Gehaltsabrechnung aufbewahren
Jeden Monat kommt eine neue Gehaltsabrechnung zum Stapel der alten dazu. Doch wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Oder darf man sie einfach wegschmeißen? Die Antwort darauf gibt es hier und im Video !
Inhaltsübersicht
Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Die Frage, wie lange Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden müssen, lässt sich schnell beantworten: Gesetzlich gibt es keine Regel dafür, wie lange ein Arbeitnehmer seine Lohnabrechnungen aufbewahren muss.
Jedoch ist es sinnvoll, die Lohnabrechnung einige Jahre zu behalten. Denn es gibt viele Situationen, in denen die Gehaltsabrechnung nützlich sein kann.
Warum muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Die Lohnabrechnung dient zum einen der Selbstauskunft. So kannst du als Arbeitnehmer regelmäßig überprüfen, wie viel Gehalt dein Arbeitgeber dir zahlt.
Doch es ist auch aus anderen Gründen sinnvoll, die Gehaltsabrechnung einige Jahre aufzubewahren:
- In vielen Situationen dient die Lohnabrechnung als Einkommensnachweis. Sie wird zum Beispiel bei der Beantragung eines Kredits oder dem Abschluss eines Mietvertrags gebraucht.
- Auch für den Renteneintritt kann die Gehaltsabrechnung wichtig werden. Beispielsweise, um die Dauer und Art der Beschäftigung in der Vergangenheit nachzuweisen. Auch Sozialversicherungsnachweise und Arbeitsverträge sollten deshalb aufgehoben werden.
Gut zu wissen: Du bist gesetzlich nicht dazu verpflichtet, deine Gehaltsabrechnungen aufzubewahren. Doch in einige Situationen ersparst du dir damit eine Menge Arbeit. Zur Not kannst du dir deine Gehaltsabrechnung nochmal von der Personalabteilung ausstellen lassen.
Gehaltsabrechnung aufbewahren — Unternehmen
Während Privatpersonen ihre Lohnzettel nicht aufheben müssen, gelten für Unternehmen andere Aufbewahrungsfristen:
❗️ Nach den gesetzlichen Bestimmungen im Handelsgesetzbuch § 257 (HGB) und § 147 (AO) der Abgabenordnung müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen und andere lohnrelevante Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Alle für die betriebliche Gewinnermittlung relevanten Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Zu diesen Unterlagen gehören neben Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen, Bescheinigungen über den Bezug von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt ist. Das bedeutet, dass die Gehaltsabrechnungen für das Jahr 2021 bis zum Ende des Jahres 2027 aufbewahrt werden müssen.
Wichtig! Unternehmen sollten die Aufbewahrungspflicht ernst nehmen. Im schlimmsten Fall besteht der Verdacht auf Steuerhinterziehung und fehlende Auskünfte können vom Finanzamt mit Geld- oder Haftstrafen geahndet werden.
Was steht auf der Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung zeigt die Zusammensetzung des Lohns oder Gehalts eines Arbeitnehmers für eine bestimmte Periode, meist einen Monat.
Darin müssen zum einen formelle Daten wie Name und Anschrift des Arbeitgebers angegeben sein. Zudem gehören Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers darauf.
Zum anderen müssen neben dem Bruttolohn alle zusätzlichen Leistungen aufgelistet sein, die der Arbeitnehmer erhält. Dazu zählen zum Beispiel:
- Sachbezüge und geldwerte Vorteile
- Zusatzleistungen, wie Überstundenvergütung
- Weihnachts- und Urlaubsgeld
- Steuerfreibeträge
- Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
Gut zu wissen: Der Arbeitgeber ist laut § 108 der Gewerbeordnung gesetzlich dazu verpflichtet, die Gehaltsabrechnung bei der Zahlung des Arbeitsentgelts an den Arbeitnehmer aushändigen.
Lohnabrechnung aufbewahren — digital oder analog?
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wie Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen aufbewahren sollten. Im Gegensatz zur analogen Aufbewahrung hat die digitale jedoch einige Vorteile:
✓ kein Papierchaos
✓ schnelles Wiederfinden bei Bedarf
✓ zeitnahe und fristgerechte Zustellung an den Arbeitnehmer
Die Gehaltsabrechnung elektronisch an den Arbeitnehmer zu verschicken, spart zudem Ressourcen und ist komfortabler, als alle Lohnabrechnungen per Brief zu verschicken. Auch Arbeitnehmer müssen ihre Gehaltsabrechnung nicht in Papierform aufbewahren, sondern können sie digital abspeichern.
Gehaltsabrechnung aufbewahren — häufigste Fragen
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Wie lange müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
Für Unternehmen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen. Gehaltsabrechnungen aus dem Jahr 2022 können also Ende 2028 entsorgt werden.
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Warum Gehaltsabrechnung aufheben?
Die Gehaltsabrechnung weist nach, wie viel du im Monat verdienst. Diese Informationen können zum Beispiel bei dem Abschluss eines Mietvertrags oder der Aufnahme eines Kredits wichtig werden.
Gehaltsverhandlung
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