Einarbeitung
Der erste Eindruck zählt. Das gilt sowohl für den Mitarbeiter, als auch für das Unternehmen. Alles, was du wissen musst, damit die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ein voller Erfolg wird, erfährst du hier im Beitrag und im Video .
Inhaltsübersicht
Was ist eine gute Einarbeitung?
Eine gute Einarbeitung legt den Grundstein für ein erfolgreiches neues Arbeitsverhältnis. Bei dem Prozess geht es darum, einen neuen Mitarbeiter in ein Unternehmen oder eine Organisation einzuführen und auf seine künftigen Aufgaben und Verantwortungen vorzubereiten.
Die Einarbeitung kann je nach Größe und Art des Unternehmens unterschiedlich lange dauern und besteht oft aus praktischen Übungen, Schulungen, Einzelgesprächen oder Projekten. Das alles sollte in einem konkreten Einarbeitungsplan festgehalten werden.
Ziel der Einarbeitung ist, dass der neue Mitarbeiter so schnell wie möglich produktiv und effektiv in seiner neuen Rolle arbeiten kann.
Warum ist eine gute Einarbeitung wichtig?
Eine gute Einarbeitung ist das A und O für den erfolgreichen Einstieg eines neuen Mitarbeiters. Es ist wichtig, dass er sich von Anfang an willkommen und gut unterstützt fühlt, um produktiv und motiviert arbeiten zu können.
Eine solide Einführung ins Unternehmen und seine Prozesse gibt den Neuzugängen die notwendige Orientierung und Sicherheit, um sich schnell zurechtzufinden. Die Einarbeitung trägt nicht nur zur Zufriedenheit und Motivation neuer Mitarbeiter bei, sondern vermeidet auch Fehler und Probleme im Arbeitsablauf.
Wie lange sollte die Einarbeitung dauern?
Die Dauer einer Einarbeitung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Komplexität des Jobs, der Erfahrung des neuen Mitarbeiters und den Ressourcen, die für die Einarbeitung bereitgestellt werden. In der Regel dauert eine Einarbeitung für einfache Jobs ein paar Tage, während für komplexere Stellen eine Einarbeitung von ein bis zwei Monaten erforderlich sein kann.
Wer ist an der Einarbeitung beteiligt?
Beteiligt am sogenannten „Onboarding“ sind mehrere Parteien. Einerseits kümmert sich die Personalabteilung um alles Organisatorische. Andererseits ist es die Hauptaufgabe des direkten Vorgesetzten, die fachliche Einführung zu leiten.
Optimalerweise arbeitet der Vorgänger den Neuen ein. Das geht selbstverständlich nur, wenn es eine einvernehmliche Trennung der beiden Parteien gab.
Neben den bereits genannten Parteien ist es auch sinnvoll, zukünftige Teammitglieder der neuen Arbeitskraft mit in die Einarbeitung einzubeziehen, um von Anfang an eine gute Eingliederung ins Team zu ermöglichen.
Einarbeitungsplan — Wie läuft die Einarbeitung ab?
Die Einarbeitung ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über einen bestimmten Zeitraum erstreckt und in drei Einarbeitungsphasen unterteilt werden kann: Vorbereitung, Begrüßung und die vollständige Einarbeitung in alle Bereiche.
Im Folgenden siehst du die drei Phasen, samt Tipps für einen Einarbeitungsplan des neuen Mitarbeiters.
1. Vorbereitung
In der ersten Phase vor dem Arbeitsantritt bereitet das Unternehmen alles vor, um den neuen Mitarbeiter so gut wie möglich willkommen zu heißen. Dazu gehört unter anderem, dass ein Arbeitsplatz bereitgestellt und eingerichtet wird. Außerdem werden Arbeitsmaterialien, wichtige Tools und Dokumente vorbereitet und wichtige Informationen geteilt.
Zusätzlich dazu sollte dem neuen Mitarbeiter schonmal ein grober Überblick über das Unternehmen gegeben werden. Was sind Leitbilder, was ist das Geschäftsmodell und wie ist das Unternehmen organisiert? Das sind allesamt Informationen, die den neuen Mitarbeiter interessieren werden.
Der Teamleiter sollte die Teammitglieder, die bei der Einarbeitung mitwirken, schon im Vorfeld darüber informieren und ihre Aufgaben gerecht und passend verteilen. So kann gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter den neuen Angestellten optimal empfangen können.
Das sollte auf jeden Fall geklärt werden:
- Wo und wann ist der Arbeitsbeginn?
- Sind der Arbeitsplatz und die Arbeitsmaterialien vorbereitet?
- Hat der Mitarbeiter einen groben Überblick über das Unternehmen?
Konkrete Tipps für den Einarbeitungsplan:
- Arbeitsplatz samt Arbeitsmaterialien und Dokumente vorbereiten
- die anderen Teammitglieder über Aufgaben im Onboarding informieren
- Kurzvorstellung und Rundgang im Unternehmen vorbereiten
2. Begrüßung
An seinem ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeiter begrüßt und willkommen geheißen. Dazu gehört eine Einführung in das Unternehmen und die Aufgabenbereiche, sowie eine Vorstellungsrunde mit den Kollegen.
Es ist wichtig, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und deutlich zu machen, dass man sich auf seine Mitarbeit freut. Hier ist es wesentlich, den „Neuen“ nicht zu überfordern, sondern entspannt die Grundlagen zu erklären.
Das sollte auf jeden Fall geklärt werden:
- Wer sind die unmittelbaren Teammitglieder?
- An wen kann sich der neue Mitarbeiter bei Problemen wenden?
- Wo ist der Arbeitsplatz?
- Was sind typische Aufgabenstellungen?
Konkrete Tipps für den Einarbeitungsplan:
- strukturiert den ersten Tag planen
- dem neuen Mitarbeiter anfangs einen Überblick über die anstehende Einarbeitungsphase geben
- Meetings zum Kennenlernen planen und dabei versuchen, kreative und interaktive Formate zu wählen
3. Integration in den Arbeitsalltag
In den nächsten Tagen und Wochen wird der neue Mitarbeiter in alle Bereiche und Aufgaben eingearbeitet. Hierbei wird auf individuelle Bedürfnisse und Fähigkeiten eingegangen und es werden individuelle Schulungen angeboten, um den neuen Mitarbeiter bestmöglich auf seine Aufgaben vorzubereiten. Es ist wichtig, ihn von Anfang an voll in die Arbeit einzubinden und ihm eine gezielte Unterstützung zu bieten, um eine erfolgreiche Einarbeitung zu ermöglichen.
Das sollte auf jeden Fall geklärt werden:
- Wem wird was berichtet?
- Wer arbeitet mit wem zusammen?
- Wie funktioniert…?
- Was für Projekte gibt es aktuell?
- Welche Themen sind gerade am wichtigsten?
- Wie funktioniert die Urlaubsplanung, das Verhalten bei Krankheit, die Zeiterfassung etc.?
- Wie laufen bestimmte Prozesse ab?
Konkrete Tipps für den Einarbeitungsplan:
- den Teamleiter stark in den Einarbeitungsprozess einbinden
- individuelle Coachings bereitstellen
- eine Art Merkblatt erstellen, auf dem der Mitarbeiter grundlegende Abläufe nachlesen kann
- häufige Feedbacks sind essenziell, sowohl für den Mitarbeiter, als auch vom Mitarbeiter
Bei der Einarbeitung wird häufig die sogenannte vier Stufen Methode angewandt:
- Dem Mitarbeiter die Aufgabe erklären
- Aufgabe Schritt-für-Schritt für den Mitarbeiter vormachen und dabei erklären, was getan wird
- Der Mitarbeiter soll die Aufgabe bearbeiten, bekommt dabei aber Hilfestellungen
- Selbstständige Bearbeitung der Aufgabe vom Mitarbeiter
Einarbeitung Checkliste: Dos and Don’ts
Damit du bei der nächsten Einarbeitung Erfolg hast, haben wir hier eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vorbereitet:
Hier kannst du dir eine ausführliche Checkliste für die Einarbeitung mit allen wichtigen Punkten kostenlos herunterladen.
Do’s
✓ Vorbereitung des ersten Eindrucks
Eine gute Begrüßung ist Grundlage für eine gute Einarbeitung. Hole deinen neuen Mitarbeiter am Empfang ab und begleite ihn zu seinem Arbeitsplatz und seinen neuen Kollegen.
✓ Einarbeitungsplan
Der Einarbeitungsplan hält alle wichtigen Informationen bereit und hilft, die erste Zeit sinnvoll zu strukturieren.
✓ Einarbeitung im Team
Bei der Einarbeitung sollten möglichst viele Teammitglieder einbezogen werden. Das erleichtert die Eingliederung des neuen Mitarbeiters und die Einschätzung seiner Kompetenzen.
✓ Vorbereitung des Arbeitsplatzes
Der E-Mail-Zugang und Firmenaccount sollten am ersten Arbeitstag bereits eingerichtet sein.
✓ Feedback & Ansprechpartner
Sorge dafür, dass dein neuer Mitarbeiter einen Ansprechpartner für alle seine Fragen hat. In einem Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche können dann die neuen Eindrücke reflektiert werden.
Don’ts
✗ Zu wenig Zeit
Zu wenig Zeit bei der Einarbeitung überfordern sowohl den neuen Mitarbeiter als auch die Kollegen. Vermeide es deswegen, die Einarbeitung nur auf einen Tag zu beschränken.
✗ Learning by Doing
Erkläre dem Mitarbeiter seine neuen Aufgaben gut, damit er schnell Erfolge erzielen kann. Denn das trägt zum Wohlfühlen bei.
✗ Alleingang des Neuen
Achte darauf, dass der neue Mitarbeiter von Beginn an aktiv eingebunden wird. Das erhöht das Teamgefühl und beugt Fehler vor.
Einarbeitung — häufigste Fragen
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Was versteht man unter Einarbeitung?
Unter der Einarbeitung versteht man die soziale und fachliche Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in eine Firma. Dabei wird der Neueinsteiger an das Team, die Unternehmenskultur und die Prozesse eingeführt.
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Wie funktioniert Einarbeitung?
Bei der Einarbeitung sollte man als erstes unbedingt den neuen Mitarbeiter am Empfang abholen, zu seinem Arbeitsplatz führen und seinem zukünftigen Team vorstellen. Ein zuvor gefertigter Einarbeitungsplan hilft dabei, dass bei der Einarbeitung sowohl auf Mitarbeiter-, als auch auf Unternehmensseite keine Fehler auftreten.
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Wie gelingt eine gute Einarbeitung?
1. Anforderungen zusammentragen
2. Einarbeitungsplan erstellen
3. Unterlagen bereitstellen (Zugangslisten, wichtige E-Mail-Adressen, Telefonnummern…)
4. Einarbeitungsaufgaben auf das Team verteilen
5. anfangs nicht überfordern
6. bei Fragen zur Seite stehen
Vorstellung neuer Mitarbeiter
Nachdem du jetzt alles Wichtige über die Einarbeitung eines Neueinsteigers weißt, ist dir sicherlich auch klar, dass die richtige Vorstellung beim neuen Mitarbeiter essenziell ist. Schau dir dafür hier direkt unser passendes Video an!
Vorstellung neuer Mitarbeiter
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