Externes Rechnungswesen

Externes Rechnungswesen

Du willst wissen, welche Aufgaben das externe Rechnungswesen hat und welche gesetzlichen Vorschriften es gibt? Dann bist du hier richtig!

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Inhaltsübersicht

Externes Rechnungswesen einfach erklärt

Das externe Rechnungswesen ist neben dem internen Rechnungswesen , der Vergleichsrechnung und der Planungsrechnung einer der vier großen Bereiche des Rechnungswesens  in der BWL. Bei ihm wird die finanzielle Situation des Unternehmens ermittelt. Alle gesetzlichen Vorschriften sind im Handelsgesetz und im Steuergesetz festgehalten. 

Im Laufe des Geschäftsjahrs erfasst du alle Geschäftsvorfälle , wie den Kauf einer Maschine, systematisch und lückenlos auf verschiedenen Konten. Am Ende des Geschäftsjahrs erstellst du aus dieser Dokumentation den Jahresabschluss, der sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung  zusammensetzt. 

Im Gegensatz zum internen Rechnungswesen werden gemäß der Publizitätspflicht die Ergebnisse des externen Rechnungswesens veröffentlicht und dienen als Informationsquelle für alle interessierten Personen  außerhalb des Unternehmens (Stakeholder ). Gleichzeitig verwendet das Unternehmen die Daten für die Überwachung der eigenen Liquidität  und richtet Unternehmensentscheidungen danach aus. Somit verfolgt das externe Rechnungswesen die Aufgaben Dokumentation, Information, Kontrolle und Disposition .

Die Definition des externen Rechnungswesens sieht so aus:

Definition

Das Externe Rechnungswesen (englisch financial accounting; auch Finanzbuchhaltung) ist ein Bereich des Rechnungswesen, bei dem alle Geld- und Güterströme im Unternehmen dokumentiert werden, um den Jahresabschluss zu erstellen. Dieser dient als Information für alle unternehmensexternen Parteien, die an der finanziellen Lage das Unternehmens interessiert sind. 

Vorgehen und gesetzliche Vorschriften

Jedes Unternehmen ist nach dem Handelsrecht (HGB) und nach dem Steuerrecht (UStG, KStG, GwStG, etc.) zur externen Rechnungslegung verpflichtet. Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOT) werden alle Geschäftsprozesse vollständig erfasst und im Jahresabschluss aufgeführt. 

Geschäftsvorfälle buchen

Im Laufe des Geschäftsjahrs werden alle Geld- und Güterströme, die durch verschiedene Geschäftsvorfälle anfallen, mit Belegen erfasst. Du dokumentierst zum Beispiel einen Autokauf, gezahlte Löhne, Mieteinnahmen und aufgenommene Darlehen. Hierzu buchst du die einzelne Vorgänge mit Buchungssätzen  auf T-Konten .  Grundlage dafür ist die Doppelte Buchführung .

Wenn du zum Beispiel ein Auto kaufst, vermerkst du in deiner Buchhaltung diesen Kauf auf dem Konto Fuhrpark als Zunahme. Auf dem Konto Bank dokumentierst du den Geldbetrag, den du für den PKW bezahlt hast, als Abnahme. 

Jahresabschluss

Am Jahresende ermittelst du im externen Rechnungswesen die finanzielle Lage deines Unternehmens. Hierzu schließt du alle Konten, auf denen du während des Geschäftsjahres die Geschäftsvorfälle gebucht hast, ab und erstellst daraus den Jahresabschluss. Dieser beinhaltet die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung

Aus der GuV Rechnung kannst du die Erträge und Aufwände deines Unternehmens ablesen und erkennst, ob es Gewinne oder Verluste gemacht hat. Auf der linken Seite der Bilanz findest du die Verteilung deines Vermögens, auf der rechten Seite die Zusammensetzung deines Kapitals. Du erkennst also auf der linke Seite, wie du dein Geld verwendest (Bsp. PKWs, Maschinen, Grundstücke, Bankguthaben; Mittelverwendung) und auf der rechten Seite, woher dein Geld kommt (Bsp. Eigenkapital, Darlehen, Kredite; Mittelherkunft). 

Informationsquelle

Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG, KGaA) müssen ihren Jahresabschluss gemäß der Publizitätspflicht veröffentlichen. 

Somit dient die im externen Rechnungswesen erstellte Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung als Informationsquelle für alle Unternehmensexterne, die an der finanziellen Situation des Unternehmens interessiert sind. Das Finanzamt entnimmt daraus die Zahlungsbemessung für die steuerliche Belastung. Und auch Lieferanten, Kunden, Gläubiger und die allgemeine Öffentlichkeit können daraus für sich Informationen entnehmen. Du möchtest zum Beispiel Aktien kaufen. Mit den veröffentlichten Jahresabschlüssen kannst du dich darüber informieren, ob du glaubst, dass sich diese Investition lohnt. 

Ein Kunde möchte zum Beispiel eine Baufirma für das Errichten seines neuen Firmengebäudes beauftragen. Da sich der Bau wahrscheinlich über zwei Jahre hinziehen wird, hat der Kunde Angst, dass die beauftragte Baufirma in der Zeit insolvent geht und er sein Bauvorhaben nicht fertigstellen kann. Daraufhin überprüft er den veröffentlichten Jahresabschluss der Baufirma und stellt fest, dass das Unternehmen keine Liquiditätsengpässe und das notwendige Vermögen hat. 

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Externes Rechnungswesen Aufgaben

Das externe Rechnungswesen erfüllt vier Hauptaufgaben.

  • Lückenlose und systematische Dokumentation aller Geschäftsprozesse
  • Bereitstellung von Informationen für das Finanzamt zur Bemessung der steuerlichen Belastung und für alle anderen Stakeholder
  • Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Effizienz  des Unternehmens
  • Aufbereitete Zahlen als Disposition für unternehmerische Entscheidungen
Zusammenfassung Externes Rechnungswesen 
  • Das externe Rechnungswesen ist einer von vier großen Bereichen des Rechnungswesens.
  • Im externen Rechnungswesen erstellst du den Jahresabschluss. 
  • Du verwendest die Größen Ertrag und Aufwand (GuV) und Vermögen und Kapital (Bilanz) im externen Rechnungswesen. 
  • Der Jahresabschluss dient als Informationsquelle für alle Externen, die am Unternehmen interessiert sind. 
  • Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind im Handelsgesetzbuch und im Steuerrecht festgehalten.
  • Das externe Rechnungswesen verfolgt die Aufgaben Dokumentation, Information, Kontrolle und Disposition. 

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