Personalbedarf berechnen
Du hast dich vielleicht schon einmal gefragt, wie viele Mitarbeiter dein Unternehmen eigentlich braucht, um optimal zu arbeiten. Wie du den Personalbedarf berechnest, erfährst du hier und im Video .
Inhaltsübersicht
Was ist der Personalbedarf?
Ein Unternehmen muss seinen Personalbedarf berechnen, um möglichst effizient arbeiten zu können. Ansonsten droht ein Geldverlust oder unzufriedene Kunden. Der Personalbedarf ist dabei die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen braucht, um seine (wirtschaftlichen) Ziele zu erreichen.
Wie hoch der Personalbedarf ist, hängt von der Arbeitsbelastung, der Art der Arbeit, der Qualifikation der Mitarbeiter und den Zielen des Unternehmens ab. Wenn das Unternehmen beispielsweise wächst, steigt auch der Personalbedarf.
Wenn du den Personalbedarf ermitteln möchtest, brauchst du dazu insgesamt 5 Formeln:
- Einsatzbedarf = Gesamter Arbeitsaufwand / Arbeitszeit pro Mitarbeiter
- Verteilzeitfaktor (in %) = Fehlzeiten / reale Arbeitstage • 100
- Reservebedarf = Einsatzbedarf • Verteilzeitfaktor
- Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
- Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand
Schritt 1:
Zuerst musst du den Einsatzbedarf berechnen. Dieser gibt an, wie viele Arbeitsstunden pro Mitarbeiter benötigt werden, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Hierfür wird der Gesamtarbeitsaufwand durch die Arbeitszeit pro Mitarbeiter geteilt.
Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine Aufgabe hat, die insgesamt 100 Arbeitsstunden erfordert und jeder Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeitet, ergibt sich der Einsatzbedarf folgendermaßen:
100 Arbeitsstunden / 40 Wochenstunden pro Mitarbeiter = 2,5 Mitarbeiter
Schritt 2:
Als Nächstes berechnest du den Verteilzeitfaktor. Dieser berücksichtigt Fehlzeiten, wie beispielsweise Krankheitstage oder Urlaub. Er wird als Prozentzahl angegeben. Um den Verteilzeitfaktor zu berechnen, teilst du die Fehltage durch die reale Anzahl der Arbeitstage und multiplizierst das Ergebnis mit 100.
Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 10 Urlaubstage hat und insgesamt 220 Arbeitstage im Jahr anfallen, ergibt sich der Verteilzeitfaktor so:
(10 Fehltage / 220 Arbeitstage) • 100 = 4,55 %
Schritt 3:
Nun kannst du den Reservebedarf berechnen. Dieser gibt an, wie viele zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden, um Fehlzeiten auszugleichen. Den Reservebedarf berechnest du, indem du den Einsatzbedarf mit dem Verteilzeitfaktor multiplizierst.
Beispiel: Ausgehend von den vorherigen Beispielen würde sich der Reservebedarf folgendermaßen ergeben:
2,5 Mitarbeiter • 4,55 % = 0,11 Mitarbeiter
Schritt 4:
Jetzt berechnest du den Bruttopersonalbedarf. Dieser gibt an, wie viele Mitarbeiter zur Bewältigung der Arbeit insgesamt benötigt werden, einschließlich des Reservebedarfs. Du berechnest den Bruttopersonalbedarf, indem du den Einsatzbedarf und den Reservebedarf addierst.
Beispiel: In diesem Fall ergibt sich der Bruttopersonalbedarf also wie folgt:
2,5 Mitarbeiter + 0,11 Mitarbeiter = 2,61 Mitarbeiter
Schritt 5:
Anschließend kannst du noch den Nettopersonalbedarf berechnen. Den brauchst du, wenn die Anzahl der Mitarbeiter, die du bereits hast, von der Anzahl der Mitarbeiter, die du laut Bruttopersonalbedarf brauchst, abweicht. Bei der Rechnung ziehst du vom Bruttopersonalbedarf einfach den fortgeschriebenen Personalbedarf ab.
Beispiel: Wenn du bereits 2 Mitarbeiter hast, die für dich arbeiten, geht die Rechnung so:
2,61 Mitarbeiter – 2 Mitarbeiter = 0,61 Mitarbeiter
Natürlich können nur ganze Mitarbeiter angestellt werden. Bei der Anstellung von neuen Mitarbeitern musst du also aufrunden. Wenn dein Nettopersonalbedarf nur ganz knapp über einer ganzen Zahl ist (z. B. 1,12), kannst du auch versuchen, die Arbeitsabläufe noch etwas zu beschleunigen. Dann sparst du möglicherweise den zweiten Mitarbeiter noch ein.
Übrigens: Der Nettopersonalbedarf kann auch negativ sein. Wenn das passiert, dann sind bereits genügend Mitarbeiter in dem Unternehmen, die die Arbeit bewältigen. Möglicherweise können sogar Mitarbeiter anders eingesetzt werden (z. B. bei -1,23).
Warum sollte man den Personalbedarf berechnen?
Eine optimierte Personalbedarfsplanung kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen. Mitarbeiter müssen keine Überstunden machen, um Personalmangel auszugleichen, was zu Stress und Unzufriedenheit führen kann.
Außerdem kann eine optimierte Personalbedarfsplanung dazu beitragen, die Personalkosten zu senken und somit höhere Gewinne zu erzielen. Durch eine effektive Planung können Überstunden und Überbesetzungen vermieden werden. Das führt zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen.
Dabei gibt es zwei Arten von Personalbedarfsplanung:
Quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Personalbedarfsplanung kennst du bereits. Sie bezieht sich auf die Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden, um die Arbeit des Unternehmens zu bewältigen. Dabei basiert sie auf Faktoren wie der Anzahl der Kunden, der Produktionskapazität oder der Arbeitszeit.
Qualitative Personalbedarfsplanung
Qualitative Personalbedarfsplanung hingegen bezieht sich auf die Berechnung der Kompetenzen und Fähigkeiten, die die Mitarbeiter benötigen, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Hier werden qualitative Faktoren wie Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter berücksichtigt.
Wann sollte man den Personalbedarf berechnen?
Es gibt einige Faktoren, die sich auf den Personalbedarf eines Unternehmens auswirken können. Wann immer sich einer dieser Faktoren ändert, empfiehlt es sich, den Personalbedarf zu prüfen und gegebenenfalls neu zu berechnen.
Wirtschaftliche Situation:
Möglicherweise befindet sich das Unternehmen in einer schwierigen wirtschaftlichen Lage. Es kann sich die Frage stellen, ob überhaupt neue Stellen besetzt werden können. Vielleicht sollten lieber bestehende Arbeitsplätze gesichert werden.
Saisongeschäft:
Wenn das Unternehmen Produkte vertreibt, welche sich in bestimmten Jahresabschnitten besser verkaufen als in anderen (z.B. Lebkuchen im Winter), kann auch der quantitative Personalbedarf variieren. Das solltest du in der Personalplanung natürlich berücksichtigen.
Politische Situation:
Es kann vorkommen, dass politische Entscheidungen das Geschäft des Unternehmens beeinflussen. Möglicherweise werden strengere Qualitätskontrollen gefordert und der Einsatzbedarf erhöht sich. Dann musst du den Personalbedarf neu berechnen.
Unternehmensstrategie:
Die Unternehmensführung kann entscheiden, die Ziele des Unternehmens zu ändern. Wenn sich das Unternehmen vergrößert oder verkleinert, dann ändert sich auch der Personalbedarf.
Altersstruktur des Unternehmens:
Du solltest die Altersstruktur des Unternehmens im Auge behalten. Wenn demnächst viele Mitarbeiter in Rente gehen, sollten zeitnah neue Mitarbeiter eingestellt werden. Die können dann noch von den älteren Mitarbeitern angelernt werden.
Du hast den Nettopersonalbedarf berechnet. Aber was machst du jetzt?
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Zu wenige Mitarbeiter
Wenn dein Nettopersonalbedarf positiv ist, solltest du neue Mitarbeiter einstellen, um den erhöhten Personalbedarf zu decken. Das ist manchmal nicht ganz einfach. Wenn du nicht direkt neue Mitarbeiter findest, kannst du auch Aushilfskräfte rekrutieren, Zeitarbeit/ Leiharbeit nutzen oder versuchen deine Prozesse zu optimieren.
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Zu viele Mitarbeiter
Wenn dein Nettopersonalbedarf negativ ist, solltest du dein Personal reduzieren. Das bedeutet nicht unbedingt gleich, dass du Mitarbeiter entlassen solltest. Vielleicht gibt es auch Mitarbeiter, denen du eine vorzeitige Pensionierung, Teilzeit oder ein Sabbatical (also eine Auszeit) anbieten kannst. Vielleicht kannst du die Mitarbeiter auch in andere Unternehmensbereiche umorganisieren.
Personalbedarf — häufige Fragen
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Wie berechnet man den Personalbedarf?
Du berechnest den Nettopersonalbedarf mit der Formel: Bruttopersonalbedarf – Personalbestand = Nettopersonalbedarf. Damit kannst du sehen, wie viele Mitarbeiter du einstellen musst, damit die Arbeit effizient verrichtet werden kann.
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Was versteht man unter Personalbedarf?
Der Personalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen braucht, um die anfallende Arbeit möglichst gut verrichten zu können. Die Personalbedarfsrechnung ist Teil der quantitativen Personalplanung.
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Wann berechnet man den Personalbedarf?
Wenn sich einer der folgenden Faktoren ändert, sollte der Personalbedarf neu berechnet werden:
• Wirtschaftliche Situation
• Saisongeschäft
• Politische Situation
• Unternehmensstrategie
• Altersstruktur des Unternehmens
Einarbeitung
Jetzt weißt du, wie du den Personalbedarf berechnest. Wenn du noch mehr zum Personalmanagement lernen willst, schau doch mal bei unserem Beitrag zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern vorbei!
Einarbeitung
Jetzt weißt du, wie du den Personalbedarf berechnest. Wenn du noch mehr zum Personalmanagement lernen willst, schau doch mal bei unserem Beitrag zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern vorbei!