Passive Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzung einfach erklärt

Die passive Rechnungsabgrenzung wird durchgeführt, wenn im laufenden Geschäftsjahr Einnahmen entstehen, die erst im nächsten Geschäftsjahr zu einem Ertrag werden. 

Zahlt beispielsweise ein Mieter seine Miete für das nächste Jahr im Voraus, ist dieser Betrag als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) in der Bilanz anzuführen. Weitere Erträge, die im Voraus gezahlt werden können, sind Zinserträge, Provisionen , Leasing-Beträge oder Abonnements.

Einordnung in die Rechnungsabgrenzung

Die passive Rechnungsabgrenzung ist eine von vier Formen der Rechnungsabgrenzung . Da hierbei die Zahlung im laufenden Jahr und die Leistung im darauffolgenden Jahr erfolgt, gehört sie zu den transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten.  

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Der Unterschied zur aktiven Rechnungsabgrenzung besteht darin, dass ein Unternehmen bei der passiven Abgrenzung eine Zahlung erhält. Bei der aktiven Abgrenzung hingegen tätigt das Unternehmen eine Zahlung.

Wozu dient die passive Rechnungsabgrenzung?

Ziel eines Unternehmens ist es, am Ende des Jahres einen exakten Jahresabschluss (Gewinn oder Verlust) zu bestimmen. Dafür müssen alle Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens periodengerecht und unverfälscht erfasst werden. Hierbei ist die passive Rechnungsabgrenzung behilflich, da Beträge, die dem nächsten Geschäftsjahr zuzuordnen sind, gesondert in der Bilanz gekennzeichnet werden.

Der Gewinn am Ende eines Geschäftsjahres bildet schließlich die Grundlage für die Ertragssteuer. Mit der Rechnungsabgrenzung kann ein Unternehmen sichergehen, dass die Steuern periodengenau an das Finanzamt überführt werden. 

PRAP buchen

Bei der Durchführung der passiven Rechnungsabgrenzung musst du vor allem beachten, welche Beträge welchem Geschäftsjahr zuzuordnen sind. 

Damit du dir das besser vorstellen kannst, schauen wir uns ein Beispiel an:

Angenommen, du vermietest einen Teil deiner Produktionshalle an ein anderes Unternehmen. Dafür erhältst du 1.200 € pro Monat an Miete. Das Unternehmen überweist am 1.12. für die nächsten drei Monate 3.600 € im Voraus.

Für das aktuelle Geschäftsjahr ergibt sich damit ein Ertrag von 1.200 €. Die übrigen 2.400 € werden erst im nächsten Geschäftsjahr zum Ertrag und müssen abgegrenzt werden.

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Für die Buchung der Geschäftsvorfälle hast du zwei Möglichkeiten:

1. Du bildest die passive Rechnungsabgrenzung zum Zeitpunkt der Zahlung:

2. Oder du buchst die Zahlung zum Zahlungszeitpunkt und bildest die Rechnungsabgrenzung zum Jahresende:

Zahlungszeitpunkt:

Jahresende:

Egal für welche Variante du dich entscheidest, muss die Rechnungsabgrenzung im nächsten Jahr wieder aufgelöst werden:

Somit ist das Konto „passive Rechnungsabgrenzung“ ausgeglichen.

Passive Rechnungsabgrenzung in der Bilanz

Hast du noch vor dem Bilanzstichtag Einnahmen, die erst im nächsten Geschäftsjahr zu einem Ertrag werden, musst du dies in der Bilanz kenntlich machen. Den Betrag, der wirtschaftlich in das Folgejahr gehört, gibst du in der Bilanz auf der Passivseite unter der Position „passive Rechnungsabgrenzungsposten“ an. 

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Übrigens: Der Bilanzstichtag kennzeichnet in der Regel den letzten Kalendertag in einem Geschäftsjahr (31.12.). In seltenen Fällen wählen Unternehmen einen anderen Tag. Wichtig ist, dass ein Unternehmen einen einmal gewählten Bilanzstichtag auch beibehält.

Gesetzliche Grundlagen

Die Erstellung passiver Rechnungsabgrenzungsposten ist sowohl handelsrechtlich (§250 Abs. 2 HGB) als auch steuerrechtlich (§5 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) geregelt.

Damit eine passive Rechnungsabgrenzung durchgeführt werden darf, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• vor dem Bilanzstichtag muss eine Einnahme entstehen
• nach dem Bilanzstichtag muss ein Ertrag entstehen
• der Ertrag muss für einen bestimmten Zeitraum gelten

Es muss nicht für jede Einnahme ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten erstellt werden. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen einen alten Firmenwagen maximal zum Restbuchwert verkauft, ist das nicht nötig. Dann ist nämlich die Voraussetzung eines entstandenen Ertrags nicht erfüllt.

Auch wenn der Zeitpunkt einer Lieferung oder Leistung noch nicht feststeht, ist die zeitliche Bedingung für eine passive Rechnungsabgrenzung nicht erfüllt.

Für die Umsatzsteuer hingegen muss keine Rechnungsabgrenzung durchgeführt werden. Sie ist im Jahr der Zahlung in voller Höhe abzuführen (§13 Abs. 1 UStG). 

Im Jahressteuergesetz 2022 wurde aber eine Regelung im Einkommenssteuergesetz hinzugefügt. Die besagt, dass die Aufstellung einer Rechnungsabgrenzung nicht notwendig ist, wenn der abzugrenzende Betrag den Wert geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) nicht überschreitet. Das bedeutet, bei einer Einnahme unter 800 € kann das Unternehmen selbst entscheiden, ob es einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten aufstellt oder nicht.

Dieselben gesetzlichen Grundlagen gelten auch für die aktive Rechnungsabgrenzung .

Passive Rechnungsabgrenzung — häufigste Fragen

• Was ist passive Rechnungsabgrenzung?
  Die passive Rechnungsabgrenzung führt man durch, wenn eine Einnahme vor dem Bilanzstichtag entsteht, die erst im darauf folgendem Geschäftsjahr als Ertrag zu behandeln ist. Dadurch steht die Leistung des Unternehmens noch aus und wird erst im nächsten Jahr erbracht. Ein Beispiel dafür sind Mieterträge, wenn der Mieter für das nächste Jahr im Voraus zahlt.
   
• Warum macht man passive Rechnungsabgrenzung?
  Die passive Rechnungsabgrenzung hilft dabei, die Erträge und Aufwendung eines Geschäftsjahres periodengerecht zu erfassen. Dadurch kann ein exakter Jahresabschluss ermittelt werden, welcher die Grundlage für die Ertragssteuer bildet.
   
• Was ist der Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung?
  Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung werden Ausgaben, die wirtschaftlich das nächste Geschäftsjahr betreffen, abgegrenzt. Bei der passiven Rechnungsabgrenzung hingegen werden Einnahmen abgegrenzt, wenn sie erst im nächsten Jahr zum Ertrag werden. 

Aktive Rechnungsabgrenzung

Super! Jetzt weißt du bestens über die passive Rechnungsabgrenzung Bescheid. Wenn du nun dein Wissen über die aktive Rechnungsabgrenzung vertiefen möchtest, schau dir unser Video dazu an.