RACI Matrix

Was ist eine RACI Matrix?

Die RACI-Matrix (oft auch RACI-Diagramm) ist ein Hilfsmittel, das die Verantwortlichkeiten bei einer Aufgabe zeigt. Sie hilft dir, klar darzustellen, wer für welche Tätigkeiten zuständig ist. Denn je mehr Menschen an einem Projekt beteiligt sind, desto schwieriger wird es nämlich, den Überblick zu behalten. 

RACI ist dabei eine Abkürzung und steht für:

• Responsible (verantwortlich)
• Accountable (rechenschaftspflichtig)
• Consulted (konsultiert)
• Informed (informiert)

direkt ins Video springen

In der RACI-Matrix werden die (Teil-)Aufgaben auf der y-Achse eingetragen und die beteiligten Personen oder Mitarbeiter auf der x-Achse. Danach kann dann jeder Person zu jeder Aufgabe einer der Buchstaben zugeordnet werden. 

Wofür steht RACI?

Die vier Buchstaben von RACI geben jeweils eine eigene bestimmte Rolle bei der Erfüllung der Aufgabe wieder. Sie stehen für:

• Responsible (verantwortlich)
  Verantwortlich für die Aufgabe ist die Person, die die Aufgabe durchführt. Sie ist unmittelbar mit der Arbeit beschäftigt und gilt als Ansprechpartner bei Fragen rund um die Aufgabe. 

  Es kann manchmal auch mehr als eine verantwortliche Person geben. Allerdings ist es ratsam, die Anzahl der Verantwortlichen zu begrenzen, damit der Prozess übersichtlich bleibt. 
   

• Accountable (rechenschaftspflichtig)
  Die nächste Rolle ist rechenschaftspflichtig. Diese Rolle trägt die Verantwortung für die Verwirklichung der gesamten Aufgabe. Sie führt dabei die Arbeit nicht selbst aus, sondern delegiert sie und trifft Entscheidungen ,  wer sie ausführt. Accountable sind oft Führungskräfte und Manager, sie nehmen die Arbeit entgegen.
   
• Consulted (konsultiert)
  Konsultiert werden Personen, die über wichtige Informationen verfügen, die für die Aufgabe hilfreich sind. Sie helfen bei der Erfüllung der Aufgabe, indem sie ihr Wissen bereitstellen, die Arbeit überprüfen oder beraten. 
   
• Informed (informiert)
  Die letzte Rolle lautet informiert. Dabei handelt es sich um Personen, die während oder nach der Erfüllung der Aufgabe auf dem neusten Stand gehalten werden. 

  Sie haben also ein sogenanntes Informationsrecht. Damit sie immer rechtzeitig informiert werden, haben andere Personen eine Informationspflicht.

Übrigens: RACI ist eine englische Abkürzung. Übersetzt wird die RACI Matrix auf Deutsch etwa Verantwortlichkeiten-Matrix genannt.

Wann brauche ich eine RACI Matrix? 

Das RACI Diagramm kann in verschiedenen Situationen sehr nützlich sein und dir einige Prozesse erleichtern. Gerade wenn du größere Projekte planst, kannst du mit der RACI Tabelle die Verantwortlichkeiten im Voraus festlegen.

So hat jeder im Unternehmen einen Überblick, wer mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. Das ist vor allem bei komplexeren Projekten wichtig, an denen mehrere Personen arbeiten oder bei denen es mehrere Genehmigungsebenen gibt. Durch den Einsatz der RACI Tabelle wird die Arbeit besser koordiniert. 

Wie erstelle ich eine RACI Matrix?

Wie du selbst eine RACI Matrix erstellen kannst, zeigen wir dir jetzt! 
Stell dir vor, du planst eine neue Marketing-Kampagne. Mit dem RACI-Modell gehst du wie folgt vor:

1. Beteiligte Personen identifizieren
Als Erstes musst du dir darüber im Klaren sein, wer alles an deinem Projekt beteiligt sein wird. Das sind nicht nur die Personen, die die Aufgaben ausführen, sondern auch diejenigen, die informiert werden müssen. Trage sie auf der x-Achse der Matrix ein.

direkt ins Video springen

2. Aufgaben identifizieren und beschreiben 
Als Nächstes solltest du alle Aufgaben, die bei deinem Projekt anfallen, identifizieren. Trage sie dann auf der y-Achse ein. Achte dabei darauf, dass du nicht zu sehr ins Detail gehst und es nicht zu kleinteilig wird. Sonst ist die RACI-Matrix am Ende nicht übersichtlich.

direkt ins Video springen

3. Rollen verteilen 
Nun gehst du die einzelnen Aufgaben durch und überlegst dir:

• Wer soll die Aufgabe erledigen? — Responsible
• Wer trägt die Verantwortung für die Erledigung? — Accountable 
• Wer sollte beteiligt werden? — Consulted
• Und wer muss informiert werden? — Informed

Hast du die Fragen beantwortet, kannst du die Rollen verteilen und dafür einfach die Anfangsbuchstaben R, A, C und I in die Tabelle eintragen. Achte aber darauf, dass klar ist, wem du die Rollen zuteilst, damit es nicht zu Verwirrungen im Team kommt.

direkt ins Video springen

4. Absprache mit dem Team und den Beteiligten
Im letzten Schritt solltest du die Aufteilung zunächst einmal mit deinem Team besprechen. So können Unklarheiten bereinigt werden und jeder weiß, was er zu tun hat. 

Im Anschluss solltest du auch alle anderen Beteiligten informieren, damit allgemein Klarheit darüber herrscht, wer für welche Aufgabe zuständig ist.

Pros und Contras der RACI Methode 

Jetzt weißt du, wie die RACI Matrix funktioniert. Sie bietet dir einige Vorteile: 

✓ Klarheit bei Verantwortlichkeiten: Das RACI Chart hilft dir, klar zu bestimmen, wer wofür zuständig ist. Dadurch vermeidest du Verwirrung im Team.

✓ Effektive Zusammenarbeit: Durch die klaren Rollen fördert die RACI-Matrix die Zusammenarbeit im Team. Jeder weiß, wer für welche Entscheidungen zuständig ist und wen er bei bestimmten Fragen oder Problemen konsultieren kann.

✓ Effizienteres Arbeiten: Dank der klaren Zuweisung der Verantwortlichkeiten vermeidest du Doppelarbeit oder Lücken im Prozess. Das steigert die Effizienz der Arbeit.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Nachteile, die die RACI Matrix mit sich bringt:

✗ Fokus auf die Rolle: Die RACI Matrix fokussiert sich sehr auf die Zuweisung der Rollen und vernachlässigt dabei den tatsächlichen Arbeitsprozess. 

✗ Komplexität: Bei größeren Projekten oder sehr kleinschrittigen Aufgaben kann die RACI-Matrix schnell zu komplex werden. Dadurch wird es aufwendiger und schwieriger, den Überblick zu behalten, wer gerade wofür verantwortlich ist. 

✗ Statisch: Die RACI-Matrix gibt eine Momentaufnahme der Verantwortlichkeiten wieder. Sie berücksichtigt allerdings nicht immer die Dynamik und Flexibilität, die in einigen Arbeitsumgebungen erforderlich ist.

5 Tipps für dein RACI Diagramm 

Damit du von den Vorteilen der RACI-Methode profitieren kannst, geben wir dir hier 5 Tipps, mit denen du RACI umsetzen kannst:

1. Klare Definition der Aufgaben: Stelle sicher, dass du die Aufgaben klar und deutlich formulierst. Vermeide vage oder zu breit gefasste Beschreibungen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

2. Begrenzte Anzahl von Verantwortlichen: Halte die Anzahl der verantwortlichen Personen pro Aufgabe möglichst gering. Damit sorgst du für Klarheit und vermeidest Verwirrung beim Treffen von Entscheidungen.

3. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Deine RACI-Matrix sollte dynamisch sein und bei Bedarf aktualisiert werden. Überprüfe bei Bedarf die Rollen und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Änderungen gerecht werden.

4. Akzeptiere Hilfe: Frage ruhig andere Beteiligte am Projekt, wenn du dein RACI Modell erstellst. Auch sie werden sicherlich gute Ideen einbringen oder dich dort unterstützen, wo du dir nicht ganz sicher bist.

5. Projektmanagement-Software: Auch bei der RACI Matrix hilft dir die Digitalisierung. Nutze digitale Tools, um dein Diagramm zu erstellen. Dadurch hast du es schneller zur Hand und kannst es mit deinem gesamten Team teilen. 

Varianten der RACI Matrix

Neben dem einfachen RACI Diagramm gibt es noch einige Varianten, die das klassische Modell etwas erweitern. Gängig sind dabei: 

• RASCI: Hierbei gilt die ganz normale Definition des RACI Frameworks. Sie wird nur um den Buchstaben S für „Support“ erweitert. Bei der RASCI Matrix gibt es nämlich noch eine Gruppe von Personen, welche die Verantwortlichen (R) bei der Erledigung der Aufgabe unterstützen. Sie unterscheiden sich von der Consulted-Gruppe, weil sie aktiv mit an der Aufgabe arbeiten. 
• DRASCI: Ist noch eine Erweiterung zu RASCI. Hier gibt es zusätzlich den Buchstaben D für „Driver.“ Das sind Personen, die auf der Managementebene unterstützen. 
• CAIRO: Bei CAIRO handelt es sich um eine Abwandlung der klassischen Variante. Hier steht der Buchstabe O für „Omitted”, also ausgelassen. Damit werden Personen bezeichnet, die von der Erledigung der Aufgabe ausgeschlossen sind. Es kann manchmal nämlich sehr sinnvoll sein, Personen direkt auszuschließen, um sie zu entlasten und ihnen Freiraum für andere Aufgaben zu geben.

RACI Matrix — häufigste Fragen 

• Wie funktionert eine RACI Matrix? 
  Die RACI Matrix ist eine übersichtliche Darstellung, die dir hilft, Rollen zu verteilen. Dabei trägst du auf x-Achse Personen und auf der y-Achse Aufgaben auf. Nun wird durch das Eintragen der Buchstaben R, A, C und I jeder Person eine Rolle bei der Erfüllung der Aufgabe zugeteilt.  
   
• Was ist die RACI-Matrix Erklärung?
  Die RACI-Matrix (auch RACI-Diagramm oder RACI Chart) ist eine Methode, um Verantwortlichkeiten bei der Erfüllung von Aufgaben darzustellen. RACI ist eine Abkürzung und steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.
   
• Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?
  Das RACI-Diagramm kennt vier unterschiedliche Rollen. Responsible ist dabei derjenige, der die Aufgabe auch wirklich erledigt. Accountable ist hingegen derjenige, der Entscheidungen trifft und Maßnahmen umsetzt — also zum Beispiel der Manager.

SMART Methode 

Mit dem RACI Chart sorgst du für klare Rollenverteilungen bei der Erledigung deiner Aufgaben. Doch damit du auch das erreichst, was du erreichen möchtest, musst du dir angemessene Ziele setzen. Dafür nutzt du am besten die SMART Methode. Wie sie funktioniert, erfährst du hier !