ARAP und PRAP klingen für dich nicht nach Themen aus dem externen Rechnungswesen? Dann bleibt jetzt dran, wir erklären dir den Zusammenhang!
Aktive Rechnungsabgrenzung und Passive Rechnungsabgrenzung
Damit Unternehmen ihren Periodengewinn korrekt ermitteln können, werden sogenannte Rechnungsabgrenzungsposten benötigt. Man unterscheidet dabei zwischen den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) und den passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP).
Beginnen wir mit den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Diese ermöglichen, dass Ausgaben im Unternehmen der richtigen Periode zugewiesen werden.
Aktive Rechnungsabgrenzungposten Beispiel
Schauen wir uns am besten direkt ein Beispiel an. Stell dir vor dein Unternehmen zahlt im November die Miete eurer Bürogebäude in Höhe von 15.000 € bereits im Voraus für die Monate November, Dezember und Januar.
Wie du siehst fallen hier 5000€ an, die ihren Aufwand eigentlich erst im nächsten Jahr haben, also nach dem Bilanzstichtag haben. In unserem Beispiel ist der Bilanzstichtag der 31.12. Dieser kann auch auf ein anders Datum Fallen, trotzdem müssen wir hier beachten, dass Ausgaben, die vor diesem Tag anfallen erst nach dem Stichtag ihren Aufwand haben.
Abgrenzung der Ausgaben
Nun muss die Miete vom Januar sozusagen „abgegrenzt“ werden von der Miete, die vor dem Bilanzstichtag anfällt.
Hierfür wird der Betrag für die Miete im Januar auf einem Zwischenkonto, dem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten geparkt. Im Januar, wenn der der Aufwand tatsächlich anfällt, wird wieder auf dieses Zwischenkonto zurückgegriffen. Schauen wir uns direkt mal die Buchungssätze dazu an.
Zuerst verbuchen wir den gesamten Mietaufwand in Höhe von 15.000€. Der Buchungssatz heißt dann „Mietaufwand an Bank 15.000“.
Bildung der Abgrenzungsposten in der Bilanz
Nun bilden wir die Rechnungsabgrenzung . Wir buchen also den Betrag, der an Miete im Januar anfällt wieder aus dem Mietaufwandskonto raus und „parken“ es auf dem Zwischenkonto „aktiver Rechnungsabgrenzungsposten“ bzw. „ARAP“.
Der Buchungssatz heißt somit „Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten an Mietaufwand 5000€“. Zuletzt müssen wir im Januar den Mietaufwand für das Folgejahr wieder aktivieren. Wir buchen also: „Mietaufwand an aktiver Rechnungsabgrenzungsposten 5000€“. Somit haben wir den Aufwand abgegrenzt.
Den aktiven Abgrenzungsposten haben wir damit abgehakt. Wenden wir uns jetzt noch dem passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten Beispiel
Hier geht es darum Zahlungen, die ein Unternehmen erhält, richtig zu verbuchen. Schauen wir uns nochmal das Beispiel zur Büromiete an. Stell dir also vor, deine Firma hat einen kompletten Gebäudekomplex gekauft, von dem einige Büros an andere Firmen vermietet werden. Im November erhalten wir von den Firmen bereits die Miete in Höhe von 15.000€ für die Monate November, Dezember und Januar.
Die Miete des Januars in Höhe von 5000€ müssen wir also wieder abgrenzen.
Buchungen zu den Abgrenzungsposten
Die Buchungssätze heißen in diesem Fall: „Bank an Mietertrag 15.000“. Dann grenzen wir die 5000€ vom Januar ab. Wir buchen also „Mietertrag an PRAP 5000“ und im Januar müssen wir den passiven Posten wieder ausbuchen. Das heißt der Buchungssatz heißt dann „passiver Abgrenzungsposten an Mietertrag “.
Geschafft! Du solltest dir merken, dass bei den Abgrenzungsposten zwischen aktiven und passiven unterschieden wird. Generell sorgen sie dafür, dass Aufwendungen und Erträge der Periode zugeordnet werden, in der sie auch verursacht worden sind.