ihr einen Abschlussbericht für den Kunden und eure Beratung. Zusätzlich erstellt ihr eine interne Dokumentation über den gesamten Projektablauf, um bei künftigen Projekten auf eine Wissensdatenbank zurückgreifen zu können. Jetzt müsst ihr nur noch eine grandiose Abschlussfeier schmeißen und mit euren Kollegen feiern.
Phasenübergreifenden Vorgänge
Beim Durchführen eines Projektes gibt es aber natürlich auch Vorgänge, die über den gesamten Zeitraum und phasenübergreifend stattfinden. Das wäre zum einen das Managen der potentiell auftretenden Risiken während eurer Konkurrenzanalyse, zum anderen das Managen der Stakeholder. In diesem Fall sind das der Kunde, der Controller und dein Vorgesetzter.
Wichtig ist zudem, dass ihr fortlaufend eure Lessons Learned festhaltet. Nur so könnt ihr euch kontinuierlich verbessern. Den Controller haben wir eben schon kurz angesprochen, er führt über das gesamte Projekt das Controlling durch. Das bedeutet, er liest all eure Ergebnisse durch und checkt diese auf Fehler. Das ist vor allem beim Abschlussbericht und bei der Präsentation am Ende wichtig.
Wenn du ein Projekt durchführst, solltest du auf jeden Fall noch beachten, dass jedes Projekt sehr individuell ist und die verschiedenen Phasen je nach Thema unterschiedlich lang sein können. Deshalb ist es meistens nicht der beste Weg, stur am geplantem Vorgehen festzuhalten. Du musst stattdessen in der Lage sein, flexibel zu reagieren, um die Wünsche des Kunden zu erfüllen.
Jetzt weißt Du, wie Du ein Projekt strukturieren solltest, um zu einem erfolgreichen Abschluss zu kommen.