Rechnungsabgrenzungsposten

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten? — einfach erklärt

Rechnungsabgrenzungsposten (kurz RAP) sind Posten in der Buchhaltung. Auf ihnen werden die Erträge und Aufwendungen verbucht, deren tatsächliche Einnahme bzw. Ausgabe in einem anderen Geschäftsjahr erfolgt. Denn häufig gibt es Geschäftsvorfälle, die mehrere Jahre betreffen. 

Je nach Zeitpunkt der Zahlung unterscheidest du verschiedene Arten von Rechnungsabgrenzungsposten:

• Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten:
  → unterteilt sich weiter in aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP & PRAP) 
   
• Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten:
  → unterteilt sich weiter in sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten

Wann benutzt du die RAP?

Rechnungsabgrenzungsposten kommen vor allem bei der Berechnung des Jahresabschlusses zum Einsatz. So können Einnahmen und Ausgaben dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet und der Gewinn korrekt berechnet werden.

Wichtig: Wie und wo die Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden, ist in §§ 250 und 252 HGB geregelt. 

Aktive & passive Rechnungsabgrenzungsposten

Der aktive und der passive Rechnungsabgrenzungsposten gehören zu den transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten. Bei den transitorischen RAP entstehen Einnahmen oder Ausgaben vor dem Bilanzstichtag. Die Leistung erfolgt jedoch erst nach dem Stichtag — also im nächsten Geschäftsjahr. Je nachdem, ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt, nutzt du den aktiven oder den passiven RAP.

Wichtig: Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, gibt es eine neue Regelung nach § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. Es muss kein aktiver oder passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden, wenn eine Einnahme oder Ausgabe unter 800 € liegt.

ARAP

ARAP bedeutet, dass du im aktuellen Geschäftsjahr für eine Leistung bezahlst, die du erst im nächsten Jahr erhältst. Im laufenden Geschäftsjahr entsteht also eine Ausgabe, die erst im darauffolgenden Jahr zum Aufwand wird. 

Beispielsweise zahlst du im Dezember die Miete für deine Geschäftsräume für diesen und die nächsten 2 Monate im Voraus. Du hast also die Miete schon für Januar und Februar bezahlt, aber die Leistung (die Nutzung der Räume) erhältst du erst im nächsten Jahr.

Deshalb wird in der Buchhaltung der Teil der Miete, der auf den Dezember entfällt, als Aufwand für das aktuelle Jahr verbucht. Der Restbetrag für Januar und Februar wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) ausgewiesen.

ARAPs sind also Vermögensgegenstände, da das Unternehmen noch Anspruch auf die Leistung — in dem Fall die Nutzung der Geschäftsräume — hat.

Weitere Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind vorab bezahlte Zinsen, Abonnements oder Versicherungsbeiträge.

PRAP

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) sind Einnahmen, die ein Unternehmen vor dem Bilanzstichtag erhalten hat. Die Leistung dafür muss es aber erst im nächsten Jahr erbringen. Im aktuellen Geschäftsjahr entsteht also eine Einnahme, die erst im darauffolgenden Geschäftsjahr zum Ertrag wird.

Beispielsweise erhältst du im November Geld von einem Kunden für ein Seminar, das in den nächsten vier Monaten stattfindet. Du hast also schon das Geld erhalten, obwohl du einen Teil des Seminars erst im nächsten Jahr hältst. 

In der Buchhaltung wird dann das Geld für das Seminar im November und Dezember als Ertrag für das aktuelle Jahr verbucht. Der Betrag für das Seminar im Januar und Februar wird hingegen als PRAP ausgewiesen. PRAPs sind also Verbindlichkeiten, da das Unternehmen noch eine Leistung erbringen muss.

Ebenfalls als PRAP abgegrenzt werden z.B. Anzahlungen auf Warenlieferungen oder erhaltene Mietvorauszahlungen.

Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten

Bei den antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten ist es genau andersherum: Vor dem Bilanzstichtag wird eine Leistung erbracht, die ein Unternehmen erst im nächsten Geschäftsjahr bezahlt. Auch hier unterscheidest du je nachdem, wer zahlt, zwei Arten:

• Unternehmen muss noch etwas bezahlen → „Sonstige Verbindlichkeiten“
• Unternehmen erhält noch eine Zahlung → „Sonstige Forderungen“

Sonstige Verbindlichkeiten

Sonstige Verbindlichkeiten entstehen, wenn ein Unternehmen vor dem Bilanzstichtag eine Leistung erhält (Aufwand). Bezahlt wird sie aber erst im nächsten Jahr (Ausgabe).

Zum Beispiel bezahlst du die Leasing-Raten für eine Software nachträglich im Februar für die letzten 5 Monate. Deshalb wird in der Buchhaltung der Wert des Abonnements von Oktober bis Dezember als Aufwand für das aktuelle Jahr verbucht. Der noch offene Rechnungsbetrag wird unter den „Sonstigen Verbindlichkeiten“ ausgewiesen. 

Auch im Voraus erhaltene Lieferungen und Leistungen oder Zinsaufwendungen für die nächste Periode werden als „Sonstige Verbindlichkeiten“ verbucht. 

Sonstige Forderungen

Zu den sonstigen Forderungen zählen Leistungen, die ein Unternehmen im laufenden Geschäftsjahr erbringt (Ertrag), aber deren Zahlung es erst im nächsten Jahr erhält (Einnahme).

Beispielsweise zahlt dein Mieter im Januar des neuen Geschäftsjahres die Miete für die letzten drei Monate. Die Leistung erfolgte also schon im November und Dezember. Doch die Zahlung erhältst du dafür erst im Januar. Der offene Betrag wird im laufenden Geschäftsjahr also als „Sonstige Forderung“ verbucht.

Weitere Beispiele für sonstige Forderungen sind verdiente, aber noch nicht abgerechnete Provisionen oder Zinsen für ein Darlehen, die erst im nächsten Jahr fällig werden.

Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz

Den „Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten“ und die „Sonstigen Forderungen“ findest du auf der Aktivseite der Bilanz.

Der „Passive Rechnungsabgrenzungsposten“ und die „Sonstigen Verbindlichkeiten“ befinden sich hingegen auf der Passivseite der Bilanz. 

Je nach Posten werden Ertrag bzw. Aufwand anders verbucht:

ARAP

Beispiel: Du zahlst am 1. Dezember die Miete für die nächsten 3 Monate in Höhe von 1.200 € im Voraus. Nur 400 € sind im laufenden Geschäftsjahr als Aufwand entstanden. Die restlichen 800 € werden erst im darauffolgenden Jahr ein Aufwand und deshalb als ARAP verbucht. Im neuen Jahr wird die Rechnungsabgrenzung wieder aufgelöst.

Buchungssätze:

PRAP

Beispiel: Du erhältst am 6. November die Zahlung für das 4-monatige Seminar in Höhe von 2.400 € im Voraus. Die Einnahmen, die das aktuelle Geschäftsjahr betreffen (1.200 €), werden als Ertrag verbucht. Der restliche Betrag von 1.200 € ist noch kein Ertrag und wird daher als PRAP aktiviert. Auch hier wird im nächsten Jahr die Rechnungsabgrenzung aufgelöst.

Buchungssätze:

Sonstige Verbindlichkeiten

Beispiel: Die Leasing-Raten von 2.500 € für eine Software zahlst du für die letzten 5 Monate erst am 1. Februar des neuen Geschäftsjahres. 1.500 € des Aufwandes sind also im alten Jahr entstanden und werden deshalb auf dem Rechnungsabgrenzungsposten „Sonstige Verbindlichkeit“ verbucht. Mit der Zahlung im neuen Jahr wird der Posten wieder aufgelöst.

Buchungssätze:

Sonstige Forderungen

Beispiel: Dein Mieter zahlt am 3. Januar des neuen Jahres die Miete von 1.500 für die letzten 3 Monate. Davon gehören also 1.000 € als Ertrag in das alte Jahr. Der Betrag wird als „Sonstige Forderung“ ausgewiesen und im darauffolgenden Jahr mit der tatsächlichen Einnahme aufgelöst.

Buchungssätze:

Rechnungsabgrenzungsposten — häufigste Fragen

• Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?
  Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) sind buchhalterische Positionen. Sie sind dazu da, Zahlungen oder Einnahmen periodengerecht auf die entsprechenden Geschäftsjahre zu verteilen. RAP kommen vor allem beim Jahresabschluss zum Einsatz, um das Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres korrekt auszuweisen.
   
• Was ist ein Beispiel für die Rechnungsabgrenzungsposten?
  Ein Rechnungsabgrenzungsposten-Beispiel ist die Vorauszahlung der Miete. Angenommen, du zahlst am 1. Dezember die Miete für dein Büro für den diesen und die nächsten zwei Monate. 1/3 der Miete würdest du in diesem Geschäftsjahr als Aufwand und den Rest als Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen.
   
• Was ist die passive RAP?
  Als passive Rechnungsabgrenzungsposten (passive RAP) verbuchst du Einnahmen für das nächste Geschäftsjahr, die du bereits im aktuellen Geschäftsjahr erhältst. Passive RAP werden auf der Passiv-Seite der Bilanz ausgewiesen. 

Gewinnvortrag

Hat ein Unternehmen in einem Geschäftsjahr einen Jahresüberschuss erwirtschaftet, kann davon ein Gewinnvortrag gebildet werden. Damit werden potenzielle Verluste im nächsten Jahr ausgeglichen. Wie das funktioniert und wo der Gewinnvortrag in der Bilanz angegeben wird, erfährst du hier!