Mit einem Kanban Board kann dein Team Aufgaben effizienter und produktiver erledigen. Hier und im Video findest du eine einfache Erklärung vom Kanban Board und erfährst, warum Teams mit ihm leistungsfähiger arbeiten können.
Kanban Board Erklärung
Ein Kanban Board (deutsch: Kanban Tafel) ist ein Tool des agilen Projektmanagements. Es hilft dir, Aufgaben zu visualisieren, zu strukturieren und die Anzahl der Aufgaben zu begrenzen. So vermeidest du Engpässe im Arbeitsprozess, sorgst für mehr Effizienz und verbesserst den Workflow im Team.
Das Kanban Board ist dabei eine Tabelle mit mindestens drei Spalten, die den Status der Aufgaben in einem Projekt anzeigen:
- Angefordert (Requested)
- In Bearbeitung (Work in Progress)
- Erledigt (Done)
Jede Aufgabe erhält eine eigene Signalkarte. Die Karte durchläuft dann jede Spalte des Boards, bis ihre Aufgabe abgeschlossen ist.
Anwendung des Kanban Boards
Es gibt bei der Anwendung von einem Kanban Board kaum Regeln. Du hast verschiedene Möglichkeiten, eine Kanbantafel zu erstellen. Bei der traditionellen Kanban Methode nutzt dein Team ein Whiteboard und geht in fünf Schritten vor.
1. Schritt: Visualisiere den Arbeitsablauf.
Unterteile den Arbeitsablauf des Projekts in einzelne Schritte. Dann kannst du auf dem Whiteboard für jeden Schritt eine Tabellenspalte anlegen.
2. Schritt: Identifiziere unterschiedliche Aufgabentypen.
Stelle fest, an welchen Arten von Aufgaben (Inlandsaufträge, Kundenretouren) dein Team arbeiten muss. Weise dann jedem Aufgabentyp eine bestimmte Farbe zu.
3. Schritt: Schreibe eine Aufgabe auf eine farbige Karte und füge sie zum Kanban-Board hinzu.
Jede Aufgabe erhält eine eigene Karte und eine zugehörige Farbe. Die dringendsten Aufgaben sollten ganz oben stehen. Dadurch weiß das Team stets, welche Tasks Priorität haben.
4. Schritt: Arbeite mit dem Kanban Project Board.
Dein Team sollte mit den Aufgaben beginnen, die auf dem To Do Board oben stehen. Wenn du eine Aufgabe in eine neue Spalte verschieben kannst, platzierst du sie ganz unten an der Kanbantafel.
5. Schritt: Verbessere den Workflow.
Kanban ist ein Tool, das deinem Team einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft. Um einen konstanten Workflow zu ermöglichen, solltest du darauf achten, dass keine Engpässe entstehen oder Aufgaben hinterherhinken. Hier hilft es, mithilfe von sogenannten Work-in-Progress-Grenzen die laufende Arbeit in Schach zu halten. Dafür legst du für jede Spalte fest, wie viele Aufgaben maximal in der Spalte stehen dürfen.
Vorteile und Nachteile von Kanban Boards
Zum Schluss haben wir für dir noch die Vorteile und Nachteile des Kanban Project Boards aufgelistet.
Vorteile:
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Mehr Transparenz: Durch die visuellen Signale und die WIP-Grenzen kann jedes Teammitglied sofort erkennen, welche Aufgaben anstehen und wo es Engpässe gibt. Stapeln sich an einem Punkt auf dem To Do Board die Aufgaben, kannst du schnell gegensteuern, indem beispielsweise mehr Teammitglieder diese Aufgaben bearbeiten.
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Mehr Flexibilität: Indem das Team die Reihenfolge der Karten auf der Kanban Tafel verschiebt, kann es jederzeit die Priorisierung der Aufgaben ändern. Außerdem kannst du Kanban mit weiteren agilen Konzepten wie SCARF
oder Design Thinking
kombinieren.
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Besseres Arbeitsklima: Bei der Kanban Methode müssen alle Teammitglieder gemeinsam nach Lösungen suchen und konstant miteinander kommunizieren. Das stärkt die Zusammenarbeit und verbessert die Dynamik im Team. Gleichzeitig gibt die Kanbantafel einen Überblick über alle Fortschritte und macht auch Teilerfolge sichtbar. Das hilft dem Team dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.
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Eine Aufgabe nach der anderen: Durch WIP-Grenzen kannst du erreichen, dass sich jedes Teammitglied nur auf wenige Aufgaben gleichzeitig konzentriert. So verbessert sich die Produktivität und die Qualität der Aufgabenbearbeitung.
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Mehr Eigenständigkeit: Da die Aufgaben auf der Kanban Tafel für alle sichtbar sind, kann jedes Teammitglied eigenständig entscheiden, wann welche Aufgabe erledigt wird.
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Zeitersparnis: Durch die Übersicht des Kanban Boards muss dein Team keine unnötigen Status-quo-Meetings mehr abhalten. Das Kanban Board ist nämlich der zentrale Punkt des Projekts, auf dem jeder sofort sehen kann, was zu tun ist und wo das Projekt steht.
- Bessere Arbeitsergebnisse: Kanban ist ein Tool, das (richtig umgesetzt) einen flüssigen Workflow und konstante Verbesserungen garantiert. Außerdem sehen die Mitarbeiter, woran die anderen Teammitglieder gerade arbeiten. Das sorgt für zusätzliche Motivation und damit bessere Ergebnisse.
Nachteile:
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Nicht geeignet für große Teams: Bei einem zu großen Team (> 10 Personen) ist es bei der Kanban Methode schwierig, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen. Darum solltest du größere Teams lieber in mehrere Unterteams einteilen, wenn du Kanban als Tool benutzen möchtest.
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Nicht geeignet für langfristige Planung: Kanban eignet sich eher für eine kurzfristige Planung, da es sich vor allem mit dringenden Aufgaben beschäftigt.
- Arbeit muss sich aufteilen lassen: Wenn du ein Projekt nicht in einzelne Aufgaben(-typen) aufteilen kannst, macht es eher wenig Sinn, Kanban als Tool zu benutzen.
Visuelle Signale (Visual Signals)
Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet visuelles Signal. Wenn du in der Softwareentwicklung arbeitest, sind deine Ergebnisse häufig nicht greifbar. Durch die Kanbantafel kannst du deine Aufgaben visualisieren und anderen zeigen.
Dazu notieren deine Teammitglieder ihre Projekte und Aufgabenelemente auf Karten. Jedes Projekt oder Element erhält eine eigene Karte, die auf das Board gelegt wird und durch die Spalten wandert. Diese Visualisierung ermöglicht es, schnell einen Überblick über alle Aufgaben im System zu erhalten.
Spalten (Columns)
Eine Kanban Tafel ist in Spalten unterteilt. Es gibt mindestens drei Spalten (Angefordert, In Bearbeitung, Erledigt), allerdings können es bei komplexen Projekten auch mehr werden. Alle Spalten zusammen ergeben den Workflow. Bei der Kanban Methode durchläuft jede Aufgabe (Karte) den Workflow vom Anfang bis zum Schluss.
Bei einem komplexen Prozess kann es Sinn machen, Aktivitäten mithilfe von horizontalen Linien (Swimlanes) in weitere Aufgabenbereiche zu unterteilen. Dank dem Kanban Projectmanagement kannst du so Aufgaben nach Priorität ordnen.
Zusagepunkt (Commitment Point)
Bei der Kanban Methode halten Teams ihre Projektideen in einem Backlog fest. Dadurch kann das Team die Idee zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen. Der Zusagepunkt ist der Moment, in dem die Idee aufgenommen wird und das Team die Arbeit am Projekt beginnt.
Work-in-Progress-Grenzen (Work-in-Progress Limit)
Um Engpässe im Workflow aufzudecken und den Ablauf zu optimieren, gibt es bei der Kanban Methode Work-in-Progress-Grenzen (WIP-Grenzen). Das ist ein Limit für die maximale Anzahl an Karten pro Spalte. So darf eine Spalte mit einem WIP-Limit von fünf nicht mehr als fünf Karten beinhalten. Was passiert, wenn das Maximum erreicht ist und trotzdem neue Aufgaben dazu kommen? Dann muss dein Team erst die aktuellen Karten abarbeiten und sie im Workflow weiterschieben. Erst dann könnt ihr neue Karten aufnehmen. Wenn sich dein Team zu viele Aufgaben vorgenommen hat, wird das durch die WIP-Grenzen klar. So könnt ihr Engpässe verhindern.
Lieferpunkt (Delivery Point)
Wenn dein Team das Produkt oder den Service an den Kunden übergibt, erreicht es das Ende des Workflows. Diese Übergabe ist der Auslieferungspunkt. Das Ziel ist es, die Aufgaben so schnell wie möglich vom Zusage- zum Lieferpunkt zu verschieben. Den zeitlichen Abstand zwischen den beiden Punkten nennst du Vorlaufzeit. Die sollte möglichst kurz sein.
Physische vs. Digitale Kanban Boards
Ein physisches Kanban Board ist ein großes Whiteboard oder eine Tafel, das in verschiedene Spalten unterteilt wird. Die Aufgaben schreibst du dann auf Zettel, die die einzelnen Spalten „aufgefordert“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ durchlaufen.
Ein physisches Kanbanboard hat einige Vorteile im Vergleich zu digitalen Boards:
- Sie sind immer verfügbar, sodass du während der Arbeit kurz einen Blick darauf werfen kannst. Denn du musst das Kanban Board nicht erst extra am PC öffnen.
- Du siehst alle Aufgaben des To Do Boards auf einen Blick und musst nicht zwischen verschiedenen Ordnern, Dateien und Tabs wechseln.
- An einer physischen Kanban Tafel ergeben sich leichter Gespräche, zum Beispiel über die konkrete Ausführung der Aufgaben. So kann das Kanban To Do Board und damit auch der Arbeitsprozess weiterentwickelt werden.
Physische Kanban Boards haben aber auch Nachteile, zum Beispiel wenn einige Teammitglieder von zuhause aus arbeiten. In dem Fall bieten sich dann digitale Tools an, mit denen du schnell und einfach ein Kanban Bord erstellen kannst.
Ein digitales Kanbanboard hat einige Vorteile gegenüber physischen Boards:
- Teammitglieder, die nicht vor Ort im Büro sind (Home-Office, Remote Work ), können von überall auf die Kanban Tafel zugreifen.
- Eine digitale Kanban Tafel lässt sich schnell teilen (z.B. über E-Mail).
- Die Kommunikation im Team (z.B. in den Kommentaren unter einem Task) wird gespeichert und kann später nachvollzogen werden.
- Du hast viele Möglichkeiten, das Kanban Board individuell anzupassen und spezielle Funktionen einzufügen.
- Digitale Kanban Boards erfassen und analysieren automatisch Daten, zum Beispiel wie lange bestimmte Aufgaben dauern und ob die WIP-Grenzen eingehalten werden. Das hilft dir, den Arbeitsprozess zu verbessern.
Digitale Kanban Boards können zum Beispiel in einer Cloud gespeichert sein. So sehen alle Teammitglieder an verschiedenen Orten in Echtzeit den Fortschritt des Projekts und können zusammen daran arbeiten.
Kanban Boards vs. Scrum Boards
Der Unterschied zwischen Kanban Boards und Scrum Boards ist gering. Schau ihn dir gleich auf einen Blick an:
| Kanban Board | Scrum Board |
| keine festgelegten Rollen im Team | Rollen im Team sind klar verteilt (z.B. Scrum Master) |
| legt nicht fest, wie viele Aufgaben bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden sollen | legt fest, wie viele Aufgaben bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden sollen |
| bildet den kompletten Prozess eines Projekts ab | Aufteilung des Projekts in Sprints mit klarem Anfangs- und Endpunkt → Scrum Board wird nach jedem Spint gelöscht und neu erstellt |
Generell sind Kanbanboards flexibler. Denn die Aufgaben können zum Beispiel immer wieder neu priorisiert und neu verteilt werden. Auch die zeitliche Gestaltung ist variabler.
Die Scrum Methode
Du willst mehr über die Scrum Methode wissen? Dann schau dir gleich unser Video dazu an.
