Compliance

Was ist die Bedeutung von Compliance?

Compliance bedeutet auf Deutsch so viel wie Regeltreue. Darunter versteht man die Pflicht des Vorstands eines Unternehmens, dafür zu sorgen, dass gewisse Vorschriften eingehalten werden. Dazu gehören sowohl gesetzliche Regeln, als auch freiwillige Vorschriften, an die sich das Unternehmen halten muss.

Allgemein kann man unter Compliance auch alle betrieblichen Maßnahmen zusammenfassen, die das regelkonforme Verhalten des Unternehmens sicherstellen sollen. Die Compliance wird oftmals durch ein sogenanntes „Compliance Management System“ (kurz CMS) realisiert, das Fehlverhalten oder Verstöße aufdecken soll.

Warum ist Compliance wichtig? 

Compliance ist von Bedeutung, um Schaden vom Unternehmen fernzuhalten und Risiken zu vermindern.

Wenn ein Unternehmen gewisse Regeln nicht einhält, können Geldstrafen, Schadensersatzklagen oder ein Reputationsverlust drohen. Einzelnen Personen, die die Vorschriften nicht eingehalten haben, kann eine Kündigung oder sogar eine Freiheitsstrafe bevorstehen.

Es ist für die Compliance in der Wirtschaft also wichtig, mögliche Risiken zu identifizieren und Präventionsstrukturen zu schaffen.

Tipp: Wichtige Hinweise zu Compliance Verfahren und Richtlinien sind auch in der ISO-Norm 37301:2021 festgehalten.

Welche Risiken gibt es?

Insgesamt wird zwischen allgemeinen und spezifischen Risiken unterschieden. Die Unterscheidung leitet sich oft aus Gesetzen oder aus Regelungen für eine Branche ab.

Allgemeine Risiken

• Verstoß gegen den Arbeitsschutz, das Arbeitszeitgesetz oder den Mindestlohn
• Unlauterer Wettbewerb
• Korruption
• Steuerhinterziehung
• Verletzung des Antidiskriminierungsgesetzes
• Verletzungen des Datenschutzes/der DSGVO

Spezifische Risiken

• Terrorismusfinanzierung
• Vergabevorschriften
• Außenwirtschaftsregelungen
• Geldwäsche
• Kartellrechtliche Anforderungen
• Meldepflichten
• Verstoß gegen Umweltstandards

Hinweis: Nicht alle spezifischen Risiken sind für alle Branchen relevant. Für jede Branche können hier eigene Regeln gelten. Beispielsweise hat der Finanzsektor sehr strenge Vorgaben.

Compliance Management Systeme

Damit ein Unternehmen compliant bleibt, kann es helfen, ein Compliance Management System aufzubauen. Damit kann festgestellt werden, ob bestimmte Sicherheitsstrukturen in einem Unternehmen noch aufgebaut, angepasst oder verbessert werden müssen.

Ein CMS besteht dabei aus den 5 Teilen:

1. Risikoanalyse
2. Statusanalyse
3. Erstellung von Regelungen
4. Implementierung
5. Überprüfung und Kontrolle

Schauen wir uns die Bestandteile einmal genauer an.

Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse werden alle relevanten Risiken für das Unternehmen festgestellt. Das bezieht sich sowohl auf die allgemeinen, als auch auf die spezifischen Risiken. Insgesamt werden alle Geschäftsbereiche und Geschäftsprozesse analysiert und bestehende Gesetze und Vorschriften ermittelt. Die Ergebnisse werden dann zu Compliance-Risiken zusammengefasst.

Statusanalyse

In der Statusanalyse ermittelt das Unternehmen jetzt, wie die Risikoprävention momentan aussieht. Bereits existierende Compliance Prozesse und Regelungen werden in einer Bestandsaufnahme analysiert.

Ebenso wird die Regeltreue mithilfe von Kennzahlen gemessen. Diese KPIs sind unter anderem:

• Teilnahmequoten an Schulungen
• Anzahl an Beratungen
• Zahl an Regelverstößen
• Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen
• Anteil aufgeklärter Ermittlungen bei Verstößen

Erstellung von Regelungen

Auf Basis der vorherigen Analysen werden jetzt neue Regelungen für das Unternehmen formuliert. Ebenso werden Prozesse angepasst und es wird geklärt, welche Mitarbeiter für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sind. In den meisten Fällen sind es Mitarbeiter mit Führungsaufgaben.

Die Regelungen werden dann in einem Regelwerk festgehalten. In einem zusätzlichen Schritt können auch schon Schulungen zu den neuen Regeln geschaffen werden.

Implementierung

Jetzt werden den Mitarbeitern des Unternehmens die neuen Regeln mitgeteilt und das Regelwerk verteilt. Es ist auch sinnvoll, Schulungen zu den Compliance-Regeln in Unternehmen anzubieten. Die Implementierung ist zumeist ein Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum hinweg erstreckt.

Überprüfung und Kontrolle

Im CMS ist vorgesehen, dass die Compliance des Unternehmens regelmäßig überprüft werden sollte. Dabei werden folgende Fragen gestellt:

• Funktionieren die Prozesse?
• Gibt es Lücken oder Schwachpunkte?
• Halten sich alle an die Regeln?
• Gibt es neue Gesetze oder Vorschriften?

Wenn es notwendig wird, kann ein neues CMS entwickelt werden, bzw. wird das existierende angepasst. Dabei sollten die Schritte erneut durchlaufen werden.

Vorteile eines CMS

Ein CMS bietet dem Unternehmen einige Vorteile:

• Risikominimierung:
  Ein CMS verringert die Risiken für das Unternehmen und hilft, Strafen zu verhindern.
   
• Stärkung der internen Kommunikation:
  Informationen und Schulungen zu Regelkonformität werden effektiver verteilt und erreichen die betroffenen Mitarbeiter schneller.
   
• Bessere Zusammenarbeit mit Externen:
  Auch externe Partner sind in deine Prozesse eingebunden und durch das Compliance Management System abgesichert — zum Beispiel durch sicheren E-Mail-Verkehr.
   
• Rechtliche Absicherung:
  Unternehmen können durch ein CMS auch rechtlich besser abgesichert sein. Bei einem Verstoß kann nachgewiesen werden, dass es Vorkehrungen zur Prävention gab.
   
• Imageverbesserung:
  Unternehmen verbessern durch Einführung eines CMS ihren Status bei Kunden und Geschäftspartnern.

Compliance — häufigste Fragen

• Was verstehe ich unter Compliance?
  Die Bedeutung von Compliance ist auf Deutsch Regeltreue. Damit ist die Pflicht von Unternehmen gemeint, sich an bestimmte (gesetzliche) Regeln und Vorschriften zu halten.
   
• Was sind die Compliance Regeln?
  Compliance Regeln sind wichtig für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in einem Unternehmen. Sie werden in einem Regelwerk für die Mitarbeiter festgehalten. Damit kann sich das Unternehmen auch rechtlich absichern und möglicherweise Bußgelder oder Freiheitsstrafen verhindern.
   
• Was ist das Ziel von Compliance?
  Mit einem Compliance-Management-System möchte das Unternehmen Regelverstöße und Fehlverhalten vermeiden und Richtlinien einhalten. Ebenso soll die Effizienz von Prozessen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern erhöht werden.

Best Practice

Jetzt weißt du, was Compliance für dein Unternehmen bedeutet. Um herauszufinden, wie du sie am besten umsetzen kannst, helfen dir Best Practices weiter. Wie das genau funktioniert, erfährst du hier.