Prozessmanagement
Du möchtest die Prozesse in deinem Unternehmen verbessern? Dann hilft dir ein gutes Prozessmanagement. Hier und in unserem Video erfährst du alles über Prozessmanagement Methoden und das Geschäftsprozessmanagement!
Inhaltsübersicht
Was ist das Prozessmanagement?
Das Prozessmanagement ist für die Planung, Durchführung, Kontrolle und Optimierung von Unternehmensprozessen (z. B. Arbeitsabläufen) zuständig. So weißt du immer, wer etwas macht, wann jemand etwas macht und welche Ressourcen dabei verbraucht werden.
Mit Managementprozessen legst du also Unternehmensstrategien, Ziele, Personalführung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Finanzmanagement fest.
Du teilst das Prozessmanagement dabei in drei Funktionen auf:
- Die Prozessentwicklung sorgt dafür, dass dein Unternehmen eine klare Vision, Mission und Strategie definiert hat.
- In der Prozessführung legst du die Rollen, Verantwortung, Kennzahlen und Instrumente zur Messung der Prozesse fest.
- Umgesetzt wird dann alles im Rahmen der Prozesskultur. Als Hilfsmittel hast du zum Beispiel Checklisten oder Coachings.
Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt und wiederholt werden. Wichtig ist, dass du einen definierten Input (Einsatz) und Output (Ergebnis) hast!
Damit kennst du die Definition des Prozessmanagements. Schau dir gleich die Ziele genauer an!
Ziele des Prozessmanagements
Im Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management) geht es darum, dass du deine dir vorliegenden Informationen im Unternehmen bestmöglich nutzt. Erst dann kannst du deine Wertschöpfungskette so effektiv wie möglich gestalten.
Mit einem guten Prozessmanagement kannst du folgende Ziele erreichen:
🎯 Steigerung der Effizienz
🎯 Erhöhung der Flexibilität
🎯 Verbesserung der Qualität
🎯 Senkung der Kosten
🎯 bessere Kundenorientierung
Das Prozessmanagement findest du häufig in prozessorientierten Organisationen. Dort werden die Prozesse durch planerische, organisatorische und kontrollierende Maßnahmen unterstützt und geführt.
Prozesse gibt es in jedem Unternehmensbereich. Zum Beispiel werden Prozesse in der Produktion oder auch allgemeine Geschäftsprozesse, wie die Verwaltung, mithilfe von Business Process Management gesteuert. Das heißt aber nicht, dass jeder Prozess zum Prozessmanagement gehört — Projekte zählen beispielsweise nicht dazu, da sie nur einmalig sind.
Leitfragen des Prozessmanagements
Du brauchst immer dann ein gutes Prozessmanagement, sobald mehrere deiner Mitarbeiter und Maschinen an einem gemeinsamen Ziel arbeiten — denn nur wenn diese optimal zusammenarbeiten, kannst du deine Prozesse verbessern. Um die Zusammenarbeit zu verbessern, solltest du dir Gedanken über die folgenden Leitfragen machen:
❓ Tauschen sich meine Mitarbeiter untereinander effektiv aus?
❓ Teile ich die Aufgaben effizient auf meine Mitarbeiter und Maschinen auf?
❓ Werden alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge bearbeitet?
❓ Werden alle Aufgaben bearbeitet, um das Ziel des Prozesses zu verwirklichen?
Hast du alle Leitfragen beantwortet, dann kannst du Maßnahmen planen. So wird es für dich möglich, deine Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Binde dafür deine Fach- und Führungskräfte ein — denn sie sollten die relevanten Prozesse kennen und deshalb auch aktiv an der Verbesserung der Prozesse im Unternehmen teilnehmen.
Deine Fach- und Führungskräfte bekommen dafür einen eigenen Zuständigkeitsbereich zugeteilt. Deine Aufgabe ist es dann, klare Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen zu definieren — so kannst du später Prozessketten oder Prozessverschachtlungen bilden.
Rollen des Prozessmanagements
Für ein erfolgreiches Prozessmanagement braucht es Team-Arbeit! Dabei ist die Verteilung von Rollen und Verantwortung besonders wichtig. Denn erst so können Prozesse nachhaltig in deinem Unternehmen verankert werden!
Du unterscheidest dabei 3 verschiedene Rollenarten: die ausführende Rolle, die beratende Rolle und die führende Rolle. Ihnen musst du jeweils eine spezifische Rollenbeschreibung zuordnen, die die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der zuständigen Person enthält (AKV-Prinzip). Nur so kann alles reibungslos ablaufen.
Das Ziel der Rollenverteilung im Business Process Management ist einfach: Sowohl die Führung als auch die Ausführung der Prozesse soll sichergestellt werden.
Operatives und strategisches Prozessmanagement
Du unterteilst das Geschäftsprozessmanagement in zwei Teile: den operativen Teil und einen langfristigen, strategischen Teil:
Operatives Prozessmanagement (OPM)
Das OPM fasst alle Aufgaben zusammen, die einen kurzfristigen Zeithorizont haben (max. 1 Jahr). Dazu zählst du sowohl die Prozessplanung und Prozessausführung als auch das Prozessmonitoring, die Prozessanalyse und die ständige Prozessverbesserung. Alle Instrumente, die du dafür brauchst, musst du entsprechend einrichten (z. B. Prozesskostenrechnung, Reportingsystem), denn das ist Teil der Planungsphase!
Strategisches Prozessmanagement (SPM)
Das SPM umfasst alle Themen, die langfristig (bis zu 20 Jahre) für die Unternehmensstrategie wichtig sind. Du kannst dir darunter zum Beispiel die Festsetzung der Kernprozesse oder die Entwicklung strategischer Unternehmensziele
vorstellen. Damit soll sichergestellt werden, dass das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management) auf die strategischen Unternehmensziele ausgerichtet ist. Außerdem soll so geprüft werden, ob die Erreichung dieser Ziele überhaupt möglich ist (Gegenstromverfahren). So wird dir ein möglicher, strategischer Anpassungsbedarf aufgezeigt!
Obwohl es in jedem Unternehmen unterschiedliche Prozesse gibt, existieren allgemeine Maßnahmen:
- klare Planung und Gestaltung der Management Prozesse
- Aufgaben werden anhand festgelegter Management Prozesse durchgeführt
- die Management Prozesse werden überwacht und dokumentiert
Kaizen
Es gibt je nach Branche und Unternehmensgröße verschiedene Methoden für das Prozessmanagement: Am häufigsten wird das Lean Management , Six Sigma, Total-Quality-Management oder Kaizen verwendet. Du möchtest mehr über Kaizen erfahren? Dann schau dir unseren Beitrag dazu an!
