XYZ Analyse

XYZ Analyse einfach erklärt

Die XYZ Analyse ist ein Verfahren der Materialwirtschaft. Mit den Ergebnissen kannst du die Vorhersehbarkeit des Güterverbrauchs und dessen Regelmäßigkeit überprüfen. 

Genauso werden die Ergebnisse der Analyse als Grundlage für die Beschaffungsplanung verwendet. Damit kannst du bestimmen, ob eine just-in-time Lieferung oder eine Lagerhaltung der einzelnen Produkte für das Unternehmen am besten ist.

Die Güter, die im Verbrauch schwanken, werden dabei in drei verschiedene Klassen, X, Y und Z, unterteilt. 

Je regelmäßiger und gleichmäßiger der Verbrauch eines Produktes ist, desto besser kannst du die Beschaffung planen. Die Klasse X steht dabei für eine gute Planbarkeit und die Klasse Z für eine schlechte. Klasse Y liegt dazwischen und wird oft durch saisonale Schwankungen ausgelöst.

Warum ist die XYZ Analyse wichtig?

Um den Verkauf und den Gewinn der Produkte zu optimieren, braucht ein Unternehmen eine Lagerhaltung, die zum Verbrauch passt. Es ist dabei wichtig, dass alle Produkte und Materialien verfügbar sind, aber trotzdem die Lagerkosten möglichst gering bleiben. 

Denn hohe Lagerkosten entstehen durch zu große Lagerbestände, da sie Kosten für Miete, Versicherung oder Personal verursachen. Außerdem ist durch zu viel eingelagerte Waren das Kapital des Unternehmens unnötig gebunden. Es liegt in dieser Zeit nämlich nur im Lager. Genauso könnte es aber an anderen Stellen eingesetzt werden und so höhere Gewinne erzielen.

Trotzdem ist eine hohe Warenverfügbarkeit wichtig. Denn durch schnelles Reagieren auf Kundenwünsche kann sich das Unternehmen ein gutes Image und loyale Kunden erarbeiten.

Mit der XYZ-Analyse haben Unternehmen einen Weg, um diese Ziele für jedes der Produkte einzeln umzusetzen. So entwickeln sie eine optimale Lagerwirtschaft.

XYZ Analyse — Klassen

Laut der XYZ Analyse Definition können Güter in drei verschiedene Klassen eingeteilt werden. Je nachdem wie regelmäßig der Verbrauch ist, kannst du ein Gut in die Klasse X, Y oder Z einordnen. Dafür musst du zuvor die einzelnen Variationskoeffizienten berechnen. Die Berechnung wird in einem der nächsten Abschnitte genauer beschrieben.

Hast du die Produkte den verschiedenen Klassen zugeordnet, kannst du mit den Eigenschaften des Verbrauchs und der Planbarkeit verschiedene Handlungsempfehlungen ableiten.

Handlungsempfehlungen

Handlungsempfehlungen für die analysierten Produkte kannst du in folgender Tabelle sehen:

Kategorie X:
Bei Produkten dieser Art ist eine gewisse Regelmäßigkeit des Verbrauchs erkennbar. Dadurch ist auch die Planung relativ einfach. So hast du die Möglichkeit, die Bestellungen just-in-time abzuschicken und den Lagerbestand niedrig zu halten. Entsprechend fallen auch geringere Kosten für zum Beispiel Miete oder Versicherungen an.

Kategorie Y:
Hier schwankt der Verbrauch oft. Meist liegt das auch an einer saisonabhängigen Nachfrage. Dementsprechend ist die Verbrauchsplanung nicht sonderlich einfach. Du solltest deswegen eine, auf die Saison angepasste Lagerhaltung ausarbeiten. So kannst du der Nachfrage gerecht werden.

Kategorie Z:
Produkte der Kategorie Z sind im Verbrauch sehr unregelmäßig und dadurch nicht vorhersehbar. Die Planungsmöglichkeiten fallen entsprechend schlecht aus. Die Beschaffung ist deshalb abhängig davon, wie wichtig das betrachtete Produkt ist. Handelt es sich um ein wichtiges Gut, solltest du gewisse Vorräte aufbauen. Ist es jedoch weniger essenziell, reicht es, das Produkt nach Bedarf zu beschaffen.

Variationskoeffizient berechnen

Mit dem Variationskoeffizienten kannst du die verschiedenen Produkte in die Kategorien X, Y und Z einteilen. Halte dich dabei an folgende Bereiche:

• Kategorie X: 0 – 0,49
• Kategorie Y: 0,5 – 0,99
• Kategorie Z: ab 1

Wichtig: Das sind keine fixen Werte. Sie können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. 

Du berechnest den Variationskoeffizienten, indem du die statistische Kennzahl Standardabweichung durch den Mittelwert der Entnahmemengen teilst:

Formeln in Excel

Da es sich in Unternehmen oft um sehr große Datensätze handelt, wirst du solche Berechnungen nur mit einem Programm wie Excel durchführen. Dort kannst du die Verbräuche über das ganze Jahr der einzelnen Produkte übersichtlich als Tabelle darstellen und die gesuchten Werte berechnen.

Das geht mit folgenden Excel Formeln :

• Um den Mittelwert zu berechnen, nutzt du den Befehl „= Mittelwert“. Dann markierst du den gesamten Bereich des einen Produktes, das du gerade betrachtest und bewerten willst.
  
  =MITTELWERT(Anfangsfeld:Endfeld)
  
  
• Die Standardabweichung hat folgende Formel. Du markierst wieder den selben Bereich wie beim Mittelwert.
  
  =WURZEL(VARIANZEN(Anfangsfeld:Endfeld))
  
  
• Den Variationskoeffizienten berechnest du, indem du die Standardabweichung durch den Mittelwert teilst.
  
  =WURZEL(VARIANZEN(Anfangsfeld:Endfeld))/MITTELWERT(Anfangsfeld:Endfeld)

XYZ Analyse — Beispiel

In diesem Abschnitt erklären wir dir ein Beispiel aus dem Büroalltag. Das durchgerechnete Beispiel und die verwendeten Excel-Formel kannst du dir in folgender Tabelle XYZ-Analyse_Vorlage_Studyflix noch einmal genauer anschauen.

Du betrachtest den Verbrauch an Büromaterialien von fünf verschiedenen Produkten. Dafür stellst du dir eine Übersicht auf, die nach Monaten und Artikelart gegliedert ist.

Hast du die Liste in Excel erstellt, kannst du nun die oben genannten Formeln verwenden und die Mittelwerte, Standardabweichungen und die Variationskoeffizienten der fünf Produkte berechnen.

Da du nun die Variationskoeffizienten berechnet hast, kannst du die Produkte in die drei Kategorien X, Y und Z einteilen.

Bei genauerer Betrachtung der Ergebnisse kannst du erkennen, dass Kugelschreiber und Bleistifte einen ziemlich konstanten Verbrauch haben. Briefumschläge und Briefmarken hingegen einen etwas ungleichmäßigen. Das kann vielleicht an der Versendung von Weihnachtskarten an Lieferanten und Mitarbeitern liegen.

Überraschenderweise haben Textmarker den unvorhersehbarsten Verbrauch. Hier könntest du dich nun zum Beispiel über die Gründe informieren. Vielleicht wurden sie hin und wieder als Geschenke bei Firmenführungen verteilt.

Wechselwirkung mit ABC Analyse

Du kannst die XYZ-Analyse auch mit der ABC-Analyse kombinieren, um so noch bessere Aussagen über zukünftige Schritte treffen zu können.

Das Ziel ist es, durch eine Reduzierung der Stückkosten und einer Optimierung der Lagerhaltung die Kosten für das Lager zu minimieren. Durch die verbesserte Lagerhaltung reduziert sich außerdem das darin gebundene Kapital.

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Handlungsempfehlungen — ABC XYZ Analyse

Bei einem hohen Wertanteil (A) und einem konstanten Verbrauch (X) ist die Beschaffung gut planbar. Sie ist also just-in-time oder just-in-sequence möglich. Ist der Verbrauch aber eher sporadisch (Z), erschwert das die Planung stark. Du solltest also eher nach Bedarf bestellen. Dadurch vermeidest du hohes gebundenes Kapital und kannst es an einer besseren Stelle einsetzen.

Ist die Wichtigkeit eher niedrig (C), dann ist die Beschaffung bei konstantem Verbrauch (X) trotzdem gut planbar. Du solltest Waren also nach Verbrauch bestellen. Wenn er aber eher sporadisch (Z) ist, dann ist keine Planung notwendig. Wird die Ware doch mal gebraucht, kannst du sie einfach in diesem Moment bestellen. Es hat nämlich keinen Sinn, ein solchen Produkt dauerhaft im Lager vorrätig zu haben.

Mit der ABC XYZ Analyse kannst du also noch genauere Aussagen und Handlungsempfehlungen ableiten als mit einer der beiden Methoden alleine.

XYZ Analyse — häufigste Fragen

• Für was verwendet man eine XYZ-Analyse?
  Eine XYZ Analyse dient zur Planung und Steuerung der einzukaufenden Menge bei verschiedenen Produkte. Dadurch soll die Lagerhaltung des Unternehmens optimiert werden. Aufgrund der Verbrauchsstruktur kann man die Güter somit in verschiedene Kategorien einteilen und verschiedene Handlungsempfehlungen ableiten. X-Güter werden konstant nachgefragt und Z-Güter werden sehr stark schwankend konsumiert.
  
  
• Wie wird eine XYZ-Analyse durchgeführt?
  Eine XYZ-Analyse erfolgt auf Grundlage des Variationskoeffizienten eines einzelnen Produkts. Dadurch kann eine Ware in eine der drei verschiedenen Kategorien eingeteilt werden: X-, Y- oder Z-Kategorie. So lassen sich verschiedene Eigenschaften und Handlungsempfehlung bezogen auf die Lagerhaltung ableiten.

ABC Analyse

Klasse! Jetzt kennst du dich bestens mit der XYZ-Analyse aus und weißt, wie du sie durchführen kannst. Willst du nun mit einer ABC Analyse loslegen? Dann schau gleich in unser Video dazu rein.