PDCA-Zyklus
Du willst wissen, was der PDCA-Zyklus ist und wie du ihn anwendest? Wie du den PDCA-Zyklus effektiv für dich nutzen kannst, erfährst du hier !
Inhaltsübersicht
PDCA-Zyklus einfach erklärt
Der PDCA-Zyklus hilft dir bei der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen sowie der Identifikation von Fehlern und ihrer Ursache. Durch die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung deines Prozesses kannst du dein Projekt schrittweise perfektionieren.
Dabei wird der PDCA-Kreislauf in 4 sich wiederholende Phasen der Optimierung eingeteilt:
- Plan (die Planung)
- Do (die Durchführung)
- Check (das Prüfen)
- Act (die Verbesserung)
Durch den PDCA-Zyklus wird eine gesunde Basis für das Qualitätsmanagement in Unternehmen geschaffen. Denn aus der Analyse kann das Unternehmen konkrete Maßnahmen ableiten, was als Nächstes zu tun ist.
Konkret wird das Modell vor allem in folgenden Bereichen genutzt:
- Neuentwicklung von Produkten
- Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen
- Reduzierung von Kosten
- Vermeidung ineffektiver Prozesse
In den 1930er Jahren entwickelte der amerikanische Physiker Walter Shewhart ein Modell zur Qualitätsverbesserung in einem Werk von der Firma „Western Electric“. Der sogenannte Shewhart-Zyklus wurde dann vom amerikanischen Wirtschaftsberater William Deming weiterentwickelt (Deming-Cycle).
Nach Ende des zweiten Weltkriegs wurde das Modell für den wirtschaftlichen Wiederaufbau Japans genutzt. Noch heute werden die Begriffe PDCA-Zyklus, Shewhart-Zyklus und Demingkreis als Synonyme verwendet.
Die einzelnen Schritte des PDCA-Zyklus
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus haben ihren festen Platz im Modell. Wie du die verschiedenen Schritte durchführst, erfährst du jetzt!
Schritt 1: Plan
Im ersten Schritt musst du zuerst das Problem möglichst genau definieren und genügend Informationen sammeln.
Dazu führst du u. a. eine Ist-Analyse durch, die ebenfalls Hintergrundinformationen zur Problemursache enthält. Du beschäftigst dich dabei hauptsächlich mit den internen Problemen in deinem Unternehmen oder deiner Abteilung.
Die Erkenntnisse hältst du schriftlich fest und kannst so das Problem genau definieren. Das hilft dir dabei, ein konkretes Ziel festzulegen, das du mit deinem Team erreichen willst. Das Ziel leitet sich direkt aus den notierten Problemen ab und enthält zudem die erforderlichen Maßnahmen zur Problemlösung.
Um Fehler zu vermeiden, kannst du den Planungsprozess in kleinere Teilprojekte aufteilen. Wenn du beispielsweise den Bau einer Lagerhalle in Teilschritte wie Konzeption, Beschaffungsphase, Bauphase etc. aufteilst, kannst du das Zeitmanagement deines Projekts verbessern.
Bevor du zum zweiten Schritt übergehen kannst, müssen folgende Fragen beantwortet werden:
- Welches Problem müssen wir lösen?
- Welche Ressourcen brauchen wir dafür?
- Welches Ziel haben wir?
- Welche Maßnahmen wollen wir einleiten, um das Problem zu lösen?
Den Plan solltest du deinem Team transparent offenlegen und gemeinsam mit ihm durchgehen, um Missverständnisse zu vermeiden. Der PDCA-Zyklus setzt also eine offene Unternehmenskultur voraus.
Schritt 2: Do
Nachdem der Plan ausgearbeitet ist, musst du ihn jetzt mit deinem Team umsetzen.
Dafür involvierst du alle Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter, die an der Problemlösung beteiligt sind. Auch in dieser Phase des PDCA-Zyklus ist wichtig, dass alle Handlungsschritte dokumentiert werden. So kannst du Fehler, die gemacht wurden, erkennen und in Zukunft vermeiden.
In der Do-Phase ist es sinnvoll, die Maßnahmen zuerst in einem kleinen Rahmen zu testen. Beispielsweise implementierst du einen neuen Handlungsleitfaden zuerst in deiner Abteilung, bevor du eine Ausweitung auf das ganze Unternehmen vorschlägst.
Dir muss klar sein, dass die Umsetzung der Planung so gut wie nie fehlerfrei verläuft. Sei also nicht frustriert, wenn etwas nicht auf Anhieb klappt!
Schritt 3: Check
Die Check-Phase ist der wichtigste Schritt des PDCA-Zyklus, um nachhaltigen Fortschritt zu erreichen. Denn in diesem Schritt prüfst du die Umsetzung des Plans und kontrollierst, ob er funktioniert hat.
Dafür führst du einen Soll-Ist-Vergleich durch, in dem du die in Schritt 1 definierten Ziele mit dem aktuellen Zustand deines Projekts abgleichst. Wenn im Prozess etwas nicht geklappt hat, musst du das Problem analysieren und die Ursache finden. Denn nur so kann dein Team Fehler identifizieren und in Zukunft beseitigen.
Der Fokus der Check-Phase liegt also auf der objektiven Betrachtung. Die zentrale Fragestellung, die diesen Schritt abschließt, ist: Wurde das Ziel erreicht?
Schritt 4: Act
Mit der Act-Phase kommst du zum letzten Schritt des PDCA-Zyklus. Zuvor hast du deinen Plan entwickelt, umgesetzt und überprüft. Jetzt geht es darum, auf die Ergebnisse zu reagieren.
Wird in der Act-Phase festgestellt, dass das Ziel nicht erreicht worden ist, muss der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen werden. Du solltest dir dann die Fragen stellen:
- Was kann optimiert werden?
- Welche Potenziale gibt es, die wir bis jetzt nicht ausgeschöpft haben?
Wenn hingegen alles gut aussieht und du das Ziel erreicht hast, kannst du fortfahren und das Projekt einführen. Die optimierten Abläufe sind jetzt der neue Standard in deiner Abteilung und sollten von allen Mitarbeitern umgesetzt werden.
Wichtig: Auch wenn der PDCA-Zyklus erfolgreich abgeschlossen ist, ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess nicht vorbei. Du solltest trotzdem weiter nach Optimierungspotenzial suchen, um dich und dein Team voranzubringen.
Vor- und Nachteile des PDCA-Zyklus
Du merkst: Die PDCA-Methode kann dir unheimlich weiterhelfen, wenn du ein Projekt leitest oder etwas organisieren musst. Aber es ist bekanntlich nicht alles Gold, was glänzt. Die wichtigsten Vor- und Nachteile, die du brauchst, um das Framework realistisch einzuschätzen, erfährst du jetzt:
Vorteile des PDCA-Zyklus:
- solides Gerüst (Plan — Do — Control — Act)
- einfache Anwendbarkeit
- Optimierung des Arbeitsflusses
- permanente Kontrolle wiederkehrender Fehler
- fortlaufende Verbesserungen
Nachteile des PDCA-Zyklus:
- keine kurzfristigen Lösungen (Auslegung auf langfristige und wiederkehrende Prozesse)
- passive Methode, die auf Missstände reagiert
- kein aktives Vorantreiben von Innovationen
PDCA-Zyklus — Häufigste Fragen
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Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus hat seinen Namen von den Anfangsbuchstaben seiner 4 Phasen: Plan — Do — Check — Act. Er ist ein grundlegendes Konzept des Prozessmanagements und hilft dir bei der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen.
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Was ist die PDSA-Zyklus?
Abgeleitet vom PDCA-Kreislauf gibt es noch den PDSA-Zyklus. Hierbei wird die dritte Phase „Check“ durch „Study“ ersetzt (Plan — Do — Study — Act = PDSA).
Lean Management
Super, jetzt hast du einen umfassenden Überblick über den PDCA-Zyklus. Dieser ist ein integraler Bestandteil des Lean Managements. Was es damit genau auf sich hat, erfährst du hier!
Lean Management
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