Du möchtest wissen, wie der Vorsteuerabzug funktioniert? Wir erklären dir hier, wer ihn nutzen darf und wie du ihn richtig berechnest.
Inhaltsübersicht
Was ist der Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug ist das Recht, die beim Einkauf gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus den eigenen Verkäufen zu verrechnen. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet das Umsatzsteuergesetz (insbesondere § 15 UStG).
Hier findest du die wichtigsten Infos auf einen Blick:
| Wer ist berechtigt? | Unternehmer mit steuerpflichtigen Umsätzen, die Umsatzsteuer offen ausweisen; Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und sind deshalb nicht berechtigt; wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, kann den Abzug nutzen |
| Voraussetzungen | Ordnungsgemäße Rechnung; Verwendung für eigene steuerpflichtige Umsätze; Leistung erbracht und Rechnung liegt vor; bei gemischter Nutzung nur anteiliger Abzug |
| Nicht abziehbar | Privat veranlasste Ausgaben; bestimmte Repräsentationsaufwendungen; Personensteuern und Geldstrafen |
| Zeitpunkt für die Umsatzsteuervoranmeldung | Sobald die Leistung erbracht ist und die Rechnung vorliegt |
| Rechenweg | Zahllast = Umsatzsteuer − Vorsteuer |
Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung werden die eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer miteinander verrechnet. Dabei gilt:
Umsatzsteuer – Vorsteuer = Zahllast oder Erstattungsbetrag
Aus der Differenz ergibt sich, ob das Unternehmen Geld an das Finanzamt zahlen muss (Zahllast) oder Geld zurück bekommt (Erstattung).
Ist die Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer, entsteht eine Umsatzsteuerzahllast. Das Unternehmen muss die Differenz an das Finanzamt zahlen.
➡️Beispiel:
Ein Unternehmen nimmt 1.500 € Umsatzsteuer ein und zahlt 900 € Vorsteuer. Es muss 600 € an das Finanzamt abführen.
Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang. Das Unternehmen erhält die Differenz vom Finanzamt zurück.
➡️Beispiel:
Ein Unternehmen nimmt 700 € Umsatzsteuer ein und zahlt 1.100 € Vorsteuer. Es erhält 400 € vom Finanzamt zurück.
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen bei betrieblichen Einkäufen zahlt.
Umsatzsteuer ist die Steuer, die es seinen Kunden bei Verkäufen berechnet.
Studyflix vernetzt: Hier ein Video aus einem anderen Bereich
Nach Beantwortung speichern wir deine Antwort, um Studyflix zu verbessern. Mehr dazu erfährst du in unserer Datenschutzerklärung.
Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt und wer nicht?
✓ Vorsteuerabzugsberechtigt sind grundsätzlich Unternehmer, die:
- steuerpflichtige Umsätze erzielen,
- auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und
- die eingekauften Waren oder Leistungen für ihr Unternehmen verwenden.
Dazu gehören beispielsweise Handwerker, Online-Shops, Agenturen, Einzelhändler oder Freiberufler (z. B. Ärzte, Anwälte, Berater).
✗ Nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind in der Regel:
- Privatpersonen, da sie nicht unternehmerisch tätig sind,
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG, da sie keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen,
- Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze erzielen, zum Beispiel bestimmte Heilberufe oder Nachhilfelehrer, und
- Körperschaften oder juristische Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie nicht unternehmerisch tätig sind.
Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung § 19 UStG gilt, wenn der Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Dann müssen Unternehmer keine Steuern ausweisen und sind somit auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Kleinunternehmer können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln. Diesen Verzicht nennst du Option zur Regelbesteuerung. Dann berechnen sie ihren Kunden Umsatzsteuer und dürfen im Gegenzug die gezahlte Vorsteuer abziehen.
Vereine können teilweise vorsteuerabzugsberechtigt sein, wenn sie wirtschaftlich tätig sind. Betreibt ein Sportverein beispielsweise eine Vereinsgaststätte, darf er die Vorsteuer aus den dafür benötigten Einkäufen abziehen. Ausgaben für den ideellen Vereinsbereich, etwa für die Sportplatzpflege, berechtigen dagegen nicht zum Vorsteuerabzug.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit du als Unternehmen die Vorsteuer abziehen darfst, müssen vier Bedingungen erfüllt sein:
1. Ordnungsgemäße Rechnung
Du brauchst eine Rechnung eines anderen Unternehmers. Sie muss die Umsatzsteuer offen ausweisen und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen zum Beispiel Name und Adresse beider Parteien, das Rechnungsdatum und die Steuernummer des Ausstellers. Fehlt eine dieser Angaben, entfällt der Vorsteuerabzug.
2. Verwendung für steuerpflichtige Umsätze
Die eingekaufte Ware oder Leistung muss für deine eigenen steuerpflichtigen Umsätze genutzt werden. Entscheidend ist dabei die wirtschaftliche Zuordnung: Nutzt du den Einkauf für dein Unternehmen und erzielst damit steuerpflichtige Einnahmen, ist der Abzug zulässig.
3. Leistung erbracht und Rechnung liegt vor
Den Vorsteuerabzug machst du erst dann geltend, wenn beides zutrifft: Die Leistung muss tatsächlich erbracht worden sein und die Rechnung muss dir vorliegen. Es reicht also nicht, wenn du bereits bezahlt hast, aber die Leistung noch aussteht.
4. Anteiliger Abzug bei gemischter Nutzung
Nutzt du einen Einkauf teils für steuerpflichtige Umsätze und teils für andere Zwecke, darfst du die Vorsteuer nur anteilig abziehen. Kaufst du beispielsweise ein Gerät, das du zu 60 % unternehmerisch und zu 40 % privat nutzt, kannst du auch nur 60 % der Vorsteuer abziehen.
Welche Vorsteuer ist abziehbar?
✓ In den folgenden Fällen ist ein Vorsteuerabzug möglich:
- die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen,
- die Einfuhrumsatzsteuer,
- die Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe und
- die Reverse-Charge-Verfahren geschuldete Umsatzsteuer.
✗ In den folgenden Fällen ist kein Vorsteuerabzug möglich:
- Private Ausgaben: Kaufst du etwas ausschließlich
- für private Zwecke, fehlt die unternehmerische Zuordnung. Die Vorsteuer auf diesen Einkauf kannst du deshalb nicht abziehen.
- Bestimmte Repräsentationsaufwendungen: Manche Ausgaben gelten steuerlich als nicht abzugsfähig, auch wenn sie im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Dazu zählen zum Beispiel Bewirtungskosten für Geschäftspartner.
- Personensteuern und Geldstrafen: Steuern, die du persönlich schuldest, wie die Einkommensteuer, sind keine Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen. Deshalb entfällt hier der Vorsteuerabzug von vornherein. Dasselbe gilt für Geldstrafen.
Zusätzlich entfällt der Abzug auch dann, wenn du eine eingekaufte Leistung für steuerfreie Umsätze nutzt. In diesem Fall ist die Vorsteuer nur anteilig oder gar nicht abziehbar.
Bei Betriebsfeiern ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, wenn die Kosten höchstens 110 € brutto je teilnehmenden Arbeitnehmer betragen. Dabei werden alle Kosten der Veranstaltung berücksichtigt, zum Beispiel für Essen, Getränke, Räume und Unterhaltung.
Wann erfolgt der Vorsteuerabzug?
Die Umsatzsteuervoranmeldung wird je nach Höhe der Umsatzsteuerzahllast monatlich oder vierteljährlich eingereicht. Sie muss grundsätzlich spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums beim Finanzamt eingehen. Bis zu diesem Termin ist auch eine eventuell entstandene Zahllast zu bezahlen. Ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, wird dieser nach Prüfung durch das Finanzamt erstattet.
Du kannst die Vorsteuer grundsätzlich in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum abziehen, in dem die Leistung erbracht wurde und dir eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Erhältst du die Rechnung erst später, kannst du die Vorsteuer auch erst in diesem späteren Zeitraum geltend machen. Dadurch kann der Abzug erst im Folgejahr möglich sein.
Gut zu wissen: Bei Anzahlungen darf die Vorsteuer bereits vor der eigentlichen Leistung abgezogen werden, wenn eine Anzahlungsrechnung vorliegt und du den Betrag bezahlt hast.
Seit Januar 2023 können Berufsgruppen wie Architekten, Friseure oder Journalisten die Vorsteuer nicht mehr pauschal anhand ihres Umsatzes berechnen. Stattdessen müssen sie die einzelnen Vorsteuerbeträge erfassen und mit Rechnungen nachweisen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Anforderungen.
So funktioniert die Buchung der Vorsteuer
Aus Sicht der Buchhaltung stellt die Vorsteuer eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar. Deshalb wird sie auf einem eigenen Vorsteuerkonto erfasst.
Kauft ein Unternehmen beispielsweise einen Computer für 2.000 € netto zuzüglich 380 € Vorsteuer auf Ziel, lautet der Buchungssatz:
| Computer 2.000 € | an | Verbindlichkeiten 2.380 € |
| Vorsteuer 380 € |
Die gebuchte Vorsteuer wird später mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet.
Vorsteuer
Jetzt weißt du, was die Umsatzsteuer ist und wie du sie berechnest. Wenn du mehr über die Vorsteuer erfahren willst, schau dir unser Video dazu an.
