Handelsregister

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein offizielles Verzeichnis, in dem alle relevanten Informationen über Kaufleute und Handelsgesellschaften gesammelt werden. Vor allem eingetragene Kaufleute, Personen- und Kapitelgesellschaften sind dazu verpflichtet, sich einzutragen.

Im Handelsregister findest du Daten zu Firmennamen, Rechtsformen, dem Sitz der Unternehmen, Informationen zu Geschäftsführern oder Vorständen sowie zu den Kapitaleinlagen.

Außerdem ist das Handelsregister öffentlich. Jeder kann es einsehen, um sich über ein Unternehmen zu informieren. Das ist besonders nützlich, wenn du Geschäfte mit einer Firma planst und sicherstellen möchtest, dass sie vertrauenswürdig ist.

Aber auch als Nicht-Unternehmer kannst du das Handelsregister zum Beispiel nutzen, um die Existenz eines Unternehmens zu überprüfen. So kannst du dich vor Betrug schützen.

Übrigens: Alle wichtigen Informationen zu den gesetzlichen Regelungen des Handelsregisters findest du in den §§ 8-16 des Handelsgesetzbuches (HGB).

Handelsregister — Funktionen

Das Handelsregister erfüllt vier Grundfunktionen, die für Rechtssicherheit und Transparenz im Handelsverkehr sorgen. 

1. Publizitätsfunktion
2. Publikationsfunktion
3. Kontrollfunktion
4. Beweisfunktion

1. Publizitätsfunktion

Das Handelsregister bietet Sicherheit im Geschäftsverkehr. Du kannst dich also auf die Richtigkeit der Informationen verlassen, z. B. ob eine Person vertretungsberechtigt ist. So können sich Geschäftspartner darauf verlassen, dass die Daten korrekt sind.

Vertraut jemand den eingetragenen Informationen, kann er im Regelfall auch nicht dafür verantwortlich gemacht werden, wenn diese Informationen falsch sind.

2. Publikationsfunktion

Eintragungen im Handelsregister werden öffentlich bekannt gemacht. Das bedeutet, dass sich jeder darüber informieren kann, wer hinter einer Firma steckt und wie sie organisiert ist. Somit können sich potenzielle Geschäftspartner, Investoren aber auch Konkurrenten über ein Unternehmen informieren.

3. Kontrollfunktion

Das Handelsregister überwacht die Einhaltung handelsrechtlicher Vorschriften. Die Eintragungen werden vom Gericht geprüft, bevor sie veröffentlicht werden. So wird sichergestellt, dass nur richtige und vollständige Informationen veröffentlicht werden.

4. Beweisfunktion

Einträge im Handelsregister dienen als Beweismittel im Rechtsverkehr. Denn die eingetragenen Informationen gelten als wahr, bis das Gegenteil bewiesen wird. Das bedeutet, Gerichte können sich auf die Richtigkeit der Eintragungen verlassen und als Beweismittel nutzen.

Beispielsweise muss in einem Gerichtsprozess geklärt werden, ob eine bestimmte Person vertretungsberechtigt für eine GmbH ist. Das Gericht kann dann im Handelsregister nachschauen, um diese Frage zu beantworten.

Gut zu wissen: Das Handelsregister wird in Deutschland seit 2007 elektronisch von den jeweiligen Amtsgerichten geführt (§ 8 Abs. 1 HGB). Eintragungen ins Handelsregister werden also immer online vorgenommen. Außerdem kannst du dadurch bestimmte Inhalte jederzeit und überall abrufen. 

Handelsregistereintragung 

Die Eintragung ins Handelsregister beginnt mit der Anmeldung beim zuständigen Registergericht. Diese Anmeldung muss notariell beglaubigt sein und alle erforderlichen Unterlagen und Informationen über das Unternehmen enthalten. Dazu zählen zum Beispiel: 

• Anmeldeformular zur Handelsregistereintragung
• Gewerbeanmeldung
• Gesellschaftsvertrag/Satzung

Das Gericht prüft die Unterlagen und veröffentlicht die Eintragung, sofern alles in Ordnung ist. Mit der Veröffentlichung im Handelsregister wird die Eintragung wirksam.

Wer ist eintragungspflichtig?

Das Handelsregister ist ein wichtiges Verzeichnis für Unternehmen, doch nicht jedes Geschäft muss sich eintragen lassen. Die Pflicht zur Eintragung und die Kriterien, wer sich im Handelsregister eintragen muss, hängen von der Art des Unternehmens und dessen Geschäftstätigkeit ab. Hier eine Übersicht, wer sich eintragen muss und wer nicht:

Wichtig: Kapitalgesellschaften erlangen erst mit der Eintragung ins Handelsregister Rechtspersönlichkeit und können somit im Rechtsverkehr agieren. Das bedeutet, sie können erst ab diesem Zeitpunkt Verträge abschließen, Eigentum erwerben oder Klage erheben.

Kaufmännischer Betrieb

Einzelunternehmen und eine GbR müssen sich in der Regel nicht ins Handelsregister eintragen. Ist jedoch eine der folgenden Punkte erfüllt, gelten sie als kaufmännischer Betrieb und sind zur Eintragung verpflichtet:

• Der Jahresumsatz ist branchenüblich. Im Einzelhandel sind das zum Beispiel 250.000 Euro und im Großhandel oder der Produktion 400.000 bis 500.000 Euro.
• Das Unternehmen ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Pflicht tritt ein, wenn ein Kleingewerbe einen Jahresumsatz von über 600.000 Euro oder einen Gewinn von über 60.000 Euro macht.
• Das Unternehmen ist kaufmännisch organisiert, etwa durch Lagerhaltung, Vielfalt der Produkte bzw. Dienstleistungen oder durch komplexe Produktionsverfahren.
• Es ist Personal mit weitreichenden Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen vorhanden, wie bspw. Prokuristen.

Hierbei handelt es sich aber nur um Anhaltspunkte. Ob sich ein Einzelunternehmen eintragen lassen muss, wird individuell geprüft.

Folgen einer Nichteintragung

Wenn ein eintragungspflichtiges Unternehmen es versäumt, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, kann das weitreichende Folgen haben:

• Rechtsunsicherheit:
  Ein Unternehmen ohne Eintrag ins Handelsregister ist wie ein Auto ohne Kennzeichen. Es ist schwer zu erkennen, ob alles seine Richtigkeit hat. Dadurch könnte ein potenzieller Geschäftspartner zögern, mit dem Unternehmen Geschäfte zu machen. Denn er kann sich nicht sicher sein, ob es wirklich offiziell existiert. 
   
• Haftungsfragen:
  Bei Kapitalgesellschaften beginnt die beschränkte Haftung der Gesellschafter erst mit der Eintragung ins Handelsregister. Wenn beispielsweise eine nicht eingetragene GmbH dann Schulden macht, haften die Besitzer persönlich mit ihrem eigenen Geld (§ 11 Abs. 2 GmbHG).
   
• Strafen:
  Wenn ein Unternehmen sich nicht einträgt, obwohl es muss, kann das als Ordnungswidrigkeit eingestuft werden. Dem Betrieb können dann hohe Bußgelder drohen. In manchen Fällen können sogar strafrechtliche Konsequenzen die Folge sein, wenn die Eintragung aus vorsätzlichen Gründen unterlassen wurde.

Lohnt sich eine Eintragung?

Es gibt auch Unternehmen, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen können. Hierzu zählen vor allem Einzelunternehmer und GbRs. Die Entscheidung für eine freiwillige Eintragung sollte wohlüberlegt sein, da sie sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt:

Vorteile

• ✓ Rechtliche Anerkennung als Kaufmann: Mit der Eintragung ins Handelsregister erhält ein Unternehmen die rechtliche Anerkennung als Kaufmann. Dadurch hat ein Unternehmen zum Beispiel das Recht, einen kaufmännischen Namen (Firma) zu führen und unter diesem zu klagen oder verklagt zu werden.
   
• ✓ Erhöhte Kreditwürdigkeit: Banken und andere Finanzierungsinstitutionen sehen eine Handelsregistereintragung oft als Zeichen der Seriosität und Stabilität an. Das kann die Chancen auf einen Kredit verbessern.
   
• ✓ Vertrauensbildung bei Kunden und Lieferanten: Die Transparenz, die durch die Eintragung entsteht, baut Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern auf. Das kann besonders für neu gegründete Unternehmen von Vorteil sein.
   

Nachteile

• ✗ Kosten und Formalitäten: Die Eintragung ins Handelsregister ist mit Kosten verbunden und erfordert die Einhaltung bestimmter Formalitäten. Dazu gehören Gebühren für die Eintragung selbst sowie für die Inanspruchnahme eines Notars. Je nach Größe des Unternehmens kann das bis zu 700 Euro kosten.
   
• ✗ Publizitätspflicht: Ein eingetragenes Unternehmen muss bestimmte Informationen öffentlich machen, was nicht immer erwünscht ist. Das kann auch Details über die finanzielle Lage oder die Inhaber umfassen.
   
• ✗ Buchführungspflicht: Mit der Eintragung ins Handelsregister kommen auf Unternehmen strengere Buchführungspflichten zu. Das bedeutet mehr Aufwand für die Buchhaltung.
   

Handelsregister — Aufbau

Das Handelsregister gibt einen systematischen Überblick über die eingetragenen Kaufleute und Handelsgesellschaften. Es ist in zwei Abteilungen unterteilt: HRA und HRB. 

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Abteilung A

In der Abteilung A (HRA) sind Einzelkaufleute und Personengesellschaften eingetragen. Das umfasst:

• Eingetragene Kaufleute (e. K.) 
• Offene Handelsgesellschaften (OHG)
• Kommanditgesellschaften (KG)
• von juristischen Personen geführte kaufmännische Eigenbetriebe z. B. Stadtwerke, Flughäfen oder Verkehrsbetriebe

Abteilung B

Die Abteilung B, bekannt als HRB, beinhaltet Einträge von Kapitalgesellschaften. Dazu gehören:

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG)

Was steht im Handelsregister?

Im Handelsregister werden umfangreiche Angaben zu den eingetragenen Unternehmen gemacht. Diese Informationen dienen der öffentlichen Dokumentation und bieten eine rechtliche Grundlage für Geschäftsbeziehungen. Die Art und der Umfang der Angaben können je nach Unternehmensform variieren. Hier sind die wesentlichen Informationen, die für alle Unternehmen im Handelsregister angegeben werden müssen: 

• Firma (Name des Unternehmens)
• Rechtsform
• Sitz des Unternehmens
• Gegenstand des Unternehmens (Beschreibung der Haupttätigkeitsfelder und des Geschäftszwecks)
• Höhe des Stamm- oder Grundkapitals (nur bei Kapitalgesellschaften)
• Inhaber des Unternehmens und vertretungsbefugte Personen wie Geschäftsführer oder Prokuristen
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Gründungsdatum (Datum der Eintragung ins Handelsregister)

Je nach Unternehmensform müssen bei der Anmeldung zur Eintragung ins Handelsregister zusätzliche Informationen hinterlegt werden.

Eine GmbH muss zum Beispiel zusätzlich eine Gesellschafterliste angeben. Das ist eine Liste aller Gesellschafter mit Angaben zu Name, Wohnort und Geschäftsanteil. Damit sollen die Eigentumsverhältnisse an der GmbH transparent gemacht werden.

Bei Aktiengesellschaften hingegen müssen die Mitglieder des Vorstandes und des Aufsichtsrats eingetragen werden. Das dient dazu, die Verantwortlichen der AG zu identifizieren.

Gut zu wissen: Was eine GmbH bei einer Anmeldung alles einzureichen hat, findest du auch in § 8 Abs. 1 GmbHG. Für Aktiengesellschaften findest du die erforderlichen Unterlagen in § 37 AktG.

Meldepflichtige Ereignisse

Einmal im Handelsregister eingetragen, enden die Pflichten eines Unternehmens nicht. Es gibt nämlich bestimmte Ereignisse und Änderungen, die meldepflichtig sind und nachgetragen werden müssen. Das sorgt dafür, dass das Handelsregister stets aktuelle und korrekte Informationen über die eingetragenen Unternehmen enthält. Zu den wichtigsten meldepflichtigen Ereignissen gehören:

• Änderung der Firmenanschrift
• Errichten, Aufheben oder Verlegen von Zweigniederlassungen
• Wechsel in der Geschäftsführung oder im Vorstand
• Änderungen der Rechtsform
• Erhöhungen oder Herabsetzungen des Stamm- oder Grundkapitals
• Ein- und Austritt von Gesellschaftern
• Eröffnung, Änderung und Aufhebung eines Insolvenzverfahrens

Wichtig: Die Meldepflicht liegt beim Unternehmen selbst! Es ist also wichtig, solche Ereignisse rechtzeitig und korrekt zu melden, um Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Löschung eines Eintrags

Unternehmen können auch ihren Handelsregistereintrag löschen lassen. Das ist jedoch an spezifische Voraussetzungen gebunden. Unter folgenden Bedingungen kann ein Handelsregistereintrag gelöscht werden: 

• Vollständige Abwicklung & Liquidation:
  Nachdem ein Unternehmen aufgelöst und liquidiert wurde, wird es aus dem Handelsregister gelöscht. Die Liquidation dient dazu, die Schulden des Unternehmens zu begleichen und das verbleibende Vermögen an die Gesellschafter zu verteilen.
   
• Amtslöschung bei Vermögenslosigkeit:
  Ein Unternehmen kann gelöscht werden, wenn kein Vermögen mehr vorhanden ist und keine Geschäftstätigkeit mehr ausgeübt wird.
   
• Verschmelzung, Umwandlung oder Übernahme:
  Wird ein Unternehmen mit einem anderen verschmolzen, in eine andere Rechtsform umgewandelt oder durch ein anderes Unternehmen übernommen, kann der ursprüngliche Handelsregistereintrag gelöscht und gegebenenfalls durch einen neuen Eintrag ersetzt werden.

Handelsregister — häufigste Fragen

• Was ist das Handelsregister?
  Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das rechtliche Grundlagen von Unternehmen wie Firmennamen, Sitz und Geschäftsführer dokumentiert. Das gewährleistet Transparenz im Geschäftsverkehr und schafft Vertrauen zwischen Geschäftspartnern.
   
• Was sind HRA und HRB?
  HRA und HRB bezeichnen die beiden Abteilungen des Handelsregisters: HRA listet Einzelkaufleute und Personengesellschaften wie OHG und KG auf. HRB enthält hingegen Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG. Das sorgt für eine klare Strukturierung der Unternehmensformen.

Prokura

Prokuristen eines Unternehmens müssen im Handelsregister aufgeführt werden. Aber was ist eigentlich eine Prokura und was darf ein Prokurist? Das erklären wir dir in unserem Video!