Mit einem Leitfaden wird jedes Mitarbeitergespräch ein voller Erfolg. Eine kostenlose Vorlage sowie Tipps zu Ablauf und Durchführung findest du in diesem Beitrag!
Inhaltsübersicht
Leitfaden für das Mitarbeitergespräch
Ein gutes Personalgespräch startet mit der richtigen Vorbereitung. Dabei darf der Leitfaden für das Mitarbeitergespräch nicht fehlen! Insbesondere als Führungskraft solltest du einen Leitfaden als Vorlage verwenden, um das Feedbackgespräch zu strukturieren.
Zwar ersetzt der Gesprächsleitfaden im Mitarbeitergespräch nicht die eigentliche Argumentation. Aber er sorgt für einen klaren Ablauf und ist unerlässlich bei der Planung und Vorbereitung.
Eine kostenlose Mitarbeitergespräch-Vorlage haben wir hier vorbereitet. Sie kann sowohl als Vorlage und Leitfaden für ein Mitarbeiterjahresgespräch als auch für ein Feedbackgespräch verwendet werden:
Mitarbeitergespräch Ablauf
Ein Leitfaden dient als Stütze für den Ablauf des Mitarbeitergesprächs. Denn so kannst du dich als Führungskraft im Gespräch Schritt für Schritt vorarbeiten. Der Ablauf entspricht meistens folgendem Schema:
1. Vor dem Gespräch:
organisatorische & inhaltliche Vorbereitung
2. Während des Gesprächs:
Gesprächsbeginn, Feedback & Analyse, Planung & Zielvereinbarung
3. Nach dem Gespräch:
Abschluss & Nachbereitung
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Vor dem Gespräch
Die Vorbereitung bildet die Grundlage jedes Personalentwicklungsgesprächs. Wie viel Zeit du dafür brauchst, ist dabei immer abhängig von dem Anlass und Ziel des Gesprächs.
In der Vorlage für das Mitarbeitergespräch befinden sich alle Punkte, die bei der Vorbereitung beachtet werden müssen. Oft können die Details auch direkt im Leitfaden notiert werden. Alle Teile der Vorbereitung sind hier zu sehen:
| Organisatorische Vorbereitung | Inhaltliche Vorbereitung |
| – Raum buchen – Zeitplan festlegen – Mitarbeiter schriftlich einladen |
– Anlass & Ziele des Gesprächs festlegen – eventuelle Leitfragen definieren – Notizen zu relevanten Themen machen |
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Während des Gesprächs
Sind die Vorbereitungen abgeschlossen, kannst du das Mitarbeitergespräch mit dem Leitfaden führen. Dabei folgt nach dem Einstieg der erste Austausch mit Feedback und Analysen. Den sachlichen Kern des Mitarbeitergesprächs bildet die Definition von Zielen und weitere Planungen.
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Gesprächsbeginn
1. Freundliche Begrüßung
Die Atmosphäre ist sehr wichtig, wenn das Gespräch gute Erfolge erzielen soll. Deswegen ist schon eine freundliche Begrüßung ein absolutes Muss.
2. Gesprächsanlass, Ziel & Ablauf erläutern
Wenn der Mitarbeiter konkret weiß, was auf ihn zukommt, kann er sich besser darauf einstellen. Auch das trägt zu einer guten Atmosphäre bei.
3. Positiver Start
Es ist keine gute Idee, mit den harten Fakten zu beginnen. Starte lieber mit etwas Smalltalk
und stelle persönlichen Kontakt zu dem Mitarbeiter her.
Zum Beispiel so: „Wie geht es Ihnen? Gibt es etwas Bestimmtes, woran Sie gerade arbeiten?“
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Feedback & Analyse
Der Rückblick auf die Leistung und Zufriedenheit des Mitarbeiters sollte immer am Anfang des Gesprächs stattfinden. Als Grundlage dafür kannst du auch den Leitfaden des letzten Mitarbeitergesprächs verwenden. Wichtige Eckpunkte dieser Phase sind:
- Selbsteinschätzung des Mitarbeiters
- Feedback /konstruktive Kritik zu ausgewählten Themen
- Bewertung aus Sicht der Führungskraft
- Auswertung des Ist-Zustandes, im Vergleich zum letzten Gespräch
Hinweis: Als Vorgesetzter solltest du dem Mitarbeiter auch die Gelegenheit geben, Frustration abzubauen. Wichtig dabei ist, dass du zwar Verständnis zeigst, die Äußerungen selbst aber nicht bewertest.
Grundsätzlich gilt während des Mitarbeitergesprächs die „70-30-Regel”. Das bedeutet, dass die Führungskraft keinen Monolog führen soll. Stattdessen hat der Mitarbeiter mit 70 % den größten Gesprächsanteil.
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Planung & Zielvereinbarung
Kern des Gesprächs ist, Vereinbarungen zu treffen, die dem Mitarbeiter bei seiner Entwicklung helfen. Dabei solltest du als verantwortliche Führungskraft auch immer die Ziele des Unternehmens im Hinterkopf behalten.
Während des Gesprächs kommt es also auf deine Flexibilität an. Dazu gehört auch die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Mitarbeiters schnell und richtig zu erkennen. Denn nur so können die richtigen Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden!
1. Alle Perspektiven beachten
Bei der Zieldefinition musst du sowohl deine als auch die Sichtweise des Mitarbeiters beachten. Denn die Ergebnisse sollten am Ende für beide Seiten akzeptabel sein.
2. Eindeutige Aussagen treffen
Manchmal werden auch schwierige Themen besprochen. Dabei solltest du als Führungskraft keine uneindeutigen Aussagen machen, sondern immer eine klare Stellung beziehen.
3. Zwischenergebnisse festhalten
Gespräche drehen sich schnell im Kreis, oder das Gesagte wird vergessen. Um das zu vermeiden, solltest du dir während des Mitarbeitergesprächs im Leitfaden Notizen machen. Damit keine Informationen verloren gehen, ist auch ein Fazit zwischendurch sinnvoll.
Tipp: Mit guten Fragen kannst du das Gespräch lenken und den Mitarbeiter zum Reden anregen. Vermeide aber konfrontative Fragen! Diese wirken schnell wie eine bloße Machtdemonstration.
✗ „Warum haben Sie das nicht einfach besser gemacht?“‚
„Sind Sie sich sicher, dass das eine gute Idee ist?“
✓ „Was würden Sie aus heutiger Sicht anders machen?“‚
„Wie kann ich Sie bei diesem Projekt unterstützen?“
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Nach dem Gespräch
Mit dem Abschluss des Mitarbeitergesprächs ist die Arbeit noch nicht erledigt. Denn alle Ergebnisse müssen für die Zukunft lückenlos dokumentiert werden. Weitere wichtige Punkte zu Abschluss und Nachbereitung sind:
- alle Ergebnisse mündlich zusammenfassen
- Termine für Erfolgskontrolle festlegen
- Maßnahmen, Ziele und Vereinbarungen notieren
- Gespräch reflektieren (gemeinsam oder alleine)
- Protokoll von allen Parteien unterschreiben lassen
Insbesondere die Reflexion solltest du nicht vergessen. Denn dadurch fallen manche Fehler bei der Planung und Durchführung erst auf und können bei zukünftigen Mitarbeitergesprächen vermieden werden. Diese Fragen helfen sowohl Mitarbeiter als auch Führungskraft:
- Was habe ich gut gemacht?
- Was kann ich nächstes Mal besser machen?
- Welche neuen Erkenntnisse habe ich gewonnen?
Mitarbeitergespräch Leitfaden: Weitere Tipps
Mitarbeitergespräche kann man leicht nach einem Leitfaden führen. Manche Aspekte sind letztendlich aber immer von der Führungskraft abhängig. Stimmt zum Beispiel die Kommunikation nicht, hat das Gespräch nur geringe Aussichten auf Erfolg. Die Top 10 Tipps für Führungskräfte sind hier zusammengefasst:
✓ aufmerksam bleiben & aktiv zuhören
✓ immer versuchen, sich zu einigen
✓ Feedback ernst nehmen
✓ auf die Ziele fokussieren
✓ Mitarbeiter nie unterbrechen,
stattdessen Notizen für später machen
✓ Kommunikation auf Augenhöhe
✓ aus der „Ich-Perspektive“ reden
✓ kurze & präzise Fragen stellen
✓ offene Körpersprache
✓ motivierender Abschluss
Mitarbeiterführung
Der Leitfaden fürs Mitarbeitergespräch bietet einen großen Mehrwert für Führungskräfte. Aber richtige Mitarbeiterführung ist nicht erst im Personalgespräch wichtig. Im nächsten Video zeigen wir, worauf es sonst noch bei einer guter Mitarbeiterführung ankommt.
Mitarbeiterführung
Der Leitfaden fürs Mitarbeitergespräch bietet einen großen Mehrwert für Führungskräfte. Aber richtige Mitarbeiterführung ist nicht erst im Personalgespräch wichtig. Im nächsten Video zeigen wir, worauf es sonst noch bei einer guter Mitarbeiterführung ankommt.