ALPEN Methode
Wie kannst du deinen Tag und deine Aufgaben effizienter und strukturierter angehen? Dabei hilft dir die ALPEN-Methode. Hier und im Video erfährst du alles Wichtige!
Inhaltsübersicht
Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode ist ein einfacher Weg, den Arbeits- oder Studienalltag zu strukturieren und Aufgaben effizient zu erledigen. In nur 10 Minuten erstellst du dir nämlich mit dem ALPEN-Prinzip einen Plan für den ganzen Tag.
ALPEN steht nicht etwa für das Gebirge, sondern ist ein Akronym aus dem Zeitmanagement für die fünf Schritte der Methode:
- Aufgaben aufschreiben: Notiere alle Aufgaben des Tages, auch die vermeintlich kurzen und unwichtigen.
- Länge einschätzen: Überlege dir realistisch, wie lange du für welche Aufgabe brauchen wirst.
- Pufferzeit einplanen: Rechne zu jeder Dauer etwa 40 Prozent der Zeit als Puffer obendrauf — es dauert meist länger als gedacht!
- Entscheidungen treffen: Priorisiere, welche Aufgaben du zuerst erledigen musst.
- Nachkontrollieren: Überprüfe am Ende des Tages, wie erfolgreich du warst.
Übrigens: Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt, einem Experten für Zeit- und Selbstmanagement.
Schau dir die einzelnen Schritte jetzt an einem konkreten Beispiel an.
Schritt 1: Aufgaben aufschreiben
Schreibe alle Aufgaben auf, die dir in den Kopf kommen. Vergiss dabei auch nicht den Kleinkram, der zwischendurch anfällt. Das können zum Beispiel E-Mails, ein Gespräch mit dem Chef, Aufräumen oder das Sortieren von Unterlagen sein. Denke auch an Aufgaben, die noch vom Vortag übrig sind. Schon allein das Aufschreiben erhöht deine Produktivität.
Hinweis: Auch im Studium kannst du diese Methode nutzen. Vergiss bei deinen Aufgaben beispielsweise nicht Absprachen mit Kommilitonen oder E-Mails an Professoren.
- Präsentation für Chef vorbereiten
- Meeting mit der Abteilung
- Bericht zu Umsatzzahlen lesen
- Vertrag für neuen Kunden vorbereiten
- E-Mails beantworten
- Teamevent planen
Tipp: Plane den nächsten Tag am besten schon am Vorabend. So kannst du am Morgen gleich motiviert loslegen.
Schritt 2: Längen einschätzen
Schätze den Zeitaufwand der einzelnen Tätigkeiten möglichst realistisch ein. Berücksichtige dabei zwei Dinge:
-
Welche Tätigkeiten und Termine dauern gerne mal länger als veranschlagt?
Berechne das gleich mit ein. -
Wie lange willst du für eine Aufgabe brauchen?
Für unwichtige Aufgaben kannst du weniger Zeit einplanen. Du musst dich dann aber auch daran halten und sie im Zweifelsfall weniger detailliert bearbeiten. Auch in Meetings kann die Regel gelten, dass nach einer bestimmen Zeit alle zum Ende kommen müssen.
- Präsentation für Chef vorbereiten (2h)
- Meeting mit der Abteilung (1h)
- Bericht zu Umsatzzahlen lesen (0,5h)
- Vertrag für neuen Kunden vorbereiten (2h)
- E-Mails beantworten (1h)
- Teamevent planen (1,5h)
Durch die vorher festgelegten Zeitabschnitte gibt es eine Art Deadline. Das steigert die Produktivität und vermeidet Prokrastinieren.
Schritt 3: Pufferzeiten einplanen
Es kommt immer mal etwas dazwischen oder eine Aufgabe dauert länger als gedacht. Rechne deshalb auf jede Dauer 40 Prozent der Zeit obendrauf. Das klingt am Anfang sehr viel, ist aber erfahrungsgemäß meist realistisch.
- Präsentation für Chef vorbereiten (3h)
- Meeting mit der Abteilung (1,5h)
- Bericht zu Umsatzzahlen lesen (0,75h)
- Vertrag für neuen Kunden vorbereiten (3h)
- E-Mails beantworten (1,5h)
- Teamevent planen (2,5h)
Übrigens: Meist veranschlagt man 20 Prozent Puffer für Aufgaben, die tatsächlich länger dauern. Die anderen 20 Prozent sind für soziale Aktivitäten, wie ein Gespräch mit Kollegen auf dem Flur oder eine Kaffeepause. Wenn du deine Produktivität erhöhen willst, solltest du analysieren, wofür dein Puffer genau draufgeht.
Schritt 4: Entscheidungen treffen
Hier entscheidest du, welche Aufgaben du unbedingt heute erledigen musst und welche du aufschieben kannst. Denn nach Schritt 2 wirst du meistens merken, dass deine Aufgaben weit länger dauern als einen Tag. Du musst also Priorisieren.
Dabei kannst du nach dem Eisenhower-Prinzip vorgehen:
- Aufgabe wichtig und dringend → heute erledigen, möglichst am Morgen
- Aufgabe wichtig, aber nicht dringend → verschieben
- Aufgabe dringend, aber nicht wichtig → wenn möglich, delegieren (z. B. an Praktikanten)
- Aufgabe nicht wichtig und nicht dringend → ignorieren
- Präsentation für Chef vorbereiten (3h)
- Meeting mit der Abteilung (1,5h)
- Bericht zu Umsatzzahlen lesen (0,75h)
- Vertrag für neuen Kunden vorbereiten (3h)
- E-Mails beantworten (1,5h)
- Teamevent planen (2,5h)
Im Beispiel nimmst du dir also für den Tag vor, die Präsentation für den Chef vorzubereiten, den Vertrag für den neuen Kunden zu erstellen und E-Mails zu beantworten. Berücksichtige in deiner konkreten Tagesplanung auch feste Termine wie die Mittagspause.
Tipp: Nimm diesen Schritt ernst. So vermeidest du, dass du jeden Abend frustriert bist, weil du nicht alles geschafft hast. Berücksichtige bei der Auswahl der Aufgaben auch, wie stressig der Tag allgemein wird und wie viel dazwischen kommen könnte.
Schritt 5: Nachkontrollieren
Kurz vor Feierabend überprüfst du, ob du all deine Aufgaben geschafft hast. Reflektiere, ob die Puffer gereicht haben, du die Längen der Aufgaben richtig eingeschätzt hast etc.
Gegebenenfalls kannst du für die Zukunft Verbesserungen vornehmen. Mache dir in diesem Zuge auch gleich einen Plan für den nächsten Tag.
- Präsentation für Chef vorbereiten (3h geplant → 2,5h gebraucht) ✔
- Vertrag für neuen Kunden vorbereiten (3h geplant → 3h gebraucht) ✔
- E-Mails beantworten (1,5h geplant → 1h gebraucht) ✔
Tipp: Bei den meisten Menschen dauert es mindestens 2 Wochen, bis sie sich an die ALPEN-Methode gewöhnt haben. Gib also nicht gleich auf, falls die Methode am Anfang noch nicht so gut funktioniert.
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Für viele Menschen hat sich die ALPEN-Methode bewährt, weil sie viele Vorteile bietet. Wie jede Methode hat sie aber auch Nachteile.
Vorteile der Alpenmethode
- Einfachheit: Die fünf Schritte sind leicht zu merken und mit ein wenig Übung kostet dich die Planung nur ein paar Minuten.
- Überblick: Du hast alle Aufgaben schriftlich vor dir und kannst dich den ganzen Tag an deiner Liste orientieren.
- Flexibilität: Dank der Pufferzeiten bringen dich überzogene Meetings oder unvorhersehbare Telefonate nicht aus der Ruhe. Du kannst flexibel auf Ungeplantes reagieren.
- Produktivität: Durch die Einschätzung der Längen weißt du, wie lange du für eine Aufgabe Zeit hast. So hast du Motivation, produktiv zu arbeiten.
- Erfolgserlebnisse: Du merkst, dass du deine Aufgaben für den Tag tatsächlich schaffst und bist dadurch viel motivierter.
Nachteile der Alpenmethode
- Schwierig bei Abhängigkeit vom Team: Wenn du bei Aufgaben von anderen Personen abhängig bist, bringt dir der beste Plan nichts. Im Zweifelsfall kannst du deine Aufgaben dann nicht erledigen und musst alles nochmal umplanen.
- Unrealistische Pufferzeiten: In der Theorie sind 40 Prozent Puffer zwar sinnvoll, aber an stressigen Arbeitstagen oft einfach nicht umsetzbar.
- Hohe Selbstdisziplin nötig: Durch die Puffer hast du theoretisch mehr Zeit. Du musst also genügend Selbstkontrolle haben, um diese nicht zum Trödeln zu nutzen. Das sogenannte Parkinsonsche Gesetz besagt nämlich, dass wir meist so lange für eine Aufgabe brauchen, wie wir dafür Zeit haben!
ALPEN-Methode — häufigste Fragen
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Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode ist ein Prinzip aus dem Zeitmanagement, um seine Aufgaben und den Arbeitstag effizient zu planen. Sie besteht aus 5 Schritten:- Aufgaben aufschreiben
- Längen einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
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Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Bei der ALPEN-Methode planst du nur 60 Prozent deiner Arbeitszeit tatsächlich für deine Aufgaben ein. 20 Prozent sind Puffer für Tätigkeiten, die unerwartet anfallen und 20 Prozent entfallen auf soziale Aktivitäten wie Kaffeepausen.
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Warum heißt es ALPEN-Methode?
„ALPEN“ hat nichts mit dem Gebirge zu tun, sondern steht als Akronym für die 5 Schritte der Arbeitsplanung in der ALPEN-Methode:- Aufgaben aufschreiben
- Längen einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
Pomodoro-Technik
Neben dem ALPEN-Prinzip gibt es noch viele weitere Möglichkeiten zum Zeit- und Selbstmanagement, wie zum Beispiel die Pomodoro-Technik. Mehr darüber erfährst du hier!
Pomodoro-Technik
Neben dem ALPEN-Prinzip gibt es noch viele weitere Möglichkeiten zum Zeit- und Selbstmanagement, wie zum Beispiel die Pomodoro-Technik. Mehr darüber erfährst du hier!