Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und das Finanzamt. Hier und im Video erklären wir, worauf es dabei ankommt.
Inhaltsübersicht
Gehaltsabrechnung — das Wichtigste
Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter monatlich eine Gehaltsabrechnung ausstellen. Sie gibt an, wie sich das Gehalt des Arbeitnehmers zusammensetzt. Somit dient sie als wichtiges steuerrechtliches Dokument für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und das Finanzamt.
Korrektheit und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben stehen deshalb bei der Gehaltsabrechnung an erster Stelle. Beim Erstellen der Gehaltsabrechnung sollten Arbeitgeber deshalb strukturiert vorgehen:
- Bruttogehalt notieren
- Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berechnen
- Nettogehalt ermitteln
- Weitere Abzüge und Zuschüsse berechnen
- Auszahlungsbetrag ermitteln
Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung?
Sowohl Lohn als auch Gehalt bezeichnen die Bezahlung eines Angestellten. Es gibt jedoch einen Unterschied :
- Lohn wird für jede tatsächliche geleistete Arbeitsstunde gezahlt. Die Bezahlung kann also von Monat zu Monat variieren.
- Gehalt ist ein fester Betrag, der jeden Monat gleich hoch ist.
Auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung wird unter „Bruttobezüge“ vermerkt, um welche Art der Bezahlung es sich handelt. Die beiden Formulare sehen sonst aber gleich aus.
Welche Pflichten habe ich bei der Gehaltsabrechnung?
Arbeitgeber haben im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung einige Pflichten:
- Versicherungspflicht der Arbeitnehmer prüfen
- Bei Versicherungen anmelden:
- Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Krankenkassen an- und abmelden → Versicherungsnummer für Arbeitnehmer beantragen
- Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden
-
Arbeitszeiten verwalten:
- Jahresmeldungen erstellen (mit Beschäftigungszeiten und Arbeitsverdiensten der Arbeitnehmer)
- Arbeitsunterbrechungen der Arbeitnehmer an Rentenversicherung und Krankenkasse mitteilen
- Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und zahlen
Wie lange müssen Arbeitgeber Lohnabrechnungen aufbewahren?
Gehaltsabrechnungen müssen in der Regel 6 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 41 EStG), denn sie enthalten Informationen über den Lohnsteuerabzug.
Grundsätzlich gilt für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Dokumente:
- Enthalten sie Informationen über die Gewinnermittlung des Betriebs (§ 147 AO, § 257 HGB) oder über Betragsabrechnungen zu Sozialversicherungen (§ 165 SGB VII), müssen sie 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Enthalten sie Ansprüche auf Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge, müssen sie sogar 30 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 18a BetrAVG).
Welche Angaben müssen in die Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss für den Arbeitnehmer sowie für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Einige Angaben sind daher verpflichtend:
- Daten des Arbeitnehmers: Name, Geburtsdatum, Datum des Beschäftigungsbeginns
- Steuerklasse, Steuer-ID, Steuerfreibeträge und Sozialversicherungsnummer sowie Abrechnungszeitraum
- Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
- Bruttoverdienst (u.a. auch Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld , Vermögenswirksame Leistungen, Abfindungen, Leistungsprämien, Überstundenzuschläge)
- Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge
- Nettoverdienst
- Abzüge und Zuschüsse zum Nettoverdienst (z.B. Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen Krankenversicherung)
- Auszahlungsbetrag
Neben diesen Pflichtabgaben sollte eine Gehaltsabrechnung immer auch folgende Daten enthalten:
9. Abgelaufene Jahreswerte (alle Bruttobeträge und Abzüge, die im laufenden Abrechnungsjahr bisher insgesamt angefallen sind)
10. Bankverbindung des Arbeitnehmers
11. Hinweis, dass die Gehaltsabrechnung nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung erstellt wurde.
Lohnabrechnung Erklärung — Steuern
Lohnsteuer
Die Höhe der Lohnsteuer hängt von zwei Faktoren ab:
- Höhe des Einkommen: Je nachdem, wie viel ein Arbeitnehmer verdient, zahlt er zwischen 14 und 45 Prozent Lohnsteuer.
- Lohnsteuerklasse: Je nach familiärer Situation fällt die Lohnsteuer unterschiedlich hoch aus:
| Steuerklasse | Situation | monatlicher steuerfreier Arbeitslohn |
| 1 | ledig | 1.029 € |
| 2 | alleinerziehend | 1.225 € |
| 3 | verheiratet und höheres Gehalt als Ehepartner | 1.952 € |
| 4 | verheiratet und ähnliches Gehalt wie Ehepartner | 1.029 € |
| 5 | verheiratet und niedrigeres Gehalt als Ehepartner | 107 € |
| 6 | für Neben- und Zweitjobs (wenn kein Minijob) | 0 € |
Kirchensteuer
Staatlich anerkannte Religionsgemeinschaften können Kirchensteuern erheben. Ihre Höhe hängt von der Höhe der Lohnsteuer ab. Sie liegt je nach Bundesland bei 8 oder 9 Prozent der Lohnsteuer.
Solidaritätszuschlag
Seit 2021 zahlen nur noch Arbeitnehmer mit einem sehr hohen Gehalt den Solidaritätsbeitrag. 2023 wurde er nur fällig, wenn Arbeitnehmer mehr als 17.543 € Lohnsteuer im Jahr zahlen.
Lohnabrechnung Erklärung — Sozialversicherungsbeiträge
Sozialabgaben werden teilweise vom Arbeitgeber und teilweise vom Arbeitnehmer getragen. Sie lagen 2023 bei:
| Versicherung | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil |
| Krankenversicherung | 7,3 % | 7,3 % |
| Pflegeversicherung |
1,525 % In Sachsen: |
1,525 % In Sachsen: |
| Rentenversicherung | 9,3 % | 9,3 % |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 1,3 % |
Achtung! Das Sozialversicherungsrecht sieht Beitragsbemessungsgrenzen vor. Verdient ein Arbeitnehmer mehr, zahlt er auf den Betrag über der Beitragsbemessungsgrenze keine Sozialversicherungsbeiträge mehr.
Wie erstelle ich eine Gehaltsabrechnung?
Die Verdienstabrechnung kann intern oder extern erstellt werden. Intern kümmert sich meist die Personalabteilung darum. Extern kann ein Steuerberater, eine Steuerkanzlei oder ein Lohnbüro damit beauftragt werden.
Vorteile, die Gehaltsabrechnung extern erstellen zu lassen:
- Zeitersparnis für das Unternehmen
- Das Unternehmen muss sich nicht mit dem lästigen Thema Lohnbuchhaltung auseinandersetzen und kann sich so auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
- Weil Steuerberater und Steuerkanzleien echte Profis in Sachen Gehaltsabrechnung sind, unterlaufen ihnen seltener Fehler.
→ eignet sich vor allem für große Unternehmen mit ausreichendem Budget
Vorteile, die Gehaltsabrechnung intern zu erstellen:
- Es ist kostengünstiger.
- Die sensiblen Daten der Arbeitnehmer werden nicht an Dritte weitergegeben.
- Das Unternehmen muss sich nicht die Mühe machen, alle abrechnungsrelevanten Daten der externen Stelle zur Verfügung zu stellen.
- Das Unternehmen ist nicht auf einen Steuerberater oder eine Steuerkanzlei angewiesen und dadurch unabhängiger.
→ eignet sich vor allem für Gründer, Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen
Wie kann ich die Gehaltsabrechnung intern erstellen?
Unternehmen, die ihre Verdienstabrechnungen selbst erstellen wollen, können dabei auf einige hilfreiche Tools zurückgreifen:
- Online-Lohnrechner
- Muster und Vorlagen
- Excel-Tabellen
- professionelle Software
Achtung! Die Berechnungsschlüssel und gesetzlichen Vorgaben können sich jedes Jahr ändern! Insbesondere wenn Arbeitgeber jedes Jahr die gleiche Vorlage für die Gehaltsabrechnung nutzen, sollten sie die Zahlen immer rechtzeitig anpassen.
Fehler in der Gehaltsabrechnung
Fehler in der Gehaltsabrechnung sollten Arbeitgeber auf jeden Fall vermeiden. Typische Fehler sind:
- falsche Steuerklasse
- bei Nebenjobs: Nutzen eines Freibetrags, der schon im Hauptjob aufgebraucht wurde
- Verwechslung von kurzfristig Beschäftigten und Minijobbern
- Leichtsinnsfehler
- Vergessen von Sonderregelungen
- Verpassen von Fristen
Um sie zu vermeiden, sollten Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung einige Tipps beherzigen:
- vorher ausführlich informieren
- alle relevanten Unterlagen sortiert aufbewahren
- Gehaltsabrechnung nicht auf den letzten Drücker erstellen
- professionelle Software verwenden oder Gehaltsabrechnung extern erstellen lassen
- bei Fragen direkt an die Behörde oder an einen Steuerberater wenden
Konsequenzen bei Fehlern in der Gehaltsabrechnung
Als steuerlich relevantes Dokument sollte die Lohnabrechnung unbedingt korrekt sein.
- Berechnet ein Arbeitgeber in der Lohnabrechnung doch einmal die Höhe des Gehalts falsch, kann er das innerhalb von 3 Monaten korrigieren.
- Vergisst er dagegen mehr als dreimal hintereinander, Beträge an Ämter und Behörden zu überweisen, kann das strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Er muss mit mit hohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen (bis zu 5 Jahren) rechnen.
Gehaltsabrechnung — häufigste Fragen
-
Was ist eine Gehaltsabrechnung?
In der Gehaltsabrechnung (auch: Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung) werden das Nettogehalt, die Abzüge (Steuern, Sozialversicherung) und das Bruttogehalt des Arbeitnehmers dargestellt. Sie ist somit ein wichtiger steuerrechtlicher Nachweis.
-
Was ist eine Lohnabrechnung?
Auf der Lohnabrechnung (auch: Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung, Lohnendabrechnung oder Verdienstabrechnung) wird dokumentiert, wie sich der Lohn (oder das Gehalt) eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Zeitraum zusammensetzt.
-
Was gehört alles zur Gehaltsabrechnung?
In die Gehaltsabrechnung gehören Pflichtangaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, aber auch seine Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID. Zudem werden das Nettoentgelt, die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge und das Nettoentgelt aufgeführt.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Gehaltsabrechnung ist nicht das einzige relevante Dokument für Arbeitgeber. Ist ein Mitarbeiter krank, wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fällig. Was Arbeitgeber dabei beachten müssen, erklären wir hier !
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Gehaltsabrechnung ist nicht das einzige relevante Dokument für Arbeitgeber. Ist ein Mitarbeiter krank, wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fällig. Was Arbeitgeber dabei beachten müssen, erklären wir hier !