Externes Rechnungswesen

Buchung

Hier erfährst du, was eine Buchung ist und warum du sie überhaupt in der Buchhaltung benötigst. 

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Inhaltsübersicht

Buchung einfach erklärt

Eine Buchung wird folgendermaßen definiert: 

Definition

Eine Buchung ist die schriftliche Erfassung eines Geschäftsvorfalls innerhalb der Buchführung

Das heißt, du erfasst alles was im Unternehmen passiert, wie beispielsweise den Kauf einer Maschine oder eine Lohnzahlung, mit einer Buchung. Die Buchung ist dabei ein essentieller Teil der Buchhaltung. 

Diese Ereignisse, wie z.B.  der Maschinenkauf, werden Geschäftsvorfälle genannt. Sie beeinflussen auf verschiedene Art und Weise das Vermögen des Unternehmens. Somit kann sich das Vermögen verringern (z.B. durch Lohnzahlung), es kann sich vermehren (z.B. Verkauf von Waren) oder es kann sich auch einfach in seiner Zusammensetzung verändern (z.B. Maschine an Bank).

Grundsätzlich wird auf mindestens 2 Konten betragsgleich nach dem Prinzip der doppelten Buchführung (Doppik) gebucht. Du buchst in Form von Buchungssätzen%Verlinkung: Buchungssätze, wobei immer „Soll an Haben“ %Soll an Haben (Verlinkung)gilt. Auf der linken Seite des Kontos steht das Soll und auf der rechten Seite das Haben. Bei dem Kauf einer Maschine könnte das dann folgendermaßen aussehen: Maschine 1.000 € (Soll) an Bank 1.000 € (Haben). Auf Basis der Buchungen können schließlich weiterführende Dokumente erstellt werden, wie zum Beispiel die Bilanz oder die GuV.%Verlinkung GuV Heutzutage erfolgen die meisten Buchungen elektronisch und automatisch.

Gebrauch Buchung

Jetzt schauen wir uns den Gebrauch der Buchung an. Buchungen bilden den essenziellen Bestandteil der gesamten Buchhaltung. Daher sind sie sowohl für das Unternehmen selbst als auch für externe Stakeholder wichtig.

Für die Unternehmen dient die Gesamtheit aller Buchungen zur Dokumentation, Kontrolle und auch Planung der Abläufe im Betrieb. Auch schaffen sie einen Überblick über den allgemeinen Vermögensstand des Unternehmens (Einnahmen und Ausgaben). Außerdem bilden Buchungen die Basis für weitere Dokumente und Rechnungen wie die Bilanz oder die GuV. Die Buchungen erfolgen jeweils während der Geschäftsperiode. So werden sie direkt in die verschiedenen Konten eingetragen und am Ende der Geschäftsperiode (zum Beispiel vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) zur GuV und Bilanz zusammengefasst. 

Externe Stakeholder, beispielsweise Gesetzgeber, haben ebenfalls Interesse an den Buchungen. Steht nun zum Beispiel eine Betriebsprüfung an, ist die genaue Erfassung der Geschäftsvorfälle wichtig. So kann beispielsweise überprüft werden, ob dein Unternehmen auch korrekt die Steuern bezahlt hat.

Aufbau Buchung

Um einen Geschäftsvorfall zu verbuchen, musst du bestimmte Grundregeln der Buchführung berücksichtigen. Diese basieren auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) . So muss beim Buchen unbedingt darauf geachtet werden, keine Buchung ohne Beleg durchzuführen (beleghafte Buchung). Es ist zudem essentiell, die Ereignisse in der passenden Geschäftsperiode zu erfassen.

Zur Erinnerung: gebucht wird nach dem Prinzip der Doppik. Sprich eine Buchung muss immer mindestens 2 Konten betreffen und betragsgleich sein! Beim Buchen gilt IMMER: Soll an Haben.

Beispiel Buchung 

In folgendem Beispiel zur Buchung zeigen wir dir, wie du eine Forderung verbuchst.

Der Geschäftsführer der Stuhl GmbH verkaufte vor zwei Monaten einem Kunden 4 seiner Stühle für 400€. Die Bezahlung steht allerdings noch aus. Das bedeutet, der Geschäftsführer hat eine Forderung gegenüber dem Kunden für die Zahlung des Kaufpreises (400€).

Jetzt bezahlt der Kunde den Kaufpreis, und begleicht somit die Forderung. Dieser Geschäftsvorfall betrifft nun folgende 2 Konten. Das Aktivkonto „Forderungen“ und das Aktivkonto „Bank“. Auf dem Bankkonto liegt eine Mehrung vor, während das Konto Forderungen abnimmt. Es findet ein sogenannter Aktivtausch zwischen den beiden Aktivkonten statt. Grundsätzlich gilt wieder Soll an Haben. Bei einem Aktivtausch steht das Konto der Mehrung (Bank) im Soll und das Konto der Minderung (Forderungen) im Haben. (Beim Passivtausch: Soll: Minderung, Haben: Mehrung)

So ergibt sich als Buchungssatz: Bank 400€ an Forderungen 400€. 

Zusammenfassung 
  • Eine Buchung dient zur Erfassung von Geschäftsvorfällen
  • Geschäftsvorfälle sind Transaktionen, die das Vermögen des Unternehmens beeinflussen
  • Buchungen müssen schriftlich, mit Beleg und in der laufenden Periode erfolgen (nach GoB)
  • Sie helfen Unternehmen bei der Dokumentation, Kontrolle und Planung
  • Buchungen werden zu weiteren Dokumentationen (z.B. Bilanz und GuV) zusammengefasst
  • Für externe Adressaten sind Buchungen wichtig (z.B. für die Betriebsprüfung)
  • Es wird in Buchungssätzen auf Konten gebucht (Soll an Haben)
  • Es gilt das Prinzip der Doppelten Buchführung
  • Eine Buchung betrifft mindestens 2 Konten
  • Betragsgleiche Buchung

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