Mit einem Kanban Board kann dein Team Aufgaben effizienter und produktiver erledigen. Erfahre hier und in unserem Video , was Kanban Boards sind und warum Teams mit ihnen leistungsfähiger arbeiten können.
Was ist ein Kanban Board?
Kanban Boards helfen (agilen) Projektteams, die tägliche Arbeit zu strukturieren und den Workflow zu optimieren.
- Angefordert (Requested)
- In Bearbeitung (Work in Progress)
- Erledigt (Done)
Jede Aufgabe erhält eine eigene Signalkarte. Diese Karte durchläuft jede Spalte des Boards, bis sie abgeschlossen ist.
Visuelle Signale (Visual Signals)
Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet visuelles Signal. Wenn du in der Softwareentwicklung arbeitest, sind deine Ergebnisse häufig nicht greifbar. Durch die Kanbantafel kannst du deine Aufgaben visualisieren und anderen zeigen.
Dazu notieren deine Teammitglieder ihre Projekte und Aufgabenelemente auf Karten. Jedes Projekt oder Element erhält eine eigene Karte, die auf das Board gelegt wird und durch die Spalten wandert. Diese Visualisierung ermöglicht es, schnell einen Überblick über alle Aufgaben im System zu erhalten.
Spalten (Columns)
Kanban Boards sind in Spalten unterteilt. Es gibt mindestens drei Spalten (Angefordert, In Bearbeitung, Erledigt), allerdings können es bei komplexen Projekten auch mehr werden. Alle Spalten zusammen ergeben den Workflow. Bei der Kanban Methode durchläuft jede Aufgabe (Karte) den Workflow vom Anfang bis zum Schluss.
Bei einem komplexen Prozess kann es Sinn machen, Aktivitäten mithilfe von horizontalen Linien (Swimlanes) in weitere Aufgabenbereiche zu unterteilen. Dank dem Kanban Projectmanagement kannst du so Aufgaben nach Priorität ordnen.
Zusagepunkt (Commitment Point)
Bei der Kanban Methode halten Teams ihre Projektideen in einem Backlog fest. Dadurch kann das Team die Idee zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen. Der Zusagepunkt ist der Moment, in dem die Idee aufgenommen wird und das Team die Arbeit am Projekt beginnt.
Work-in-Progress-Grenzen (Work-in-Progress Limit)
Um Engpässe im Workflow aufzudecken und den Ablauf zu optimieren, gibt es bei der Kanban Methode Work-in-Progress-Grenzen (WIP-Grenzen). Das ist ein Limit für die maximale Anzahl an Karten pro Spalte. So darf eine Spalte mit einem WIP-Limit von fünf nicht mehr als fünf Karten beinhalten. Was passiert, wenn das Maximum erreicht ist und trotzdem neue Aufgaben dazu kommen? Dann muss dein Team erst die aktuellen Karten abarbeiten und sie im Workflow weiterschieben. Erst dann könnt ihr neue Karten aufnehmen. Wenn sich dein Team zu viele Aufgaben vorgenommen hat, wird das durch die WIP-Grenzen klar. So könnt ihr Engpässe verhindern.
Lieferpunkt (Delivery Point)
Wenn dein Team das Produkt oder den Service an den Kunden übergibt, erreicht es das Ende des Workflows. Diese Übergabe ist der Auslieferungspunkt. Das Ziel ist es, die Aufgaben so schnell wie möglich vom Zusage- zum Lieferpunkt zu verschieben. Den zeitlichen Abstand zwischen den beiden Punkten nennst du Vorlaufzeit. Die sollte möglichst kurz sein.
Anwendung des Kanban Boards
Es gibt bei der Anwendung von einem Kanban Board kaum Regeln. Du hast verschiedene Möglichkeiten, eine Kanbantafel zu erstellen. Bei der traditionellen Kanban Methode nutzt dein Team ein Whiteboard und geht in fünf Schritten vor.
1.Schritt: Visualisiere den Arbeitsablauf.
Unterteile den Arbeitsablauf des Projekts in einzelne Schritte. Dann kannst du auf dem Whiteboard für jeden Schritt eine Tabellenspalte anlegen.
2.Schritt: Identifiziere unterschiedliche Aufgabentypen.
Stelle fest, an welchen Arten von Aufgaben (Inlandsaufträge, Kundenretouren) dein Team arbeiten muss. Weise dann jedem Aufgabentyp eine bestimmte Farbe zu.
3.Schritt: Schreibe eine Aufgabe auf eine farbige Karte und füge sie zum Kanban-Board hinzu.
Jede Aufgabe erhält eine eigene Karte und eine zugehörige Farbe. Die dringendsten Aufgaben sollten ganz oben stehen. Dadurch weiß das Team stets, welche Tasks Priorität haben.
4.Schritt: Arbeite mit dem Kanbanboard.
Dein Team sollte mit den Aufgaben beginnen, die oben stehen. Wenn du eine Aufgabe in eine neue Spalte verschieben kannst, platzierst du sie ganz unten an der Kanbantafel.
5.Schritt: Verbessere den Workflow.
Kanban ist ein Tool, das deinem Team einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft. Um einen konstanten Workflow zu ermöglichen, solltest du darauf achten, dass keine Engpässe entstehen oder Aufgaben hinterherhinken. Hier hilft es, mithilfe von Work-in-Progress-Grenzen die laufende Arbeit in Schach zu halten, indem du für jede Spalte ein Aufgabenlimit setzt.
Vorteile und Nachteile von Kanban Boards
Zum Schluss haben wir für dir noch die Vorteile und Nachteile des Kanban Boards aufgelistet.
Vorteile:
- Mehr Transparenz: Durch die visuellen Signale und die WIP-Grenzen kann jedes Teammitglied sofort erkennen, welche Aufgaben anstehen und wo es Engpässe gibt.
- Mehr Flexibilität: Indem das Team die Reihenfolge der Karten auf der Kanban Tafel verschiebt, kann es jederzeit die Priorisierung der Aufgaben ändern. Außerdem kannst du Kanban mit weiteren agilen Konzepten wie SCARF oder Design Thinking kombinieren.
- Besseres Arbeitsklima: Bei der Kanban Methode müssen alle Teammitglieder gemeinsam nach Lösungen suchen und konstant miteinander kommunizieren. Das stärkt die Zusammenarbeit und verbessert die Dynamik im Team. Gleichzeitig gibt die Kanbantafel einen Überblick über alle Fortschritte und macht auch Teilerfolge sichtbar. Das hilft dem Team dabei, bis zum Projektende motiviert zu bleiben.
- Mehr Eigenständigkeit: Da die Aufgaben auf der Kanban Tafel für alle sichtbar sind, kann jedes Teammitglied eigenständig entscheiden, wann welche Aufgabe erledigt wird.
- Zeitersparnis: Durch die Übersicht des Kanban Boards muss dein Team keine unnötigen Status-quo-Meetings mehr halten.
- Bessere Arbeitsergebnisse: Kanban ist ein Tool, das (richtig umgesetzt) einen flüssigen Workflow und konstante Verbesserungen garantiert.
Nachteile:
- Nicht geeignet für große Teams: Bei einem zu großen Team (> 10 Personen) ist es bei der Kanban Methode schwierig, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen. Darum solltest du größere Teams lieber in mehrere Unterteams einteilen, wenn du Kanban als Tool benutzen möchtest.
- Nicht geeignet für langfristige Planung: Kanban eignet sich eher für eine kurzfristige Planung, da es sich vor allem mit dringenden Aufgaben beschäftigt.
- Arbeit muss sich aufteilen lassen: Wenn du ein Projekt nicht in einzelne Aufgaben(-typen) aufteilen kannst, macht es eher wenig Sinn, Kanban als Tool zu benutzen.
Die Scrum Methode
Kanban eignet sich hervorragend als Ergänzung zur Scrum-Methode, da du mit Kanban Prozesse aus dem Scrum visualisieren kannst. Um herauszufinden, was Scrum genau ist, schaue dir unser Video dazu an.
